E-SKJEMA For ansatte og honorarmottakere (eksterne)
E-skjema flytter lønnsregistreringer fra manuelle prosesser til digital selvbetjening
E-skjemaløsningen Ansatt selvbetjening Andre utbetalinger Variabel lønn Permisjonssøknad Overføring av feriedager Ekstra skattetrekk Sidegjøremål Oppsigelse Overføring/utbetaling av timer fra reise-/overtidssaldo Ekstern selvbetjening Betaling for oppdrag (honorar) Reise- og utleggsrefusjon Kjernesystem (for fagbrukere) Fratredelse Stillingsendring Hurtigregistrering
E-skjema for ansatte Ansatt selvbetjening
Hvor finner du E-skjema? Ansatt
Tilgjengelige e-skjema Ansatt
Andre utbetalinger Ansatt Utgifter den ansatte har hatt som arbeidsgiver skal dekke, og som skal lønnsinnberettes Eksempler: Ek-tjenester Fri avis Refusjon av treningsavgift Med få unntak oppgis utbetalingen med beløp Registering: Velg lønnart,registrer beløp og eventuelt korriger dato Trykk overfør (flere poster kan registreres per skjema) Legg til eventuelle vedlegg (PDF) eller merknader
Variabel lønn Ansatt Benyttes for utbetalinger som oppgis med antall Eksempler: Pensjonistavlønning Brutto timelønn Diverse vakttillegg Registrering: Samme måte som skjema for Andre utbetalinger
Ekstra skattetrekk Ansatt Ansatte kan legge inn ekstra skattetrekk for inntil ett kalenderår av gangen. Skjemaet går direkte til oppdatering i lønnssystemet (ingen godkjenning) Registrering: Legg inn startmåned, sluttmåned og beløp Du kan gjøre endringer (sende nytt skjema) Du kan fjerne framtidig trekk (legge inn blanke felt)
Permisjonssøknad Ansatt Benyttes ved søknad om lengre permisjoner beskrevet i Statens personalhåndbok For eksempel fødselspermisjon omsorgspermisjon utdanningspermisjon Registering: Velg periode Velg eventuell fraværsprosent Velg permisjonstype dersom man kjenner denne. Aktuelle permisjonstyper er listet opp. Beskriv permisjonen og last opp eventuell dokumentasjon
Overføring av feriedager Ansatt Søknad om overføring av feriedager til nytt år. Skjemaet viser antall dager den ansatte har til gode. Registrering: Legg inn antall feriedager som ønskes overført
Overføring/utbetaling fra tidssaldo Ansatt Søknad om å overføre opptjente timer på reise-/overtidssaldoen til fleksitidssaldoen, eller søke om å få opptjente timer på reise-/overtidssaldoen til utbetaling. Skjemaet viser overtids-/reisesaldo Registrering: Legg inn antall feriedager som ønskes overført
Oppsigelse Ansatt Den ansatte kan selv registrere sin oppsigelse Det anbefales at leder er orientert på forhånd Registrering: Legg inn eventuelle tilleggsopplysninger Ved overgang til ny statlig virksomhet kan denne oppgis (for overføring av feriepengegrunnlag)
Sidegjøremål Ansatt Med e-skjema Sidegjøremål kan arbeidsgiver få oversikt over ansattes sidegjøremål, verv og eierinteresser. Kan eksempelvis benyttes som meldeverktøy/kontroll av arbeidstakeres Habilitet Bruk av arbeidsgivers ressurser Man kan registrere tilbake i tid (etterregistrering) eller fram i tid (forhåndsvarsling).
Kontering hos sluttbruker Ansatt Avvikende kontering er mulig i følgende e-skjemaer: Andre utbetalinger (ansatte) Variabel lønn (ansatte) Betaling for oppdrag (eksterne) Overføring/utbetaling av timer fra reise-/overtidsaldo (ansatte) Standardverdier for kontering hentes fra IT27. Det er disse verdiene som blir benyttet dersom brukeren ikke krysser av for «Avvikende kontering». Konteringsverdiene vil gjelde for hele skjemaet. Ved behov for ulike konteringer må det eventuelt sendes inn flere skjemaer, ett for hver kontering.
