Vedlegg 4 TIL ANSKAFFELSE IINR 1305-2 ABA SKOL AS KOMA (Kort OM Avtalen) Side 1 av 8
1 Leverandøropplysninger LEVERANDØROPPLYSNINGER Leverandør: ABA Skol A/S Gateadresse: Lindeveien 42 Postadresse: 1470 Lørenskog Telefonnummer: 93088077 Telefaks : 92422110 E-postadresse: info@aba-skol.no Organisasjonsnummer: 991085726 KONTAKTPERSONER Navn Mobil/Telefon E-post Kontaktperson Avtale: Jussi Inkerø 91878820 jussi@aba-skol.no Kontaktperson Kundeservice: Therese Bjurstrøm 93088077 therese@aba-skol.no Kontaktperson Kundeservice: Elin Inkerø 93088077 elin@aba-skol.no Kontaktperson Daglig leder: Per-Arne Josefsson 0046 Per-arne@aba-skol.se Daglig leder 709368120 BESTILLINGSDATA Åpningstider (hverdager): 08.00-16.00 Bestillingstelefon: 93088077 Ordre mail: info@aba-skol.no Bestillingsfrist: 3 dager føre leveranse innen kl 12.00. (lagervarer) Link til nettbutikk www.aba-skol.no Link til ehandel (Hvis tilgjengelig) 2 Avtalens varighet Avtalens varighet er fra 1.8.2013 tom 31.7.2015, med mulighet til forlengelse på 1 + 1 år av gangen. Avtalen forlenges automatisk dersom ikke annet blir meddelt skriftlig før utløpsdato, avtalens maksimale totale varighet er 4 år. I hele avtaleperioden har partene gjensidig rett til å si opp med 6 (seks) måneders skriftlig varsel. Etter avtalens utløp plikter Leverandøren å avhjelpe Oppdragsgiver med leveranser til ny avtale er på plass. 2.1 Avtalens omfang Rammeavtalen omfatter levering av barnehage og skolemøbler og inventar, minimum 3 års garantitid ekskludert montering (område B). Årlig uttak vil være avhengig av økonomiske rammevilkår, byggeaktivitet, politiske vedtak og markedssituasjonen for øvrig. Rammeavtalen skal gjelde for alle kommunale organisasjoner i Aurskog- Høland, Enebakk, Fet, Nittedal, Rælingen, Sørum og Lørenskog kommune. Det er også opsjon for tiltredelse av andre kommunale enheter/virksomheter som naturlig faller innenfor kommunens administrasjon/styre, som for eksempel kirken og det kommunale brannvesen. Rammeavtale er en avtaletype der Leverandøren forplikter seg til å levere bestemte varer og/eller tjenester til nærmere bestemte betingelser når Oppdragsgiver har behov for det. Dersom annet ikke er spesifisert i avtalen forplikter Oppdragsgiver seg ikke til uttak av noe bestemt mengde, men Oppdragsgiver forplikter seg til å benytte denne avtale ved behov av de produkter som omfattes av denne. Rammeavtalen medfører i utgangspunktet ingen økonomisk forpliktelse for Oppdragsgiver. Forpliktelsen for Oppdragsgiver oppstår når det gjøres avrop/bestilling på rammeavtalen. Den enkelte bestiller forplikter seg også å følge opp og kontrollere at produktene som blir levert er i henhold til bestilling / avtale. Side 2 av 8
3 Bestilling 3.1 Bestilling Leverandøren skal besvare enhver henvendelse innen én virkedag. Leverandøren har en fast kontaktperson som kan komme på stedet for å ta mål og foreslå løsninger. Leverandør skal levere 2D og 3D tegninger som viser foreslått løsning. I tillegg skal tegningene leveres i PDF-format/Archicad (og DWGformat ved forespørsel). 3.2 Ordrebekreftelse Leverandør skal kun godkjenne skriftlige bestillinger og Oppdragsgiver skal motta skriftlig bekreftelse på sin bestilling. Ved eventuelle avvik skal den andre part kontaktes og det skal gis mulighet til erstatningsvare. Bestillingen skal deretter bekreftes skriftlig ovenfor Oppdragsgiver. 