INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING Ekstraordinær generalforsamling i Borettslaget Ila Kvartal II A, avholdes torsdag 25.10.2007, kl. 18.00-20.30 i personalrommet på Ila skole, Fougstadsgt. 10. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Valg av sekretær og to personer til å underskrive protokollen. C) Opptak av navnefortegnelse. D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn. 2. UTSKIFTNING AV VINDUER A) Status for vinduer, alternative strategier for utskiftning og økonomiske konsekvenser (se vedlegg) B) Avstemming rundt hvilke alternativer som skal velges (se vedlegg) Oslo, 15.10.2007 På vegne av styret for Borettslaget Ila Kvartal II A Lillian Slaaen /s/ OBOS Eiendomsforvaltning AS I generalforsamlingen kan andelseier og ektefelle/partner eller eventuell samboende møte, men bare en med stemmerett for en andel. Framleietaker har rett til å møte, men uten stemmerett. Dersom De ikke kan møte på generalforsamlingen kan De i henhold til lov om borettslag 58 siste ledd møte ved fullmektig. Ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier. Navneseddelen leveres i utfylt stand ved inngangen. Vedlagt denne innkallingen følger også retningslinjer for bygging av våtrom/ baderomsrehabilitering. Etter vedtak på ordinær generalforsamling 2007 ble det bestemt at den tidligere vedtatte støtte på kr 20 000 til bygging av våtrom etter dagens norm må skje i henhold til de retningslinjer styret i borettslaget setter. Disse retningslinjene er det altså som her følger vedlagt. Vedlagt følger også en sjekkliste som rørlegger må fylle ut. Dette betyr at bygging av våtrom fra og med 1. november 2007 må skje i henhold til retningslinjene samt at sjekklisten skal fylles ut. Utbetaling av støtten på kr 20 000 betinger at retningslinjene er fult og sjekklisten utfylt. 1
A) UTSKIFTNING AV VINDUER På ordinær generalforsamling 2007 ble forslag fremmet av beboer Rasmus Kvammen behandlet. Forslaget gikk ut på å utrede modeller for utskiftning av vinduer i gården, hva dette vil koste samt hvilke følger dette vil ha for husleien. Forslaget ble vedtatt og styret fikk i oppgave å innkalle til og legge saken frem for ekstraordinær generalforsamling høsten 2007. 1) Status for vinduer og balkongdører Mange beboere i borettslaget har vinduer i dårlig stand. Styret arbeider fortløpende med å skifte ut vinduer etter en prioriteringsliste med 5 kategorier. De 5 kategoriene er som følger (i styrets vurdering av det enkelte vindu er alltid et moment av skjønn involvert): 1 kan ikke lukkes eller låses 2 vanskelig/treg å lukke, hengsel ødelagt og trekker mye 3 trekker mindre enn 2, og betydelig punktert 4 mindre punktert og mindre trekk enn 3 5 minimal punktert og svært lite trekk De seneste årene, fra 2005, har takten i utskiftning økt ved at det nå settes av dobbelt så mye på budsjettet til dette, per i dag budsjetteres det med kr. 400 000 til utskiftning av vinduer og balkongdører. Det er likevel et stort problem for mange beboere at utskiftningen trekker ut i tid. Mange beboere har problemer med vinduer som det er vanskelig å lukke, som er punkterte samt vinduer som er svært trekkfulle. Av vinduer som er meldt inn til styret er status per primo oktober: 1-fags vindu 1 stk 2-fags vindu 51 stk 3-fags vindu 32 stk balkongdør m vindu 15 stk Generelt i gården er status for vinduer av gammel type (m. falske sprosser), rapporterte og ikke-rapporterte, per primo oktober: 1-fags vindu: 8 stk 2-fags vindu: 195 stk (hvorav 175 stk mot Fougstadsgate) 3-fags vindu: 76 stk balkongdør m vindu: 22 stk oppganger/trapp 2-fags vindu: 54 stk 2
2) Alternative strategier Slik styret ser det er det 3 mulige strategier som gir seg ut fra denne status. a) Skifte ut innrapporterte vinduer og balkongdører som er dårlige b) Skifte ut alle vinduer og balkongdører av gammel type (m. falske sprosser) c) Fortsette dagens praksis Styret mener også at de ulike strategiene har ulike konsekvenser mht valg av håndverker, kontrahering og prosjektledelse. Til strategi a) mener styret det er sakssvarende at gårdens håndverkerkontakt, Selmore Kahrs, utfører arbeidet og at dette utføres til avtalt pris. Det er viktig at gården ved styret har tillit til den håndverker som gjør arbeidet, videre at håndverkeren står i en relasjon til gården som strekker seg over tid det forplikter håndverkeren på en annen måte enn om han kun gjør en oppgave for å så miste kontakten. Videre er