1 / 9 Vedlegg statusrapport for sluttfasen/samlet plan SØ 2015 Til styret SØ Gjelder for perioden mars-april 2015
2 / 9 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 2 SAMLET PLAN FELLES MED PNØ OG SØ GJELDER FOR MARS 2015... 3 3 STATUSRAPPORT FRA UTVALGTE OMRÅDER I SØ MARS APRIL... 4 3.1 KLINISK IBRUKTAKELSE FASE 1 (KIB 1) PSYKISK HELSEVERN OG DEFINERTE POLIKLINIKKER... 4 3.2 OPPLÆRING... 4 3.3 FLYTTING... 6 3.4 UTSTYR... 7 3.5 IKT... 7 4 STATUSRAPPORTERING AVDELINGSKOORDINATORER... 8 5 RISIKO... 9
3 / 9 1 INNLEDNING Denne statusrapporten for Samlet plan har to deler, hvor første del (kapittel 2) er felles for SØ (Sykehuset Østfold) og PNØ (Prosjekt nytt østfoldsykehus). Kapittel 3 er SØ sin egen statusrapport som tar for seg viktige områder i SØ Samlet plan. 2 SAMLET PLAN FELLES MED PNØ OG SØ GJELDER FOR MARS 2015 Denne statusrapporten er SØ og PNØ sin felles rapportering mot Samlet Plan. Planen er revidert og gjennomgått i Kontaktmøte 23.02.15. Alle opprinnelige milepæler fra Samlet Plan er beholdt uendret, men planen er utvidet i detaljering og supplert med informasjon om nøkkelaktiviteter fra de enkelte aktørers underliggende planverk som er utarbeidet og bearbeidet gjennom 2014. Status i dette sammendraget kan spores til mottatt fremdriftsrapportering mot revidert Samlet Plan og gjennomgang i Kontaktmøtet. Milepæler for SPs driftsorganisasjon er nå tatt inn i planen og SP rapporterer til hvert Kontaktmøte på lik linje med SØ, SA og PNØ. Oversikt over de nærmeste milepælene fra Samlet Plan Ikke oppnådde milepæler fra tidligere perioder er beholdt: Dato Tittel Ansvar Kommentar 05.01.15 Ferdigstilt SAT tekniske installasjoner fra PNØ PNØ Se nedenfor 05.01.15 Etablere plan og prosedyre for eierskifte PNØ Levert 02.02.15 Etablere drifts- og vedlikeholdsavtaler med entreprenører SØ Se nedenfor 02.03.15 Oppstart risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS1) Alle Levert 23.03.15 Gjennomført integrerte byggtekniske systemtester KIB1 PNØ Se nedenfor 27.03.15 Utstyrsleveranser fase 1 avsluttet PNØ Se nedenfor 07.04.15 Eierskifte fase 1 Se nedenfor Status for hovedmilepæler i perioden: Ferdigstillelse SAT SAT (site acceptance test) for de tekniske installasjoner er i hovedsak gjennomført i henhold til revidert styringsplan. SAT aktiviteter vil også foregå etter påske og det koordineres fortløpende med virksomhetstester og integrerte systemtester, men dette er ikke til hinder for gjennomføring av Eierskifte1 og anses ikke å true KIB1 04.05.15. Plan og prosedyre for eierskifte Arbeidet med Plan og prosedyre for eierskifte er avsluttet i perioden. Dokumentet er forankret i begge organisasjoner. Etablere drifts og vedlikeholdsavtaler med entreprenører I forbindelse med KIB1 overtar SØ eierskap og fullt driftsansvar for entreprise Reservekraft. For denne entreprisen er det etablert drifts- og vedlikeholdsavtale med entreprenøren. De resterende entreprisene overføres til SØ i hovedsak i oktober og avtaler for disse må utarbeides i god tid før dette. Det har vært en gjennomgang med alle entreprenører for å avklare arbeidsdeling som vil danne grunnlag for fremtidige drifts- og vedlikeholdsavtaler. Med dette avsluttes denne milepælen.