4 Priser 4.1 Følgende vilkår gjelder for avtalen Alle rabatter knyttet til denne avtale er spesifisert i rammeavtalen. Selve rammeavtalen er beskyttet med passord og man må ta kontakt med kommunens Innkjøpsansvarlig for å få tilgang til denne. Eventuelt kan man gå inn på E- handelsløsningen for kommunen og finne avtalens produkter tilgjengelige her. Eventuelle tilbud fra Leverandøren i perioden som er mer gunstig enn de avtalte betingelsene skal automatisk gjelde for Oppdragsgiver. Leverandøren er forpliktet til å gjøre slike tilbud kjent for Oppdragsgiver. Tilbudt prisstruktur skal følge alle produkter. Det vil ikke åpnes for annerledes prisstruktur ved benevnelser som «nettoprodukter» eller liknende. De produktgrupperabatter som er gitt i tilbudet kan ikke endres i løpet av avtaleperioden. Oppdragsgiver må ha tilgang til veiledende prisliste til enhver tid i løpet av avtaleperioden. Veiledende prisliste minus avtalerabattene skal dekke alle Leverandørs kostnader ved gjennomføring av Leveransen, slik som emballasje, administrasjons- og faktureringskostnader, toll, skatter og avgifter m.v. Dersom annet ikke annet fremgår av avtalen er priser og timerater faste i kontraktsperioden. 4.2 Reisekostnader Partene dekker egne kostnader i forbindelse med reiser/møter som knytter seg til gjennomføringen av avtalen. 4.3 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelser er: Fri faktureringsmåned + 30 dager fra korrekt faktura. Leverandøren skal levere samlefaktura til den enkelte tjenestested i kommunen, dersom partene ikke har blitt enige om noe annet (som f.eks. ved bestilling via e-handel). I de kommuner det er åpnet for e-faktura skal dette foretrekkes. Betalingstiden regnes fra fakturadato på korrekt faktura. Rentefaktura aksepteres ikke dersom sen innbetaling fra Oppdragsgiver skyldes mangelfull eller uoverensstemmende dokumentasjon, følgebrev, faktura etc. fra Leverandør eller kvalitetssvikt i leveransen. Korrekt faktura skal inneholde referanse til ordrenummer eller rekvisisjonsnummer og øvrig informasjon gitt av Oppdragsgiver. Leverandøren skal alltid påføre fakturaen det avtalenummer som er angitt på avtalens første side. Oppdragsgiver har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller krav til merking. Betaling av faktura er ikke ensbetydende med aksept av fakturaunderlag. Omtvistede krav forfaller ikke til betaling før enighet er oppnådd, eller eventuelt før rettskraftig dom er avsagt. Side 3 av 8
Omtvistede krav forfaller ikke til betaling før enighet er oppnådd, eventuelt før rettskraftig dom er avsagt. Leverandør skal innen [60] dager etter at kontraktsperioden er utløpt sende sluttfaktura. Sluttfakturaen skal dekke alle Leverandørs krav i henhold til avtalen. Krav som ikke er tatt med i sluttfakturaen kan ikke senere gjøres gjeldende. Faktura skal merkes med Sluttfaktura. 4.4 Priser I henhold til leverandørens prisskjema og rabattsatser i tilbudet. Alle priser oppgis eksklusiv mva, og inkluderer toll og eventuelt andre skatter og avgifter. Alle priser er i norske kroner. Prisene inkluderer også Leverandørens forsikring frem til risikoen for hendelig uhell går over på Oppdragsgiveren. Utlegg dekkes bare i den grad de er avtalt. Det skal ikke beregnes ekspedisjons- eller faktureringsgebyr. 4.5 Tilbudsvarer Kampanjer og tilbud blir sendt til Oppdragsgiver og vil kunne ligge tilgjengelig på www.iinr.no. Alle tilbud Leverandør har skal komme Oppdragsgiver til gode. 4.6 Fakturering Alle fakturaer skal merkes med virksomhet og prosjekt, samt bestillers navn. Fakturaer skal adresseres til selvstendige enheter med eget organisasjonsnummer, og sendes til faktura mottak Fakturaen sendes til: Kommune Aurskog-Høland kommune, Fakturamottak, Rådhusveien 3, 1940 Bjørkelangen Enebakk kommune, Økonomikontoret, Prestegårdsv. 