Referat fra NMF OSLOS STYREMØTE Tirsdag 22. april 2014 17:00-18:30 Til stede: Elisabeth Holven (EH), Imon Barua (IB), Sarah Løvdahl (SL), Sakshi Sharma (SS), Gudrun Grene (GG), Sara Namek (SN), Liva Klingen (LK),, Christine Carlsen CC, Ane Vassbotn (AV), Faisal Khan (FK) Frafall: Nikoline Gamst (NG), Vivian Amundsen ( VA), Eric Tande (ET), Thomas Jensen (TJ), Pallavi Puri (PP) Møteleder: Elisabeth Ordstyrer: Gudrun Referent: Imon SAK 1: Godkjenning av møteinnkallelse og referat Møteinnkallelse og referat ble godkjent. SAK 2: Valg av referent IB og GG ble valgt som referent og ordstyrer for møtet. SAK 3: Spørsmål og kommentarer til oppdatering fra tillitsvalgte på mail Oppdateringer fra styremedlemmer som ble tatt på mail: Ane, grunnutdanningsansvarlig: Siden sist har jeg vært utrolig opptatt med valg og landsmøte i NSO, så jeg har ikke fått gjort så veldig mye. Jeg har snakket litt med ny nasjonalt styrerepresentant fra Trondheim om hospitering; har noen spørsmål til dere som vi kanskje kan ta opp på møtet? Ellers har jeg deltatt på valgallmøte og fått en del verv som er veldig relevante for grunnutdanning, blant annet skal jeg sitte i programrådet. Gudrun, kommunikasjonsansvarlig Siden sist har jeg jobba en del med gjennomføring av One Health Weekend, i tillegg til generell Nmf-promo på FB, utsendelse av kullmail og nyhetsbrev, saker på nettsiden og kurspåmeldinger.
Sakshi, økonomiansvarlig Siden sist har jeg hatt mye papirarbeid og mailarbeid. Har jobbet litt med regnskapet og vært med på One Health Weekend. Til helgen skal jeg da på UAEM konferansen i Basel (et projekt under NMF). Elisabeth, leder: -Vært vara for NS- rep på styremøte og mail. Kort rapport fra NS-møte er sendt. -Søkt NS- rep 2014. -Deltatt på LNU- kurs i økonomistyring og jobber med å få oversikt over arrangementregnskaper for å kunne sende bekreftelse om på bruk av LNU- midler. - Planleggingsmøte med co- trainer for å ferdigstille training-arrangement i mai. -Jobbet med grunnutdanning: arbeidsgruppen har lagt en plan for arbeid fremover i samarbeid med MFU. Begynt å planlegge TVK2 i lokallaget i samarbeid med tillitsvalgtopplæringsansvarlig. -I Oslo Legeforening: deltatt på debattmøte om lokalsykehuskapasitet i hovedstadsområdet. Høringer relevant til landsmøte er besvart på mail. Imon, nestleder: - jobbet med gjennomføringen av One Health Weekend - deltatt på møte i arbeidsgruppen for grunnutdanningssamarbeid med MFU, for å legge strategi etc mot dekanvalget - deltatt på møte med Oslo Legeforening som vara - dannet komite for å innstille en kandidat til ny NS-representant sammen med Nikoline, Eric og Sarah. Faisal, mentoransvarlig: har vært på praksis de siste tre ukene så har ikke fått gjort så mye som jeg ønsket. 1. Sendt mail til mulige mentorer 2. Lagt inn nye studenter på de nåværende gruppene 3. Laget en liste som skal deles ut til kullene hvor studentene kan melde seg på en evt spesialitet. Trenger litt hjelp fra noen av dere til å dele ut i deres kull. 4. -Skal henge opp plakater denne uken om mentorordninge Nikoline, klinisk utvekslingsansvarlig: OUS har booket bolig for 10 incomings fra 13. august til 14. september. Dette gir oss bedre tid til å få dem testet enn vi hadde i fjor, og vi slipper å trygle faddere om å innlosjere studentene på sofaene sine et par dager i forkant av utvekslingsperioden :-) Vi har sendt mail til incomings og bedt dem være i Oslo fra 13. august, så sant det lar seg gjøre for dem. Lovisenberg har sagt ja til å ta i mot 2 studenter i år også. Vi har fått navn og info om 9 incomings så langt fra nasjonalt ansvarlig. Jobber nå tett med OUS for at kabalen med studentenes avdelingsønsker og avdelingenes kapasitet skal gå opp. Dette har vist seg å være noe krevende. 3 studenter er endelig plassert hittil. Sender ut CA (=Card of Confirmation) til incomings fortløpende etterhvert som vi finner plasser til dem. Venter nå på at OUS skal
