SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Stella Renée Syvertsen, D2 Anne-Lise Bergdahl, D1 Arkiv: 44 Arkivsaksnr.: 02/03199-005 ARBEIDSMILJØUNDERSØKELSE I OMSORGSSEKTOREN - TILTAKSPLAN Rådmannens forslag til vedtak: 1. Fremlagte tiltaksplaner i tilknytning til arbeidsmiljøundersøkelsen tas til etterretning. 2. Hovedutvalget forutsetter at tiltaksplanene følges opp og får tilstrekkelig fokus i den daglige drift. 3. Omsorgssektoren skal rapportere til Hovedutvalget i tråd med resultatmål 7 (handlingsplaner for arbeidsmiljøtiltak) i virksomhetsplanen. Kragerø, den 27.01.03 Vidar Stein Andersen sektorleder
SAKSOPPLYSNINGER Saken ekspederes til: Arbeidsmiljøutvalget til orientering. Som trykte vedlegg følger: Tiltaksplan fra de seks arbeidslagene som var med i arbeidsmiljøundersøkelsen. Følgende dokumenter finnes i saksmappen: -Samlerapport fra Preventia. - Tiltaksplaner fra arbeidslagene. Bakgrunnen for saken Det ble høsten 2002 gjennomført en arbeidsmiljøundersøkelse i omsorgssektoren i regi av Preventia. Hensikten med undersøkelsen var å kartlegge mulige årsaker til det høye sykefraværet i sektoren. Det henvises til hovedutvalgssak nr. 0017 / 02, hvor funnene fra undersøkelsen ble presentert på basis av Preventias hovedrapport. Det var i tillegg utarbeidet delrapporter for hvert arbeidslag som deltok i undersøkelsen. På bakgrunn av disse har arbeidslagene laget tiltaksplan for sitt lag. Saksbeskrivelse Resultatene av undersøkelsen ble presentert for omsorgssektorenes ledere, personalavdelingen og Vestmar Bedrifthelsetjeneste (VBHT) samt tillitsvalgte i sektoren i starten av november. Funnene ble presentert samlet for sektoren, og for det enkelte arbeidslag. Vestmar Bedriftshelsetjeneste fungerte vidre som prosjektveileder og gjennomførte 2 møter i hvert arbeidslag. Ved hjelp av kortmetoden ble det stemt frem noen fokusområder som skulle jobbes med i 2003. Etter avstemmingen jobbet de ansatte i grupper, for å komme frem til tiltak til de valgte arbeidsområdene. Beskrivelse og tiltak av de 6 arbeidslagene som var med i arbeidsmiljøundersøkelsen 1. Tangeheia 2 omsorgsboliger. Arbeidslaget består av 13 ansatte, fordelt på 8.5 årsverk i turnus med dag-aften og helgearbeid. Det er våken aktiv nattevakt.dette er et lite arbeidslag som gir store utslag i % ved få personer syke.det påpekes at arbeidsmiljøet kan være bra selv om sykefraværet er høyt.arbeidslaget har tatt i mot omplasseringer av ansatte også fra andre sektorer. Arbeidsstokken består av godt voksne personer. Arbeidsområder som er spesielt for dette laget: 1.Telefoner som kommer inn til hjemmetjenestelaget på kveld og helg er en stor belastning. Tiltak: Avtale med lagleder for hjemmetjenestelaget om å koble telefonene over til dette laget. Ansvar: Lagleder. 2.Jobbe med holdninger hos alle ansatte, ikke bare klage. Tiltak: Alle må spille på lag. Alle er en del av omsorgstjenesten kommunen. Ansvar: Alle ansatte.