4,1912 Enebakk Fet kommune, Økonomiavdelingen, Postboks 100, 1901 Fetsund Nittedal kommune, Fakturamottak, Postboks 63,1483 Nittedal Rælingen kommune, Fakturamottak, Postboks 100, 2025 Rælingen Sørum kommune, Fakturamottak, Postboks 3, 1921 Sørumsand Lørenskog kommune, Regnskapsseksjonen, Postboks 304, 1471 Lørenskog Kostnadssted: Oppgis av kommunene ved bestilling Krav til faktura: Det er viktig for kommunene å ha god kvalitet på fakturaer. Dette vil bidra til å effektivisere den elektroniske fakturaprosessen på samme måte som riktig fakturaadresse og ansvarsnummer. Fakturaer skal være i A4 format og egnet for skanning som kan behandles av optisk fakturagjenkjenningssystem. Elektronisk fakturering: Leverandøren plikter å levere elektronisk faktura i EHF-format. Informasjon om formatet er tilgjengelig på http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/elektronisk-handelsformat-ehf. Krav til fakturareferanse: Leverandøren skal i samarbeid med Oppdragsgiver avtale struktur for fakturareferanser med den enkelte kommune. (Eks: Juridisk Enhet, Seksjon, Kostnadssted) 5 Levering 5.1 Ordrestørrelse Det er ingen minsteordre, men Oppdragsgiver bør tilstrebe å samle opp sine bestillinger for å redusere negativ påvirkningen på miljøet ved unødvendig hyppige leveranser. 5.2 Leveringstidspunkt Side 4 av 8
Leveringstidspunkt tilpasses hver oppdragsgiver, men må også tilpasses Leverandørens øvrige leveringsfrekvens. Leveringer skal foregå mellom 09:00 og 14:00. 5.3 Leveringstid Alle leveranser skal være fritt levert på angitt plass, monteres på stedet og emballasje skal fjernes og tas med av leverandøren. Oppdragsgiver må passe på at det er tilstrekkelig plass for leverandør til å montere opp møblene. Oppdragsgiver kan med fordel beskrive/merke opp hvor de enkelte møbler skal plasseres. For leveransen gjelder følgende garanti: Garantert leveringstid Lagervare: Tilbyder skal garantere leveringstid innen 3-5 virkedager (unntatt bestillinger lagt inn i juni/juli). Garantert leveringstid Spesialproduksjon: Tilbyder skal garantere leveringstid innen 30 virkedager (unntatt bestillinger lagt inn i juni/juli). Garantert leveringstid Kjøp fra underleverandør (ikke spes.prod.): Tilbyder skal garantere leveringstid innen 20 virkedager (unntatt bestillinger lagt inn i juni/juli) Ved brudd på leveringstid ut over garantitid (se punkt ovenfor) vil det inntreffe en dagsbot på 100 kr per dag, maks total ordresum. Ved gjentagende brudd (over 10 ganger i hele avtaleperioden) vil dagsboten økes til 300 kr per dag, maks total ordresum. Unntak for disse sanksjoner er bestillinger lagt inn av Oppdragsgiver i juni, juli og desember. 5.4 Krav til at levering skal fungere For at leveransen skal fungere er Leverandøren avhengig av: At bestillingsfristen overholdes At det bestilles på varenummer, finner man ikke aktuelle vare tas kontakt med Leverandør God dialog mellom Oppdragsgiver og Leverandør på hva som brukes til menyer på det enkelte sted vil være god kvalitetssikring for begge parter. At utarbeidet plankjøp følges, endringer må varsles av begge parter. For at leveransen skal fungere er Oppdragsgiver avhengig av: At kontaktperson på leveringsstedet kontaktes på forhånd for sikker levering (spesielt viktig ved skoler og barnehager). Ansvarlig person skal undertegne pakkseddel før leveransen anses som avtalt. Levering utenom avtale er inngått på forhånd vil kunne avvises. Montører skal kunne sikkerhetsklareres etter sikkerhetsloven/forsvarets krav. Oppdragsgiver krever at alle montører som skal benyttes for levering i våre lokaler har levert inn gyldig politiattest. 5.5 Transport emballasje Leverandøren skal ta all emballasje i retur. Det er ingen gebyrer forbundet til denne ordningen. 5.6 Returmulighet for gamle møbler Vi har muligheter til å ta imot møbler til gjenbruk/avfallsbehandling, for en extra kostnad. Pga. frakt og behandlingskostnader. 5.7 Feillevering og feilbestilling Ved eventuell feillevering/feilbestilling, skal Oppdragsgiver registrere avviket i e-handelsløsningens varemottaksystem. Ved større/gjentagende avviks, skal IINR sitt avviksskjema benyttes. Dette ligger tilgjengelig på www.iinr.no. IINR vil da behandle saken så fort som mulig. Eventuell feillevert/skadet/forringet vare vil bli tatt i retur og kreditert 100 %, ny vare vil bli levert etter Kundens behov. Eventuell feilbestilt vare vil kunne bli tatt i retur om det er lagervare. I andre tilfeller må dette avtales med leverandøren. Side 5 av 8
