1 Ny kontoplan konsekvenser BOA Nettverksmøte for prosjektøkonomer 13.12.2012
2 Finansieringskategori Inntekter på bidragsprosjektene inntektsføres i dag på konto 3461 Fra 01.01.2013 blir endelig inntektskonti for bidragsprosjektene avledet av finansieringskategori. Inntektskonti er ikke synlig i Maconomy rapportene benytter «fakturert»
3 Finansieringskategori forts. Nye kategorier : Regionale forskningsfond Gaveforsterkning NFR Gaver som utløser gaveforsterkning EU randsone Randsone - stat Randsone - næringsliv
4 Finansieringskategori forts. Endring i finansieringskategoriene Randsone deles i to nye kategorier Randsone Næringsliv Randsone Stat Utland endringer i bruken Utenlandske næringsdrivende velg kategori Næringsliv/private Utenlandske organisasjoner - velg kategori Ideelle org./fond/legater Utland forøvrig velges for andre bidrag som ikke kan defineres inn på noen av de andre kategoriene f. eks utenlandske universitet
5 Systemmessige endringer Kategoriene vil bli opprettet i systemet begynnelsen av 2013. Inntil de nye kategoriene er på plass må prosjektet opprettes med «feil» kategori og korrekt kategori angis i feltet prosjektbeskrivelse. Regionale forskningsfond benytt kategori NFR via 3. part inntil videre Randsone stat benytte kategori Randsone inntil videre Randsone næringsliv benytt kategori Randsone inntil videre EU Randsone benytt kategori EU utenom forskningsdirektoratet
6 Eksempler: 1. Bidragsprosjekt finansiert av Samarbeidsorganet Helse Midt Bruk finansieringskategori Randsone som før og angi Randsone stat i feltet prosjektbeskrivelse. 2. Prosjekt (bidrag) hvor vi får finansiering fra en utenlandsk organisasjon Velg finansieringskategori Ideelle org./fond/legater (ikke utland som tidligere) NB! Husk å endre til riktig faktureringsvaluta i faneblad Pris.
7 Budsjettmaler Ved opprettelse av prosjekter velges finansieringskategori og budsjettmal Valg er budsjettmal styrer kun hvilke linjer som kommer som forslag i budsjettet Enkle prosjekter/stipendiatprosjekter OK Lønn, ikke kalk. Timer utgår fra 1.1.2013 Kalk. timer, ikke lønn utgår fra 1.1.2013 Lønn OG kalk. timer utgår fra 1.1.2013 EU konti på 3 siffer vil bli korrigert ift ny kontoplan
8 Foreløpig oversikt finansieringskategorier, spesifisering i regnskapet, prosjektserier og inntektskonti for bidrag Inntektskonti/ Rapporteres i gruppen Prosjektserie Finansieringskategorier obligatorisk Ny konto NFR direkte innbetaling 10 340 3401 NFR NFR via 3. part 10 340 3401 Regionale forskningsfond Regionale forkningsfond egen prosjektserie 341 3413 Statlige 25 341 3411 Stat Randsone Stat 25 eller 46 341 3412 Kommunale og fylkeskommunale Kommunale 26 343 3431 Næringsliv/private både norsk og utenlands 40 345 3451 Nærinsgliv/private Randsone næringsliv 46 345 3452 Organisasjoner, både norsk og utenlandsk Orgaisasjoner og 47 344 3441 Nordiske fond stiftelser 60 344 3441 EU Rammeprogram 623 342 3421 EU Marie Curie 624 342 3421 EU EU Utenom forskningsdirektoratet 625 342 3421 EU Randsone 626 342 3421 Kurs konferanser 58 349 3491 Annet Utland forøvrig 65 349 3492 Ny prosjektserie Gave som utløser gaveforsterkning hvis ordninger Gaveforsterkning kommer i gang igjen 346 3464 Gaveforsterkning NFR 10 346 3463
9 Rapporter For de ekstern finansierte prosjektene (BOA prosjekter) som løper over flere år, vil vi få posteringer både på ny og gammel kontoplan Vi jobber med å tilpasse rapportene i Maconomy som blir påvirket av denne endringen. Avviksrapport NFR rapport Saldoregnskap Transaksjonsoversikt Omfang av rapportering FØR 15.mars med postering på ny og gammel kontoplan Prioritering av rapportene.
10 Mailhenvendelse til økonomisjefer og alle prosjektøkonomene Hei, Som de fleste nå skal har fått informasjon om, skal NTNU å ta i bruk ny kontoplan fra 01.01.2013. For de ekstern finansierte prosjektene (BOA prosjekter) som løper over flere år, vil vi få posteringer både på ny og gammel kontoplan. Vi jobber med å tilpasse rapportene i Maconomy som blir påvirket av denne endringen. For å utnytte ressursene på en god måte og foreta riktige prioritere har vi behov for tilbakemelding fra dere om omfanget av rapporteringen i starten på 2013. Hvilke prosjekter har rapportering FØR 15. mars 2013 som vil ha posteringer/data både på ny og gammel kontoplan (f.eks posteringer både i fra 2012 og 2013)? Hvilke(n) Maconomy rapport benytter dere ved rapporteringen? Vi vet at mange har rapportering til NFR pr 20. januar, men denne rapporteringen vil ikke bli berørt da det gjelder data tom 2012. Tilbakemeldingene sendes på mail til meg innen tirsdag 18. desember 2012 kl 12:00. Mvh May-Britt ************************************* May-Britt Olden Larsen NTNU Økonomiavdelingen Seksjon for Regnskapstjenester 7491 TRONDHEIM Telefon: 73598051 Mobil: 45228319
11 Maconomy - portalen Den 8.januar 2013 kl 16:00 vil Maconomy portalen PROD tas ned. Så anvisning av timer og utgående faktura må være gjort før kl 16:00 Maconomy portalen vil bli klonet forhåpentligvis torsdag 10.januar, men brukerne må da benytte linken til det som heter Kursbasen Der vil det være oppdatert regnskap for desember 2012 Denne kursbasen vil kun være til oppslag, samt uttak av rapporter Dersom dere gjør endringer på prosjektet, registrering av timer eller prøve å sende en utgående faktura så vil dette ikke bli overført til PROD basen. Kursbasen benyttes i 3-4 dager Maconomy portal PROD vil forhåpentligvis være tilgjengelig i begynnelsen av uke 3.
12 Spørsmål?