Trondhjems Turnforening Kvalitetshåndbok Dette er kun et arbeidsutkast! Rev. 0.0, 2014-03-07 Organisasjonskart rev. pr. 2014-03-05
Trondhjems Turnforening Side 2 AV 21 Kvalitetshåndbok for Trondhjems Turnforening Dette er kun et arbeidsutkast! EKSEMPLAR NR: TILHØRER: UTARBEIDET AV: Harald Bjerkan GODKJENT AV: DATO: 2014-03-07 Revisjoner: Rev. 0.0 Jomfruelig Registrert: dato sign. * Bare eksemplar som er registrert vil bli oppdatert.
Trondhjems Turnforening Side 3 AV 21 1 Omfang... 6 1.1 Generelt... 6 1.2 Anvendelse... 6 2 Normativ referanse... 6 3 Termer og definisjoner... 6 4 System for kvalitetsstyring... 7 Styringsmodell... 7 4.1 Generelle krav... 7 4.2 Krav til dokumentasjon... 8 4.2.1 Generelt... 8 4.2.2 Kvalitetshåndbok... 8 4.2.3 Kontroll med dokumenter... 8 4.2.4 Kontroll med registreringer... 8 5 Ledelsens ansvar... 9 5.1 Ledelsens forpliktelse... 9 LEDERERKLÆRING/KVALITETSSIKRING... 9 5.2 Kundefokus... 9 5.3 Kvalitetspolitikk... 9 5.4 Planlegging... 10 5.4.1 Kvalitetsmål... 10 5.4.2 Planlegging av system for kvalitetsstyring... 10 5.5 Ansvar, myndighet og kommunikasjon... 11 5.5.1 Ansvar og myndighet... 11 Organisasjonsplan... 11 5.5.2 Ledelsens representant... 11 5.5.3 Intern kommunikasjon... 12 5.6 Ledelsens gjennomgåelse... 12 5.6.1 Generelt... 12 5.6.2 Grunnlag for gjennomgåelsen... 12 5.6.3 Resultat fra gjennomgåelsen... 12 6 Ressursstyring... 12 6.1 Anskaffelse av ressurser... 13 6.2 Menneskelige ressurser... 13 6.2.1 Generelt... 13 6.3 Infrastruktur... 13 6.4 Arbeidsmiljø... 13 7 Realisering av produkt... 14
Trondhjems Turnforening Side 4 AV 21 Våre produkter... 14 Aktivitetsbekrivelser... 14 7.1 Planlegging for realisering av produkt... 14 7.2 Kunderelaterte prosesser... 14 7.2.1 Bestemmelse av krav relatert til produktet... 14 7.2.2 Gjennomgåelse av krav relatert til produktet... 15 7.2.3 Kommunikasjon med kunder... 15 7.3 Utvikling og design/innhold... 15 7.3.1 Planlegging av utvikling og design/innhold... 15 7.3.2 Grunnlag for utvikling og design/innhold... 15 7.3.3 Resultater fra utvikling og design/innhold... 16 7.3.4 Utviklings- og design/innholds-gjennomgåelse... 16 7.3.5 Verifikasjon av utvikling og design/innhold... 16 7.3.6 Validering av utvikling og design/innhold... 16 7.3.7 Kontroll med utviklings- og design/innholdsendringer... 16 7.4 Innkjøp... 17 7.4.1 Innkjøpsprosess... 17 7.4.2 Innkjøpsinformasjon... 17 7.4.3 Verifikasjon av innkjøpt produkt... 17 7.5 Design og tjenesteytelse... 17 7.5.1 Kontroll med design og tjenesteytelse... 17 7.5.2 Validering av prosesser for design og tjenesteytelse... 17 7.5.3 Identifikasjon og sporbarhet... 18 7.5.4 Kundens eiendeler... 18 7.5.5 Bevaring av produkt Ikke relevant... 18 7.6 Kontroll med overvåkings- og måleutstyr Ikke relevant... 18 8 Måling, analyse og forbedring... 19 8.1 Generelt... 19 8.2 Overvåking og måling... 19 8.2.1 Kundens tilfredshet... 19 8.2.2 Intern revisjon... 19 8.2.3 Overvåking og måling av prosesser... 19 8.2.4 Overvåking og måling av produkt... 19
Trondhjems Turnforening Side 5 AV 21 8.3 Kontroll med produkt med avvik Ikke relevant... 20 8.4 Analyse av data... 20 8.5 Forbedring... 20 8.5.1 Kontinuerlig forbedring... 20 8.5.2 Korrigerende tiltak... 20 8.5.3 Forebyggende tiltak... 21