3. Lederskapet i omsorgssektoren og kommunens informasjonsrutiner kan forbedres. Tiltak og ansvar ikke angitt.se egen tiltaksplan. 2. Ringveien Bofellesskap og Siritun: Arbeidslaget har 8,46 årsverk fordelt på 13 stillinger i turnus med dag-, aften- og helgearbeid. Bofellesskapet har hvilende nattevakter. Arbeidslaget er lite og det gir derfor et stort utslag i % ved få personer syke. Arbeidslaget har de senere år blitt stadig mer utadrettet ved at de har fått flere brukere utenfor bofellesskapet. Etablering av tjenestetilbud og oppfølging av brukere vil ofte innebære samarbeid med både 1. og 2. linjetjenesten, samt pårørende og evt. hjelpeverger. Arbeidsområder som er spesielt for dette laget: 1.Lagleder skal inspirere, støtte og motivere ansatte. Tiltak:Lagleder skal legge til rette for at ansatte kan påvirke egen arbeidssituasjon og oppleve å bli respektert. Her er det flere punkter med forslag til løsning.se egen tiltaksplan. Ansvar: Lagleder og ansatte. 3. Hjemmetjenesten i indre byområde og øydistrikt. Dette laget består av hjemmesykepleie, hjemmehjelp og den distriktovergripende nattpatruljen. Dette er et sammensatt lag med unge ansatte i hjemmesykepleien og nattpatruljen, mens hjemmehjelperne er godt voksne. Arbeidslaget har 18 årsverk fordelt på 28 ansatte. Det er turnus med dag-aften og helgearbeid. Det er egen distriktsovergripende nattpatrulje. Arbeidsområder som er spesielt for dette laget. Hjemmesykepleien. Denne delen av laget har vært preget av mange svangerskapspermisjoner eller forlengelse av disse. 1.For få sykepleiere på jobb. Dette fører til nedprioritering av sykepleiefaglige oppgaver. Det er fare for feilmedisinering/dosering, samt feil vurdering av brukere. Tiltak: Sette av tid til sykepleiefaglig administrasjon på turnus. Ansvar: Lagleder. 2.Det er to leasingbiler i laget, men tre arbeidslister. Det er ansatte som da må gå, dersom de ikke har egen bil. Dette tar tid og fører til økt arbeidstempo. Tiltak: Søke om en leasingbil til. Ansvar: Distriktsleder. Hjemmehjelpere: 1.De ønsker bedre informasjon om nye bruker med begrunnelse for tildeling av tjenesten Tiltak: Skriftelig informasjon om nye brukere. Ansvar: Lagleder Ass Distriktsleder. 2. Dersom de ikke har fulle arbeidslister må de f.eks jobbe ved Seniorsenteret. Det føles uoversiktelig. Tiltak: Lagleder for hjemmetjenesten samarbeider med lagleder for Seniorsenteret om arbeidslister. Ansvar: Lagleder for hjemmetjenesten.
4. Hjemmetjenesten Sannidal, Helle, Farsjø og Levang Dette laget har en stillingsramme på 14,8 årsverk, fordelt på 30 ansatte. Laget yter tjenester til brukere fordelt over et stort geografisk område. Arbeidsområde som er spesielt for dette laget 1.Ønsker mer innflytelse på egen arbeidssituasjon (uttalt ønske fra hjemmehjelperne) Tiltak: sette av tid til å drøfte problemstillinger. Ønsker mer innflytelse ved hjemmebesøk. Ansvar: Lagleder. 2. Ønsker leasingbil også til hjemmehjelperne, eller kompensasjon ved bruk av egen bil Ansvar: ikke beskrevet. 5. Stabbestad omsorgsboliger Laget består av 12,38 årsverk, fordelt på 17 fast ansatte. Omsorgsboligkomplekset består av 3 ulike bygninger, med til sammen 22 leiligheter. Laget yter hjemmehjelpstjenester til hjemmeboende på Levangsheia i tillegg til de 26 som i dag bor i omsorgsboligene. Arbeidsområde som er spesielt for dette laget 1. Misnøye knyttet til eksisterende turnusordning Tiltak: Omdisponering av ressurser, se på mulighetene for å legge til rette for en ny turnus. Ansvar: Lagleder og distriktsleder 6.Symreveien bofellesskap (Eplehagen) Eplehagen er et bofellesskap for 6 beboere med ulike grader av fysiske og psykiske utviklingsmuligheter. Bofellesskapet har en stillingsramme på ca. 9 årsverk, fordelt på 16 ansatte. De ansatte gir uttrykk for at de har en trivelig arbeidsplass med stabilt personale. Arbeidsområder spesielt for dette laget 1. Voldelig atferd blir definert av personalet som trusler, slag, spark, mimikk, uforutsigbarhet m.m. Tiltak:Faglig bevisstgjøring, økt kompetanse og aksept for periodevis økt bemanning er noe av det de ansatte mener det må jobbes med. Ansvar: fordeles på lagleder, personalgruppen samlet eller øvrige ledelse i distrikt og sektor. Tidsfrist: Kontinuerlig jobbing. Snarest aksept for tiltak. SAKSVURDERING Arbeidslagene har funnet frem til flere fokus/problemområder. Noen er sammenfallende, mens andre gjelder kun for det spesifikke lag. I tillegg har det fremkommet funn fra undersøkelsen som skulle tilsi at noen ansatte mener vi har følgende forbedringsområder: 1.Lederskapet i omsorgssektoren kunne vært bedre 2.Ansatte føler at Kragerø komune ved administrasjon og politikere ikke tar signalene på alvor når det gjelder arbeidsmengde, liten grunnbemanning og fysisk/psykisk slitasje. 3.Informasjonen fra sentraladministrasjonen oppleves ikke som tilfredsstillende.