prøve å skaffe 6 spesifikke plasser. Har avtalt dato for lunsj med studenter og OUS den 11. september 2014 Har sendt ut fadder-rekrutteringsmail i samarbeid med forskningsutveksling. Klinisk har hittil 9 aktivitetsfaddere (inkludert Eric og meg), og 4 kontaktfaddere. Vi trenger mange flere. Gi oss beskjed hvis noen av dere i styret har lyst til å være fadder :-) Diskutert aktuelle personer til vervet som sosialt ansvarlig med Liva, Vivian og Elisabeth. Søkt MSU og legater/fond om støtte. Venter fortsatt på svar på søknadene. Sarah, turnusansvarlig: Siden landsmøtet har det vært litt stille i påvente av fordeling av oppgaver fra det nye arbeidsprogrammet. Det skulle vi ha kommet i gang med, men siden Christine forsvant har dette stått på stedet hvil. Even er nasjonal lønn- og turnusansvarlig enn så lenge, og har stålkontroll på de viktigste oppgavene våre frem til forhandlingene med Spekter. Vi jobber litt i kulissene med et medieoppslag på uryddighet ift ansettelse av medisinstudenter med lisens, men ellers er det ikke så mye nytt å melde. Liva, forskningsutvekslingsansvarlig: Vi jobber med mye de samme oppgavene som sist oppdatering. Ellers begynner alle AF (Application form) å bli sendt ut fra alle våre utreisende studentene. Av de 9 som skal reise, har 7 sendt inn AF og disse venter dermed på CA (Card of acceptance). Vi har sendt inn flere søknader om økonomisk støtte, og venter på status på disse. Det er også et par (utenom meg og Vivian) som har meldt sin interesse som kontaktfadder for utvekslingsstudenter, men som Nikoline sa trenger vi flere. Sara, kurskoordinater: - Var med på idrettsmedisinkonferansen på høgskolen - Har vært veldig mye i kontakt med kursarrangørene, ettersom kursene nærmer seg ( PS: Hadde vært veldig snilt om dere kunne invitere folk til farmakologikurset! Skal legge det ut på kullsidene etter hvert, har ventet litt med pga. det ble veldig mye Nmf -post før påsken. Vet noen om det er mulig å invitere de som har trykket like på på Nmf Oslo? - Skaffet kursmedhjelpere til kursene - Sendt inn søknader om støtte SAK 4: Planlegging av handoverperiode for Oslo 2014 EH orienterer styret kort om hva som er tenker for handoverperioden for Oslo 2014. TVK2 avholdes i august/september og vil foregå over to dager (en helg). Dato er ikke fastsatt. Dersom noen allerede nå vet om datoer som passer dårlig, er det fint om dere gir beskjed helst innen uken, så tar EH hensyn til det når det sendes ut doodle.
SAK 5: Årsmøte valgkomié, promotering organisering EH ber styret komme med forslag til hvordan man promotere årsmøte bedre. EH: Ifjor var det relativt sett godt oppmøte, men vi bør jobbe for å få enda høyere oppmøte i år. Forslag som kom opp: 1. - ha det ekslusivt og vurdere muligheten for å ha det på legenes hus. Gjøre det spesielt ( Ane) 2. - Starte med å lage plakater og promotering allerede nå. Mange som ønsker å engasjere, men kanskje ikke er klar over når årsmøte er. ( Sarah) EH: Årsmøte bestemmes på neste styremøte 3. Plakater, Æsculap, goodiebags, gå inn i forelesninger. (Christine) 4. Ha et intervju med hvert enkelt styremedlem der de kan fortelle om hva vervet går ut på og deres erfaringer. Gjerne på film, men skriftlig intervju med bilde kan også gå. (Imon) 5. Invitere folk til å komme på styremøte f eks ved å skrive datoer for styremøter på facebook. (Ane) 6. Må forsøke å ha effektivt årsmøte, så vi bør tenke på hvordan få best mulig gjennomføring. (Sarah). EH: Dokumenter ble sendt ut på forhånd, men styremedlemmene ble ofte stilt spørsmål underveis. Dette var litt av grunnen til at møtet varte så lenge. 7. Hente inn ekstern ordstyrer. ( Ane) Ane hadde også noen forslag til potensielle kandidater. 8. Kan se på mulighetene for å bruke klikkere, for å gjøre selve valget mer effektivt. ( Gudrun) 9. Dele ut flyers til studentene på PK ( Faisal) Det blir laget en årsmøtekomité bestående av Elisabeth, Imon, Gudrun, Sara og Faisal. SAK 6: Vervbeskrivelser: EH: alle skal skrive vervbeskrivelser og årsrapport. Vente med fullføring av beskrivelse til siste styremøtet. Både vervbeskrivelse og årsrapport skal være på halv side, men ikke i samme dokument. Har vært problematisk tidligere, derfor greit å ha frist for dette. Frist for innsendelse av vervbeskrivelse og årsrapport blir satt til 1.juli. Sarah: Hva hvis man ikke rekker å gjøre alt man skulle gjøre i vervet? EH: Kommenteres i årsrapporten og evt med begrunnelse. Kan redegjøre for dette på årsmøte. Sak 7: Samarbeid med andre studentforeninger. Styret diskuterer samarbeid med andre studentforeninger og hvodan dette har artet seg. Sarah: Styret bør lage en rapport ved alle samarbeidsprosjekter, som kan gis over til neste styre. Dette for å sikre god flyt og utveksling av erfaringer.