Trondhjems Turnforening Side 6 AV 21 1 Omfang 1.1 Generelt Denne håndboken skal dekke kravene i refererte standarder slik at det: a) beviser evne til konsekvent å fremskaffe produkter som oppfyller krav fra kunder og krav i aktuelle lover og forskrifter, og b) har som siktemål å bedre kunders tilfredshet ved virkningsfull anvendelse av systemet, inkludert prosesser for kontinuerlig forbedring av systemet og sikringen av overensstemmelse med krav fra kunder og aktuelle lovbestemte krav. MERKNAD I denne håndboken er betydningen av termen produkt bare det produktet som er ment for eller krevd av en kunde. 1.2 Anvendelse Kravene i refererte standarder som er anvendelige for Trondhjems Turnforenings produkter og tjenester skal etterleves. Dersom noen krav ikke kan anvendes på grunn av organisasjons natur og typen av produkter, kan disse utelatelse Når krav utelates, kan påstander om overensstemmelse med ISO 9001 bare aksepteres når disse utelatelsene er begrenset til kravene i punkt 7, og når slike utelatelser ikke innvirker på Trondhjems Turnforenings evne til eller ansvar for å fremskaffe produkter eller tjenester som oppfyller krav fra kunder og aktuelle lovbestemte krav. 2 Normativ referanse Følgende standarder er det referert til på en slik måte i denne teksten at de utgjør en del av bestemmelsene i denne standarden: Kvalitetssystemet er basert på: - Norsk Standard NS-EN ISO 9000 - Norsk Standard NS-EN ISO 9001 - Norsk Standard NS-EN ISO 9004 Kvalitetshåndboken refererer til rutiner (TT-n1-n2.n3-nnnn) i foreningens rutinesamling som alltid har referanse til NS-EN ISO 9001 pkt. 5-8 sin inndeling. Både kvalitetshåndbok og rutinesamling har inndeling identisk med pkt. 5-8 i standarden. Trondhjems Turnforening benytter en arkivnøkkel basert på punktene i NS-EN ISO 9001 slik: TT-n1.n2.n3-nnnn hvor n1, n2 og n3 representerer punktnummeret. N2 og n3 skal settes til 0 null når pnktnivå er 1 eller 2. De fire siste n er er løpnummer. 3 Termer og definisjoner For denne håndboken gjelder termer og definisjoner i NS-EN ISO 9000. Gjennom hele teksten i denne håndboken, nkan termen produkt erstattes med termen tjeneste.
Trondhjems Turnforening Side 7 AV 21 4 System for kvalitetsstyring Styringsmodell Autronica's Trondhjems styringsprinsipp Turnforenings styringsmodell Oppdragsdefinisjon Erfaringsoverføring Planlegging og organisering Korrigerende tiltak Utførelse og verifikasjon Avviksbehandling Resultat Tegnet av H. Bjerkan. 4.1 Generelle krav Trondhjems Turnforening har etablert, dokumentert, iverksatt og holder ved like et system for kvalitetsstyring og kontinuerlig forbedre dets virkning i henhold til de gitte krav. Trondhjems Turnforening har a) identifisert de prosessene som er nødvendige for kvalitetsstyring og deres anvendelse i hele organisasjonen (se 1.2 Anvendelse), b) bestemt rekkefølgen og hvordan disse prosessene gjensidig påvirker hverandre, c) bestemt kriterier og metoder som er nødvendige for å sørge for at både anvendelse av og kontroll med disse prosessene er virkningsfull, d) sørget for at nødvendige ressurser og informasjon er tilgjengelige for å understøtte drift og overvåking av disse prosessene, e) overvåker, måler og analyserer disse prosessene, og f) iverksetter nødvendige tiltak for å oppnå planlagte resultater og kontinuerlig forbedring av disse prosessene.