4 / 9 Gjennomført integrerte byggtekniske systemtester KIB 1 Integrerte systemtester for bygg (BIS) er gjennomført for KIB1 arealer i perioden. Det er avdekket mangler som gjør at det er behov for re-testing av et visst omfang. Dette er planlagt gjennomført i april 2015 slik at alle tester er gjennomført før KIB1 04.05.15. Utstyrsleveranser fase 1 avsluttet Utstyrsleveranser til KIB1 er i hovedsak gjennomført. Det gjenstår enkelte kompletteringer og dette er avklart mellom SØ og PNØ. Dette har ikke konsekvenser for opplæringsaktiviteter og ibruktakelse. MR er planlagt levert medio april siden dette utstyret krever kontinuerlig oppfølging når den er satt i drift. Eierskifte fase 1 Det er i perioden gått eierskiftebefaringer i alle KIB1 arealer som en del av prosessen frem mot Eierskifte1. SØ og PNØ har gjennomført befaringene sammen. Avvik er registrert i prosjektets mangeldatabase og det er utarbeidet rutiner for oppfølging og utkvittering av disse. Milepæl for Eierskifte1 er 07.04.15. 3 STATUSRAPPORT FRA UTVALGTE OMRÅDER I SØ MARS APRIL for de utvalgte områdene i SØ er; KIB 1, opplæring, utstyr, flytting og IKT. Hovedaktiviteter i denne perioden gjelder mars-april 2015. Hovedaktiviteter i neste perioden gjelder mai 2015. 3.1 Klinisk ibruktakelse fase 1 (KIB 1) Psykisk helsevern og definerte poliklinikker Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter i denne perioden ferdigstillelse av lokale beredskapsprosedyrer gjennomføring av virksomhetstester og preintro og introdager Statusmøter med avdelingssjefer og avdelingskoordinatorer (psykisk helsevern og somatikk/poliklinikker) for gjensidig informasjon for å sikre at alle aktivitetene er koordinert og at ikke noe er uteglemt Utarbeidet system for registering av pasientflytting (utsjekking/innsjekking etc.) Gjennomført testing av utstyr og IKT Gjennomført F1 flyttinger (varer før pasienter ankommer) Hovedaktiviteter i neste periode Klinisk ibruktakelse i to faser: 4. mai og 19 mai 3.2 Opplæring Fremdrift i henhold til plan Hovedaktiviteter i perioden 30.03.2015 til 30.04.2015: Preintroduksjonsdager o Gjennomført preintroduksjonsdager KIB 1 på Tuneteknikeren. 1128 medarbeidere er registrert for oppmøte og per 29.04.2015 har 974 medarbeidere fått registrert godkjent kompetansekode #preintroduksjonsdag o Opplæringsprosjektet hadde estimert ca. 1200 medarbeidere
5 / 9 o Siste planlagte dag for preintroduksjon var 27.03.2015. Ekstra preintroduksjonsdag er gjennomført 10.04.2015, 13.04.2015 og 28.04.2015 Introduksjonsdager o Introduksjonsdagene på Kalnes startet 07.04.2015. o Bidrar til at nye ID-kort blir utlevert på Kalnes på introduksjonsdagen i henhold til vedtak i arbeidsutvalget. Gjennomført tilpasset opplæring for - Ledere 07.04.2015 (92 stk.) - Ekstra for ledere 24.04.2015 - Teknisk personell, 46stk (vedtak AU) - Vektere, 28 (vedtak AU) - Pasientverter ca. 30 (vedtak AU) - 9 bioingeniører som skal ta prøver i psykisk helsevern(disse skal ha full opplæring til høsten sammen med medarbeiderne i laboratoriesenter) Bidra til at lederne registrer godkjent kompetanse i GAT-kompetansemodul (Preintroduksjonsdag KIB 1#, Introduksjonsdag KIB 1# og brannvern Kalnes#) Samarbeid med foretakssekretariatet for å sikre avviksrapportering til foretakssekretariatet Arbeidet med rutiner for å håndtere ønskede endringer i opplæringsplan (påvirker kjøreplanen for pre