Rapport: Liste over alle skjema Viser status for alle skjema den ansatte har sendt Ansatt
Brukerveiledning Ansatt Hjelp til valg av lønnart De aktuelle lønnartene er nærmere beskrevet i e-skjemaene
Brukerveiledning Ansatt Hjelpesenter Alltid tilgjengelig i høyre del av skjermbildene Gir veiledning om det aktuelle skjemaet man er inne i
Ansatte kan selv skanne og laste opp vedlegg Ansatt Skattedirektoratets forskriftsendring av 01.07.2014 åpner for at digital underlagsdokumentasjon er tilstrekkelig, uavhengig av om ansattes originalbilag er på papir eller i digitalt format. Godkjenner 1 og Godkjenner 2 har også mulighet til å laste opp vedlegg. Lønnssystemet lagrer sikkerhetskopi hver natt. Se kundenotat 58/2014 på DFØs kundenett for nærmere beskrivelse
E-skjema i retur Ansatt E-skjema den ansatte får i retur for korrigering, kommer i innkurven i portalen. Den ansatte varsles automatisk per e-post Skjemaet åpnes i innkurven, behandles og sendes på nytt til godkjenning (eller eventuelt slettes)
E-skjema for honorarmottakere Selvbetjeningsportal for mottaker av honorar (eksterne)
Innlogging i Selvbetjeningsportal for mottaker av honorar Ekstern Portalen finner du her: https://registrering.dfo.no Innlogging skjer via ID-porten: MinID BankID Buypass Commfides BankID på mobil
Selvbetjeningsportal for mottaker av honorar Ekstern
Reise- og utgiftsrefusjon Ekstern Forenklet skjema for dagsreiser innenlands. Øvrige reiseskjemaer er også tilgjengelig: Innenlandsreise Utenlandsreise Utgiftsrefusjon
Honorar Ekstern Honorarskjema for eksterne
Informasjonsside på dfo.no Informasjon til den eksterne Informasjon til saksbehandlere/ledere Veiledninger i tekst og video Ekstern
Brukerstøtte Ekstern DFØs kundesenter gir førstelinje brukerstøtte til den eksterne i bruk av portalen E-post: lonn@dfo.no Telefon: 400 18 659 Spørsmål om selve oppdraget eller valg av lønnarter må rettes til oppdragsgiver
E-skjema for fagbrukere i lønnssystemet SAP kjernesystem
Begrepsavklaringer Lønnart Forteller lønnssystemet hvordan den enkelte utbetaling (evt. trekk) skal behandles Kontering Spesifisering av en post i virksomhetens regnskap Transaksjonskode Er en adresse som benyttes for å hente opp menyer, oppslag og rapporter. Består av bokstaver eller av både bokstaver og tall for eksempel: «PA20 - Vis personalstamdata» Infotype Er det samme som et skjermbilde. Nummereres fra 0000 til 9999 Forkortes ofte til IT + nummer, for eksempel. «IT0002 Personaldata» Saksgang Går gjennom flere infotyper som naturlig hører sammen. Gir historikk i IT0000 Saksbehandling. Eks. ved registrering av stillingsendring, permisjoner mm.
E-skjema som transaksjonskoder YHR_HURTIGREG - Hurtigregistrering E-skjema Faste tillegg (Infotype 0014) Variable tillegg (Infotype 0015) Godtgjørelsesposter (Infotype 2010) Bonustransaksjoner (Infotype 0267) YHR_FRATREDELSE - Fratredelse YHR_STILLINGSENDRING - Endring stilling/lønn YWF_VIS_SKJEMA - Sjekke skjema i arbeidsflyten
Transaksjonskodene i SAP-kjernesystemet
YHR_HURTIGREG YHR_HURTIGREG Hurtigregistrering E-skjema I dette e-skjemaet kan du registrere nye poster, men ikke endre poster som allerede ligger i lønnssystemet endringer og avgrensinger må meldes DFØ Sett inn firmakode og hak av for aktuelt e-skjema
YHR_HURTIGREG IT0014 Faste tillegg Oppgi periode for en periode fra-til og beløp Utbetales på hovedlønn IT0015 Variable tillegg Oppgi med beløp med dato for opptjeningstidspunkt Utbetales på hovedlønn IT2010 Godtgjørelsesposter Oppgi med antall med dato for opptjeningstidspunkt Utbetales til hovedlønn IT0267 Var.till.- eks.ord.lønnavr. Oppgis med beløp og/eller antall og utbetalingsdato Utbetales på bonuskjøring 33 06.05.2017
YHR_HURTIGREG Bruk ENTER fra og med felt for ansattnr - til og med felt for BELØP deretter TAB Registreringsbildene for de ulike registreringstypene er tilnærmet identiske Send til godkjenning til GK2