Produktet vil bli kreditert 100 % under forutsetning at krav om riktig oppbevaring er oppfylt. Ved en eventuell retur av levert vare skal våre kunder ta kontakt med Leverandørs Kundesenter, innen 48 timer, for å avklare saken. Enten elektronisk via e-mail, eller pr telefon. Varene skal returneres i originalemballasje og være ubrukt. Ved feilleveranser, transportskade eller annet forårsaket av oss, står Leverandør for returfrakt. 6 Kurstilbud Det er avtalt følgende kurstilbud i denne avtalen: Deres salgsrepresentant i Norge er Jussi Inkerø. Jussi har arbeidet mange år i bransjen, og står til tjeneste med profesjonell rådgivning og god service. Ønsker dere demonstrasjon av våre produkter, ring Jussi, så hjelper han dere. Han arrangerer informasjonsmøter, produktdemonstrasjoner, minimesser etc 7 Miljøkrav i avtalen Vi har ISO 14001:2004 sertifikat som omhandler miljøkrav. Vi arbeider mest med svenske og europeiske leverandører som oppfyller Svenske/ Norske- og EU`s krav på produksjon av barnehage- og skolemøbler. Vi har møbler i vårt sortiment som er Svanemerket, f.eks stolene Innovation C, Sting, Chair og lenestol Oppo. Våre linoleum bord er merket med Nordisk miljømerking. Møblene skal tilfredsstille miljøkravene for Svanemerket eller tilsvarende dokumenterbare europeiske miljøkrav (f. eks. EPD International standard) Møbelstoffene skal tilfredsstille miljøkravene for Øko-tex (en global kravstandard som sikrer at de tekstiler som oppfyller kravene og blir sertifiserte ikke inneholder konsentrasjoner av helseskadelige stoffer som kan være farlige for menneskers helse.), EU-blomsten (EUs miljømerkingssystem kan brukes av produkter som oppfyller høye kvalitetskrav som gjelder miljøet. Blomsten kontrolleres av uavhengige offentlige organer, og omfatter varens miljøpåvirkning gjennom hele livssyklusen.) eller tilsvarende, dokumenterbare europeiske miljøkrav på tekstiler. Leverandør arbeider med å redusere transportstrekningene som møblene har fra uthenting av råvare til ferdig produkt hos sluttkunde og reduserer emballasje (både under produksjon, under transport og ute hos kunde). Leverandør skal, der det er levering på stedet, fjerne emballasje eller annet som det ikke er naturlig for den enkelte oppdragsgiver å beholde. 8 Produktkrav i avtalen De fleste kjemikaler ( lakk,olje.lim osv) som brukes i våre møbler er luktfrie. De få leverandører som bruker sterkere kjemikaler jobber i godt ventilerte lokaler, og møblene lagerføres på godt ventilerte lagerlokaler. Vi lagerfør også en hel del møbler i våre egne lokaler, hvilket gjør at alle møbler alltid er luktfrie når de kommer til kunden. Rutinene er slik at den person som pakker møblene skal reagere om møblene ikke er nok luftet. Disse møblene skal tilbake på lagerplass til de har luftet seg ferdig. ABA-skol kan tilby gode ergonomiske løsninger for barn og voksne. Vi utvikler mange av våre produkter ved vår egen fabrikk i Sverige. Dette for å sikkerhetstille den gode ergonomiske utformingen. Vi bruker synpunkter fra barnehager og skoler i vår produktutvikling. Vi har tatt frem bord, skap, romdelere, alle med hjul, slik at de enkelt kan flyttes, uten større belastning. De fleste av våre bord fås med Akustikkoverflate, slik at støynivået i barnehager holdes nede. Noen eksempler på produkter med god ergonomisk tilpassing er: Artnr:7750032, Påkledningsbenk Arne, Side M27, Påkledningsbenken gjør at personalet enkelt kan finne en riktig sitteposisjon. Håndtaket gjør at barna