KURSDOKUMENTASJON INTROKURS. Læringsmål: Være i stand til å være lesebruker av Cognos. Fokus på brukerutvikling, lokal opplæring og oppfølging.

Transkript

1 KURSDOKUMENTASJON INTROKURS Læringsmål: Være i stand til å være lesebruker av Cognos. Fokus på brukerutvikling, lokal opplæring og oppfølging.

2 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledende informasjon Pålogging Portaler og brukerutvikling Verktøylinje Standard økonomiportal Fanen «Rapporter» Brukergrupper Fanen «Egne mapper» og «Fellesmapper» Kildedata og kuber Mulige rapportverktøy Tilpasning av portaler Standardportaler Brukertilpassede portaler Hvilken type innhold kan en finne på portaler? Hvordan fremme brukerbehov? Bestilling av brukertilpasset innhold økonomi Utvidete muligheter for innhold økonomi Introduksjon til Analyse Studio Hva er en kube? Bruk av kuber i Analyse Studio Innsettbare objekter Arbeidsområde Verktøylinjen Min første analyse Arbeidsoppgaver økonomikube Introduksjon til Cognos Workspace Oppstart av Cognos Workspace Advanced Bruk av Cognos Workspace Bli kjent i verktøyet Verktøykassen Pakke/kube og ulike view Verktøylinjen Arbeidsområdet... 19

3 5.2.6 Trekke data inn i et arbeidsområde Praktisk bruk av verktøyet Eksempler fra økonomikube... 21

4 1.0 Innledende informasjon 1.1 Pålogging Samme brukernavn og passord som ved pålogging NTNU Ved utfordringer kontakt 1.2 Portaler og brukerutvikling Alt innhold i Cognos presenteres i portaler. Innhold kan være ulike former for rapporter. Det er laget noen standardportaler, og det er muligheter til å lage portaler med større grad av brukertilpasset innhold. En kan selv gjøre tilpasninger i portaler i takt med brukerutvikling og nye muligheter (mer informasjon i kapittel 2). 1.3 Verktøylinje Oppdatere Søk Hjem Mine innstillinger Verktøy Hjelp Hjem: Tilbake til startsiden Mine innstillinger: Angir språk, administrerer portaler m.m. Verktøy: Hvilke verktøy ulike brukere har tilgang til (mer om verktøy i kapittel 3) Hjelp: Generell dokumentasjon på engelsk

5 2.0 Standard økonomiportal Når en klikker på portalen «Økonomi» åpnes det en side med 4 lederrapporter, lenker til rapporter og kube. Alle brukere er koblet til en organisasjonsenhet, som gjør at en får tall kun for sin enhet. En kan se hvilken organisasjonsenhet en tilhører i rullefeltet øverst i rapporten, og en kan velge andre om en ønsker å se andres tall. Økonomiportalen er delt i 4 lederrapporter. Lederrapportene har ytterligere valg som angitt oppe til venstre på hvert rapportelement. = En underlagsside med ytterligere lederrapporter. = Informasjon om hva som vises. = Formel/beregninger/spesifikasjoner av innhold. For å dekke mer detaljerte behov har økonomifanen også en del «rapporter økonomi» til høyre på skjermen. Her er det større fokus på tall og tabeller, og også på utvidet funksjonalitet. Foreløpig er det utarbeidet to eksempler på slike rapporter, med en oversiktsrapport og en bilagsrapport. Disse krever noe opplæring for god bruk, og forutsetter god kjennskap til økonomidata. Portalen vil løpende kunne endres, og er tiltenkt å gi rask informasjon om økonomisk status for ulike enheter. En del brukere er avhengig av langt mer detaljert informasjon for å kunne skaffe seg oversikt og gjøre egne analyser. Da er det mulig å åpne rapporter, hvor en må gjøre en del valg for å få ut et resultat eller kuben hvor en har stor frihet i å hente ut de datakoblinger en er ute etter.

