Frogn kommune Rådmannsgruppen Fylkesmannen i Oslo og Akershus Pb. 8111 Dep 0032 OSLO Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 16/00836-10 Kari Veidahl Aagaard 20.12.2016 Erklæring om retting av brudd på regelverket påpekt etter tilsyn ved Dyrløkkeåsen skole Tilsynsrapporten av 16.09.2016 Forvaltningskompetanse avgjørelser om særskilt tilrettelegging vurderte 13 rettslige krav og avdekket lovbrudd i 12 av 13 punkter i kapittel 3,4 og 5. De er knyttet til generelle saksbehandlingsregler, spesialundervisning og særskilt språkopplæring. Flere av avvikene henger sammen, dvs at de tilhører samme type vedtak. Frogn kommune erklærer at alle brudd er rettet og lukket. Kommunen vil ha økt fokus på saksbehandling gjennom 2017 og deretter årlige rutiner, som beskrevet i Vedlegg 9. Kapittel 3: Frogn kommune sørger for at saksbehandling ved Dyrløkkeåsen skole, i saker om spesialundervisning og særskilt språkopplæring, oppfyller forvaltningslovens krav til forhåndsvarsling og enkeltvedtak, jf forvaltningslovens 16 og 24-27. Kapittel 4: Frogn kommune sørger for at Dyrløkkeåsen skole, i saker som gjelder spesialundervisning, oppfyller opplæringsloven 5-1, 5-3 og 5-4, jf forvaltningslovens 2 og kapittel IV og V. Kapittel 5: Frogn kommune sørger for at Dyrløkkeåsen skole, i saker som gjelder særskilt språkopplæring, oppfyller forvaltningslovens 2 og kapittel IV og V og opplæringslovens 2-8. Det er utarbeidet rutiner og maler/standardtekster, disse er beskrevet under og ligger som vedlegg til innsendingen: Mal/standardtekst og rutine for forhåndsvarsel for spesialundervisning og særskilt språkopplæring, og evt opphør av sistnevnte. Vedlegg 1 Mal/standardtekst for enkeltvedtak ang spesialundervisning og særskilt språkopplæring. Vedlegg 0 Postadresse Besøksadresse Telefon 64 90 60 00 Org.nr. 963 999 089 Postboks 10 Rådhusveien 6 Telefaks Bankgiro 1617.07.02720 1441 Drøbak 1443 DRØBAK postmottak@frogn.kommune.no www.frogn.kommune.no Side 1 av 6
Foreldrenes rett til å uttale seg om innholdet i sakkyndig vurdering sikres gjennom møte mellom PPT, skolen og foresatte før enkeltvedtak fattes. Vedlegg 7A, 7B og 8B Rutine for kartlegging av elever med særskilt språkopplæring. Vedlegg 7C Hva Frogn har gjort for å rette lovbrudd, og hva vi gjør videre for å sikre riktig saksbehandling: Fylkesmannen henviser til sakkyndig vurdering med utydelige anbefalinger ang intervall/timetall fra PPT, og uklare begreper der spesialpedagog, pedagog og lærer blandes. PPT har de siste to årene hatt klare tidsrammer i sine anbefalinger, FM henviser i rapporten til eldre saker. De sakene det henvises til har vært gjenstand for kommunikasjon mellom Frogn PPT og Fylkesmannen tidligere. o PPT har siden 2014/15 operert med klare tidsressurser i sine anbefalinger. o PPT rydder nå i begrepsbruken og blir tydeligere på kompetansekrav i sine anbefalinger, og det forankres blant de som er saksbehandlere og ansvarlige for vedtak. Det ble avdekket bruk av gammel hjemmel i forbindelse med vedtak for særskilt språkopplæring, der 2-8 skulle vært brukt o Gyldige lovhenvisninger er nå sikret gjennom at Utdanningsdirektoratets maler er lagt inn som standardtekst i vårt sakarkiv-system Public 360. Disse kontrolleres og ev revideres hvert år i forbindelse med årlig gjennomgang av forvaltningsrutiner/saksbehandlingsregler med skoleledere og kontoransvarlige. o Uriktige bestemmelser i forvaltningsloven og uriktig klageinstans er samtidig rettet opp. Det ble avdekket at vedtak var fattet før frist for merknader fra foresatte var gått ut. Det ble også avdekket at samtykkeskjema ikke var levert i alle tilfellene. Dette sikres nå gjennom ny helhetlig rutine, og gjennom årlig gjennomgang av saksbehandlingsregler. Fylkesmannen skriver at vedtakene i forbindelse med spesialundervisning presiserer omfang, organisering og kompetanse, men fag og avvik fra LK06 blir ikke omtalt. Skolene henviser i vedtak til sakkyndig vurdering. Vi ser at skolene bør beskrive innhold og eventuelle avvik, selv om de følger PPTs råd, og dette rettes det opp i. Vi er i prosess med å profesjonalisere rutiner og utforming av vedtak og IOP er som en del av intern skolering. Klart språk for å lette forståelsen for foresatte blir også en del av dette. Vår ref.: 16/00836-10 Side 2 av 6