Trondhjems Turnforening Side 8 AV 21 Trondhjems Turnforening styrer disse prosessene i henhold til kravene i refererte standarder. 4.2 Krav til dokumentasjon 4.2.1 Generelt Dokumentasjonen for systemet for kvalitetsstyring omfatter: a) dokumenterte utsagn for en kvalitetspolitikk og kvalitetsmål, b) en kvalitetshåndbok (dette dokumentet), c) dokumenterte prosedyrer som kreves, d) dokumenter som Trondhjems Turnforening trenger for effektiv drift og kontroll med sine prosesser, og e) registreringer som kreves (se 4.2.4 Kontroll med registreringer). 4.2.2 Kvalitetshåndbok Trondhjems Turnforening har etablert og holder ved like en kvalitetshåndbok (dette dokument) som omfatter a) omfanget av systemet for kvalitetsstyring, inkludert detaljer om og begrunnelse for eventuelle utelatelser (se 1.2 Anvendelse), b) de dokumenterte prosedyrene som er etablert for systemet for kvalitetsstyring, eller referanser til dem, og c) en beskrivelse av den gjensidige påvirkningen mellom prosessene i systemet for kvalitetsstyring. 4.2.3 Kontroll med dokumenter Dokumenter som kreves i systemet for kvalitetsstyring er under kontroll. Registreringer er under kontroll i henhold til kravene i 4.2.4 Kontroll med registreringer. En dokumentert prosedyre er etablert for å fastsette styringen som er nødvendig for å a) godkjenne at dokumenter er tilstrekkelige før de utgis, b) gjennomgå og hvis nødvendig oppdatere og godkjenne dokumenter på nytt, c) sørge for at endringer og gjeldende utgave av dokumenter fremgår, d) sørge for at riktige utgaver av aktuelle dokumenter er tilgjengelige der de brukes, e) sørge for at dokumenter er lesbare og lette å identifisere, f) sørge for at dokumenter fra eksterne kilder identifiseres, og at deres distribusjon er under kontroll, og g) forhindre utilsiktet bruk av foreldede dokumenter og anvende passende identifikasjon på dem hvis de beholdes for et bestemt formål. TT-4.2.3-nnnn 4.2.4 Kontroll med registreringer Registreringer blir etablert og oppbevares som bevis på overensstemmelse med krav og effektiv bruk av kvalitetsstyringssystemet. Registreringene er lesbare, lette å identifisere og finne igjen. En dokumentert prosedyre er etablert for å fastsette kontrollen som er nødvendig for identifiseringen, lagringen, beskyttelsen, gjenfinningen, oppbevaringstiden og disponeringen av registreringer. TT-4.2.4nnnn
Trondhjems Turnforening Side 9 AV 21 5 Ledelsens ansvar 5.1 Ledelsens forpliktelse LEDERERKLÆRING/KVALITETSSIKRING Vi bekrefter at kvalitetshåndboken beskriver Trondhjems Turnforenings kvalitetssystem for sikring av kvalitet på produkter og tjenester. Systemet er basert på krav i anerkjente kvalitetsstandarder og forenigsinterne kvalitetssikringsdokumenter, som er referert i 2 Normativ referanse Kvalitetssystemet skal sikre at produkter og tjenester tilfredsstiller medlemmets/kundens behov, samt lover og forskrifter fra myndighetene. Alle som er inkludert i foreningens organisasjonsplan er ansvarlige for å sikre at medlemmer og kunder, mottar produkter og tjenester i henhold til avtalte spesifikasjoner og betingelser. Dette innebærer at alle medarbeidere er informert om kvalitetsmålsetting, politikk, systemer, plikter og ansvar. Alle ledere er ansvarlig for å etablere og vedlikeholde kvalitetssystemet innen sitt ansvarsområde. På vegnene av styrets