denne typen jobber en grunn til at håndverkere inngår avtale om å være håndverkerkontakt med gårder: Vi ringer ham om det er en dør vi har problemer med, på den annen side kan han forvente at vi vil bruke ham når det er en større operasjon som skal gjøres (forutsatt selvsagt at han er konkurransedyktig på pris). Til strategi a) mener altså styret at vi bør bruke vår egen håndverkerkontakt. Styret mener også at det til strategi a) er viktig å understreke at det er de vinduer og balkongdører som er dårlige som skal skiftes ut. Konkret har styret fått innrapportert vinduer som beboer ønsker skiftet med begrunnelse av at vedkommende har fått annet vindu skiftet tidligere og nå ønsker samme type vindu annet sted i leiligheten for slik å få en mer enhetlig vindusløsning, hva man kan kalle estetiske årsaker. Selv om styret kan forstå et slikt ønske mener imidlertid styret at et slikt ønske ikke kan etterkommes når borettslaget har andre uløste oppgave. Videre vil det være skader på vindu eller trekk fra vindu som må kunne defineres som uproblematisk og akseptabel, og følgelig ikke medfører utskiftning. Etter styrets erfaring er det vinduer som er innrapportert og som tilhører kategori 5 denne refleksjon er relevant for. Strategi a) medfører derfor at alle vinduer i kategori 5 vil inspiseres på nytt for å avgjøre om de er å forstå som dårlige eller ikke. Etter styrets erfaring vil mange, kanskje de fleste, vinduer i kategori 5 klassifiseres som dårlige, og følgelig skiftes dersom generalforsamlingen velger denne strategi, men altså ikke alle. Til strategi b) mener styret at gården bør foreta kontrahering og ekstern prosjektledelse. Dette da denne operasjonen er langt større enn strategi a (jfr. tallene under 1 ovenfor). Vi har her erfaring med Obos Prosjekt fra utskiftning av rørstammer, hvor de foretok kontraheringen (anbudsrunden samt vurderingen av de ulike alternativ og tilbydere) og prosjektledelsen (fulgte rørleggerne og kvalitetssikret arbeidet). Styret mener altså at det er viktig at strategi b) på grunn av omfanget legges ut på anbud og at vi leier inn prosjektledelse. Til strategi c) mener styret at vi skal videreføre dagens praksis. Her er det gårdens håndverkerkontakt Selmore Kahrs som foretar utskiftning av vinduer med utgangspunkt i styrets statusoversikt over dårlige vinduer, et statusdokument som baseres på det beboere har rapportert inn av dårlige vinduer og som styret så har inspisert. 3
3) Økonomiske konsekvenser I november 2005 fremla det den gang sittende styret er vedlikeholdsplan for ekstraordinær generalforsamling. Denne tok sitt utgangspunkt i gårdens alder og de vedlikeholdsbehov som nå melder seg. Alle de viktigste punktene i vedlikeholdsplanen er nå enten løst eller det er innarbeidet rutiner for å løse disse: i) utskiftning av rørstammer på kjøkken vil være fullført før årsskiftet ii) utskiftning av rørstammer på bad/toalett er det innarbeidet rutiner og støtteordning for styret opplever at disse er velfungerende og at takten i utskiftning er tilfredsstillende (omlag 10 bad per år) iii) utskiftning av oppgangsdører er gjennomført iv) ordning med oppussing av trappoppganger er igangsatt Andre oppgaver fra vedlikeholdsplanen mener styret har lavere prioritet og kan tas over lengre tid. Disse resterende oppgavene kan heller ikke måle seg med de ovenfor anførte hva angår kostnader. Det er imidlertid ett viktig unntak fra hva som her er sagt, og det er rehabilitering av fasaden. Vedlikeholdsplanen anslo at rehabilitering av fasaden i 2016 (10 år etter at vedlikeholdsplanen ble forelagt) ville være på nærmere 15 millioner kroner. På grunn av de utfordringer som ligger foran oss mener styret at det ikke er forsvarlig nå å gjøre økonomiske disposisjoner som har sterke virkninger, eller oppta lån som ikke er avsluttet 10 år frem i tid. Om 10 år vil vårt nåværende lån på 10 mill. være nær halvert og det vil være mulig for borettslaget å oppta nytt lån til rehabilitering av fasaden. En ansvarlig økonomistyring tilsier at vi i dag må gjøre disposisjoner som forbereder og muliggjør nytt lånopptak 10 år frem i tid. Det vil ikke være ansvarlig å skyve en for stor byrde til de beboere som bor her 10 år frem i tid. I de økonomiske beregningene som er gjort nedenfor, og som legges frem for generalforsamlingen, er det derfor lånopptak over 10 år som legges til grunn. Styret vil også minne om at borettslaget de siste årene har hatt en