Avd 150 HURUM Til nye Asker v/ prosjektrådmann Lars Bjerke 29.11.2017 Høringsuttalelse til Deloitte rapporten for eierskap og overordnet organisering Uavhengig av fremtidig organisering må de ansattes rettigheter sikres og ivaretas på lik linje som ansatte i nye Asker Kommune. Alle forhold knytta til ansattes rettigheter er ikke kommentert i rapporten. Ansatte i HEKF er informert om at ansatte i nåværende REAS ikke har samme muligheter til å søke på ledige stillinger internt i de 3 kommunene pr.d.d. Vi mener det er en forutsetning for en vellykket sammenslåingsprosess og endelig resultatet at alle ansatte uavhengig av selskapsform får de samme mulighetene og at det vises til raushet. REAS er en del av utredningen, blir berørt og vurdert underveis i prosessen og innehar funksjoner som må videreføres inn i nye Asker uavhengig av fremtidig organisering. Vi er opptatt av at alle ansatte skal bli ivaretatt på en god og forutsigbar måte, at den enkelte og kompetansen skal bli med videre i bygging av en ny kommune. Vi er av den oppfatning at kommunen med politikerne, som skal styre vår nye store kommune, gir slipp på kontrollen over samfunns-, tettsteds-, bolig-, og næringsutviklingen om det velges KF eller AS. Vi mener derfor at kommunen skal ha dette i egenregi. Vi ansatte stiller spørsmål rundt et eventuelt AS(som REU i dag) som utviklingsselskap i ny stor kommune, hva skal de drive med /gjennomføre? Vi forstår at kommune skal stå for samfunnsutvikling å legge til rette for utbyggere med planlegging og infrastruktur, men er skeptiske til at Asker 2020 som kommune, skal drive dette forretningsmessig. Om dette blir aktuelt må det være et helt uavhengig selskap på linje med Hurum Energiverk. Kommunen skal ikke være den som tjener penger, men legge til rette for utvikling. I forhold til modell for samhandling og øvrig kommunal tjenesteproduksjon stiller vi oss bak rapportens konklusjon om at eiendom skal være en kommunal virksomhet og ikke bruke begrep som etat. Vi ønsker derfor ikke oppsplitting av tjenester i egne KFèr og AS, men det må være en mulig å få til en kobling av tjenester i forhold til drift og vedlikehold av kommunale bygg og eiendommer. Altså et tverrfaglig samarbeid mellom alle enheter som omhandler drift, forvalting og vedlikehold Dersom det blir stående som KF / AS må vi ha tilgang til sektorovergripende fellesfunksjoner, som HR, innkjøp, anskaffelse m.v. Ansatte i HEKF ønsker også at alle stiftelser skal oppløses. På vegne av ansatte i Hurum Eiendom KF Randi Dahl Jørgensen, leder Fagforbundet Hurum Adresse: Øvre SKoledalen 12, 3482 Tofte Telefon: 32 27 82 38 E-post: postmottak.fagforbundet@hurum.kommune.no

Adresse: Øvre SKoledalen 12, 3482 Tofte Telefon: 32 27 82 38 E-post: postmottak.fagforbundet@hurum.kommune.no

Organisering av boligforvaltningen Kommunestyret behandlet saken den 16.06.2016, møtesak nr. 54/16. Behandling: Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kommunestyret tar til etterretning at Røyken kommunes boligstiftelse ikke omdannes. 2. Kommunens boligforvaltning organiseres som en bestiller-/utførermodell slik det er beskrevet i Boligsosial handlingsplan 2013 2030. Det vises for øvrig til skjematisk framstilling av organisering, vedlegg nr. 5. 3. Kommunestyret holder fast ved tidligere vedtak om at nye boliger skal eies av REAS og lånegarantien som er gitt i den forbindelsen. Det er ikke til hinder for at Røyken kommunes boligstiftelse kjøper/fører opp nye boliger for egne midler.