leder er daglig leder delegert overordnet ansvar og myndighet for å verifisere at kvalitetssystemet virker som forutsatt og at nødvendige korrigerende tiltak for dette blir iverksatt. Trondheim, 2014-03-07 Harald Bjerkan Formann Den øverste ledelse har fremlagt bevis på sin forpliktelse til å utvikle og iverksette systemet for kvalitetsstyring og kontinuerlig forbedre dets virkning ved å a) kommunisere betydningen av at organisasjonen oppfyller krav fra kunder så vel som krav i lover og forskrifter, b) etablere kvalitetspolitikken, c) sørge for at kvalitetsmål er etablert, d) gjennomføre ledelsens gjennomgåelser, og e) sørge for at ressurser er tilgjengelige. 5.2 Kundefokus Den øverste ledelse skal påse at kundens krav blir fastlagt og oppfylt med siktemålet å forbedre kundetilfredshet (se 7.2.1 Bestemmelse av krav relatert til produktetog 8.2.1 Kundens tilfredshet). Våre produkter se pkt. 7 Realisering av produkt 5.3 Kvalitetspolitikk Følgende kvalitetspolitikk er godkjent av Trondhjems Turnforeninforening's styre:
Trondhjems Turnforening Side 10 AV 21 "Trondhjems Turnforeninforening skal i alle sammenheng forbindes med kvalitet. Vårt motto er "Grinnlaget legges i gymnastikk og turn". Alle våre handlinger, tjenester og produkter må uttrykke kvalitet i alle ledd i foreningen. Vårt viktigste kriterium for kvalitet er fornøyde medlemmer og kunder. Vi skal arbeide målbevisst for å bygge opp og vedlikeholde våre medlemmers og kunders tillit. Medlemmenes og kundenes ønsker og forventninger skal tilfredsstilles av våre forpliktelser og avtalte vilkår. Hver treningstime bør skape en anbefaling for fremtidig medlemskap. Vår kvalitetslogo symboliserer at hele foreningen er omsluttet av kvalitetsystemet (Quality) Den øverste ledelse tilstreber at kvalitetspolitikken a) egner seg for organisasjonens formål, b) omfatter en forpliktelse til å oppfylle krav og kontinuerlig forbedre virkningen av systemet for kvalitetsstyring, c) tjener som et rammeverk for etablering og gjennomgåelse av kvalitetsmål, d) er kommunisert til og forstått i organisasjonen, og e) blir gjennomgått for å bestemme om den fortsatt er hensiktsmessig. 5.4 Planlegging 5.4.1 Kvalitetsmål Følgende kvalitetsmål er godkjent av Trondhjems Turnforenings øverste ledelse: Trondhjems Turnforening skal utvikle, produsere, markedsføre og vedlikeholde produkter og tjenester som - til enhver tid er i samsvar med krav og behov fra kunder og brukere samt krav fra overordnede organisasjonsledd og det myndighetene. - sikrer at foreningen er blant de ledende på markedet innen sine produktområder. - sikrer foreningens lønnsomhet, kortsiktig og langsiktig. Gjennom dette skal alle medarbeidere sikres en meningsfylt og utviklende arbeidsplass, preget av engasjement, trivsel og trygghet. Strategiske kvalitetsmål er beskrevet i TT-5.4.1-nnnn Trondhjems Turnforenings mål skal nås ved å følge og utvikle sin kvalitetspolitikk. Den øverste ledelse har sørget for at kvalitetsmål, inkludert de som er nødvendige for å oppfylle krav til produkt [se 7.1 a)], etableres for aktuelle funksjoner og nivåer i organisasjonen. Kvalitetsmålene skal være målbare og forenlige med kvalitetspolitikken. 5.4.2 Planlegging av system for kvalitetsstyring
