2017 Saksunderlag til møte i Statens innkjøpsråd 2017 Statens innkjøpssenter
Innhold Innledning... 3 Erfaringer med driften av Statens innkjøpssenter... 3 Metodisk tilnærming til anskaffelsesprosessen... 3 Brukermedvirkning... 4 Markedsundersøkelser... 4 Lokal avtaleforvalter... 4 Informasjon fra virksomhetene... 5 Grunnlag for utredningene... 5 Grunnleggende prinsipper... 5 Statsregnskapet... 6 Brukerbehov... 6 Beslutningsgrunnlag... 6 Påstartede prosesser... 7 Fjorårets prioriteringer... 7 Bil... 7 IKT konsulenter rådgivning... 8 Facility Management (Renhold, vakthold, vedlikehold og kantine)... 8 Drivstoff... 8 IKT konsulenter drift og vedlikehold... 8 IKT Software... 9 Konsulenttjenester... 9 Prioriteringer 2018... 9 Reise... 9 Konsulenttjenester... 10 Kontormøbler... 10 Oppsummert prioritering 2018... 10 2
Innledning Statens innkjøpssenter ble etablert for snart to år siden, 01.01.2016, og de første avtalene er under etablering. Målet med møte i Statens innkjøpsråd 21. november er å definere de avtaler som Statens innkjøpssenter skal gjennomføre i 2018. Dette dokumentet er underlag for møtet. Dokumentet redegjør for de forhold innkjøpssenteret ønsker å drøfte med innkjøpsrådet. Erfaringer med driften av Statens innkjøpssenter På møtet i Statens innkjøpsråden den 2. september 2016, ble det anbefalt å gjennomføre 10 anskaffelser i løpet av 2016/2017. Historien viser at det er inngått 1 avtale og ytterligere 2 avtaleområder er (pr 5. november) i konkurranse. (1 konkurranse har blitt avlyst.) Antallet gjennomførte konkurranser er langt lavere enn det som pr høst 2016 var planlagt. Det er flere grunner til dette. Hovedgrunnen er at det er mer komplekst enn antatt å koordinere og gjennomføre anskaffelser på vegne av ca 190 virksomheter. Innkjøpssenteret har brukt betydelige ressurser på å kartlegge eksisterende avtaler og statistikker/forbruksmønstre for å kunne gjennomføre forsvarlige og gode anskaffelser. Andre grunner er at det har vært noe utskiftning av personell, også på ledersiden. Statens innkjøpssenter opplever imidlertid nå økt stabilitet. Mye av grunnlagsarbeidet er gjennomført og produktiviteten/gjennomføringsevnen er bedret. Innkjøpssenteret forventer å inngå flere avtaler neste driftsår. Erfaringer fra det innledende arbeidet medfører at innkjøpssenteret fra og med vinter/vår 2018 antar å bruke mer ressurser på kontraktsforvaltning enn på å planlegge/gjennomføre nye anskaffelser. Vi antar at senteret med dagens kapasitet har et metningsnivå på om lag 8-10 avtaler. Metodisk tilnærming til anskaffelsesprosessen Nedenfor trekkes enkelte elementer av anskaffelsesprosessen fram. Disse elementene er områder der innkjøpssenteret i noen grad vil skille seg fra andre anskaffelsesprosesser. For innkjøpssenteret er det ønskelig at disse elementene forankres i Statens innkjøpsråd. 3
Brukermedvirkning Strategi for brukermedvirkning var vedlagt invitasjonen til møte i Statens innkjøpsråd. For Statens innkjøpssenter er brukernes medvirkning avgjørende for kvaliteten i avtalen og forankringen i statsforvaltningen. Bredt sammensatte innkjøpsgrupper hever kvaliteten både på prosessen og det endelige resultatet. Rollen til innkjøpsgruppene vil være å ivareta de ulike aspektene av brukerbehov, både fag og behov, gjennom hele anskaffelsesprosessen til og med avtaleforvaltningen. For Statens innkjøpssenter er det viktig at både virksomheten og det enkelte medlem av innkjøpsgruppen kan forplikte seg til deltakelse underveis i hele anskaffelsen. Statens innkjøpssenter vil blant annet basert på erfaringer utarbeide rutiner slik