økning av årlige faste kostnader, knyttet til trappevask (150 000), gartnertjeneste (50 000) og den nevnte støtteordningen for rehabilitering av bad (budsjett: 200 000 per år). Borettslagets handlefrihet reduseres med disse økte utgiftene. Borettslagets har som tidligere anført lån på 10 millioner, hva som er nesten 3 ganger vårt årsbudsjett. Vår handlefrihet reduseres følgelig merkbart når renten stiger (når renten stiger 1 prosentpoeng, spises 3 prosent av budsjettet). Borettslagets økonomi er likevel god og tåler renteøkningen. Styret har imidlertid ved de seneste korsveier gjentatt at man må regne med at husleien vil måtte følge lønnsog prisveksten i samfunnet forøvrig. De økonomiske konsekvenser av de ulike strategier til utskiftning av vinduer og balkongdører ser ut som følger: Strategi a) Skifte ut innrapporterte vinduer som er dårlige 2-fags vindu, 51 stk x 11.931,- inkl mva = kr 608.481,- 3-fags vindu, 32 stk x 16.406,- inkl mva = kr 524.992,- balkongdør m vindu, 15 stk x 24.658,- inkl mva = kr 369.870,- 4
Dette utgjør til sammen kr 1.202.685,- eks mva og kr 1.503.343,- inkl mva 1.503.343 + 7% uforutsett = ca 1.6 mill Som anført ovenfor, til redegjørelsen av strategi a), mener styret at kategori 5 må vurderes på nytt. I tallet på 1.6 mill er imidlertid alle de innrapporterte vinduene tatt med. Det er altså grunn til å gå ut ifra at tallet på 1.6 mill vil bli noe lavere når kategori 5 er gjennomgått. Styret mener likevel at det p.t. er mest riktig å bruke summen 1.6 mill. Lån på kr 1,6 mill til dagens rente (6 % rente), nedbetaling over 10 år, gir årlige lånekostnader på kr. 218.000,-. Lån på kr 1,6 mill til 8 % rente (2% mer enn dagens rente), nedbetaling over 10 år, gir årlige lånekostnader på kr. 239.000,- Styret vil imidlertid foreslå at 300 000 kr. av de årlig budsjetterte 400 000 kr. til utskiftning av vinduer brukes til å betale renter og avdrag, og at budsjettposten følgelig reduseres til 100 000 (det vil alltid være et behov for noe utskiftning). Det er imidlertid viktig å være oppmerksom på at vi da låser en betydelig sum til renter og avdrag 10 år frem i tid. Hvis kr 300.000,- brukes årlig blir det ingen husleieøkning knyttet til utskiftning av vinduer på de to ovenfor nevnte alternativer I tillegg blir det midler igjen av de 300 000 som kan brukes til andre viktige tiltak. Hvis 300.000,- ikke brukes til lånekostnader blir husleieøkningen på hhv. 6 og 7 prosent. Strategi a) medfører ikke økte husleieutgifter. Strategi b) Skifte ut alle vinduer av gammel type Foreløpig beregnet kostnad utskiftning alle vinduer av gammel type 2-fags vindu, 195 stk x 11.931,- inkl mva = kr 2.326.545,- inkl mva 3-fags vindu, 76 stk x 16.406,- inkl mva = kr 1.246.856,- inkl mva balkongdør m vindu, 22 stk x 24.658,- inkl mva = kr 542.476,- inkl mva Dette utgjør til sammen kr 3.292.747,- eks mva og kr 4.115.877,- inkl mva Sluttsummen for utskiftning av alle vinduer av gammel type og balkongdører, uten trappoppgangene blir da: 4.115.877 + 200 000 i prosjektledelse = 4.315 + 7% uforutsett = ca 4.7 mill. Lån på kr 4,7 mill til dagens rente (6 % rente), nedbetaling over 10 år, gir årlige lånekostnader på kr. 638.000,-. Lån på kr 4,7 mill til 8 % rente (2% mer enn dagens rente), nedbetaling over 10 år, gir årlige lånekostnader på kr. 700.000,-. Som ovenfor vil styret foreslå at det brukes 300 000 kr av de årlig budsjetterte 400 000 kr til utskiftning av vinduer, til å betale renter og avdrag. 5
Hvis 300.000,- brukes årlig blir husleieøkningen på disse to alternativene hhv. 10% (ved 6% rente) og 11-12% (ved 8% rente). Hvis 300.000,- ikke brukes til lånekostnader blir økningen på hhv. 18% (ved 6% rente) og 20% (ved 8% rente). Strategi b) medfører økte husleieutgifter på 10%. Strategi c) Fortsette dagens praksis En videreføring av dagens praksis vil ikke ha nye økonomiske følger for budsjettet. B) ALTERNATIVER TIL AVSTEMNING Styrets innstilling: Et enstemmig styre innstiller på strategi a). Styret vil også gi honnør til Rasmus Kvammen som på manges vegne har fremmet saken til generalforsamlingen. Følgende tre alternativer fremlegges for ekstraordinær generalforsamling til avstemming. a) Innrapporterte vinduer og balkongdører som er dårlige skiftes. Utskiftningen er kostnadsberegnet til kr. 1.6 millioner. b) Alle vinduer av gammel type (m. falske sprosser) skiftes. Utskiftningen er kostnadsberegnet til kr. 4.7 millioner. c) Dagens praksis videreføres. 6