Fra: Stein Grimstad Til: Alf Harald Holmboe; Per Ivar Finne Emne: VS: Uttalelse til eksterne vurdering av Eiendom og Kommunaltekniske tjenester. Dato: 24. november 2017 07:54:55 Hei! Med henvisning til Ragnar Sand Fuglums kommentar under, oversendes PRU sin merknad til eksterne vurderinger av Eiendom og Kommunaltekniske tjenester direkte til dere. Med vennlig hilsen Stein Grimstad Prosjekt-og utbyggingssjef Asker kommune Mobil: 95771212 E-post: stein.grimstad@asker.kommune.no Fra: Ragnar Sand Fuglum Sendt: 23. november 2017 20:03 Til: Stein Grimstad; Ragnar Slaastad Studsrød Emne: SV: Uttalelse til eksterne vurdering av Eiendom og Kommunaltekniske tjenester. Dette var kloke ord! Jeg regner med at dere formidler den til Alf Harald og Per Ivar. Med vennlig hilsen Ragnar Telefon: +47 915 43 449 Fra: Stein Grimstad Sendt: 22. november 2017 11:02 Til: Ragnar Slaastad Studsrød; Ragnar Sand Fuglum Kopi: Prosjekt og utbygging - Ansatte; Kari Ekerholt Emne: Uttalelse til eksterne vurdering av Eiendom og Kommunaltekniske tjenester. Hei! De 2 eksterne evalueringer av Eiendom og Kommunaltekniske tjenester ble kort gjennomgått og diskutert på avdelingsmøtet til Prosjekt- og utbygging 20. november 2017. Det ble oppfordret til innspill til tillitsvalgt (Iver Fjæstad) og verneombud (Mette Bergan) eller direkte til leder av avdelingen før medbestemmelsesmøtet som ble avholdt 22. november 2017. På dette møtet deltok Iver Fjæstad, Mette Bergan, Kåre Gjertsen (mellomleder) og Stein Grimstad (leder), og uttalelsen er omforent av møtedeltagerne. Ekstern evaluering av Eiendom De ansatte støtter i stor grad forslaget om å legge utvikling, drift og vedlikehold av kommunens egne eiendommer og formålsbygg til en kommunal etat. Dersom det opprettes et eget aksjeselskap som skal drive med aktiv eiendomsutvikling, må det sørges for en klar grenseoppgang mellom aksjeselskapet og den kommunale etaten, og sikres at

det ikke oppstår konkurrende virksomhet mellom de to organisasjonene. Ekstern evaluering av Kommunaltekniske tjenester I rapporten påpekes det at Plan-og prosjektenheten som er etablert i Asker kommune bør opprettholdes som felles spesialistenhet for gjennomføring og styring av investeringsprosjekter. Det antas at det her siktes til Prosjekt-og utbygging. Enkelte medarbeidere ønsker en nærmere tilknytting til bestiller/driftsorganisasjonen (KTA), men det store flertallet i organisasjonen er tilfreds med en felles enhet slik det er i dag, og støtter således forslaget. En oppslitting av samferdsel og VA i to forskjellige organisasjoner vil svekke et helt nødvendig samarbeid på tvers av fagområdene i prosjektene. Dette kan medføre økte kostnader og svekke kommunens omdømme ovenfor innbyggerne. VA-området utgjør den største arbeidsmengden for dagens Prosjekt- og utbygging. Det vil være en kunstig ordning om en kommunal virksomhet skal utføre arbeid for et IKS. Hvis VA-området skal skilles helt fra øvrig virksomhet må også prosjektmiljøet som betjener VA tillegges det samme IKS. Dette innebærer en oppsplitting av kommunens prosjektmiljø som ikke er ønskelig. Videre arbeid Dersom Prosjekt-og utbygging opprettholdes som en felles enhet sortert under Eiendom må det i det videre arbeid gjøres tiltak for å sikre at prosjektledere som arbeider med anleggstekniske tiltak (VVA/natur/idrett) sikres god forankring og synlighet ovenfor overordnet ledelse på disse fagområder. Alternativt kan Prosjekt-og utbyggingsenheten organiseres som en egen stabsenhet direkte under rådmann for å å sikre god og direkte kommunikasjon mot alle de enheter som det utføres oppdrag for. Det registreres at det i den eksterne vurderingen for Eiendom er angitt en enhet for «Utvikling formålsbygg» som antas å inneholde blant annet dagens Prosjekt-og utbygging. Dette tiltredes da de ansatte opplever store utfordringer med dagens lokalisering og organisering. Det må vurderes i det videre arbeid en felles lokalisering og organisering av både tidligfase og gjennomføring av byggprosjekter. Tilsvarende er samlokalisering med Drift og forvaltning for eiendom nødvendig, og nærhet til bestiller/forvalter av kommunaltekniske anlegg.

