Hvordan komme langt med lite? NMBU Innsikt - Ledelsesinformasjonsverktøy for NMBU Digitaliseringskonferansen for høyere utdanning og forskning,

Transkript

1 Hvordan komme langt med lite? NMBU Innsikt - Ledelsesinformasjonsverktøy for NMBU Digitaliseringskonferansen for høyere utdanning og forskning,

2 Utgangspunkt for prosjektet: Klassisk BI-case Ledere manglet en enkel måte å få oversikt over sentral, oppdatert styringsinformasjon for sin virksomhet Det ble brukt mye ressurser på uthenting, definisjon og bearbeiding av styringsinformasjon Det var vanskelig å hente data ut fra flere kilder, og spesielt å koble dataene sammen på tvers av kildesystemene

3 Det visuelle målbildet for versjon 1.0 av Innsikt var NTNUs virksomhetsstyringssystem, BEVISST som samlet styringsinformasjon på tvers av kildesystemene i en oversiktlig portal for ledere NTNUs BEVISST-dashbord anno 2016:

4 Overordnet målbilde for prosjektet: Portal à la BEVISST Innhold basert på egne styringsindikatorer Starte enkelt med interne ressurser finansiert innenfor ordinær drift

5 Tidslinje for prosjekt «NMBU Innsikt»: Besøk NTNU Sommer 2016 Konseptbeskrivelse Vår 2017 Prosjektstart Sommer 2017 Pilot Vår 2018 Utrulling Høst 2018 Utvikling Innsikt 2.0 Sommer 2019

6 Innsikt 1.0

7 Innsikt er primært rullet ut til utvidet ledergruppe på samtlige fakulteter med svært god tilbakemelding. Sterkt ønske om mer data, både i dybden og bredden leder til utvikling av Innsikt 2.0 Innsikt 1.0 Innsikt 2.0 Veldig god mottakelse fra alle som har fått tilgang (p.t. totalt 120 brukere, primært utvidet ledergruppe på alle fakultetene) Fått etablert enhetlige definisjoner av styringsinformasjonen vår, og fakultetene kan enkelt sammenligne seg med resten av universitetet Brukes mye av spesielt dekaner, og Innsikt dannet grunnlaget for størsteparten av datagrunnlaget for styringsdialogene i 2019 og årsrapporten for 2018 Ønskelig å kunne drille dypere ned i dataene, f.eks. på personnivå Ønsker mer oppdatert og detaljert data enn det som rapporteres og hentes fra DBH Ønsker data fra flere kilder Enklere navigeringsmuligheter mellom Innsikt-rapporter Alt innhold samlet i SharePoint-portal Mer detaljert data, bl.a. ned på personnivå Data fra nye kilder, f.eks. NFR Økt automatisering av datahenting, f.eks. med API-er Holde ressursbruken på 1 årsverk i driftskostnader per år Rulles ut høsten 2019

8 Demo *work in progress

9 Data hentes p.t. fra 8 kilder, og er grovt kategorisert i fire hovedområder. Data hentes fra kildene med en kombinasjon av automatiske overføringer, API-spørringer og manuelle uttrekk Oversikt over datakilder i NMBU Innsikt: Utdanning Forskning Økonomi HR Fakta Kilde Oppdatering Fakta Kilde Oppdatering Fakta Kilde Oppdatering Fakta Kilde Oppdatering Gjennomstrømming STAR Ukentlig Publisering DUCT Ukentlig Opptak STAR Ukentlig Publiseringssamarbeid DUCT Ukentlig Kvalifikasjoner DBH Ukentlig Forskerutdanning STAR Ukentlig Transaksjoner UBW Daglig Årsverk UBW Månedlig Budsjett UBW Daglig Lønn UBW Månedlig Prosjektregister UBW Daglig Sykefravær UBW Månedlig Utveksling DBH Ukentlig NFR-søknader NFR Kvartalsvis Studiebarometeret STAR Årlig (EU-søknader) EU Kvartalsvis Div. registre UBW Daglig Timelønnede UBW Månedlig HMS-avvik Landax Daglig Aktive studenter DBH Ukentlig Kommersialisering NMBU Tertialvis Eksamen DBH Ukentlig Etter/videreutdanning NMBU Ukentlig All data er integert i én, stor datamodell med SQL Server Analysis Services (Tabular)

10 All data er samlet i én, stor stjernemodell i SQL Server Analysis Services (Tabular). Her gjøres alle beregninger og tilgangsstyring Datamodellen i NMBU Innsikt: Dimensjonstabeller Faktatabeller Dimensjonstabeller

11 Prosjekt NMBU Innsikt kort oppsummert Målbilde Ressurser Teknisk oppsett Tidslinje Suksessfaktorer Gi ledere på alle nivåer enkel innsikt i sentrale data for sin virksomhet på tvers av kildesystemene våre Enhetlig definisjon av indikatorer på tvers i organisasjonen Redusere ressursbruken på innhenting og bearbeiding av data 1 årsverk ~ i driftskostnader per år (hovedsakelig lisenser) Ingen ekstern bistand (men god drahjelp fra andre i UH-sektoren ) Data integrert fra 8 ulike kilder SQL Server 2017 med SSAS Tabular og SSIS Power BI og SharePoint Online på toppen (pluss Excel for avanserte brukere) Tilgjengelig i sky på alle plattformer Sommer 2017 Prosjektstart Vår 2018 Pilot Høst 2018 Utrulling, Innsikt 1.0 Start enkelt, eksempelvis med data fra DBH og manuelle uttrekk fra andre kilder Snakk med andre institusjoner og del erfaringer Bruk Google og YouTube for det det er verdt I størst mulig grad åpenhet i data på tvers i organisasjonen All data lagres lokalt på NMBU Sommer 2019 Utvikling, Innsikt 2.0 Starte enkelt med interne ressurser innenfor ordinære driftsrammer Høst 2019 Utrulling, Innsikt 2.0

12 Har du spørsmål, innspill, idéer eller ønsker å dele erfaringer? Kasper Fellkjær Thoring