introdager og introduksjonsdager) i samarbeid med Samlet plan Reviderer IKT-opplæringen med utarbeidelse av struktur og prosess for IKT-opplæringen Deltar aktivt i å følge opp og koordinere MTU-opplæring og bidrar til utarbeidelse av prosedyrer Hovedaktiviteter neste periode Gjennomføre resten av introduksjonsdager KIB 1 på Kalnes. Siste dag er 08.05.2015. I tillegg er det lagt inn en oppsamlingsdag 11.05.2015 Samarbeider med fag- og kompetansavdeling i henhold til opplæring av vikarer og nyansatte som skal jobbe på Kalnes i perioden mellom KIB 1 og KIB 2 Bidra til at lederne registrer godkjent kompetanse i GAT-kompetansemodul (Preintroduksjonsdag KIB 1#, Introduksjonsdag KIB 1# og brannvern Kalnes #) Følge opp godkjent #kompetanse i GAT (status per 29.04.2015 ERP -1 person godkjent, LVMS biokjemi 106 personer godkjent, LVMS mikrobiologi 19 personer godkjent, elektronisk kurve -875 personer godkjent, elektronisk tavle - 356 personer godkjent) Planlagt møte med alle avdelingskoordinatorene KIB 2 for detaljering av opplæringsplaner (dvs. ferdigstille dreiebøker, øvelser, innhold, ressursbehov og ansvarsavklaring for pre introduksjonsdager og introduksjonsdager) den 20.05.2015 Startet planleggingen for preintroduksjonsdagene KIB 2 (oppstart 20.08 slutt 23.09 (23 planlagte dager) Startet planleggingen av introduksjonsdagene KIB 2 (03.10 27.10) - revidere survivalguiden - utarbeide nye turer for guiding med nytt manus Startet planleggingen for KIB 1 ½ Berører - Laboratoriesenter (preintro 20.08, 25.08, 26.08 og 01.09 og introdag 23.09, 24.09, 25.09 og 29.09) - Operasjon og sterilsentral - FM tjenesten
6 / 9 Følge opp at medarbeiderne melder seg på preintroduksjonsdag og introduksjonsdag KIB 2 (estimert opplæring ca 2500 medarbeidere, per 29.04.2015 er 566 medarbeidere på påmeldt i læringsportalen til preintroduksjonsdag og 600 påmeldt til introduksjonsdag) Reviderer IKT-opplæringen med utarbeidelse av struktur og prosess for IKT-opplæringen Følge opp og koordinere MTU-opplæringen og gjennomføre MTU opplæring av tverrgående MTU Starte «hand over» til fag og kompetansesenteret i forhold til opplæring av vikarer og studenter psykisk helsevern er i dialog med Mette Meisingseth 3.3 Flytting Fremdrift i henhold til plan. Hovedaktiviteter i perioden Flytteoppdrag KIB 1 gjennomført som planlagt. Ingen uforutsette hendelser eller risiko. Prosjektet har fått ros for flott gjennomføring av flyttinger i perioden. Leverandørflyttinger Følger prognosen og er i henhold til budsjett for KIB1 Budsjett for flytting KIB1 og KIB2 med Totalreform Pris i avtale med Totalreform er et estimat og en modell for videre prising. Dette er rapport til AU og i månedlige oppfølgingsmøter med økonomidirektør. Flytteprosjektet hadde en forventning om å kunne levere en økonomisk prognose for all flytting til april. Denne er fortsatt ikke ferdig utarbeidet på grunn av manglende underlag fra Totalreform. Se sak under problemstilling nedenfor. Pukkelkostnad kontraktseiere KIB1 Er i henhold til avtaler og prognose Pukkelkostnad personalressurser KIB2 Kartlegging er gjennomført i alle kliniske avdelinger som flytter i KIB2 Planlegging og estimert pukkelkostnad er kun relatert til erstatningsinnleiing tilknyttet dobbeldrift og flytteaktiviteter Godkjent i møtet med økonomidirektør og ligger til grunn for videre planlegging. Hovedaktiviteter neste periode