Regionreform og offentlige anskaffelser Fagdag: Regionreform og virkninger på systemnivå for fagområdet fylkesøkonomi 9. januar 2018 KS Advokatene v/ advokat Kristine Røed Brun
Anskaffelsesregelverket et «skjær i sjøen» i regionreformen?
Aktuelle problemstillinger: Vil en videreføring og utvidelse av kontrakten etter en sammenslåing anses som en vesentlig endring i anskaffelsesregelverkets forstand? Vil en avtale inngått av en av de «gamle» fylkeskommunene anses å være tilstrekkelig kunngjort hvis den videreføres i den nye fylkeskommunen? Hvis avtalen til en av fylkeskommunene videreføre og utvides, hva skal da skje med eventuell avtale til den andre fylkeskommunen? Kan denne kontrakten termineres, altså avsluttes? A Ny Fylkeskommune Fylkeskommune B Og sist, hvordan kan man gjøre «grep» allerede nå for å øke handlingsrommet ved en forestående sammenslåing?
Systematikken i anskaffelsesregelverket LOA og FOA del I og del III KUNNGJØRINGSPLIKT kr 1,75 /44 mill «EØS anskaffelser» LOA og FOA del I og del II og særlige tjenester KUNNGJØRINGSPLIKT kr 1,1 mill «Nasjonale anskaffelser» LOA og FOA del I Alminnelige regler IKKE KUNNGJØRINGSPLIKT kr 100 000 Ingen anskaffelsesregler gjelder
Kartlegg kontraktsporteføljen Hvilke kontrakter har vi? Type avtale? Innhold og omfang? Varighet og eventuelle opsjoner på forlengelse? Endringsklausuler? Oppsigelsesklausuler? Sammenlign kontraktsgjennomgangen med den/de andre fylkeskommunene som skal slå seg sammen
Typisk scenario ved en sammenslåing: Fylkeskommune A Avtale Leverandør X Kommunene slår seg sammen! Fylkeskommune B Avtale Leverandør Y
Læren om forbud mot vesentlige endringer særlig relevant ved sammenslåing
Læren om vesentlige endringer Utgangspunkter: Lov og forskrift om offentlige anskaffelser gjelder kun frem til kontrakt er inngått I kontraktsfasen reguleres kontrakten gjennom kontraktsretten Et viktig unntak fra dette utgangspunktet er læren om vesentlige endringer Læren stammer fra EU-domstolens avgjørelse i C-454/06 pressetext Nå er læren forskriftsfestet i anskaffelsesforskriften (2016) 28-1 til 28-3 Hvis det foretas en vesentlig endring i kontrakten anses det å foreligge en ny kontrakt som krever kunngjøring av ny konkurranse Manglende kunngjøring = ulovlig direkte anskaffelse
Tillatte endringer Følgende endringer anses ikke som vesentlige (jf. FOA 28-1): Foretatt ved en klar og presis endringsklausul Nødvendige tilleggsleveranser, 50 % Uforutsette hendelser, 50 % Skifte av leverandør pga. omstruktureringer (merk ingen tilsvarende regel for endringer på oppdragsgiversiden) «De minimis»-unntaket; endringer som ikke overstiger EØS-terskelverdi og hhv. 10% / 15% av opprinnelig vare- eller tjenestekontrakt / bygge- og anleggskontrakt
Ikke tillatte endringer Følgende endringer anses som vesentlige (jf. FOA 28-2): Innholdet blir avgjørende forskjellig fra den opprinnelige kontrakten Nye betingelser ville medført annen vinner eller andre/flere deltakere Kontraktens økonomiske balanse endres til fordel for leverandøren Betydelig utvidelse av kontraktens omfang Spesielt aktuelt ifm. sammenslåing
KOFA 2017/56 Sammenslåing og offentlige anskaffelser Første KOFA-sak om kommunesammenslåing! Faktum: Nøtterøy og Tjøme skal slå seg sammen 1. januar 2018 til nye Færder kommune Nøtterøy hadde en eksisterende kontrakt om elektronisk kvalitetssikringssystem og ønsket å utvide kontrakten til også å gjelde for Tjøme Kontraktsverdi 661 623,44 kr (48 mnd), etter utvidelsen 844 023,44 kr Utvidelsen ble klaget inn til KOFA av leverandøren som Tjøme har i dag Spørsmålet i saken var om utvidelsen var iht anskaffelsesregelverket
Forts. KOFA 2017/56 Sammenslåing og offentlige anskaffelser KOFA mente; Kommunesammenslåingen må anses som en omstendighet Nøtterøy kommune ikke kunne forutse når konkurransen om kvalitetsstyringssystemet ble kunngjort i 2008 Det var strengt nødvendig for fullføringen av kontrakten, at den ble utvidet til også å omfatte brukerne i Tjøme kommune Høye omstillingskostnader (2-3 mill(!) ) berettiget også å ikke å avholde en konkurranse Når KOFA fant at vilkårene for bruk av unntaket for utforutsette omstendigheter (FOA 2006 2-1 (2) d i dag FOA 2016 5-2(1) d) var oppfylt var det ikke nødvendig å ta stilling til om utvidelsen av kontrakten utgjorde en vesentlig endring