Trondhjems Turnforening Side 11 AV 21 Den øverste ledelse har sørget for a) at planleggingen av systemet for kvalitetsstyring utføres for å oppfylle kravene i 4.1 Generelle krav så vel som kvalitetsmålene, og b) at systemet for kvalitetsstyring forblir fullstendig når endringer i systemet for kvalitetsstyring planlegges og iverksettes. 5.5 Ansvar, myndighet og kommunikasjon 5.5.1 Ansvar og myndighet Organisasjonsplan Den øverste ledelse har sørget for at ansvar og myndighet blir bestemt og kommunisert i organisasjonen. Se organisasjonsplan for Trondhjems Turnforening Organisasjonsplan for Trondhjems Turnforening Vedtatt på generalforsamlingen 5. mars 2014 5.5.2 Ledelsens representant
Trondhjems Turnforening Side 12 AV 21 Styret har utpekt daglig leder, Kari Kvam som, uavhengig av annet ansvar, skal ha ansvar og myndighet som omfatter å a) sørge for at prosesser som er nødvendige i systemet for kvalitetsstyring etableres, iverksettes og holdes ved like, b) rapportere om virkningen av systemet for kvalitetsstyring og behovet for forbedringer til styrets leder, og c) sørge for at bevissthet om kundekrav fremmes i hele organisasjonen. Dokumenter arkiveres under TT-5.5.2-nnnn. 5.5.3 Intern kommunikasjon Den øverste ledelse har sørget for at hensiktsmessige kommunikasjonsprosesser er etablert i organisasjonen, og at kommunikasjon finner sted med hensyn til virkningen av systemet for kvalitetsstyring. Se rutine TT-5.5.3-nnnn 5.6 Ledelsens gjennomgåelse 5.6.1 Generelt Den øverste ledelse gjennomfører gjennomgåelse med planlagte mellomrom av kvalitetsystemet for å sørge for at det fortsatt er hensiktsmessig, tilstrekkelig og virker effektivt. Denne gjennomgåelsen omfatter å bedømme muligheter for forbedringer og behov for endringer av systemet for kvalitetsstyring, inkludert kvalitetspolitikken og kvalitetsmålene. Registreringer fra ledelsens gjennomgåelse oppbevares (se 4.2.4 Kontroll med registreringer). 5.6.2 Grunnlag for gjennomgåelsen Grunnlaget for ledelsens gjennomgåelse omfatter informasjon om a) resultater fra revisjoner, b) tilbakemeldinger fra kunder, c) prosessytelse og produktoverensstemmelse, d) status for forebyggende og korrigerende tiltak, e) tiltak for oppfølging fra ledelsens tidligere gjennomgåelser, f) endringer som kan innvirke på systemet for kvalitetsstyring, og g) anbefalinger for forbedring. Dokumenter arkiveres under TT-5.6.2-nnnn 5.6.3 Resultat fra gjennomgåelsen Resultatet fra ledelsens gjennomgåelse omfatter beslutninger og tiltak vedrørende a) forbedring av virkningen av systemet for kvalitetsstyring og systemets prosesser, b) forbedring av produkt i forhold til kundekrav, og c) ressursbehov. Dokumenter arkiveres under TT-5.6.3-nnnn 6 Ressursstyring
Trondhjems Turnforening Side 13 AV 21 6.1 Anskaffelse av ressurser Trondhjems Turnforening bestemmer og skaffer til veie de ressursene som er nødvendige for å a) iverksette og holde ved like systemet for kvalitetsstyring og kontinuerlig forbedre dets virkning, og b) øke kundetilfredshet ved å oppfylle krav fra kunder. Innkjøpsdokumenter arkiveres under TT-6.1.0-nnnn 6.2 Menneskelige ressurser 6.2.1 Generelt Personell som utfører arbeid som innvirker på produktkvalitet, skal være kompetent på grunnlag av aktuell utdannelse, opplæring, ferdigheter og erfaring. Se treneroversikt TT-6.2.1-nnnn 6.2.2 Kompetanse, bevissthet og opplæring Trondhjems Turnforening har a) bestemt nødvendig kompetanse