at forventninger fra alle parter kan avstemmes. Markedsundersøkelser For å sikre at markedsundersøkelsene favner bredt og at konkurransen treffer markedet og utviklingen skal det gjennomføres systematiske veiledende kunngjøringer for å invitere markedet til dialog. For hver anskaffelse skal det som hovedregel gjennomføres to veiledende kunngjøringer; 1. veiledende kunngjøring for å invitere markedet (og andre interessenter) til dialogkonferanse. I etterkant av slik konferanse vil normalt deltakerne inviteres til 1-til-1 møter for å kunne gå i dybden på hvordan den enkelte leverandør mener at Statens innkjøpssenter best kan gjennomføre en anskaffelse/dekke behovet 2. veiledende kunngjøring av de sentrale dokumentene i den enkelte anskaffelse forut for kunngjøringen av anskaffelsen. Denne veiledende kunngjøringen skjer samtidig med at den enkelte virksomhet har mulighet til å ta fravalg fra konkurransen. Hensikten med denne kunngjøringen er at leverandørene skal ha mulighet til å melde tilbake om det finnes eksempelvis konkurransebegrensende krav, prisdrivende krav o.l. Ved behov vil det også gjennomføres møter med bransjeorganisasjoner og andre interessenter. Lokal avtaleforvalter Systematisk og god forvaltning av de statlige fellesavtalene både i den enkelte virksomhet og ved Statens innkjøpssenter er avgjørende for at gevinstpotensialet i avtalene kan hentes ut og at det er lojalitet til avtalene. Statens innkjøpssenter har innført en ordning med to-delt nivå på avtaleforvaltningen der rollen og oppgavene til hhv den enkelte virksomhet og Statens innkjøpssenter er definert. For å sikre at avtaleforvaltningen er enhetlig 4
og effektiv er det for den første statlige fellesavtalen (Forbruksmateriell) etablert en ordning med en Lokal avtaleforvalter hos den enkelte virksomhet. Figuren nedenfor illustrerer hvordan dette vil fungere for den nevnte avtale. Tilsvarende vil gjøres gjeldende for øvrige statlige fellesavtaler. Statens innkjøpssenter vil i løpet av 2018 initiere prosess for å implementere et verktøy (CRM eller lignende) for å ha kommunikasjon med og gi informasjon til den enkelte virksomhet. Vi viser i denne sammenheng til brev fra Difi/Statens innkjøpssenter datert 19. oktober 2017. Informasjon fra virksomhetene Statens innkjøpssenter har begrenset tilgang på tilstrekkelig data fra økonomisystemer, statistikk, forbruksmønstre og lignende. Vi har hittil benyttet verktøy for spørreundersøkelser (Questback) til å innhente slik informasjon fra virksomhetene. Også i fremtiden vil slik verktøy benyttes. Grunnlag for utredningene Grunnleggende prinsipper Utredningene er basert på at Statens innkjøpssenter skal vurdere avtaleområder ut ifra følgende prinsipper: De grunnleggende prinsippene for å vurdere om det er hensiktsmessig at Statens innkjøpssenter utlyser en konkurranse er ivaretatt for denne kategorien: (1) det er et område med tilstrekkelig volum, og potensial for store besparelser gjennom Statlig samordning, (2) brukernes behov er identiske, eller svært like, og (3) det er lite, eller ingen behov for virksomhetsspesifikk tilpasning (4) ressursbruk for gjennomføring av en anskaffelse, både fra Statens innkjøpssenter, men også forventet ressursbruk fra virksomheter som 5