6 Andre rapporter består i dag av rapporter konvertert fra et annet rapporteringsverktøy for økonomiområdet (Discoverer). Det vil si at utseende og valg i stor grad samsvarer med hva brukere av dette verktøyet er vant til fra før. For de mer avanserte brukere er det mulig å gå rett mot data i en økonomikube (nederst til høyre). Dette krever inngående kjennskap til data og dimensjoner, noe som blir tema i neste kapittel om de ulike verktøy. 2.1 Fanen «Rapporter» Her er det lagt til rette for rask tilgang direkte til mapper med innhold. Dette er beregnet for brukere som vet godt hva de er ute etter og helst ikke vil klikke via de ulike fanene. 2.2 Brukergrupper Vanlige brukere forholder seg til informasjon som legges ut som portaler og benytter i mindre grad kuber, avanserte rapporter og verktøy for å lage analyser og rapporter. Mer avanserte brukere kan lage eget innhold, som fremover også kan gi muligheter for mer skreddersydd innhold levert gjennom portaler. 2.3 Fanen «Egne mapper» og «Fellesmapper» Alle som lager eget innhold i Cognos kan lagre innholdet. Da har en valget mellom å lagre i «egne mapper» eller i «fellesmapper». Alt som lagres i «egne mapper» er kun til eget bruk. Alt en vil dele med andre, enten direkte eller gjennom arbeidsflater må lagres på et felles arbeidsområde. I mappen «fellesmapper» er det en mappe som heter «felles arbeidsområde». Dette området har en mappestruktur bygd opp som en organisasjonsstruktur. Det legges opp til at det er minst en superbruker på hvert fakultet som tar ansvar for innhold og struktur på felles innhold. Det er lett å flytte innhold, men det kan medføre komplikasjoner i forhold til om innhold er lenket til fra andre rapporter eller arbeidsflater. Desto flere fra hvert fakultet som gis muligheten til å lage innhold, desto viktigere er det med en god struktur på hvordan innhold lagres på felles arbeidsområde. Desto flere fagområder som kobles på (Studie, forskning, HR etc.), desto viktigere er det med en god struktur på hvordan innhold lagres på felles arbeidsområde. Det er viktig at en lagrer data på rett sted på felles arbeidsområde. Data som lagres på feil sted vil bli løpende slettet. En ønsker lagring på felles arbeidsområde for å holde oversikt på hvor innhold er utviklet på de ulike enhetene. 2.4 Kildedata og kuber IBM Cognos er satt sammen av en rekke rapport- og presentasjonsverktøy for mer avanserte brukere. Disse kan jobbe mot kildedata, mot kuber eller mot innhold lagret i rapporter. Kildedata er typisk data hentet fra fagspesifikke system, som for eksempel Oracle, Maconomy og Paga. Data fra disse er lest inn og gjort tilgjengelig i Cognos. En del data er bearbeidet og strukturert i såkalte datakuber. For å bygge raske analyser og rapporter på kubene er det viktig å strukturere data på en god måte.

7 I planleggingsapplikasjonen av Cognos er det inntastet data som utgjør kilden. Det kan for eksempel være budsjett og prognose, eller terskelverdier og løpende kommentarer. Planleggingsapplikasjonen er forbeholdt lederstøtte, hvor resultatet av inntasting typisk gjøres tilgjengelig via et rapportverktøy.

8 2.5 Mulige rapportverktøy Når en klikker på «start» oppe på verktøylinjen får en opp tilgjengelige verktøy. Disse vil variere noe ut fra tilgangstype og rolle, hvor en kan få tilgang til flere verktøy etter kurs og opplæring. Analysis studio er et analyseverktøy som benytter kuber. En kan i utgangspunktet ikke gjøre noe galt, ved at det kun er lesing av data. En kan lagre oppsett av data i dette verktøyet. Verktøyet har mange muligheter for å lage analyser, noe som betyr det er noen brukerterskler en må over. De som er vant med pivot-analyser vil raskere dra nytte av verktøyet. Den beste måten å tilnærme seg verktøyet på er «learning-by-doing». Det er en forutsetning med inngående kjennskap til datakilde, ved at en forholder seg til store datasett. Setter en sammen data på feil måter kan resultatet bli misvisende. (introduksjon i kapittel 2) Cognos Workspace Advanced er et verktøy hvor en lager analyser/rapporter. Mulighetene her er i stor grad tilsvarende som i Analysis studio, men verktøyet har en del bedre muligheter i forhold til presentasjon. Cognos Workspace er et rent presentasjonsverktøy hvor en kan presentere elementer laget for eksempel i Cognos Workspace Advanced. En kan lage oversikter med et sett av elementer og lagre disse som en egen arbeidsflate eller en rapport. Dette vil typisk være et verktøy hvor lederstøtten lager oversikter til sine ledere (introduksjon i kapittel 3) IBM Cognos Insight er det «nye» som gir helt nye muligheter til å koble ulike kilder, for eksempel økonomitall fra en kube, prognose fra planleggingsverktøyet og data fra et excelark. Selv om verktøyet er relativt enkelt å benytte krever det kurs for å få tilgang. Query studio er det svært få brukere som forholder seg til, hvor dette er beregnet til å lage enkle listerapporter (til for eksempel testing). Report studio er det mest fleksible og avanserte rapportsystemet i Cognos. Det er mulig å åpne rapporter laget i Cognos Workspace i verktøyet for å bygge inn mer funksjonalitet eller bedre utseende. For å kunne benytte verktøyet må en på kurs av lengre varighet, og det kreves høy bruk for å vedlikeholde kunnskap. Foreløpig forbeholdt systemforvaltere (bevisst-hjelp@ntnu.no). Event Studio og gjennomdrillingsdefinisjoner er mer avanserte verktøy for å sette hendelser på ulike rapporter og datasett. Det kan for eksempel være automatisk utsendelse av en rapport til e-post på bestemte datoer eller når en når en bestemt grenseverdi. Foreløpig forbeholdt systemforvaltere.