for personell som utfører arbeid som virker inn på produktkvalitet, b) gitt opplæring eller iverksette andre tiltak for å oppnå den nødvendige kompetansen, c) bedømmer virkningen av de tiltakene som er iverksatt, d) har sørget for at personellet er klar over hvor relevante og viktige deres aktiviteter er, og hvordan de bidrar til å oppnå kvalitetsmålene, og e) oppbevarer hensiktsmessige registreringer for utdannelse, opplæring, ferdighet og erfaring (se 4.2.4 Kontroll med registreringer). Se «Trenerhådbok for Trondhjems Turnforening», TT-6.2.2-nnnn 6.3 Infrastruktur Trondhjems Turnforening har bestemt, fremskaffet og holder ved like den infrastrukturen den trenger for å oppnå overensstemmelse med produktkrav. Infrastruktur omfatter a) arbeidsplasser og tilhørende fasiliteter, b) prosessutstyr (både maskinvare og programvare), og c) støttetjenester (slik som transport eller kommunikasjon). Dokumenter arkiveres under TT-6.3.0-nnnn 6.4 Arbeidsmiljø Trondhjems Turnforening bestemmer og styrer det arbeidsmiljøet som er nødvendig for å oppnå overensstemmelse med offentlige og produktkrav. 1. Interenkontrollhåndbok, TT-6.4.0-nnnn 2. Brannvernhåndbok, TT-6.4.0-nnnn 3. Rutine for internkontroll av turnapparater, TT-6.4.0-nnnn 4. Tilsluttet Bygghelsetjenesten Midt-Norge 5. Musikkanlegg og helse veileder, Helsedirektoratet 6. Vedlikeholds- og tilsynsavtaler for: a. Brannalarmanlegg
Trondhjems Turnforening Side 14 AV 21 b. Nødlys c. Brannvernutstyr d. Elektrisk anlegg 7 Realisering av produkt Våre produkter Våre produkter og tjenester omfatter: 1. Trening av barn, ungdom og voksne innen gymnastikk og turn (semesterbasert) 2. Sommeridrettsskoler 3. Stevnearrangement 4. Kursvirksomhet innen gymnastikk og turn 5. Utleie av treningslokaler til idrettslag, skoler, barnehager og bedriftsidrett 6. Utleie til bursdagsselskap for medlemmer 7. Utlån av trenere Aktivitetsbekrivelser Klikk her 7.1 Planlegging for realisering av produkt Trondhjems Turnforening planlegger og utvikler de prosessene som er nødvendige for realisering av produkt. Planleggingen for realisering av produkt utføres slik at den er forenlig med kravene til de andre prosessene i systemet for kvalitetsstyring (se 4.1). Når realisering av produkt planlegges, fastlegger Trondhjems Turnforening, hvis det er aktuelt, følgende: a) kvalitetsmål og produktkrav; b) behovet for å etablere prosesser, dokumenter, og skaffe ressurser som er spesifikke for produktet; c) aktiviteter som kreves for verifikasjon, validering, overvåking, kontroll og prøving, og som er spesifikke for produktet og kriteriene for godkjennelse; d) registreringer som er nødvendige for å bevise at prosessene for realisering og det resulterende produktet oppfyller krav (se 4.2.4 Kontroll med registreringer). Resultatet fra planleggingen dokumenteres. Dokumenter arkiveres under TT-7.1.0-nnnn 7.2 Kunderelaterte prosesser 7.2.1 Bestemmelse av krav relatert til produktet Trondhjems Turnforening klarlegger a) krav som er spesifisert av kunden inkludert kravene til leveranse og senere aktiviteter, b) krav som ikke er angitt av kunden, men som er nødvendige for den spesifiserte eller tiltenkte anvendelsen når denne er kjent, c) krav i lover og forskrifter som er forbundet med produktet, og d) eventuelle tilleggskrav som Trondhjems Turnforening har fastsatt.