deltar i innkjøpsgrupper osv. vil være lav ved gjennomføring av en anskaffelse innen denne kategorien. I tillegg, skal tas det hensyn til eksisterende konkurransesituasjon og eventuell påvirkning på leverandørmarkedet. Statsregnskapet Analysen av statsregnskapet baserer seg på standard konteringsplan som den er definert av Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Regnskapstallene er eksklusive Forsvaret, sykehussektoren, universiteter og høgskoler. Forsvaret og sykehussektoren er ikke obligatorisk omfattet av ordningen med statlige fellesavtaler. Universitets- og høgskolesektoren er en stor aktør og utgjør om lag 30 % av antall ansatte som er obligatorisk omfattet av ordningen med statlige fellesavtaler. Statens innkjøpssenter antar at forbruksmønsteret i denne sektoren ikke skiller seg vesentlig fra øvrige virksomheter som er omfattet av ordningen. Det er flere mulige svakheter i tallmaterialet fra statsregnskapet. For det første er artskontoene for generelle og vi kan derfor ikke vite med sikkerhet hvilke varer som kostnadsføres under de ulike artskonti. For det andre har virksomhetene ofte ulik praksis i forhold til hvordan de fører kostandene sine noe som gjør det enda vanskeligere å skille ut det som er relevant, da det kan være ført på ulike steder avhengig av hvilken virksomhet det er snakk om. Disse usikkerhetene gjør at det er umulig for oss å kunne estimere volumpotensialet nøyaktig ut fra statsregnskapet alene. Ulik praksis for hvordan virksomhetene fører sine kostnader kan påvirke kvaliteten på regnskapstallene. Brukerbehov Det er gjennomført en brukerundersøkelse blant alle virksomheter som er omfattet av ordningen med statlige fellesavtaler for å få oversikt over hvilke områder den enkelte virksomhet anser som aktuelt for en statlig fellesavtale. Beslutningsgrunnlag Foreslåtte avtaleområder er et resultat av innmeldte behov fra virksomhetene, analyser av statsregnskapet og skjønnsmessige vurderinger knyttet til hvilke områder som tilfredsstiller kriteriene for statlige fellesavtaler, jf «Grunnleggende prinsipper» ovenfor. Statens innkjøpssenter erfarer at det er påkrevet med nærmere analyser av behov og marked for å endelig avgjøre om avtaleområdet er egnet for en statlig fellesavtale eller ikke. Det må altså gjennomføres mer detaljerte konkurransestrategiske vurderinger forut for en endelig avklaring på dette, herunder også anskaffelses- og avtaleform. Statens innkjøpssenter vil 6
informere virksomhetene om fremdrift og status på dette arbeidet og beslutninger vil bli tatt i samråd med den enkelte innkjøpsgruppe. Påstartede prosesser Slik det er redegjort for innledningsvis i dokumentet antar innkjøpssenteret at dagens kapasitet når et metningspunkt på 8-10 avtaler. Det er inngått avtale for forbruksmateriell. Her er det pågående implementering og påstartet kontraktsoppfølging. Avtaler for internrevisjonsbistand og reisebyrå (pr 5. november) er i avsluttende fase. Telefoni er delt opp i to anskaffelser, mobiltelefoni og fasttelefoni. Mobiltelefoniavtale vil kunngjøres desember 2017 og fasttelefoni ved nyttår. (Mobiltelefoniavtale kunngjort juni 2017 ble avlyst oktober 2017 grunnet uopprettelige feil i prisskjemaet.) Anskaffelse av hardware er i planleggingsfasen. Hardware vil deles i tre anskaffelser, PCklient, PC-skjermer og mobiltelefoner. Kontrakter vil etter planen inngås vår 2018. Tabellarisk oversikt over påstartede prosesser: Avtaleområde Status (pr 5. nov.) Tidsplan Reisebyrå Tilbudsevaluering Tildeles november Internrevisjonsbistand Tilbudsevaluering Tildeles november Mobiltelefoni Kravspesifisering Kunngjøres desember Fasttelefoni Kravspesifisering Kunngjøres ved nyttår PC/skjermer/mobiltelefon Konkurransestrategi Kunngjøres ved nyttår Fjorårets prioriteringer Utredning forut for møte i Statens innkjøpsråd 2016 pekte i tillegg på nedenstående avtaleområder. Erfaringer siden i fjor og innmeldte behov i år nødvendiggjør en revidering av denne prioriteringen. Vi vil nedenfor knytte kommentarer til det enkelte av disse avtaleområdene. Bil Staten kjøper/leier biler for om lag 800 millioner kroner pr år. Innkjøpssenteret erfarer at det fortsatt er aktuelt med statlig fellesavtale på visse kategorier av kjøretøy. Markedet er imidlertid i meget rask utvikling innenfor kategoriene nullutslipp og autonome kjøretøy. Innkjøpssenteret vil følge utviklingen de nærmeste 2-3 år og initere statlig fellesavtale på kjøretøy når 7