YHR_HURTIGREG Når du er ferdig med å registrere, klikker du på knappen Send til godkjenning De linjene som blir sendt til oppdatering får et grønt lys i feltet foran ansattnummeret Linjer som merkes med gul trekant, kan sendes på nytt dersom meldingsteksten som kommer opp bare er et varsel og posten ikke må endres Under skjemaet kommer følgende melding Linjer som ikke sendes til oppdatering fordi systemet finner feil, får rødt lys i feltet foran ansattnummeret Under skjemaet kommer følgende melding
Tekst Tekstfeltet finnes for IT0014 faste tillegg, IT0015 variable tillegg og IT0267 variable tillegg ekstraordinær avlønning, ikke for IT2010 godtgjørelsesposter Fritekst på inntil 20 karakterer. Dokumentasjon og kontroll Tekst på lønnart for lønnsslippen Dersom du ikke fyller ut tekstfeltet er det navnet på lønnarten som blir skrevet ut på lønnsslippen 36 06.05.2017
Konteringsfeltene I konteringsfeltene vises kostnadsfordelingen i IT0027 Kostnadsfordeling, deltype 01 Lønn Hvis konteringsfeltene ikke skal endres kan du navigere forbi til ønsket felt eller linje ved bruk av «tab». Alternativt kan du flytte skrivemerket direkte til ønsket felt 37 06.05.2017
YHR_STILLINGSENDRING Transaksjonskode YHR_STILLINGSENDRING Endring i stilling/lønn Endring av stilling, organisasjonsenhet, stillingskode og/eller lønnstrinn Endring av stillingsprosent Endring av kostnadsfordeling Fungering Sender til godkjenning til leder (Godkjenner 2), som godkjenner i Innkurv
YHR_STILLINGSENDRING Endring av stilling, organisasjonsenhet, stillingskode og/eller lønnstrinn
YHR_STILLINGSENDRING Endring av stillingsprosent NB! Dersom endringen i stillingsprosent er varig, regnes dette som om vedkommende fratrer deler av stillingen. Det samme gjelder dersom arbeidsgiver sier opp en arbeidstaker fra deler av en stilling. Da skal det foretas et sluttoppgjør svarende til den prosentdelen av stillingen som vedkommende slutter i.
YHR_STILLINGSENDRING Endring av kostnadsfordeling ( oppdateres i IT 00027) Her kan du registrere avvikende kontering på den enkelte ansatte for hovedlønn og reise. Konteringen på hver enkelt ansatt hentes fra organisasjonsenheten hvor stillingen til den ansatte tilhører. Hvis det er endring av kontering for hele organisasjonsenheten må det sendes inn bestilling i Solman til DFØ. Hvis den ansatte skal lønnes 100% fra en annen organisasjonsenhet bør vedkommende flyttes ved bruk av Endring av stilling, org.enhet, SKO og/eller ltr.
YHR_STILLINGSENDRING Fungering Her må både startdato og sluttdato fylles inn. Velg riktig saksbehandlingsårsak. Saksbehandlingsårsak Fungering mer enn 2 år gir medregning i Statens pensjonskasse, SPK. Saksbehandlingsårsak Endre periode fungering, benyttes når det allerede er registrert en fungeringsperiode, som så skal endres.
YHR_STILLINGSENDRING I noen tilfeller sendes e-skjemaet til kontroll i DFØ etter godkjenning av Godkjenner 2, men før oppdatering av kjernesystemet Dette gjelder ved følgende valg: Kontrollør i DFØ kan sende oppgavene tilbake til saksbehandler
YHR_FRATREDELSE Feltene ansattnummer, siste dag med lønn (pensjonister første dag uten lønn), sluttårsak og evt. ny statlig arbeidsgivers navn og adresse. Merknader kan fylles ut.
YHR_FRATREDELSE Ansattnummeret kan registreres direkte i feltet og deretter trykke Enter, eller søkes opp ved å åpne valgboksen i enden av feltet Velg riktig sluttårsak Det er plass til å skrive en merknad til fratredelsen, inntil 1000 posisjoner Deretter,- Send til godkjenning
YHR_FRATREDELSE Viktig etterarbeid Vær oppmerksom på at en fratredelse via e-skjema kun ivaretar selve fratredelsen med stopp av lønn fra lønnssystemet. Det sendes en melding til saksbehandler, som en påminnelse om at sluttoppgjør må foretas (manuelt). Sluttoppgjør og utbetaling av reisetid (IT 00015/2010) legges inn via Hurtigregistrering. DFØ plukker opp disse skjemaene og ser på eventuelle merknader der det skal være registrert redusering av feriekvoter, reisetid etc. Altså, kunden legger inn selve utbetalingen selv, men avgrensninger av kvotene gjøres av DFØ etter merknad på skjema. Er ikke informasjonen klar enda, så sendes denne inn i ettertid. Det er virksomhetens ansvar å kontrollere det som er utestående, og ta kontakt med DFØ for eventuell bistand.