Eiendom - Asker kommune Uttalelser til ekstern rapport Eiendom (Deloitte) Eiendomsdirektør Ragnar Slaastad Studsrød Undertegnede støtter i all hovedsak konklusjonen og anbefalingene i rapporten. Egen erfaring tilsier at kommunens muligheter for demokratisk styring og kontroll med en kommunal eiendomsfunksjon er enklere og mer direkte, enn ved et KF eller AS, samtidig som en direkte kontakt mellom eiendomsdirektør og rådmannen, gir gode forutsetninger for gode og raske administrative beslutninger og prosesser. En kommunal eiendomsfunksjon der eiendomsdirektør er en del av Rådmannens ledergruppe, gir også gode forutsetninger for god samhandling og informasjonsflyt på tvers med øvrige tjenesteområder i basisorganisasjonen. Ved gjennomføring av større investeringsprosjekter, så er det viktig at det etableres klare prosesser som plasserer roller, ansvar og rapporteringsrutiner administrativt og politisk i prosessen. Dette kan håndteres på en fullt ut god måte i en kommunal virksomhet, i stedet for at det etableres en bestiller, - og utførermodell med et KF eller AS som utfører, med større avstand til basisorganisasjonen. Rapporten stiller spørsmålstegn ved om det vil gi bedre effekt av å etablere/beholde et aksjeselskap for å drive med strategisk regions, - og eiendomsutvikling for å nå overordnede politiske og økonomiske mål på vegne av kommunen, enn å utvikle dette i ren kommunal regi. I en fremtidig eiendomsorganisasjon i kommunal regi, vil det være naturlig at det vil være en avdeling som skal jobbe med å klargjøre kommunens egne tomter til fremtidige formålsbygg, samtidig som man ser på utvikling av andre kommunale tomtearealer for å nå langsiktige boligpolitiske og næringspolitiske mål, i samarbeid med det private markedet. Dette mener jeg vil være fullt mulig å gjennomføre i en kommunal virksomhet, med et våkent øye på at man ikke havner i konkurranse med private aktører, der det kan foreligge visse juridiske restriksjoner. Det foreslåtte organisasjonskartet viser et godt utgangspunkt for en fremtidig organisasjonsmodell i kommunal regi, men der det finnes alternativ på virksomhetsnivå internt, i stedet for å legge boksen Næringsutvikling (AS) utenfor basisorganisasjonen.

Prosjekt og utbygging v/stein Grimstad De 2 eksterne evalueringer av Eiendom og Kommunaltekniske tjenester ble kort gjennomgått og diskutert på avdelingsmøtet til Prosjekt- og utbygging 20. november 2017. Det ble oppfordret til innspill til tillitsvalgt (Iver Fjæstad) og verneombud (Mette Bergan) eller direkte til leder av avdelingen før medbestemmelsesmøtet som ble avholdt 22. november 2017. På dette møtet deltok Iver Fjæstad, Mette Bergan, Kåre Gjertsen (mellomleder) og Stein Grimstad (leder), og uttalelsen er omforent av møtedeltagerne. Ekstern evaluering av Eiendom De ansatte støtter i stor grad forslaget om å legge utvikling, drift og vedlikehold av kommunens egne eiendommer og formålsbygg til en kommunal etat. Dersom det opprettes et eget aksjeselskap som skal drive med aktiv eiendomsutvikling, må det sørges for en klar grenseoppgang mellom aksjeselskapet og den kommunale etaten, og sikres at det ikke oppstår konkurrerende virksomhet mellom de to organisasjonene. Ekstern evaluering av Kommunaltekniske tjenester I rapporten påpekes det at Plan- og prosjektenheten som er etablert i Asker kommune bør opprettholdes som felles spesialistenhet for gjennomføring og styring av investeringsprosjekter. Det antas at det her siktes til Prosjekt- og utbygging. Enkelte medarbeidere ønsker en nærmere tilknytting til bestiller/driftsorganisasjonen (KTA), men det store flertallet i organisasjonen er tilfreds med en felles enhet slik det er i dag, og støtter således forslaget. En oppsplitting av samferdsel og VA i to forskjellige organisasjoner vil svekke et helt nødvendig samarbeid på tvers av fagområdene i prosjektene. Dette kan medføre økte kostnader og svekke kommunens omdømme ovenfor innbyggerne. VA-området utgjør den største arbeidsmengden for dagens Prosjekt- og utbygging. Det vil være en kunstig ordning om en kommunal virksomhet skal utføre arbeid for et IKS. Hvis VA-området skal skilles helt fra øvrig virksomhet må også prosjektmiljøet som betjener VA tillegges det samme IKS. Dette innebærer en oppsplitting av kommunens prosjektmiljø som ikke er ønskelig. Videre arbeid Dersom Prosjekt- og utbygging opprettholdes som en felles enhet sortert under Eiendom må det i det videre arbeid gjøres tiltak for å sikre at prosjektledere som arbeider med anleggstekniske tiltak (VVA/natur/idrett) sikres god forankring og synlighet ovenfor overordnet ledelse på disse fagområder. Alternativt kan Prosjekt -og utbyggingsenheten organiseres som en egen stabsenhet direkte under rådmann for å å sikre god og direkte kommunikasjon mot alle de enheter som det utføres oppdrag for.