markedssituasjonen (for nullutslippskjøretøy) har utviklet seg tilstrekkelig. Innkjøpssenteret foreslår at bil holdes på prioriteringslisten for mulig fremtidig statlig fellesavtatale. IKT konsulenter rådgivning Avtaleområdet er komplekst og består av mange underkategorier. En anskaffelse innenfor dette området fordrer en omfattende analysejobb. Innkjøpssenteret erfarer at brukerbehovene ofte er virksomhetsspesifikke. Videre består markedet av mange mindre leverandører. Mange virksomheter har imidlertid avtaleområdet på sin prioriteringsliste. Innkjøpssenteret foreslår at avtaleområdet tas ut av prioriteringslisten for 2018, men vil ved kapasitet kunne gjennomføre nærmere analyser. Facility Management (Renhold, vakthold, vedlikehold og kantine) Avtaleområdet er komplekst og består av mange underkategorier. En anskaffelse innenfor dette området fordrer en omfattende analysejobb. Innkjøpssenteret erfarer at brukerbehovene ofte er virksomhetsspesifikke og knyttet opp til lokale forhold. Mange virksomheter har imidlertid avtaleområdet på sin prioriteringsliste. Innkjøpssenteret foreslår at avtaleområdet tas ut av prioriteringslisten 2018, men vil ved kapasitet kunne gjennomføre nærmere analyser. Drivstoff Avtaleområdet ble påstartet vår 2017. Innledende analyser av brukerbehovene i staten viser at spredningen av behov er liten. Noen få virksomheter representerer en svært stor andel av behovet. Flere av disse virksomhetene har nylig inngått egne avtaler/i ferd med å inngå egen avtale. Videre er det strukturelle forskjeller i behov; eksempelvis for båt og bil. For sistnevnte behov har innkjøpssenteret ovenfor foreslått at vi noe fram i tid kan prioritere nullutslipps kjøretøy. Innkjøpssenteret foreslår at avtaleområdet tas ut av prioriteringslisten. IKT konsulenter drift og vedlikehold Avtaleområdet er komplekst og består av mange underkategorier. En anskaffelse innenfor dette området fordrer en omfattende analysejobb. Innkjøpssenteret erfarer at brukerbehovene ofte er virksomhetsspesifikke; IKT drift leveres gjerne som helhetlige virksomhetstilpassede tjenester. Mange virksomheter har imidlertid avtaleområdet på sin prioriteringsliste. Innkjøpssenteret foreslår at avtaleområdet tas ut av prioriteringslisten. 8
IKT Software Avtaleområdet var prioritert, men ikke nærmere definert i utredningen til fjorårets møte i Statens innkjøpsråd. Avtaleområdet består av mange ulike typer programvare som i stor grad er knyttet opp til den enkelte virksomhets IKT-plattform. Således er mange av lisensavtalene virksomhetsspesifikke og ikke egnet som statlige fellesavtaler. Enkelte underkategorier vil imidlertid kunne være aktuelle. Statens innkjøpssenter foreslår at programvare for kontorstøtte utredes nærmere i 2018. Innenfor dette området vil også virksomheter omfattet av ordningen med statlige fellesavtaler utgjøre en liten markedsandel. Innkjøpssenteret foreslår at det i 2018 utredes om det i samarbeid med andre nasjonale og/eller nordiske aktører kan gjennomføres en felles anskaffelse. Konsulenttjenester I tillegg til internrevisjonsbistand