9 3.0 Tilpasning av portaler 3.1 Standardportaler Innholdet på standardportalene vil løpende kunne endres, avhengig av årshjul, fokus og løpende oppgaver. Alle brukere har mulighet til selv å tilpasse hvilke portaler en ønsker å se, og endre rekkefølgen på disse. Endringer som gjøres gjelder kun for egen bruker. Skal en endre portalsider må en vite hvor i filstrukturen disse er lagret. Standardfaner finnes i mappen; /fellesmapper/ntnu/portaler/portalsider/ hvor en velger den portalen en ønsker å vise, trykker på den grønne pilen og OK nederst på skjermen. 3.2 Brukertilpassede portaler I takt med brukerutvikling vil enkelte enheter, funksjoner eller fagområde lage egne portaler med innhold som i større grad er brukertilpasset. Disse vil da ligge lagret på enhetenes eget arbeidsområde. En sentral del av brukerutviklingen for lesebrukere blir å kunne bestille innhold som gir informasjon relevant for egen stilling, posisjon og arbeidshverdag. Brukere innen lederstøtten (i første omgang superbrukere) settes i stand til å lage eget innhold og egne portaler med innhold som i større grad er skreddersydd til ledernes behov. Desto bedre bestillingen er desto større mulighet for å få innhold som gir et grunnlag for bedre virksomhetsstyring.

10 3.3 Hvilken type innhold kan en finne på portaler? 3.4 Hvordan fremme brukerbehov? Den beste måten å fremme et brukerbehov på er å vite hva en faktisk ønsker å fremstille med grunnlag i det datagrunnlaget som finnes. Superbrukere på hver enhet har et forhold til kuber, som er en grunnmur for brukertilpasset innhold på enhetene. Det er mulig å gå direkte til datakilde, men dette har en høyere brukerterskel og medfører større kompleksitet. Desto mer detaljert bestillingen er, desto enklere er det å dekke de behov som fremmes Bestilling av brukertilpasset innhold økonomi I økonomikuben er det 4 dimensjoner en må ha et forhold til for å lage innhold: Tid, sted, konto og prosjekt. En analyse som mangler en av disse dimensjonene vil kunne gi et uønsket resultat. Alle regnskap og budsjettdata kan fremstilles mot en eller flere dimensjoner. Eksempel på en vanskelig bestilling: Oversikt over eksternfinansiert virksomhet Eksempel på en bedre bestilling: Stolpediagram over total aktivitet på NFR og EU for min enhet (med drill til underliggende enheter) hittil i år sammenlignet med samme periode i fjor. Tid: Hittil i år og hittil i fjor Konto: Aktivitet (kostnader (serie 4-9) minus 7796) Sted: Min enhet med drill til underliggende nivå Prosjekt: NFR og EU

11 Superbrukere vil være i stand til å lage slike element, med utgangspunkt i strukturer som er laget i kubene. Fremmes det behov for strukturer som ikke finnes i kubene vil det være et utviklingsarbeid som må gjøres før brukerbehov kan tilfredsstilles. Et annet eksempel: Tabell som viser budsjettavvik kostnader på NFR prosjekt hittil hvert år fra 2003 til 2014 for alle fakultet (Tid: , konto: kostnader (4-9), sted: fakultet og prosjekt: NFR). Et tredje eksempel: En tabell som viser alle oppdragsprosjekt hvor det er ført egeninnsatser i (Tid: 2013, konto: egeninnsats, prosjekt: oppdrag, sted: alle). Lederrapporter presentert på standard økonomiportal er filtrert for organisatorisk tilhørighet (sted) og nye element trenger da å forholde seg til tid, konto og prosjekt. Underlag til lederrapport bevilgningsøkonomi og BOA er i tillegg filtrert for prosjektserie (prosjekt), og trenger da å forholde seg til tid og konto Utvidete muligheter for innhold økonomi Det er laget en del nye kubestrukturer som gir utvidede muligheter til å fremstille innhold på nye måter som kan bidra til bedre virksomhetsstyring. Det være seg nye grupperinger av konto, prosjekt eller andre tidsdimensjoner. Det er laget kuber med data helt tilbake til 2003 og når input av data skjer gjennom planleggingsløsning gis det også mulighet til å lage innhold frem i tid. Superbrukere vil få mer inngående kjennskap til nye strukturer og muligheter gjennom kursing og oppfølging av ekspertbrukere.