Foreninger som Nmf Oslo samarbeider med foreløpig: DNV-S ( veterinærstudentene), NoPSA ( farmasistudentene), MFU Alterntive foreninger som det ønsker samarbeid med: Jussbuss ( Imon tar kontakt) Jurk ( engasjert i bl a mor&barn helse, kan kanskje få til samarbeid med MedHum. Christine) Samarbeid med veterinærstudentene ( One Health Weekend): EH: Blir ikke underskuddsgaranti fra Nmf Nasjonalt da OHW gikk i overskudd. Christine: Training og mindre arrangementer kan være et alternativ for å styrke samarbeidet med veterinærstudentene. Selv om vi kan et stort arrangement, bør det også være rom for å flere mindre arrangementer. Imon: Har hatt et veldig godt samarbeid med DNV-S og planlegger å ha et evalueringsmøte ifb gjennomføringen av One Health Weekend. Vi skal også engasjere andre studentforeninger som NoPSA, sykepleierstudentene etc i neste års samarbeid. SAK 8: Forberede budsjett 2015 som sak på styremøte i mai Sakshi går kort gjennom hvilke endringer hun foreslår i budsjettet, resten kommer på mail. Sakshi: Setter opp 7-8000 til kurs ( i dag er det satt av 0). Mer midler til forskningsutveksling ( + 6.000). Sarah: Kan vi finne alternative bruksmåte for de 7500 kr som ble satt av til arbeidslivsgruppen. EH oppfordrer alle i styret til å sette seg inn i budsjettet, slik at på neste styremøtet kan komme med forslag til budsjettendringer. SAK 9: Nasjonal styrerepresentant for Oslo 2014 Elisabeth og Christine går ut av rommet. Valgkomiteen ( Imon, Sarah, Eric og Nikoline) fikk i forkant av styremøtet oppdrag om å intervjue de ulike kandidatene og gi en innstilling til vervet. Valgkomiteen redegjør for sitt arbeid; Da det var kort frist til styremøtet og problematisk med møte over påskeferien, ble det gjennomført telefonintervju med alle de tre søkerne. Valgkomiteen hadde deretter en diskusjon, før de kom fra til en innstilling. Valgkomiteen redegjør for sin innstilling og ber styret diskutere hvem de mener er. Diskusjon og stemmegivning referatføres ikke da dette er personvalg. Styret gikk inn for å innsette Elisabeth Holven til nasjonalt styrerepresentant for lokallaget ut 2014. Imon, nestleder i lokallaget, konstitueres som leder av lokallaget fram til årsmøte. SAK 10: Eventuelt og møtekritikk
17.mai frokost: Oslo legeforening har bedt EH forhøre seg om noen i lokallaget som kan være interessert i å dele ut lodd og drinker fra kl. 12-14 på 17. mai. EH forteller at dette kan være interessant og skal selv delta hvis hun har mulighet. Ane melder også interesse. De øvrige som er interesserte bes om å sende mail til EH Hospiteringssak Ane leser opp spørsmål fra Helene (PR ansvarlig i Nasjonalt styre fra Nmf Trondheim) om spørsmål vedrørende roblemer knyttet til hospitering. Ane tar kontakt med kulltillitsvalgt og MFU og følger opp saken. Mentorordningen: Faisal: sende en liste om mentorordningen til 1-5. semester der folk kan skrive seg på. På denne listen blir de spurt om hva slags spesialitet de ønsker å bli bedre kjent med. Dette vil bidra til å sette fokus på mentorordningen. Journalkort De som har sittet på kontoret på onsdager påpeker at det har vært mangel på journalkort. EH: Vi har byttet selskap og det har derfor vært problematisk med journalkort. Men det er blitt bestilt nye journalkort i nevro, og de vi skal også bestille de øvrige. Styret ga ros for effektiv møteledelse og var enige om at innføringen av tidsplan i forkant av møtet var positivt.