4. Det er 25% av arbeidstakerne som angir det fysiske arbeidsmiljøet som hovedårsak til belastningslidelser. Ingen av arbeidslagene har imidlertid pekt ut disse 4 områdene som et fokusområde for lagene, bortsett fra Tangeheia 2 som har nevnt pkt. 1 i sin tiltaksplan Tiltaksplanen samlet for sektoren omhandler disse fokusområdene: 1. Det er stor sammenheng mellom psykisk og fysisk utslitt samt for lite menneskelige ressurser, og vi velger derfor å omtale dette som ett fokusområde. Årsaker oppgis å være: for høyt arbeidstempo, tidspress, lav grunnbemanning og for liten tilgang på vikarer. Tiltak: a. Bevisst bruk av overlappinger/ rapporter, slik at de ansatte får tømt hodet før de går hjem fra jobb. b. Det må skapes aksept for behov for tid til sykepleiefaglige oppgaver, og settes av nødvendig tid på turnus. c. Ved behov må det legges til rette for at to ansatte jobber sammen hos enkeltbrukere d. Systematisk gjennomgang av arbeidslister for å sikre lik fordeling av arbeidsoppgaver e. Bevisst bruk av primærkontakt og ansvarsvakter vil skape trygghet ved at ansvaret er klart definert. f. Kartlegging av behov for økt grunnbemanning må eventuelt ende opp som et forslag i budsjettsammenheng. g. Forbedring av rutiner knyttet til utlysning av ledige stillinger og ansettelser. Det er spesielt viktig å regelmessig søke etter vikarer (egen liste). Tiden fra en stilling blir ledig til ny ansettelse er foretatt må være kortest mulig. 2. Konfliktløsning / samarbeid Lagenes evne til samarbeid og ev.konfliktløsning virker inn på det psykososiale arbeidsmiljøet, og det er derfor av stor betydning at dette fungerer. Tiltak: a. Utarbeide retningslinjer for håndtering av konflikter i eget arbeidsmiljø. b. Systematisk bruk av medarbeider-/gruppesamtaler som et verktøy for å forebygge. c. Åpen og direkte kommunikasjon kan forhindre at uklarheter / misforståelser blir til konflikter. Partene må evenuelt involvere en nøytral 3. part, for eksempel lagleder dersom kommunikasjonen er vanskelig. 3. Utdanning / kompetanse Hovedmålet må være at de ansattes kompetanse til en hver tid samsvarer med brukernes behov, og tilfredstiller de krav til tjenesten som er fastsatt i lover og forskrifter. Tiltak: a. Sektorens kompetanseplan vil i 2003 bli en del av den vedtatte virksomhetsplanen, og vil således være et styringsverktøy for kompetanseheving. b. Hvert arbeidslag utarbeider sin lokale variant c. Lagmøter og distriktsmøter skal ha et fast innslag av fagbit.
Målsettingen Redusere sykefraværet og fremme et godt arbeidsmiljø. Forslag til løsning 1. Fremlagte tiltaksplaner i tilknytning til arbeidsmiljøundersøkelsen tas til etterretning. 2. Hovedutvalget forutsetter at tiltaksplanene følges opp og får tilstrekkelig fokus i den daglige drift. 3. Omsorgssektoren skal rapportere til Hovedutvalget i tråd med resultatmål 7 (handlingsplaner for arbeidsmiljøtiltak) i virksomhetsplanen. KONSEKVENSER Økonomiske konsekvenser Det som fremkommer av tiltaksplanen, vil ikke nødvendigvis medføre økte kostnader for sektoren. Mange tiltak kan iverksettes innenfor eksisterende økonomiske rammer, men enkelte tiltak som for eksempel økt grunnbemanning vil gi økte kostnader og må derfor vurderes i budsjettsammenheng.. Administrative konsekvenser Tiltaksplanene betinger en systematisk oppfølging fra lagledere og den øvrige ledelsen i sektoren. I følge avtalen har Preventia og VBHT har forpliktet seg til å foreta målinger i løpet av 2003.