Arbeidsflyt og godkjenning i SAP
Arbeidsflyt SAP kjernesystem Fratredelse Stillingsendring Hurtigregistrering GK2 GK2 GK2 Ansatt selvbetjening Andre utbetalinger GK1 GK2 Variabel lønn GK1 GK2 Permisjonssøknad GK1 GK2 Overføring av feriedager GK1 GK2 Oppsigelse GK1 GK2 Sidegjøremål Ekstra skattetrekk Overføring/utbetaling av timer fra reise-/overtidssaldo GK2 Direkte til SAP GK2 Ekstern selvbetjening Betaling for oppdrag (honorar) GK1 GK2 Reise- og utleggsrefusjon GK1 GK2
Godkjenning Godkjennere E-skjema fra ansatte og eksterne følger vanlig arbeidsflyt og godkjenningsrutiner. Nye skjema kommer i innkurven, og varsles med e-post. E-skjema går i arbeidsflyt til Godkjenner 1 (saksbehandler), som: Kontrollerer skjemaet Kan endre konteringsdata Kan skanne og laste opp bilag (dersom den ansatte ikke har gjort det selv) Kan returnere skjemaet til ansatt Deretter går skjemaet til endelig godkjenning hos Godkjenner 2 (leder med budsjettdisponeringsmyndighet)
Innkurv Godkjennere Mulighet til å vise kun e-skjema eller kun reiser
Eksempel: Godkjenne Andre utbetalinger Godkjennere Du kan legge inn en kort beskrivelse på inntil 15 tegn, som kommer på lønnsslippen til den ansatte i stedet for navnet på lønnarten Dersom du skal overstyre konteringen, haker du av for dette. En ny boks åpner seg.
Eksempel: Godkjenne Permisjonssøknad Godkjennere Godkjenner 1 kontrollerer: permisjonstype periode om nødvendig dokumentasjon er vedlagt evt. avgrense poster Godkjenner får varsel ved konflikt med andre typer fravær
Eksempel: Godkjenne Overføring av feriedager Godkjennere Skjemaet er en søknad, og endrer ikke kvotene i SAP. Leder blir informert om ansattes forespørsler og kan vurdere om restferien skal avvikles eller overføres. Kan sendes til og med januar i året etter.
Eksempel: Godkjenne Oppsigelse Godkjennere Godkjenner 1 legger til Siste dag med lønn Sluttårsak Når godkjenner 2 godkjenner skjemaet, startes saksgang for fratredelse (stopp av lønn og avgrensing av aktuelle infotyper).
Skjemaer kan sendes i retur til ansatt Godkjennere e-skjema som ikke er i orden skal sendes i retur til ansatt - kommer i den ansattes innkurv ansatt korrigerer selv sender e-skjema i ny flyt til godkjenning ansatt kan eventuelt slette e-skjema selv merknad er obligatorisk ved retur Spesielt for permisjonssøknad Godkjenner 2 kan sende dette skjemaet i retur til både ansatt og Godkjenner 1.
Oppfølging av e-skjema i arbeidsflyt Godkjennere Egen rapport for oppfølging av e-skjema sendt fra selvbetjeningsportalen: YWF_VIS_SKJEMA Benyttes ved faste kontrollrutiner. Oversikt over registrerte sidegjøremål finnes i egen rapport: YHR_SIDEGJOEREMAAL Samt i Leder selvbetjening.
Eksempel på rapporten YWF_VIS_SKJEMA Fagbruker
Kontroll av e-skjema i arbeidsflyt Se SAP-biblioteket Arbeidsflyt -> Rapporter -> Vis E-skjema i arbeidsflyt Fagbruker Rapport YWF_VIS_SKJEMA Her kan man også få lagret en kopi av e-skjema
YWF_VIS_SKJEMA Fagbruker E-skjema som er sendt via hurtigregistrering kan inneholde poster for flere ansatte, dette splittes opp for godkjenning av ulike ledere og det kan derfor være vanskelig å søke på ansatt nr. da dette ikke kommer fram i rapporten. (har du sekvensnr. søk på dette)
Fagbruker Når skjema (fra yhr_hurtigreg) splittes opp får hver post et «undersekvensnr.» Dette finner du hvis du åpner skjemaet. For å se loggen for posteringen kan man søke opp undersekvensnr. Velg skjematype HR003_POST
E-skjema hvor går dataene i lønnssystemet Fagbruker Andre utbetalinger PA20, IT0015 Variable tillegg Variabel lønn PA20, IT2010 Godtgjørelsesposter Ekstra skattetrekk PA20, IT0014 Faste tillegg/trekk Permisjonssøknad PA20, IT2001 Fravær Overføring av feriedager Søknad uten direkte oppdatering i SAP Oppsigelse Når skjema sendes til postering startes saksgang for fratredelse Sidegjøremål PA20, IT9030 Sidegjøremål
Lønnarter i E-skjemaløsningen Fagbruker Rapporten YHR_LAOVERSIKT viser hvilke lønnarter som er tilgjengelig i E-skjema for ansatte og eksterne