12 4.0 Introduksjon til Analyse Studio 4.1 Hva er en kube? En kube er en pakke med data. Kuber gir en uniform og fleksibel måte å trekke ut data på som gjør det mulig å akkumulere langs noen dimensjoner og eksponere andre (slice and dice). Det å jobbe mot en kube er typisk raskere enn å jobbe direkte mot kildedata, gjennom at data typisk er summert på et akkumulert nivå. Oppbygningen av en kube er viktig i forhold til hvor raskt en kan hente tall, noe som direkte påvirker responstiden på analyser og rapporter. I en kube forholder en seg til dimensjoner, som rett og slett er strukturer og hierarki en kan rapportere på. Tid er en typisk dimensjon. Den kan typisk bygges opp av laveste nivå som kan være dato. Dato kan settes sammen til uke, måned, tertial eller kanskje år. I en kube kan en da rapportere data mot bestemte tidsrom. Glemmer en å ta hensyn til dimensjonen tid kan analysen gjerne bli ubrukelig. Er en dimensjon satt opp som et hierarki kan en drille på en dimensjon. En kan for eksempel klikke på «år» for å få opp tallene på underliggende tertial eller måneder. I tillegg til dimensjoner har kuber «måltall». Et måltall har ikke et hierarki, det vil si en kan ikke «drille» i et måltall. En måltall kan være en dimensjon, eller det kan knyttes mot en eller flere andre dimensjoner. I økonomikuben kan «regnskapsført» eller «budsjettert» være typiske måltall. Det krever kildekjennskap for å vite hvilke dimensjoner en må forholde seg til for å lage en god analyse. I en økonomikube vil «regnskapsført» kreve et forhold til dimensjonen tid (for eksempel år), konto (for eksempel bare resultatkontoer) og prosjekt (for eksempel bare prosjekt i strukturen for bevilgningsøkonomien). 4.2 Bruk av kuber i Analyse Studio Den letteste måten å komme i gang på er å åpne en kube med link fra portalbildet eller fra fanen «rapporter». En link vil definere hvor verktøyet er og hvilken kube som skal åpnes. Kubene er lagret i mappen «publiserte pakker» på filstruktur undre fellesmapper. Trykker en på en kube vil verktøyet åpne seg automatisk. Verktøyet får en tilgang til gjennom «start» oppe i høyre hjørne. Når verktøyet åpnes må en definere hvilken kube en vil åpne (i mappen publiserte pakker). Har en først hatt en kube åpnet en gang får en rask tilgang til «siste brukte pakker». Når en har valgt en pakke eller en kube får en valget mellom «Tom analyse» eller «standardanalyse». Det anbefales at en starter med tom analyse ettersom standardanalysene over tid vil gi liten mening (noen forhåndsdefinerte dimensjoner/måltall).

13 Når en er inne i løsningen får et opp et arbeidsområde som vist under; For å få et forhold til arbeidsområdet er det tre deler en må kjenne til Innsettbare objekter Til venstre på skjermen har en alle dimensjoner og måltall. Forskjellen på en dimensjon og et måltall er at dimensjonen har en underliggende struktur/hierarki. Ved å trykke på + tegnet foran en dimensjon får en opp neste nivå av strukturen. Dimensjon med symbolet; Dimensjon med symbolet; betyr at det kan benyttes inn i kuben direkte. betyr at det er en mappe med underliggende strukturer. Skal en benytte et måltall må en se det mot minst en dimensjon Arbeidsområde Til høyre for innsettbare objekter er selve arbeidsområdet. Ved å dra inn innsettbare objekter inn i arbeidsområdet kan en lage en analyse. Det er 4 områder å forholde seg til: - Rader (dimensjon eller måltall) - Kolonner (dimensjon eller måltall) - Kontekstfilter (dimensjon) - Målverdi (måltall)