Det registreres at det i den eksterne vurderingen for Eiendom er angitt en enhet for «Utvikling formålsbygg» som antas å inneholde blant annet dagens Prosjekt- og utbygging. Dette tiltredes da de ansatte opplever store utfordringer med dagens lokalisering og organisering. Det må vurderes i det videre arbeid en felles lokalisering og organisering av både tidligfase og gjennomføring av byggprosjekter. Tilsvarende er samlokalisering med Drift og forvaltning for eiendom nødvendig, og nærhet til bestiller/forvalter av kommunaltekniske anlegg.

Eiendomsdirektørens rådgivergruppe/stab Vi viser til ekstern vurdering av modeller for eierskap og overordnet organisering som er fremlagt av Deloitte. Eiendomsdirektørens rådgivergruppe/stab ønsker å uttale seg til Deloitte sine vurderinger slik vi har blitt invitert til. 1. Dagens organisering av rådgivergruppen Rådgivergruppen består av 7 personer som er plassert i en stab direkte under Eiendomsdirektøren i Asker kommune. Rådgivergruppen består av en siviløkonom, en jurist, en eiendomsutvikler, en statsautorisert eiendomsmegler, to arkitekter og en sivilingeniør bygg. Rådgivernes funksjoner er ulike, men et fellestrekk er at vi driver strategisk utviklingsarbeid knyttet til grunneiendommer og bygg. Oppgavene består av strategisk eiendomsutvikling, kjøp/salg av eiendom, fast eiendoms rettsforhold, strategisk grunneierrolle, inngåelse av overordnede avtaler (herunder utbyggingsavtaler og andre strategiske eiendomsdisposisjoner), Controller funksjon, mulighetsstudier for byggeprosjekter i utviklingsfasen samt utvikling av enhetlige standarder for formålsbygg. Rådgiverne skriver også et stort antall politiske saker og har presentasjoner av eiendomssaker og prosjekter for politiske utvalg. 2. Organisasjonsform Vi støtter i all hovedsak Deloitte sine anbefalinger til organisering av Nye Asker, særlig mht. opprettelse av en kommunal etat. Vi er imidlertid ikke enig i delkonklusjonen om at styring- risikoog kostnadskontroll knyttet til investeringer kan håndteres tilfredsstillende ved samtlige eierformer. Nye Asker kommunen bør etter vår oppfatning ha styringen av samtlige investeringsprosjekter. Dette gjelder både for bestiller- og utfører funksjonene. Når det gjelder kommersiell næringsutvikling, synes vi det er for tidlig å opprette et aksjeselskap til dette formålet. Asker kommune driver ikke denne form for kommersiell virksomhet i dag. Vi ser heller ikke hensikten med at kommunen skal opptre som en konkurrent til private boligutviklere eller næringsdrivende. Nye Asker bør ha fokus på formålsbygg og bygg til bruk for allmennheten (f.eks. idrettsbygg, kulturbygg og innbyggertorg). Eiendommer som ikke er aktuelle for formålsbygg, bør etter vår oppfatning søkes regulert slik kommunen anser hensiktsmessig for en god samfunnsutvikling. Deretter kan eiendommene legges ut for salg i markedet med betingelser for den videre utvikling. En slik virksomhet med (betinget) salg av eiendom faller ikke innenfor EØSregelverket sitt forbud mot konkurrerende økonomisk virksomhet. Kommunene må, som alle andre grunneiere, ha anledning til å regulere og selge sine eiendommer. EØS-loven inneholder også egne bestemmelser om salg av eiendom fra det offentlige (statsstøtteregelverket) som selvsagt må overholdes. En oppsplitting i to adskilte organisasjoner som skal arbeide med utvikling av den kommunale eiendomsmassen, vil etter vår oppfatning være både uheldig og kostnadskrevende. Nye Asker bør uansett avvente det endelige regelverket om økonomisk virksomhet i kommunene og deretter vurdere organisasjonsmessige endringer som eventuelt vil måtte skje i samtlige kommuner i Norge.

