Oppdatert 11.01.15 Prosjektplan for arbeidet med Kommunereformen Prosjekteier: Lier kommune v/kommunestyret Styringsgruppe: Formannskapet Prosjektansvarlig: Rådmannen med rådmannsteamet Prosjektleder: Einar Jørstad Varighet: 1.januar 2015-31.desember 2015 Styringsdokumenter: Prosjektplan (denne), fremdriftsplan med milepæler, kommunikasjonsplan Mandat Mandatet for prosjektet ble vedtatt av formannskapet den 27.11.12. Lier kommune utreder og foretar vurderinger av flere alternative modeller for kommuneinndeling dels i egenregi, dels sammen med andre kommuner. 1. Utredningsarbeidet fasedeles, der et forstudium av alternativene inngår. Betydningen av nasjonale føringer, lokale og regionale beslutninger for prosessen vurderes av styringsgruppen (formannskapet). Styringsgruppen avgjør hvilke alternativer som forelegges kommunestyret for avgjørelse i endelig utredning 2. Lier kommune velger innledningsvis å utrede følgende alternative retninger for fremtidig kommuneinndeling: 1. Alternativ 0 Lier som egen kommune 2. Alternativ Vest Drammen og Andre 3. Alternativ Øst Asker og andre 4. Alternativ Syd Røyken og Hurum 3. Muligheter og utfordringer belyses i hvert av alternativet for flg. Tema: a. Innbyggerne b. Lokaldemokratiet c. Kommunen som tjenesteleverandør d. Kommunen som samfunnsaktør e. Kommunen som myndighetsutøver f. Kommunen som bærer av lokal identitet og kultur 4. Som en del av utredningen gjennomføres det i tidlig fase en representativ undersøkelse blant innbyggerne i kommunen. I tillegg kartlegges synspunkter i kommunens egen organisasjon som et ledd i utvikling av kunnskapsgrunnlaget og medarbeidernes medvirkning. 5. Rådmannen setter sammen en egen prosjektorganisasjon for å håndtere utredningsarbeidet og prosessen. Rådmannen fremmer egne sak om finansiering av utredningene. 6. Endelig utredning legges fram for styringsgruppen i mars 2015. Styringsgruppen fremmer innstilling til kommunestyret om videre behandling av saken. 1 av 4
Målsettinger Formål: Hovedmål: Delmål: Kommunestyret i Lier skal beslutte videre behandling av saken om fremtidig kommuneinndeling. Utrede, drøfte og legge fram alternative retninger i egenregi og sammen med andre kommuner for framtidig kommuneinndeling, samt foreta valg av alternative retninger og utarbeide beslutningsgrunnlag med innstilling til kommunestyret. Gjennomføre utredninger primært ved bruk av interne personer og kompetanse med vekt på fremtidsutfordringer innen hvert enkelt sektorområde. Gjennomføre representativ undersøkelse blant innbyggerne for å kartlegge lokal identitet, kultur og synspunkter på alternativ kommuneinndeling. Gjennomføre kartlegging av synspunkter på samarbeid og kommuneinndelinger i kommunens egen organisasjon. Tett oppfølging av eksterne utredninger og prosesser, der Liers interesser settes tydelig på dagsorden. Prosessmål: Legge til rette for informasjon til, og medvirkning fra, kommunens innbyggere i alle aldersgrupper. Legge til rette for informasjon til, og medvirkning fra, aktører i Liers lokalsamfunn. Legge til rette for informasjon til, og medvirkning fra, kommunens egen organisasjon (lokalpolitikere, tillitsvalgte, medarbeidere osv.) 2 av 4