14 En har stor fleksibilitet og ulike arbeidsformer når en skal bygge en kubeanalyse. Enkelte ønsker først å filtrere, for etterpå å velge på hvordan en vil stable tallene. Noen velger å trekke inn dimensjoner og måltall i de øverste feltene, andre rett inn i arbeidsområdet. En kan ha mange dimensjoner i en analyse, både som kolonner, rader og kontekstfilter. En kan også velge elementer fra éndimensjons hierarki (eks. en bestemt måned i stedet for et bestemt år). Fleksibiliteten medfører at den enkelte gjennom prøving og feiling finner gode løsninger avhengig av analysebehov Verktøylinjen Øverst er en verktøylinje, som gir rask tilgang til en del nyttige funksjoner. = Ny, = Åpne, = Lagre/lagre som, = Slett (merk først det elementet som skal slettes), = Angre/gjør om, = Søk (etter element i valgt dimensjon), = Kjør rapport/analyse (til html, PDF, Excel, CSV eller XML), = Gå til (avansert funksjon), = Filter (filtrere hva som vises av en dimensjon/måltall), = Øvre eller nedre (vise deler av analysen), = Utelat (fjerne rader og/eller kolonner uten verdi), = Sorter (synkende eller stigende), = Delsummer (definere sumnivå), = Sammenfatt (max, min, median, gjennomsnitt etc.), = Beregn (matematiske muligheter), = Vis (tabell, diagram eller begge deler), = Diagramtype (stolpe, linje, område, punkt etc.), = Bytt rader og kolonner, = Lagre som et tilpasset sett (avansert funksjon). En kan ikke gjøre noe feil, med unntak av om en lagrer over en analyse andre har lagret på felles arbeidsområde. Det vil si en må være bevisst når en skal lagre en analyse, spesielt om en skal dele analysen med andre på felles arbeidsområde. 4.3 Min første analyse Den beste måten å lære seg verktøyet Analyse Studio på er ved «prøving og feiling» eller «learningby-doing». Det er noen terskler en må over, men desto raskere en kommer over disse desto raskere kan en dra nytte av verktøyet. Det er nyttig å ha et forhold til dimensjonene, det vil si vite hvilke muligheter de ulike dimensjonene gir. I økonomikuben må en for eksempel alltid ha et forhold til tid, konto, sted og prosjektdimensjon for at analysene skal gi noen mening. Fullstendig dokumentasjon av alle dimensjoner fås utlevert på analysekurs eller på forespørsel til bevisst-hjelp@ntnu.no

15 4.3.1 Arbeidsoppgaver økonomikube 1. Oversikt over budsjettavvik for ulike rammer i bevilgningsøkonomien for min enhet for siste periode i år (utfordring: lag en utregning og skift navn) Formål: Lære å lage utregninger, endre navn på kolonner og bruke dimensjoner/måltall. Dimensjoner en bør benytte: År (eks. 2013) Mnd. (eks. akk. Pr. juli) Konto (kun resultatkontoer, kontoklasse 3-9). Kostnadssted (min enhet) Prosjekt (ulike rammer) Måltall en bør benytte: Regnskapsført beløp Budsjettert beløp Utregninger en bør lage: Budsjettert beløp regnskapsført beløp Andre nyttige ting: Endre navn på kolonnen for avviket Filtrer bort alle 0-verdier To eksempler på ulike fremstillinger: Hint; Marker «budsjettert beløp», trykk inn ctrl-tasten og merk «regnskapsført beløp». Når begge er gule/merket, trykk høyre musknapp og velg beregn (evt. bruk verktøylinjen). Velg så budsjettert beløp Regnskapsført beløp. Gjøres alt riktig får du nå opp en ny kolonne/rad. Trykk høyre musknapp over tittelen på den nye kolonnen og endre navn. Når en ny kolonne/rad er opprettet kan en slette de radene og kolonnene en har benyttet i utregningen uten at det får konsekvenser for den nye kolonnen eller raden.

16 2. Oversikt over BOA aktiviteten for min enhet for siste periode i år sammenlignet med tilsvarende periode de siste 2 år, med to ulike BOA-prosjekt hierarki. Formål: Forstå forskjellen på BOA og bevilgning med hensyn til dimensjon konto og prosjekt. Dimensjoner en bør benytte: År (2011, 2012 og 2013) Mnd. (eks. akk. Pr. juli) Konto (3 ulike muligheter som vil gi ulik informasjon: «Kostnader», «rapportdef -> kostnader ekskl. 7796» eller «Repportdef -> BOA > Inntekter/Kostnader».). Kostnadssted (min enhet) Prosjekt (BOA prosjektkategorier eller BOA finansieringsgrupper) Måltall en bør benytte: Regnskapsført beløp Andre nyttige ting: Filtrer bort alle 0-verdier Merk: Inntektsbegrepet i forhold til eksternfinansiert virksomhet er annerledes enn for den øvrige virksomheten. Dette gjør at en må vite hva en fremstiller og hva det faktisk viser. Et eksempel på en fremstilling:

17 5.0 Introduksjon til Cognos Workspace Elementer/rapporter lages i Cognos Workspace advanced. De kan kjøres/vises direkte fra verktøyet, eller gjennom presentasjonsverktøyet Cognos Workspace. Analyser kan gjøres på samme måte som i Analyse studio, men verktøyet tilrettelegger bedre for presentasjon. 5.1 Oppstart av Cognos Workspace Advanced En starter verktøyet med å trykke på «start» oppe i høyre hjørne og deretter velge verktøyet. Det første en må gjøre er da å velge hvilken kube en ønsker å gjøre analyser på. En kan velge mellom å bruke pakker/kuber en har brukt før, eller finne en via mappestruktur. Kubene ligger i mappen «publiserte pakker». I første omgang er alle kuber med unntak av analysekuben skjult for brukere, men disse vil gjøres tilgjengelig etter testing og kursing. Ved å klikke på mappen publiserte pakker får en opp kubene. Trykk på den kuben det ønskes å jobbe mot. Når en har valgt kube kommer en inn i verktøyet, hvor en får velge mellom å opprette en ny eller åpne en eksisterende. I begynnelsen vil vi opprette en ny, og når nye analyser/rapporter er lagret vil vi kunne åpne dem for videre bearbeidelse. Trykk «opprett ny». Det første valget som må tas etter opprettelsen av en ny analyse/rapport (heretter kalt element) er om en vil starte med «blank» eller med en mal. En mal kan gi en raskere start, hvor sideoppsett med blant annet topp og bunntekster er angitt på forhånd.