Evaluere flytteoppdrag KIB 1 internt i SØ og med Totalreform Starte planleggingen av KIB 1 ½ o Omfang av hva som skal flyttes når er ikke kjent og kan ikke planlegges før nødvendige vedtak foreligger. o På grunn av ferieplanlegging/-avvikling og tilpasning til andre flytteoppdrag haster dette for Totalreform å få avklart. De er kjent med at vedtak vil foreligge i slutten av mai. o Flytting i en KIB 1 ½ ligger ikke til grunn i fastprismodellen med Totalreform. Timepriser ligger til grunn når forutsetningene endres. Fortsette detaljering av flytteplan KIB 2 o Se egen sak om LAB i kapittel 3 Uavklarte problemstillinger
7 / 9 3.4 Utstyr KIB 1 Signerte kontrakter i perioden: genteknologi Arbeids-EKG Diatermi Prioritet 2 gjennomgang Diverse Detaljering overvåkning i samarbeid med OU/drift Utprøvning endoskopi artroskopi i Moss Hovedaktiviteter neste periode Bestille infusjonsutstyr Starte anskaffelse simuleringslab Starte anskaffelse digital patologi Innstille endoskopi lunge/gastro/kar/uro Innstille operasjonsmikroskop Planlegge struktur og ansvarsfordeling KIB2 Ferdigstille EKG database Ferdigstille strålevernsutstyr Ferdigstille utstyr til urologi Ferdigstille pacemakere Detaljere utstyrsplassering på lager sengeområde Detaljere utplassering utstyr pasientovervåkning Detaljere utplassering utstyr anestesi/operasjon/intensiv Detaljere overflyttbart utstyr lab Designe arbeidsplass og funksjonalitet rundt intensivkuvøse Utarbeide plan for testmiljø (med integrasjoner) - pasientovervåkning 3.5 IKT Hovedaktiviteter i perioden Prosjektnavn Dato tatt i bruk Dato ferdig utrullet Elektronisk kurve (AIO 11.03.14) Pilot MetaVision ver. 6.0 (24.11.14) Start utrulling (03.03.15, ny dato 10.02.15 psykisk helsevern) Start utrulling somatikk DIPS nye moduler, Habilmodul Pasientnære analyser Frikortsynkronisering NAV Pasientarmbånd (pilot akuttmottak og barneavdelingen videreføres i drift på disse to avdelingene) Elektronisk kurve start utrulling 11.03.2014 24.11.2014 03.03.2015 14.04.2015 19.06.2014 19.06.2014 18.12.2014 01.03.2015 01.03.2015
8 / 9 psykisk helsevern somatikk kirurgi 10.03.2015 14.04.2015 IKA Innføring på Kalnes (Administrative systemer) Åpning av kafeen 13.04.2015 Felles lab data mikrobiologi 17.04.2015 Felles lab data patologi 24.04.2015 Pågående prosjekter Prosjekter med planlagt ibruktakelse kommende periode: Prosjektnavn Dato ibruktakelse Elektronisk kurve videre utrulling Somatikk medisin 05.05.2015 DIPS oppgradering september 2015 09-2015 4 STATUSRAPPORTERING AVDELINGSKOORDINATORER Alle avdelingskoordinatorene leverer månedlig statusrapport for sin avdeling. Disse er ikke beskrevet i dette dokumentet. Følgende enheter rapporterer: Intensiv og overvåking Akuttmottak, KTP (korttidspost) og obspost Operasjon, anestesi og sterilsentralen Sengeområde somatikk - medisin Sengeområde somatikk - kirurgiske senger Kirurgiske poliklinikker og leger Ortopedi - poliklinikk, leger, operasjon ØNH - poliklinikker og leger Nevrologisk poliklinikker og leger Barne- og ungdomssenter somatikk Psykisk helsevern Kvinneklinikken Medisinske poliklinikker Indremedisin leger Senter for laboratoriemedisin Radiologi Fysioterapiavdelingen Sykehusservice og eiendomsforvaltning Øyeavdeling Dokumentasjonssenteret Innkjøp og logistikk Teknisk drift Prehospitale tjenester Klinisk ibruktakelse somatikk
9 / 9 5 RISIKO Se egen styresak