Analysekurs Bevisst. Superbrukere

Transkript

1 Analysekurs Bevisst Superbrukere

2 Forskjeller og sammenhenger mellom kuber, områderapporter og lederrapporter. «snakk med sidemannen i 2 minutter» 2

3 Høy standardiseringsgrad, lav detaljeringsgrad, rask tilgjengelig informasjon Høy detaljeringsgrad, noe mulighet til tilpassing av parameter, rask tilgjengelig informasjon Høy detaljeringsgrad, stor fleksibilitet, krav til kompetanse for å finne informasjon Forskning, utdanning, HR, økonomi Lederrapport Områderapporter Kuber Dekaner, instituttledere Primær målgruppe: ledere Seksjonssjefer, kontorsjefer Primær målgruppe: lederstøtte Superbrukere, controllere Primær målgruppe: superbrukere og lederstøtte 3

4 4

5 Hva er en portal og hvordan kan en bruke portaler? «Snakk med sidemannen i 2 minutter» 5

6 Innhold som lages i Cognos (kubeverktøy eller rapportverktøy) kan presenteres på portaler. Skille mellom egne portaler (egne mapper) og portaler som skal deles med andre (felles arbeidsområde). Husk: Alle elementer som skal presenteres på portaler som skal deles med andre må også være lagret på felles arbeidsområde. Det finnes også andre måter å presentere innhold på, fokus i neste kurs. 6

7 Hva er de 4 dimensjonene vi alltid må ta hensyn til når vi lager innhold på økonomi i Cognos? Hvordan bør vi bruke dem i forhold til rad, kolonne og filter? Hvilke muligheter gir de ulike valgene av dimensjoner i forhold til rad, kolonne og filter oss? «Snakk sammen med sidemannen i 2 minutter» 7

8 Kubeverktøy det finnes ingen fasit - Filter: Mindre datasett å jobbe på, noe som kan bli mer oversiktlig. Forutsetter at en snakker om et bestemt tidsbegrep (2014, januar etc.), en bestemt kontostruktur (resultat, kostnader etc.), en bestemt prosjektserie (RT, RD, NFR etc.) eller et bestemt sted (62, en bestemt analyse etc.). - Rad/kolonne: Snakker en om flere begrep som tidsperioder (eks ), kontostrukturer (gruppe 3, 4, 5, 6, 7, 8 og 9), prosjektgrupper (eks RD, RSO og RF) eller flere steder (eks. alle instituttene under et fakultet) kan en med fordel benytte rad eller kolonne. - Måltall: Kan være hensiktsmessig å dra inn til sist for å redusere ventetid på datahenting. 8

9 Kjekt å vite Øverst er en verktøylinje, som gir rask tilgang til nyttige funksjoner. Mest brukt: frem og tilbake, kjør, skjule nullverdier og bytte rad-kolonne En kan ikke gjøre noe feil, med unntak av om en lagrer over en analyse andre har lagret på felles arbeidsområde (risiko med alle skrivetilgang). Beste måten å lære seg verktøyet på: Learning-by-doing. Flere har opplevd at de kommer til en «terskel» (møter veggen) men kommer en seg forbi den biten ser en mulighetsrommet. 9

10 Tidsdimensjoner: Kalender: Standardfunksjonalitet lite nyttig. Dynamisk tid: Kan være nyttig for at rapporter løpende oppdateres med nye tall. Eks. «forrige mnd.» vil alltid være forrige mnd. OBS: Cognos har foreløpig ingen registrering av når regnskapet er ferdig, dvs. at forrige mnd. vil være februar så fort vi er i mars (selv om februar regnskapet avsluttes først midt i mars). År: i analysekuben Måned: - Måned er en bestemt måned - Periode er den bestemte måned + akkumulert til og med valgt måned. - Periode akkumulert er akkumulert til og med valgte måned 10

11 Kontodimensjoner: En omfattende og «avansert» dimensjon Resultat/IB kontoer -> Bruk resultat (kontogruppe 3-9) Inntekter/kostnader > kontogruppe 3/kontogruppe 4-9 BFV, BOA, Føringer BOA og Føringer BFV -> øker mulighetsrommet for analyser, men en må være klar over «riktig» filtrering for at tallene skal gi mening (mer avansert). Report Def. -> Utvides over tid, grupperinger av kontoer hensiktsmessig i rapportering. 11

12 Prosjektdimensjon VIKTIG: RT = prosjekt fra bevilgningsøkonomien. BOA = BOA-prosjekt Skillet forutsetter typisk ulike kontodimensjoner (andre prinsipper for inntektsføring etc.) Merk: Prosjektdimensjonen er «tung» å jobbe mot om en skal ned på enkeltprosjekt. Anbefales at en er på prosjektgrupperinger om mulig. 12

13 Stedsdimensjoner: Bruk K-sted men analyse og eiersted gir mening om du vet hva du gjør (eks. enkeltanalyser). Eiersted: Ved bruk av eiersted får du oversikt over alle kostnader ført på enhetens prosjekt (uavhengig av hvilket k-sted kostnadene er ført på). Analyse viser regnskap/budsjett hvor analysenummer er benyttet. Alle K-steder er koblet til en organisasjon (organisasjon går ikke lengre ned enn institutt kobling av kilder).