18 Velg «Blank» analyse for å begynne med et tomt ark. 5.2 Bruk av Cognos Workspace Bli kjent i verktøyet Sidelag og filter Verktøylinjer Ulike view Kilden/kuben Egenskaper Arbeidsområde Verktøykassen I Cognos workspace er det noen flere muligheter enn i kubeverktøyet, men også noe mer å forholde seg til når en lager et element. Det første en må gjøre er å bygge arbeidsområdet, det vil si angi hvor og hvilke element en vil benytte. Skal en ha kun ett element trykker en på verktøykassen og trekker inn ønsket type. Det kan være et tekstelement, et bilde eller kanskje en kubeanalyse i en krysstabell. En kan også velge diagram, som gjør det mulig å bygge grafiske element med kuben som datakilde. Ønsker en å ha flere elementer (for eksempel en rapport-tittel (tekstelement) og en kubeanalyse) bør en starte med å sette inn en tabell, hvor hver celle i tabellen blir et område en kan sette inn andre element. Celler som ikke blir benyttet vil bli skjult, og setter en for eksempel inn en tabell med 10 rader og 10 kolonner har en fleksibilitet på hvor en vil sette ulike element.

19 5.2.2 Verktøykassen Tekstelement (eks. tittel eller kvalitative vurderinger) Blokk (eks. til layout (elementer/marger etc.) Tabell (eks. til layout (elementer/marger etc.) Spørringsberegning («kalkyler» - mange ulike bruksbehov) Skjæringspunkt (angir et skjæringspunkt i en kube nyttig verktøy som kan benyttes i en krysstabell (se arbeidsoppgaver) Bilde (må være forhåndslagret i Cognos, bevisst-hjelp@ntnu.no) Krysstabellmellomrom (design etc. (avansert)) Liste til listerapporter (avansert, eks. testing av data eller uttrekk til egne pivot-analyser). Krysstabell til dimensjonale kubeanalyser (mest brukt) Diagram har mange grafiske muligheter (mye brukt) Hyperlink kan linke til andre rapporter/nettsider. Dato, klokkeslett og sidenummer til bunntekster etc. De mest brukte elementene er tekstelement, tabell, krysstabell (inkl. skjæringspunkt) og diagram Pakke/kube og ulike view En bygger en analyse på en pakke av data, også kalt kuber. En forskjell fra analyse studio er at en kan velge å se kuben gjennom ulike view. Det første valget gir kuben sånn vi er vant til å se den, et såkalt medlemstre. Det viser alle medlemmer av kuben (dimensjoner/måltall). Kuben sånn vi er vant til å se den Det andre valget er et metadatatre, noe mer avanserte brukere ofte foretrekker, men som krever ytterligere opplæring og kjennskap til metadata. De øvrige valgene gir også muligheter, men krever at en kjenner verktøyet gjennom ytterligere kurs og bruk Verktøylinjen Denne må ikke forveksles med verktøykassen, hvor verktøylinjen er rask tilgang til ulike funksjoner som kan benyttes på enkelte element eller arbeidsområder. Disse ligner på verktøyene i analyse studio, og en vil oppdage nytten gjennom praktisk bruk Arbeidsområdet Arbeidsområdet er delt i sidelag, kontekstfilter og et område for å trekke inn elementer. Ved bruk av sidelag vil en dele opp alle elementer ut fra en gitt dimensjon. Trekker en for eksempel inn dimensjonen «ÅR» som et sidelag vil en på første side kunne ha 2013, på neste siden 2012 etc. Da får hver side et eget filter gitt gjennom innholdet i den enkelte dimensjon. Trekker en inn «fakultet» som sidelag vil hvert fakultet kunne splittes på ulike sider. Et sidelag gjelder alle element på en side.