Med hensyn til beskatning, vil det også være ugunstig å overføre eiendom til et skattbart aksjeselskap. De økonomiske konsekvenser knyttet til skatt, merverdiavgift og dokumentavgift bør etter vår oppfatning utredes nærmere før det eventuelt besluttes å overføre eiendom til et kommersielt aksjeselskap som Røyken Utvikling AS. 3. Fremtidig organisering av rådgivergruppen Rådgiverne har behov for å kommunisere med ulike fagområder på ledelsesnivå, bl.a. Oppvekst og utdanning, Helse- og omsorg, Teknikk og miljø etc. Bestillinger knyttet til investeringer i nybygg skjer i samarbeid med rådmannen og direktørene for disse enhetene. Vi har også et nært samarbeid med rådgiverne i Strategi og Samfunn (fellesstaben) og Kommuneplansjefen. For å oppnå hensiktsmessige og kostnadseffektive bygg, er det behov for en sterk bestillerfunksjon. Med sikte på å oppnå de best mulige forutsetninger for en sterk bestillerfunksjon, mener vi rådgivergruppen ikke kan plasseres på virksomhetsnivå. I tråd med det såkalte LOS-dokumentet, anser vi at en organisasjonsmessig plassering bør være i rådmannens fellesstab. En slik organisering sikrer nødvendig fokus på bestiller rollen og skiller denne fra gjennomføringsfasen. Ut fra samme begrunnelse om utstrakt behov for kontakt med andre enheter på ledelsesnivå, bør rådgiverne som ivaretar kommunens interesse som en strategisk privatrettslig grunneier, inngår overordnede avtaler (dvs. avtaler som kreve koordinering med mange enheter i kommunen og private), og utvikler kommunens eiendomsmasse plasseres sentralt i en fellesstab. En slik organisasjonsmessig plassering vil sikre nødvendig kontakt med andre involverte enheter og kontakt med politiske prosesser knyttet til samfunnsutvikling. Økonomi- og Controller funksjonen støtter flere virksomheter innenfor utbygging av formålsbygg og forvaltning av eiendommer, og bør plasseres sentralt i en stab knyttet til eiendomsdirektøren eller i fellesstaben.

Renhold og Praktisk bistand v/hilde Bjerke Renhold og praktisk bistand er enig i anbefalingene som ligger til hoved organiseringen, der det er tenkt at det skal være en kommunal tjenesteorganisering med Renhold (og Praktisk bistand) som egen virksomhet. Vi ser det også som hensiktsmessig at det fortsatt skal være en fordeling mellom kommunalt renhold og eksternt renhold. Det er viktig å prioritere hvilke bygg som settes bort til eksterne og hvilke som ikke egner seg mht. stabilitet og tilhørighet. Sykehjemmene / bo- og omsorgssentrene ønsker kun kommunalt renhold pga brukergruppen som de har. Det fungerer greit med dagens organisering, og de eksterne leverandørene utfører ofte renhold der brukerne ønsker renhold utenom ordinær dagtid, samt der det er nødvendig med rengjøring på kveld/natt. Det er selvsagt noen av de eksterne avtalene som har renhold på dagtid også. De kommunale renholderne har arbeidstid mellom kl 06.00 og 17.00. Tidligere arbeidet de på kveldstid, men midt på 1990- tallet ble det bestemt at alt kommunalt renhold skulle utføres på dagtid for å spare penger til kveldstillegget. Dette har vi forholdt oss til. Den delte organiseringen gjør at det er mulig å sammenligne kvalitet, brukertilfredshet etc. Det er også viktig at Praktisk bistand forblir en egen avdeling, enten plassert i Eiendom under Renhold og Praktisk bistand slik de er nå eller under Helse. De bør fortsatt være rendyrket i ny kommune, da det øker renommeet til tjenesten og identiteten til hjemmehjelperne. Eiendomsdrift og forvaltning v/christian Goderstad EDF har ingen kommentarer til rapporten og støtter konklusjonene.