ble det i fjor prioritert konsulenttjenester for faglig og juridisk bistand til anskaffelser. Det er en sterk forventning knyttet til at denne anskaffelsen blir gjennomført den er etterspurt av mange virksomheter. Markedet består av noen store og mange mindre leverandører. Statsregnskapet definerer ikke denne kategorien konsulenttjenester spesifikt så det må gjøres nærmere undersøkelser for å endelig avdekke om avtaleområdet er egnet. Innkjøpssenteret foreslår at det prioriteres en nærmere utredning av avtaleområdet i 2018. I sammenheng med denne utredningen vil innkjøpssenteret også foreslå en nærmere utredning av to øvrige kategorier, jf avsnittet «Prioriteringer 2018». Prioriteringer 2018 Som beskrevet ovenfor (under avsnittet «Beslutningsgrunnlag») erfarer Statens innkjøpssenter at det er påkrevet med nærmere analyser av behov og marked for å endelig avgjøre om avtaleområdet er egnet for en statlig fellesavtale eller ikke. Videre antar vi et metningspunkt på 8-10 avtaleområder. Vi vil allikevel foreslå at det prioriteres flere avtaleområder. Dette begrunnes med muligheten for at det konkluderes med at enkelte av de prioriterte avtaleområder konkluderes som uegnede, at metningspunktet er noe større enn antatt og en eventuell økning i kapasiteten. Reise Jamfør ovenfor vil innkjøpssenteret inngå avtale på reisebyråtjenester ultimo 2017. Gjennom erfaringen med denne anskaffelsen, innmeldte behov og analyser av statsregnskapet foreslår innkjøpssenteret at det utredes nærmere statlige fellesavtaler på henholdsvis flyreiser og hotelltjenester (overnatting/frokost). 9
Konsulenttjenester Omfanget av anskaffelser i kategorien «generelle konsulenttjenester» er omfattende. Området består av mange ulike type konsulenttjenester. Det må derfor gjøres nærmere/omfattende analyser av dette for å kunne prioritere enkelte typer konsulenttjenester. Innkjøpssenteret vil imidlertid gjennomføre slike analyser. Ut fra en skjønnsmessig vurdering av avtaleområder som tilfredsstiller de grunnleggende prinsippene (jf ovenfor), innmeldte behov og analyser av statsregnskapet foreslår innkjøpssenteret at det utredes nærmere hvorvidt rekrutteringstjenester og konsulenttjenester til organisasjons- og lederutvikling er egnet for statlige fellesavtaler. Multifunksjonsmaskiner Multifunksjonsmaskiner (kopi/print/skann) er i brukerundersøkelsen prioritert høyest fra virksomhetene. Innkjøpssenterets innledende vurdering er at avtaleområdet tilfredsstiller de grunnleggende prinsipper ovenfor. Avtaleområdet foreslås prioritert høyt med sikte på nærmere utredning og endelig konklusjon på egnethet i 2018. Kontormøbler Nær alle virksomheter har behov for vanlige kontormøbler. 80 % av virksomhetene har svart at de ønsker dette avtaleområdet som en statlig fellesavtale. Innkjøpssenteret erfarer imidlertid at kontormøbler har relativt høy grad av tilpasning til lokale forhold da anskaffelser av kontormøbler ofte er supplement til eksisterende løsninger/innredninger. Innkjøpssenteret foreslår at avtaleområdet holdes på prioriteringslisten for nærmere analyser ved kapasitet. Oppsummert prioritering 2018 Nedenstående tabell oppsummerer og prioriterer ovenstående avtaleområder for nærmere utredning og endelig beslutning i løpet av 2018. Avtaleområde Prioritet Konsulenttjenester faglig og juridisk bistand i anskaffelser 1 Multifunksjonsmaskiner 2 Programvare kontorstøtte 3 Hotelltjenester (overnatting/frokost) 4 10
Flyreiser 5 Konsulenttjenester rekruttering 6 Konsulenttjenester organisasjons- og lederutvikling 7 Biler kjøp og langtidsleie 8 Kontormøbler 9 11