LIERNE KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 8. september 2010 Møtetid: Kl. 09.00 NB! Merk tiden Møtested: Lierne kommune, Helsetunet De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1. varamedlem møter fast. De øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale. Ledelse, tillitsvalgte / ansatte og representanter for pårørende / eldreforeninga ved Helsetunet er invitert til møtet, sak 012/10 ved egen innkallelse. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8 SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 012/10 Besøk ved kommunale institusjoner. Helsetunet 013/10 Referatsaker 014/10 Revisjonsstrategi 2010 015/10 Gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2010 016/10 Budsjett kontroll og tilsyn 2011 Eventuelt Grong 01.09. 2010 Kåre Viken (sign) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 Mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no
SAK 012/10 BESØK VED KOMMUNALE INSTITUSJONER. HELSETUNET Kontrollutvalget 08.09. 2010 Gunnhild Berg 012/10 423-1738-5.3 Kommunestyret Saken blir lagt fram uten innstilling. Vedlegg Tidsplan for møtet på helsetunet Andre saksdokumenter ikke vedlagt Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok gjennom sin Årsplan for 2010, sak 016/09 (møte 11.11.09) ønske om å besøke en valgt avdeling innen kommunens virksomhet. Kontrollutvalget vedtok videre i sak 011/10 (møte 20.04.10) følgende: Kontrollutvalget ønsker å besøke Helsetunet den 8. September 2010 og aktuelle kandidater for informasjon og samtale kan være ledelse, tillitsvalgte, brukere, pårørende. Møtet og besøket er et ledd i kontrollutvalgets ønske om grundigere kjennskap til og dialog med avdelinger og institusjoner i kommunen. Møtet og besøket er ikke et formelt tilsynsbesøk. Invitasjon til møte ble sendt ledelse ved helsetunet, rådmann, verneombud, tillitsvalgte, leder i pårørendeforeninga og leder i eldrerådet den 17. august 2010. Ved invitasjonen ble tidsplan for møtet vedlagt. Kontrollutvalget går gjennom tidsplan og forslag til tema i forkant av besøket. Det vil ikke bli skrevet noe formelt referat eller noen rapport fra besøket, men et notat til kontrollutvalget og revisjon. En oppsummering fra besøket vil bli behandlet i kontrollutvalget på møtet i november. 013/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget 08.09. 2010 Gunnhild Berg 013/10 423-1738-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat
1. KomSek Trøndelag IKS / Egenkontroll i kommunene, KomRev Trøndelag IKS invitasjon til kurs 30.08. 2010 2. KomSek Trøndelag IKS Tilbakeføring av overskudd 17.06. 2010 3. KomSek Trøndelag IKS Innkalling til møte i representantskapet 09.04. 2010 4. KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll fra representantskapet 10.05. 2010 5. KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll fra representantskapet 10.05. 2010 6. KomSek Trøndelag IKS Invitasjon til møte ved Lierne Helsetun 17.08. 2010 SAK 014/10 REVISJONSSTRATEGI 2010 Kontrollutvalget 08.09. 2010 Gunnhild Berg 014/10 423-1738-5.3 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon vedrørende revisjonsstrategien for 2010 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenerklæring til orientering. Vedlegg Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Lierne kommune Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Forskrift om revisjon. 2. Forskrift om kontrollutvalg. 3. Kommuneloven. Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2010 i møtet. Den som foretar revisjon skal fortløpende vurdere sin egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. revisjonsforskriftens 15. Dette vil oppdragsansvarlig revisor legge frem sammen med sin presentasjon av revisjonsstrategien.
Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. SAK 015/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 1. HALVÅR 2010 Kontrollutvalget 08.09. 2010 Gunnhild Berg 015/10 423-1738-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1.halvår 2010 til orientering. 2. Rapporten oversendes kommunestyret og rådmannen, og kontrollutvalget ber en merke seg revisors vurderinger og anbefalinger å følge opp disse. Vedlegg Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskap og kommunestyre 1. halvår 2010, datert 01.09. 2010 Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Temaet i denne rapporten er ikke av de prioriterte prosjekter i den vedtatte plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011, men tilhører revisjonens faste rutiner under formell forvaltningsrevisjon. Rapporten avgis heller ikke som forvaltningsrevisjonsrapport. Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter i perioden januar til juni 2010 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. I pkt. 3.1 Formannskapet og punkt 3.2 Kommunestyret er det angitt hvilke møteprotokoller og saker som er gjennomgått. KomSek Trøndelag IKS mottok rapporten den 1. september 2010, samme dag som sakspapirer skal sendes til kontrollutvalget. Den formelle fristen for oversendelse til KomSek Trøndelag IKS er to uker før kontrollutvalgets møte. Saksbehandlers vurdering
Etter revisjonens gjennomgang har revisor kommentarer angående formannskapets bruk av hjemmelhenvisning, bruk av hasteparagrafen og budsjettregulering i sak 56/10. Angående kommunestyrets saksbehandling har revisor kommentarer til sak 43/10 i kommunestyret. Revisor finner formannskapets hjemmelhenvisning generelt mangelfull og har derfor ikke kommentert enkeltsaker. Revisjonen henstiller om at formannskapet skjerper sin praksis angående hjemmelhenvisning. Angående bruk av hasteparagrafen i formannskapets saker nr. 30/10 og 32/10. Bruk av hasteparagrafen er knyttet til situasjoner hvor det er fysisk umulig å få sammenkalt kompetent organ. I disse tilfeller er det kommunestyret som er det kompetente organ. Revisor viser i rapporten hva lovverket sier om bruken av hasteparagrafen og vurderer det slik at hasteparagrafen ikke kan benyttes av praktiske årsaker. Hvis hasteparagrafen brukes skal saken legges frem i organets neste møte. Formannskapet har i sak 56/10 vedtatt en budsjettregulering. Det er kun kommunestyret som kan vedta budsjettreguleringer. Angående kommunestyrets saker 1. halvår 2010 har revisor kommentarer til sak 43/10 hvor en er av den oppfatning at saksutredningen er uklar. Rådmann har fått utkast av rapporten tilsendt den 26.08. 2010 med frist for tilsvar innen 31. 08. 2010. Tilsvar og kommentarer er ikke gitt innen fristen. Viser for øvrig til rapporten i sin helhet. Vurderinger. Gjennomgangen viser at formannskapet i Lierne kommune bør innskjerpe sine rutiner rundt hjemmelhenvisninger. Hasteparagrafen ( Kommuneloven 13) må også kun benyttes i nødstilfelle. Rapporten viser at formannskapet har foretatt budsjettreguleringer, noe som er kommunestyrets myndighetsoppgave. Rådmannen har ikke gitt tilsvar eller kommentert utkastet til rapporten. En henstiller om at kontrollutvalget slutter seg til revisjonens konklusjon og anbefalinger, men revisjonen bør vurdere å gi administrasjonen lenger frist for tilsvar og kommentarer. Revisjonen bør og overholde frister til sekretariatet slik at en grundig gjennomgang og vurdering av rapporten kan foretas før saksutredning. SAK 016/10 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2011 Kontrollutvalget 08.09.2010 Gunnhild Berg 016/10 423-1738-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2011 for kontrollog tilsyn - med en total ramme på kr. 459 500,-.
Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Forslag til driftsbudsjett for 2011 for kontrollutvalget Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 10.05.10. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets / kommunerådets eller fylkesutvalgets / fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * 2010-2014 2010 2011 2012 2013 2014 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 45 000 46 500 46 500 46 500 46 500 Kjøp av sekretariatstjenester 95 000 98 000 98 000 98 000 98 000 Kjøp av revisjonstjenester 305 000 315 000 Total ramme kontrollutvalget 445 000 459 500 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3 % i 2010 er alle tall i 2011 kr.
De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser etc. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt noe faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Regnskapstall viser at utgifter i forbindelse med faglitteratur/tidsskrift/aviser har økt, og av den grunn overstiger denne posten en budsjettøkning på 3 %. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Til grunn for budsjettforslaget for 2011 ligger kommunens budsjettramme. Det er lagt opp til samme møteaktivitet i 2011 som for tidligere år. For de øvrige utgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittelig kostnadsøkning på 3 %. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek Trøndelag IKS (KomSek) vedtok den 10. mai budsjett 2011 og økonomiplan 2011-2014. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til.) Representantskapet i KomRev Trøndelag IKS (KomRev) vedtok den 10. mai budsjett 2011 og økonomiplan 2011-2014. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. Vurdering Kontrollutvalget har vide rammer for sitt arbeid og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Ut fra en generell betraktning, basert på erfaringer fra andre kommuner, kan det være ønskelig med et noe sterkere fokus på kommunens internkontroll/kvalitetssikringssystem. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at denne oppfølgingen fra kontrollutvalget enten løses ved regelmessige orienteringer fra administrasjonen eller ved en omprioritering innenfor vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Ønsker en derimot å foreta en tilleggsbestilling hos revisor utover det gjeldende oppdrag, må en anmode kommunestyret om en høyere ramme. Saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for de(t) kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn.
Grong 31.08. 2010 Gunnhild Berg Kontrollsekretær