Trondhjems Turnforening Side 15 AV 21 7.2.2 Gjennomgåelse av krav relatert til produktet Trondhjems Turnforening gjennomgår kravene som er relatert til produktet. Denne gjennomgåelsen skal finne sted før organisasjonen forplikter seg til å levere et produkt til kunden (f.eks. levering av tilbud, godkjennelse av endringer i kontrakter eller bestillinger), og skal sørge for at a) produktkrav er fastsatt, b) krav i kontrakt eller bestilling som avviker fra de som tidligere er angitt blir avklart, og c) Trondhjems Turnforening har evnen til å oppfylle fastsatte krav. Registreringer av resultatene fra gjennomgåelsen og tiltak som følge av denne, skal oppbevares (se 4.2.4). Når kunden ikke skaffer dokumentert angivelse av krav, bekrefter Trondhjems Turnforening kundekravene før de aksepteres. Når produktkrav endres, sørger Trondhjems Turnforening for at aktuelle dokumenter blir endret, og at aktuelt personell gjøres oppmerksom på de endrede kravene. MERKNAD I noen situasjoner, f.eks. ved salg over internett, er en formell gjennomgåelse for hver bestilling upraktisk. I stedet kan gjennomgåelsen gjøres for relevant produktinformasjon, så som kataloger eller annonsemateriell. 7.2.3 Kommunikasjon med kunder Trondhjems Turnforening fastsetter og iverksetter ordninger som virker for å kommunisere med kunder når det gjelder a) informasjon om produkt, b) behandling av forespørsler, kontrakter eller påmeldinger, inkludert endringer, og c) tilbakemeldinger fra kunder, inkludert kundeklager. 7.3 Utvikling og design/innhold 7.3.1 Planlegging av utvikling og design/innhold Trondhjems Turnforening planlegger og styrer utviklingen og design/innhold av produktet. Under planleggingen av utvikling og design/innhold bestemmes a) utviklings- og design/innholds-trinnene b) gjennomgåelsen, verifikasjonen og valideringen som er aktuell for hvert trinn i utvikling og design/innhold, og c) ansvaret og myndigheten for utvikling og design/innhold. Organisasjonen skal styre samspillet mellom forskjellige grupper som er involvert i utvikling og design/innhold for å sørge for effektiv kommunikasjon og klarhet ved tildeling av ansvar. Resultatet fra planlegging skal, når det er aktuelt, holdes oppdatert etter hvert som utviklingen og design/innhold går fremover. 7.3.2 Grunnlag for utvikling og design/innhold Grunnlag som relaterer seg til produktkrav, bestemmes, og registreringer oppbevares (se 4.2.4). Dette grunnlaget omfatter a) krav til funksjon og ytelse, b) aktuelle krav i lover og forskrifter, c) informasjon som skriver seg fra tidligere lignende utvikling når det er aktuelt, og
Trondhjems Turnforening Side 16 AV 21 d) andre krav som er vesentlige for utvikling og design/innhold. Dette grunnlaget skal gjennomgås med hensyn til om det er tilstrekkelig. Krav skal være fullstendige, utvetydige og ikke i konflikt med hverandre. 7.3.3 Resultater fra utvikling og design/innhold Resultatene fra utvikling og design/innhold skal fremlegges på en måte som gjør verifikasjon mot grunnlaget for utvikling og design/innhold mulig, og skal godkjennes før frigivelse. Resultater fra utvikling og design/innhold skal a) oppfylle krav i grunnlaget for utvikling og design/innhold, b) gi hensiktsmessig informasjon for innkjøp, design og for tjenesteytelse, c) inneholde eller referere til kriterier for godkjennelse av produkt, og d) angi de produktegenskapene som er vesentlige for sikker og korrekt bruk. 7.3.4 Utviklings- og design/innholds-gjennomgåelse Systematiske gjennomgåelser av utvikling og design/innhold skal gjennomføres på passende trinn i henhold til planlagte ordninger (se 7.3.1 Planlegging av utvikling og design/innhold) for å a) bedømme evnen resultatene fra utvikling og design/innhold har til å oppfylle krav, og b) identifisere problemer og foreslå nødvendige tiltak. Deltakerne i slike gjennomgåelser skal omfatte representanter fra funksjoner som er berørt av utviklings- og design/innholds-trinnet(ene) som gjennomgås. Registrering av resultatene fra gjennomgåelsene og nødvendige tiltak skal oppbevares (se 4.2.4 Kontroll med registreringer). 