20 Kontekstfilter er lik som i analyse studio, men hvert element vil ha et unikt kontekstfilter. Dvs. at en må trykke på de enkelte elementene og angi hva det skal filtreres på. Det vil si at et element kan ha et filter for år 2011 (viser kun data fra 2011) og det neste kan ha et filter for år 2012 (kun data fra 2012). Et kontekstfilter gjelder kun for et bestemt element på en side. Eksempel: - Vi trekker inn en tabell (trykker på verktøykassen, velger tabell og drar den inn på det blanke området på arbeidsområdet). Vi velger 10 x 10 som tabellstørrelse. På «tabellstil» kan vi velge «maksimer bredde» noe som betyr at de ti kolonnene vil fylle skjermen. - De 100 tomme cellene vi da får angir nå stede vi kan trekke inn elementer. La oss trekke inn elementet «tekstelement» på den øverste raden og den første cellen. Skriv inn teksten «Dette er min første rapport» og trykk «OK». En kan formattere (størrelse, font, farge etc.) ved å klikke på teksten etter at den er satt inn. Ved å dobbeltklikke kan en endre tekst. - Sett inn en krysstabell på rad nr. 3 (første kolonne) og et diagram på rad nr. 4 (første kolonne). Når en setter inn et diagram er det mange valg, men trykk ok i begynnelsen hvor alt kan endres etter behov senere. Vi har nå angitt 3 element, men ikke fylt elementene med data. Elementene er uavhengige av hverandre, og har hvert sitt kontekstfilter. Hvis en benytter sidelag gjelder det for alle element på siden Trekke data inn i et arbeidsområde Ved valg av kilde/kube til venstre på skjermen tar en tak i dataene og trekker de inn på ønsket sted på hvert element. En forholder seg til rader, kolonner og kontekstfilter på lik linje som i analyse studio. En forskjell fra analyse studio er færre muligheter om en skal trekke inn flere dimensjoner på rad eller kolonne. Da må en rett og slett trekke data ved siden av den første dimensjonen, og vente til det kommer en svart strek før en slipper data. En vil fort se at verktøyet gir større fleksibilitet i forhold til rader, kolonner og presentasjon av data på godt og vondt (flere muligheter = større terskel i forhold til bruk av verktøyet). Når en angir grafiske element må en forholde seg til x-akse, y-akse og primærakse. En må klikke på elementet, og deretter trekke data inn til ønsket sted. Gir ikke elementet mening kan en fjerne det eller flytte det til en annen akse. Dette blir mer intuitivt gjennom praktisk bruk av verktøyet.

21 5.2.7 Egenskaper på data Nederst til høyre har en mulighet til å angi egenskaper. Da må en maksimere vinduet og vil da se hvilke egenskaper en kan sette på ulike deler av arbeidsområdet (ved for eksempel å klikke på et element, en celle eller kanskje en dimensjon). Typiske egenskaper kan være format på data (eks. desimaler) eller kanskje hvorvidt en vil ha tittel og diagramforklaringer i et grafisk element. Mange muligheter en best får et forhold til gjennom praktisk bruk av verktøyet. Maksimere vinduet for egenskaper (på for eksempel et valgt diagram). Minimere vinduet for egenskaper for å få tilgang til verktøykasse/kilde. 5.3 Praktisk bruk av verktøyet Eksempler fra økonomikube 1. Lag en arbeidsflate med 3 element, en tittel (tekst: økonomioversikt fakultet), en krysstabell og et grafisk element (start: «blank») Planlegging: - Tittel skal være «økonomioversikt fakultet». Størrelse 16, font Arial. - Krysstabellen skal vise budsjettavvik pr. ramme for bevilgningsøkonomien pr. juli 2013 for et bestemt fakultet. - Det grafiske elementet skal vise aktivitet (kostnader ekskl. 7796) pr. ramme (oppdrag, NFR, EU og andre bidrag) pr. juli 2012 og pr. juli Oppsett av skjermbilde: Tilsvarende som i eksempelet i kapittel Krysstabellen: Se arbeidsoppgave 1 i kapittel 4.3.1, men med noe mer avansert funksjonalitet om en trekker inn flere dimensjoner på en rad eller kolonne (eks. ved bruk av rammer, hvor dimensjonen kun blir brukt for en bestemt rad eller kolonne heller enn flere som i Analyse-studio (dvs. må trekkes inn flere ganger ved flere rader/kolonner)). For å endre navn på en rad eller kolonne må den merkes, høyre museknapp og «rediger dataelementetikett» eller alternativt med bruk av «egenskaper» for kolonnen eller raden. For å flytte en rad eller kolonne trykker en på den, og drar den dit den bør plasseres. Merk: En får opp en svart linje som indikerer hvor den plasseres, og den kan kun plasseres innenfor det valgte arbeidsområdet. Et eksempel på et mulig oppsett Merk at kontekstfilteret nå gjelder kun for det valgte elementet (her krysstabellen). For å slette rader/kolonner merker en dem og trykker venstre museknapp (og velger slett).