holder balansen bedre. Artnr:7510335, Stellebord, Side M157. Stellebordet går så langt ned at barna selv kan klatre opp. Du slipper å løfte og sparer ryggen. Riktig arbeidshøyde stiller du enkelt inn med kontrollen. Artnr:7334219, Bord Britta med avrundede hjørner, Side M33. Bordskiver Akustikk er et slitesterkt material som har gode lyddempende egenskaper. Etterklangstiden (ecco) fra f.eks porselen og bestikkskrammel minskes vesentlig. Artnr:7410010, Pelle barnestol, Side M74. Justerbart sete og fotplate som man enkelt flytter uten verktøy. Personalet kan lett tilpasse stolen slik at barna får riktig sittestilling uten verktøy. Stolen veier 4,9 kg. Egen design. Side 6 av 8
Møblene skal ha en design som gjør at de er lette å rengjøre og det skal være lett å rengjøre under møblene. De skal ikke ha utpregede støvsamlingspunkter etc. Møblene skal ha en slitesterk/tett overflate på treverket. Ved spesielle krav til renhold må vaskeanvisning følge produktet ved levering. Leverandøren skal beskrive hvordan dette er ivaretatt for møblene. Møblene skal være av god kvalitet og funksjonalitet, som tilfredsstiller kvalitetskriteriene for Møbelfakta eller tilsvarende dokumenterbare europeiske møbelkrav. Leverandøren skal tilby gode ergonomiske løsninger for barn og voksne. Løsningene skal være enkle å bruke og skal være sikre i forhold til stabilitet på møblene. Dokumentasjon under avtaleperioden: Leverandøren skal liste opp sine viktigste ergonomisk tilpassede produkter samt en kort beskrivelse av produktenes ergonomiske fortrinn (inkludert støydemping). Listen skal oppdateres på oppfordring fra Oppdragsgiver. Leverandøren skal kun tilby møbler som er ferdig avgasset (luktfritt) og herdet før leveranse til kunde. Leverandøren skal samarbeide med kunden for å øke universell utforming. 9 Kontaktpersoner Følgende skal være kontaktpersoner for denne avtalen: Leverandør: Navn: Jussi Inkerø 918 78 820 Leverandør: Navn: Therese Bjurstørm 930 88 077 IINR: Navn: Tanja Huse-Fagerlie 63 82 54 37 / 990 85 889 For Aurskog-Høland kommune: Navn: Nan Torill Magnesholen 67 20 52 31 For Enebakk kommune: Navn: Roger Thompson 64 99 20 37 For Fet kommune: Navn: Ida Romstad 971 70 245 Navn: Bjørn Magne Bakken 63 88 87 34 For Nittedal kommune: Navn: Patricia Pacyna 67 05 90 59 / 988 71 077 Navn: Ann Helen Aaasgaard For Rælingen kommune: Navn: Sidsel Elisabeth Kroken Tittel: Kontaktperson avtale E-post: jussi@aba-skol.no Tittel: Kontaktperson kundeservice E-post: therese@aba-skol.no Tittel: Kontaktperson avtale E-post: thf@sorum.kommune.no E-post: nan.torill.magnesholen@ahk.no E-post: roger.thompson@enebakk.kommune.no E-post: ida.romstad@fet.kommune.no Tittel: Produktansvarlig, Skole- og barnehagemøbler E-post: bjorn.bakken@fet.kommune.no E-post: patricia.pacyna@nittedal.kommune.no Tittel: Produktansvarlig, Skole- og barnehagemøbler E-post: ann.helen.aasgaard@nittedal.kommune.no Tittel: Regnskapssjef / Innkjøpsrådgiver Side 7 av 8
63 83 52 97 Navn: Liz Skjalmar For Sørum kommune: Navn: Birgit M Aga 69 86 98 91 / 997 09 175 Navn: Kjersti Amdal Nyhus Navn: Torunn Marie Marigård For Lørenskog kommune: Navn: Marit Solfjeld 67 93 40 00 / 472 78 722 Navn: Margareta Ingves Navn: Tove Glenning E-post: sidsel.elisabeth.kroken@ralingen.kommune.no Tittel: Produktansvarlig, Skole- og barnehagemøbler E-post: liz.skjalmar@ralingen.kommune.no E-post: birgit.mortensen.aga@sorum.kommune.no Tittel: Produktansvarlig, Barnehagemøbler E-post: kjersti.nyhus@sorum.kommune.no Tittel: Produktansvarlig, Skolemøbler E-post: torunn.marigard@sorum.kommune.no Tittel: Innkjøpskoordinator E-post: msf@lorenskog.kommune.no Tittel: Produktansvarlig, Barnehagemøbler E-post: min@lorenskog.kommune.no Tittel: Produktansvarlig, Skolemøbler E-post: tgl@lorenskog.kommune.no Side 8 av 8