Rutiner Frogn kommune utarbeider rutiner som omfatter alle skjemaer som skal journalføres og inn i elevens mappe, og vi har interne prosedyrer for arbeidsflyt, samhandling og veiledning på systemnivå. Dette betyr rydding, og utarbeiding av nye forankrede rutiner for samhandling og samarbeid. Dokumenter/skjemaer I januar 2017 starter også et stort prosjekt med rydding i dokumenter, hvor de er lagret, hvor de skal lagres, hvem som «eier» de og hvem som skal ha ansvar for å følge opp revideringer/endringer. Dette arbeidet ledes av våre «orden i eget hus»- prosjektmedarbeidere, og omfatter arkiv, enhetsledere, saksbehandlere og superbrukere innen skole, barnehage og barn- unge og familietjenester(buf) i kommunen. Arbeidsflyt og samhandling I tillegg har vi det siste året vært i en prosess for å designe samhandling mellom skoler og BUF, Samhandlingsrutinene er basert på verdiene i Frogn kommune, erfaringer knyttet til arbeidsflyt og utfordringer profesjonene møter i ulike situasjoner. Vi har gjennomført ROS-analyse for å se på hva som kan hindre i oss å ha gode interne rutiner med brukeren i sentrum. Felles rutiner/skjemaer for skolene, disse ligger som vedlegg (nr 1-10 pr post) i samme rekkefølge Vedlegg 0. Standardtekster for enkeltvedtak, alle Udirs maler lagt inn i Public360: http://www.udir.no/regelverk-og-tilsyn/skole-og-opplaring/maler-enkeltvedtak/ 1. Forhåndsvarsel ved vedtak om spesialundervisning og særskilt språkopplæring 2. Henvisning av barn/elev til PPT 3. Samtykke til spesialundervisning 4. Samtykke til rehenvisning til PPT 5. Rehenvisning av barn/elev til PPT 6. Pedagogisk rapport 7. Interne dokumenter a. Forberedelse av nye vedtak om spesialundervisning b. Nye felles saksbehandlingsrutiner. Rutinebeskrivelser omfatter forhåndsvarsel, tidspunkt for IOP etter vedtak etv. c. Rutine for kartlegging av elever som får særskilt norskopplæring. 8. Årshjul a. Årshjul for TO-team b. Årsrutine for samarbeid mellom skole og PPT om enkeltelever. 9. Vedlegg Oversikt over arbeid med forvaltning Vår ref.: 16/00836-10 Side 3 av 6
10. Vedlegg Udirs sjekkliste ved enkeltvedtak Rutine for utviklingssamtaler og evalueringspunkter Skolene i Frogn har minimum to utviklingssamtaler pr skoleår. For elever med spesialundervisning, særskilt språkopplæring og andre tilsvarende enkeltvedtak bør det være 1-2 ekstra arbeidsmøter pr skoleår. Skolene tilstreber å ha evalueringsmøte i mai i forbindelse med årsrapport for elever med spesialundervisning. Det bør også være et i forbindelse med utforming av IOP. Det er fire evalueringspunkter: 2 utviklingssamtaler: oktober/november og mars. Her innhentes samtykke i de fleste sakene, noen saker kommer til utenom disse tidspunktene. Evaluering etter utforming av IOP (ofte i august) Årsrapport i mai/juni. Evaluering i forkant. Oppsummering av de rettslige kravene Pkt 1 og 2 Saksbehandlingsregler Gjelder forhåndsvarsel. Beskrives i vedlegg 7B Internt rutinedokument. Se også vedlegg 1 og 9 Pkt 3 5 Saksbehandlingsregler Gjelder uriktig bruk av hjemmel og manglende opplysninger. Lukkes gjennom bruk av standardtekst/mal som følger Udir. Vedlegg 0 (lenke). Pkt 6-8 Spesialundervisning Gjelder sikring av samtykke og saksbehandlingstid. Lukkes av intern rutine (vedlegg 7B) Pkt 9-10 Spesialundervisning Utydelige anbefalinger fra PPT, og vedtak følger PPT anbefalinger. Lukkes gjennom rydding i begrepsbruk som beskrevet. Alle saksbehandlere kurses. I tillegg følger vedtakene maler/standardtekster som skal sikre gode vedtak. Se også rutiner beskrevet i vedlegg 8B og 9. Pkt 11-12 Særskilt språkopplæring Gjelder begrunnelse for innhold, omfang, læreplan og organisering. Lukkes gjennom rutine beskrevet i vedlegg 7C, kursing av alle saksbehandlere (vedlegg 9) og standardtekster i Public 360 (Vedlegg 0) Pkt 13 Særskilt språkopplæring Gjelder kartlegging av norskferdigheter underveis. Vedlegg 7C NB! Alle vedlegg er oversendt pr post. Vår ref.: 16/00836-10 Side 4 av 6
Med hilsen Kari Veidahl Aagaard Grunnskolekoordinator Dokumentet er elektronisk godkjent. Kopi: Rådmannsgruppen Olav Neander Postboks 10 1441 DRØBAK Dyrløkkeåsen skole Trond Kristensen Postboks 10 1441 DRØBAK Vår ref.: 16/00836-10 Side 5 av 6
Mottaker: Fylkesmannen i Oslo og Akershus Pb. 8111 Dep 0032 OSLO Vår ref.: 16/00836-10 Side 6 av 6