FINALE Avstemming Årsoppgjørskurs 2014 Ola Odden og Hermod Gundersen 1 Innhold i dette foredraget Dette foredraget vil være en gjennomgang av FINALE Avstemming med fokus på tips og triks i ulike deler av programmet. Programmet kan inneholde funksjoner eller muligheter som kanskje ikke alle har fått med seg. 2
Oppsett av FINALE Avstemming FINALE Avstemming har to typer stier for lagring av data: 1. Balanseavstemming som er arbeidskatalogen for programmet. 2. Avstemmingsmappe som er en mulighet til å produsere en mappe som inneholder alt avstemmingsinnhold, periode for periode, men som er «frikoblet» fra programmet, og som inneholder en klikkbar innholdsfortegnelse i et regneark. Muligheten for «avstemmingsmappe» er det samme innholdet som ved forsendelse av avstemmingsmappe til revisor pr e- post. 3 Klienter uten regnskapsintegrasjon FINALE Avstemming har nå mulighet for avstemming av klienter som ikke har regnskapsintegrasjon (RSI). F.eks. en enkelt klient med et annet økonomisystem der RSI ikke er tilgjengelig eller ikke teknisk mulig. FINALE Avstemming for revisorer. Ved avstemming uten RSI vil alle avstemminger som anvender kontosaldo eller ikke har behov for tilgang til transaksjoner være mulig. Eksempler på dette: Avstemming av varige driftsmidler. Avstemming av MVA med unntak av henting av transaksjon for betaling av MVA. Avstemming av andre poster der det legges til dokumentasjon fra andre kilder, f.eks. varelager. 4
Avstemmingshyppighet Avstemmingshyppighet er et viktig parameter som sikrer deg en enkel og effektiv gjennomføring av avstemmingsarbeidet. Avstemmingshyppighet styrer hvilken periode en konto skal vises i avstemmingsbildet. Månedlig, termin (2-månedlig), kvartal, tertial, halvårlig, årlig. Dersom man ikke har et aktivt forhold til oppsett av avstemmingshyppighet medfører dette at: Avstemmingsbildet inneholder konti som ikke er planlagt avstemt denne perioden, eventuelt at konti som skulle vært avstemt ikke vises i bildet og derfor ikke blir avstemt. Mangelfull planlegging av avstemmingen mindre effektiv avstemming. 5 Hvordan planlegge avstemmingshyppighet? Avstemmingshyppighet bestemmes i avstemmingsplanen. Meny Avstemming Avstemmingsplan Dette er avstemmingsplan for den enkelte klient. Avstemmingsplanen redigeres for den enkelte konto basert på klientens kontonummer. Avstemmingshyppighet redigeres mest effektivt ved å legge inn dette i en mal for avstemmingsplan, slik at man enkelt kan få effekt av planarbeidet på alle klienter. Meny Avstemming Avstemmingsplan verktøyknapp Oppsett knapp Rediger mal for avstemmingsplan. Dette er en mal som gjelder for alle klienter. Malen redigeres for den enkelte konto basert på Finale Standardkontoplan. Ta i bruk malen på den enkelte klient ved å oppdatere avstemmingsplanen fra malen. 6
Mal for avstemmingsplan Oppsett av avstemming på standardkonto-nivå, slik at alle konti kan bli omfattet av planen. Hver STD-konto kan få endret avstemmingshyppighet. Redigering kan foretas på mange konti samtidig, og standard Windows-funksjonalitet for merking fungerer: Merke flere ved bruk av CTRL-knappen og bruke muspeker til å klikke på neste knapp. Merk en serie med konti ved bruk av Shift-knappen og bruk deretter muspeker eller pil-tastene for å merke et område med konti. Velg hyppighet på den merkede kontoen eller på de merkede kontiene. Endringer i malen må velges aktivt på den enkelte klient (oppdatere plan fra malen). Nye konti på en klient får alltid egenskaper fra malen. 7 Kontospesifikasjoner for enkeltkonti Det er mulig å legge inn kontospesifikasjoner som en del av avstemmingsplanen for enkeltkonti. Legg inn enkeltkonti på den enkelte klienten. Resultatkonti, f.eks. husleie Balansekonti, kontoen vil da være flere ganger i listen. Legg inn kontospesifikasjon i avstemmingsmalen Legge inn STD 6300 for å få spesifisert husleie. Denne kontospesifikasjonen dukker opp automatisk fra avstemmingsmalen, uten at oppdatering er nødvendig. 8
Avstemme null-saldi på enkelte konti eller kontotyper I noen tilfeller er det ønskelig å identifisere konti som skal avstemmes på en annen måte enn den normale måten. Normal metode er «saldo ulik null» Enkeltkonti kan settes opp med et annet valg for visning. Endringer i malen gir deg mulighet for å sette opp dette på standardkontonivå. 9 Bankavstemming, dokumentasjon av kryssede poster 10
Viktighet av riktig standardkontokode FINALE Avstemming styres av standardkontokoden til kontoen fra kontoplanen i programmet. Standardkontokoden settes opp felles for FINALE Årsoppgjør, FINALE Rapportering og FINALE Avstemming. Når standardkonto først er tildelt, vil den være uendret, også mellom programmene på samme klient. 11 Merverdiavgift og Altinn Vi arbeider med anvendelse av MVA-oppgavene fra Altinn direkte inn i FINALE Avstemming. Avstemming foretas ofte før innsendelse til Altinn. Ny avstemming vil være at man også kontrollerer oppgave i Altinn mot den oppgaven man registrerte at man skulle sende inn mot den faktisk innsendte oppgaven. Revisorer kan foreta avstemming av hele året mot oppgaver som hentes ut fra Altinn i forbindelse med årsoppgjøret. 12
KS Komplett må installeres på årstall!! KS Komplett maler fra NARF må lagres med en mappe for hvert år. Oppsett av FINALE Avstemming gjøres med maler år for år. Viktig å lagre malene i en mappe for hvert år, slik at man kan ha tilgang til maler for hvert enkelt år. 13 Åpne poster, avstemmingsperioder Bankavstemming og åpne poster: Ved første gangs avstemming med FINALE Avstemming må man legge inn åpne poster manuelt. Deretter kan man avstemme perioden. Åpne poster legges inn i første bilde. Saldospesifikasjon av avsetningskonti mv. Saldospesifikasjon ved første gangs avstemming kan legges inn, men i de fleste tilfeller finner programmet ut av dette uten at saldospesifikasjon legges inn. Ved første gangs bruk, kan man f.eks. avstemme pr 31.12. foregående år på slike konti med FINALE Årsoppgjør dersom du ønsker å finnes saldospesifikasjon IB neste år. Saldospesifikasjoner ved første gangs avstemming er mest effektiv ved en lengre regnskapsperiode, slik at saldo UB består av transaksjoner i perioden. Saldospesifikasjon jobber baklengs fra saldotidspunktet. 14
Legge til egen dokumentasjon Vær oppmerksom på at man kan legge til sin egen dokumentasjon fra dokumenter på disk. Skannede dokumenter. Egne regneark. osv. 15