14 Kubeverktøy det finnes ingen fasit - Filter: Mindre datasett å jobbe på, noe som kan bli mer oversiktlig. Forutsetter at en snakker om et bestemt tidsbegrep (2014, januar etc.), en bestemt kontostruktur (resultat, kostnader etc.), en bestemt prosjektserie (RT, RD, NFR etc.) eller et bestemt sted (62, en bestemt analyse etc.). - Rad/kolonne: Snakker en om flere begrep som tidsperioder (eks ), kontostrukturer (gruppe 3, 4, 5, 6, 7, 8 og 9), prosjektgrupper (eks RD, RSO og RF) eller flere steder (eks. alle instituttene under et fakultet) kan en med fordel benytte rad eller kolonne. - Måltall: Kan være hensiktsmessig å dra inn til sist for å redusere ventetid på datahenting. 14

15 Kjekt å vite Øverst er en verktøylinje, som gir rask tilgang til nyttige funksjoner. Mest brukt: frem og tilbake, kjør, skjule nullverdier og bytte rad-kolonne En kan ikke gjøre noe feil, med unntak av om en lagrer over en analyse andre har lagret på felles arbeidsområde (risiko med alle skrivetilgang). Beste måten å lære seg verktøyet på: Learning-by-doing. Flere har opplevd at de kommer til en «terskel» (møter veggen) men kommer en seg forbi den biten ser en mulighetsrommet. 15

16 Case 1 : Oversikt over bevilgningsøkonomi Konto: Resultat Prosjekt: RD, RSO, RF Sted: Eget Tid: Januar, 2014 (tips: Filter) Måltall: Regnskap og budsjett Utregning: Avvik Lagre

17 Hjelp/hint case 1: Utregning: 1. Velg raden/kolonnen du vil starte regnestykket på, trykk på denne sånn at den blir markert. 2. Hold inn «CTRL» tasten og velg den neste raden/kolonnen du vil ha med i regnestykket. 3. Klikk høyre musknapp (eller bruk verktøylinjen) og «Beregn». Velg regnestykket du vil benytte. Markerer en på «budsjett» først og «regnskap» etterpå blir regnestykket for eksempel «budsjett regnskap». Velger en den nye raden/kolonnen og trykker høyre musknapp kan en endre navn. «Tilpasset» gir mulighet til egendefinerte regnestykker. (Eks. *-1 for å snu fortegn). Etter en beregning kan en slette rader/kolonner som er benyttet uten at en ødelegger regnestykket. En kan regne videre på nye utregnede rader/kolonner

18 Case 2: BOA Utvikling fra jan til jan Konto: Kostnader uten 7796 (tips: filter, definert uttrykk) Prosjekt: Finansieringskategorier Sted: Eget Tid: 2013 og 2014, pr. januar Måltall: Regnskapsført Utregning: Endring i forhold til foregående år (i kroner eller i prosent). % forskjell (2014,2013) gir prosentvis endring gir beløpsmessig endring. Lagre

19 Case 2b: Skift ut dimensjoner Skift ut finansieringskategorier med Bidrag og oppdrag. Drill opp/ned i bidrag. Drill til laveste nivå i EU-strukturen Skjul 0-verdier Sorter en kolonne/rad stigende eller synkende Lagre

20 Case 3: Regnskapsrapport Mål: Jobbe med flere dimensjoner Konto: konto -> BFV -> kostnader (tips: Rad) Prosjekt: RT m/underliggende nivå Tid: 2013 og 2014 Tid: Februar Enhet: Egen Utregning: regnskapsført endring i prosent fra 2013 til 2014 (% forskjell (2014, 2013)) Tips: Skjul tomme rader/kolonner

21 Case 4: Prosentvis vekst i kostnader fra for bevilgningsrammer og BOA finansieringskategorier, for egen enhet. Målbilde for NTNU: Tips: For å bruke «kombinasjon» på rad eller kolonne må dimensjonen «slippes» rett ved siden av en rad, eller over/under en kolonne.

22 Case 4b: Analyser videre Trekk inn institutt for eget fakultet, skjul rammene og finansieringskategorier sånn at det bare summen som står igjen. Målbilde DMF: Finn ut hvilken enhet på instituttnivå som har totalt størst vekst i prosent Læring: Ikke mulig å slå sammen ulike hierarki i et regnestykke (RT og BOA) Om hierarkiene RT og BOA slettes får en se verden uavhengig av prosjektserie.

23 Case 5: Kreativ øvelse Frioppgave: Månedsrapport egen enhet - Hva trenger min leder hver måned? Vi gjennomgår denne casen neste torsdag, med formål om å gjøre den mer presentabel i et rapportverktøy.