Forts. KOFA 2017/56 Sammenslåing og offentlige anskaffelser For avtaler som er inngått før kommunesammenslåing kunne forutses, der det er nødvendig med en felles avtale, store omstillingskostnader dersom kontrakten ikke utvides og verdien av tilleggsytelsene ikke samlet overstiger EØS-terskelverdi, så vil man trolig kunne bruke unntaket for forutsette omstendigheter i FOA (2016) 5-2 bokstav d (del II anskaffelser) Rekkevidden av avgjørelsen ut over disse tilfellene er usikkert Trolig må begrepet «uforutsette omstendigheter» i 28-1 bokstav d (del III anskaffelser) tolkes i lys av KOFA-saken Når oppdragsgiver hadde en oppfordring til at legge inn en endringsklausul i avtalen som tok høyde for en fremtidig sammenslåing vil spille inn i vurderingen av hva som anses som uforutsette omstendigheter
Anbefalinger: Fremtidige konkurranser/kontrakter: Ta høyde for sammenslåingen i utlysningen Legg inn endringsklausuler som: Tar høyde for at avtalen kan videreføres ved en sammenslåing Tar høyde for at avtalen kan sies opp/termineres med et gitt antall måneders varsel som følge av sammenslåing Merk: Det skal fremgå klart av klausulen hvilke endringer som kan foretas, i hvilket omfang og på hvilke vilkår
Anbefalinger: Eksisterende kontrakter (der det ikke er tatt høyde for sammenslåing): Konkret vurdering av kontrakten opp mot læren om vesentlige endringer Sentralt: ville endringen gjort det mulig for andre tilbydere å delta eller gjort det mulig å akseptere et annet tilbud enn det som vant Muligens vil den nye «de minimis» regelen i 28-1 bokstav b gi noe handlingsrom for mindre endringer Er kontrakten inngått før kommunesammenslåing var et tema og hvor det vil være store omstillingskostnader kan unntaket for uforutsette omstendigheter i 5-2(1) bokstav d og 28-1(1) bokstav d vurderes
Konsekvenser av feilskjær En ulovlig vesentlig endring vil anses som en ulovlig direkte anskaffelse Sanksjoner: Overtredelsesgebyr Avkortning Uten virkning Merk: KOFA har fått tilbake kompetansen til å ilegge overtredelsesgebyr Å publisere en intensjonskunngjøring gir en viss beskyttelse mot å bli ilagt sanksjoner
Oppsummering: Kartlegg kontraktsporteføljen Gjør en «due diligence» Sjekk: inneholder eksisterende avtaler muligheter for oppsigelse? Legg inn endringsklausuler i kommende avtaler som tar høyde for: Videreføring ved en sammenslåing Mulighet til å si opp avtalen ved sammenslåing Publiser en intensjonskunngjøring hvis dere er usikre Vurder å inngå et innkjøpssamarbeid med fylkeskommunene som skal slås sammen
Mer informasjon: Veileder til reglene om offentlige anskaffelser i forbindelse med kommunereformen (2015) skrevet av Inventura AS på oppdrag fra KMD https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/veileder-til-reglene-omoffentlige-anskaffelser-i-forbindelse-med-kommunereformen/id2467041/ «Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing» (2016) rapport utarbeidet av PA Consulting Group i samarbeid med KS (merk kap om anskaffelser blir oppdatert før påske 2018): http://www.ks.no/globalassets/vedlegg-til-hvertfagomrader/utvikling/fou/digitale-konsekvenser-av-enkommunesammenslaing---sluttrapport.pdf «Interkommunalt samarbeid om IKT rettslige rammer for organisering» (2015) rapport utarbeidet av KS Advokatene: http://www.ks.no/contentassets/865fecf1adb24126b83ab225991493c6/in terkommunalt-samarbeid-om-ikt---rettslige-rammer-for-organisering.pdf «Udbud i forbindelse med kommunalreformen håndtering af forskellige udbudssituasjoner», dansk veileder fra (2004/2005): https://www.kfst.dk/~/media/kfst/offentlig%20konkurrence/udbudsproc essen/udbudsmaterialet/vejledning%20om%20haandtering%20af%20udb ud%20i%20forbindelse%20med%20kommunalreformen.pdf