Organisering Rolle Ansvar og oppgaver Navn Styringsgruppe - (prosjekteier) Formannskapet har overordnet ansvar for styringen av prosjektet, herunder å fastsette og følge opp mandat, målsetninger, prosjektplaner, milepæler og budsjett. Det er prosjektets styringsgruppe som skal fatte beslutninger om Helene Justad (leder) Prosjektansvarlig - RT (ansvarlig utførende) Prosjektleder overordnede veivalg og prioriteringer. Rådmannen med rådmannsteamet rapporterer til prosjektets styringsgruppe og har overordnet ansvar for å styre den daglige aktiviteten i prosjektet. Ansvar for fremdriften. Ansvar for at utredningene og arbeidet som gjøres er forsvarlig. Rådmannen har overordnet ansvar for å følge opp arbeidet i de ulike eksterne utredninger/prosesser. Sikre og beslutte ressursbruk ute i prosjektet. Rådmannens prosjektleder rapporterer til styringsgruppa og rådmannsteamet og har ansvaret for å lede og koordinere medarbeidere og arbeid som utføres i prosjektregi. Prosjektleder kan gis oppgaver knyttet til oppfølging av eksterne prosesser/utredninger. Hans-Petter Christensen Einar Heitmann Bente Gravdal Synnøve Tovsrud Einar Jørstad Prosjektmedarbeidere Ressurspersoner Konsulenter Tillitsvalgte Prosjektleder er sekretariat for styringsgruppa og sørger for at utsending av innkalling skjer minst 1 uke før styringsgruppemøter. Prosjektleder fører referat fra styringsgruppemøtene. Prosjektmedarbeidere har ansvaret for å utføre definerte oppgaver i prosjektet og rapporterer til prosjektleder. Andre medarbeidere i kommunen som er bidragsytere til utredningsarbeid eller prosess innen et definert område. Eventuelle innleide konsulenter har ansvar for å utføre definerte oppgaver og rapporterer til prosjektleder. Ansvar for å gi medarbeidere informasjon om arbeidet, motta og videreformidle innspill fra medarbeiderne. Henriette Eriksen (Helse/omsorg) Øystein Granheim (Økonomi/adm.) Marianne Støa (Oppvekst) Jan Moen (Samfunnsutvikling) Karin D. Klæboe (HR/personal) Kristine Kjelsrud (Kommunikasjon) 3 av 4
Fremdrift hovedmilepæler MP Beskrivelse Dato Ansvar 7 Prosjektplaner vedtatt 19.februar 2015 Omfatter prosjektplan, budsjett og fremdriftsplan 12 Nettsted og brosjyre for informasjon/medvirkning lansert Informasjonskanaler for informasjon og dialog med innbyggerne gjennom prosessen 17 Presentasjon av foreløpige resultater/momenter Egne utredninger (innbyggerundersøkelse?) 20 Drøftet utkast til Liers egen utredning (forstudie) Omfatter egne utredninger, innbyggerundersøkelse og foreløpige resultater av medvirkningsarbeid. 21 Resultat(er) av felles utredning(er) foreligger Utredning i regi av Bærum/Asker og eventuelt andre fellesutredninger. 26.mars 2015 7.mai 2015 4.juni 2015 1.oktober 2015 22 Styringsgruppa har vedtatt innstilling til kommunestyret Utgangen desember? 23 Kommunestyrets beslutning foreligger Utgangen januar? 4 av 4
Prosjektbudsjett 2015 Administrasjonens egne arbeidstimer, reiser og representasjon er holdt utenom prosjektbudsjettet. Inntekter Egenkapital Egenkapital kommunen 1 100 000 Tilskudd Skjønnstilskudd fylkesmannen 600 000 Tilskudd departementet (innbyggerundersøkelse) 100 000 Sum inntekter 1 800 00 Utgifter Utredningstjenester Utredningsarbeid/konsulentbistand 800 000 Innbyggerundersøkelse 300 000 Kvalitetssikring 100 000 Andre konsulenttjenester Kommunikasjon/informasjon 100 000 Medvirkning Nettsted/blogg/digitalt 100 000 Trykking materiell/brosjyre til innbyggere 30 000 Medvirkningsaktiviteter (skoleklasser, informasjonsmøter osv.) 120 000 Møter/work-shop ol. Interne møter (Politiske verksted, bruker-/foreldrepresentanter osv) 200 000 Prosjektmøter (styringsgruppe, prosjektgruppe osv.) 50 000 Sum utgifter 1 800 000 5 av 4