22 Grafisk element: mange løsningsmetoder. En trykker først på det grafiske elementet for å sette x-akse, y-akse, serier (primærakse) og eventuelle kontekstfilter. Eksempel filter: Akkumulert pr. juli, kostnader uten 7796 og aktuelt sted. Trekker for eksempel inn «prosjekt -> finansieringskategori -> BOA» inn som serie (primærakse) Trekker for eksempel inn «regnskapsført beløp (i tusen) som kategori (x-aksen) Velger årene «2012» og «2013» (holder inn ctrl-tasten for å plukke elementer fra kilden) og legger de for eksempel på x-aksen rett under «regnskapsført beløp (i tusen)». (venter til det kommer en svart linje under for å være sikker på riktig plassering). Da har vi et grafisk element, som kan se ut som elementet til venstre. Ved bruk av symbolet (fra verktøylinjen) er det mulig å bytte serier og kategorier som vil gi det samme på et annet format. Enkelt å endre diagramtype ved å trykke høyre museknapp og konverter diagram på diagrammet. Når diagrammet er ferdig har vi tittel og 2 elementer. Lagre arbeidet ved å velge «Lagre som» oppe i venstre hjørne. Merk: velg «mine mapper» for å ta vare på eget innhold. «Mine mapper» lagres på serveren, og den enkelte kan slette/ordne/lagre fritt i sine mapper. Er lurt å ha en egen mappestruktur. Skal dokumentet deles med andre må en trykke på «Fellesmapper» og velge «felles arbeidsområde». Da får en tilgang til en struktur hvor det enkelte fakultet/enhet har en egen mappe. Frem til nå har vi jobbet i «sideforhåndsvisning», men vi har ikke sett hvordan den ferdige rapporten blir. Trykk på pilen oppe på verktøylinjen og for velg for eksempel HTML. Rapporten skal nå være drillbar både i krysstabellen og i diagrammet. Trykk høyre museknapp for å drille ned, og venstre museknapp og velg «drill opp» for å drille opp igjen.

23 Mer avansert : Bruk av skjæringspunkt/tuppel Start en helt ny analyse (trykk på «ny» ikonet oppe til venstre) Velg pakken «NTNU Regnskap Analyse» og denne gangen så velger vi «krysstabell» når vi starter. Skjæringspunkt gir en del muligheter vi ikke har når vi jobber direkte i kubene. Den angir et skjæringspunkt i kuben og gir et resultat. Dra inn verktøyet «skjæringspunkt (tuppel) inn i den tomme krysstabellen som en kolonneverdi. Vi får da opp en boks hvor kilden er på venstre side. Her velger vi de elementer vi ønsker å vise i kolonnen. Velg feltene under (Velg måned og periode akkumulert pr. April) Dette er et skjæringspunkt som viser bevilgningsøkonomien. Sett inn «kostnadssted» som rad-dimensjon. Trykk på kolonnen med høyre museknapp og skriv inn annet navn/dataetikett. For eksempel «Bevilgningsøkonomi». Så ønsker vi å lage en tilsvarende tuppel som viser eksternvirksomheten i samme krysstabell. Trekk så inn et nytt «skjæringspunkt (tuppel)» i samme krysstabell. Her må du være forsiktig, hvor skjæringspunktet skal være til høyre for feltet vi har fra før. Du er på riktig plass når du ser en strek tilsvarende som på bildet under. Slippes tuppelen på et annet sted er det greit å «angre» med å trykke på angreknappen (pilene øverst på verktøylinjen, tilsvarende som i kubene).

24 Endre navn også på denne kolonnen (høyre museknapp) på kolonnetoppen. Gjør vi tilsvarende, men med budsjettert beløp i stedet for regnskap har vi en tabell med 4 kolonner. En fordel med Business Insight Advanced er at en kan flytte på kolonner, så vi kan dra Budsjett Bevilgningsøkonomi etter Bevilgningsøkonomi for å få en penere tabell. Så kan vi lage et regnestykke ved å velge kolonnen budsjett bevilgningsøkonomi (trykke på kolonnen, tilsvarende som vi gjør i kubeverktøyet) og kolonnen bevilgningsøkonomi og trykk høyre museknapp for kalkulasjon. Endre navnet på den nye kolonnen til «kostnadsavvik BFV» og slett Bevilgningsøkonomi og budsjett bevilgningsøkonomi (igjen, høyre museknapp på en og en kolonne). Gjør tilsvarende for eksternvirksomheten. Drill så ned til fakultetene. Sett inn et diagram, og velg igjen «fyll med data». Da får en et tabellarisk og grafisk bilde på budsjettavvik fordelt på bevilgningsøkonomi og eksternvirksomhet pr. april 2013 pr. fakultet. Slår en på drill er også ferdig rapport drillbar ned på det enkelte K-sted og helt ned på underliggende prosjekt.

25 Denne analysen kan kjøres over til excel, som vil ta vare på logikk for videre bearbeidelse. Analysens elementer kan vises på portaler, sendes på e-post eller kobles til hendelser. For at den løpende skal oppdateres må annet tidsbegrep enn «april 2013» velges, for eksempel «hittil i år» som løpende endrer seg fra dag til dag.