7.3.5 Verifikasjon av utvikling og design/innhold Verifikasjon gjennomføres i henhold til planlagte ordninger (se 7.3.1 Planlegging av utvikling og design/innhold) for å sørge for at resultatene fra utvikling og design/innhold har tilfredsstilt kravene i grunnlaget for utvikling og design/innhold. Registreringer av resultatene fra verifikasjonen og nødvendige tiltak oppbevares (se 4.2.4 Kontroll med registreringer). 7.3.6 Validering av utvikling og design/innhold Validering av utvikling og design/innhold gjennomføres i henhold til planlagte ordninger (se 7.3.1 Planlegging av utvikling og design/innhold) for å sørge for at produktet er i stand til å oppfylle kravene for den angitte anvendelsen eller tiltenkte bruken når denne er kjent. Når det er mulig, skal validering fullføres før produktet leveres eller tas i bruk. Registreringer av resultatene fra valideringen og nødvendige tiltak oppbevares (se 4.2.4 Kontroll med registreringer). 7.3.7 Kontroll med utviklings- og design/innholdsendringer Utviklings- og design/innholds-endringer identifiseres, og registreringer oppbevares. Endringene gjennomgås, verifiseres og valideres når det er aktuelt, og godkjennes før de iverksettes. Gjennomgåelsen av utviklings- og design/innholds-endringer omfatter bedømmelse av endringenes innvirkning på tilhørende deler og produkter som allerede er levert. Registreringer av resultatene fra gjennomgåelse av endringer og nødvendige tiltak oppbevares (se 4.2.4 Kontroll med registreringer).
Trondhjems Turnforening Side 17 AV 21 7.4 Innkjøp 7.4.1 Innkjøpsprosess Trondhjems Turnforening har sørget for at innkjøpte produkter stemmer overens med spesifiserte innkjøpskrav.. Trondhjems Turnforening bedømmer og velger leverandører basert på deres evne til å levere produkt i henhold til Trondhjems Turnforening krav. Kriterier for valg, bedømmelse og gjentatt bedømmelse er etablert. Registreringer av resultatene fra bedømmelser og nødvendige tiltak som stammer fra bedømmelsen oppbevares (se 4.2.4 Kontroll med registreringer). Dokumenter arkiveres under TT-7.4.1-nnnn. 7.4.2 Innkjøpsinformasjon Innkjøpsinformasjon skal beskrive produktet som skal kjøpes inn, inkludert, når det er aktuelt, a) krav for å godkjenne produkt, prosedyrer, prosesser og utstyr, b) krav for å kvalifisere personell, og c) krav til system for kvalitetsstyring. sørger Trondhjems Turnforening for at de angitte innkjøpskravene er tilstrekkelige før de kommuniseres til leverandøren. 7.4.3 Verifikasjon av innkjøpt produkt Trondhjems Turnforening har etablert og iverksatt kontroll som er nødvendige for å sørge for at innkjøpt produkt oppfyller spesifiserte innkjøpskrav. Når Trondhjems Turnforening har til hensikt å utføre verifikasjon hos leverandøren, angis de tiltenkte ordningene for verifikasjon og metode for å frigi produkt i innkjøpsdokumentene. 7.5 Design og tjenesteytelse 7.5.1 Kontroll med design og tjenesteytelse Trondhjems Turnforening planlegger og gjennomfører design og tjenesteytelse under kontrollerte forhold. Kontrollerte forhold skal omfatte, når det er aktuelt, a) tilgjengelighet av informasjon som beskriver produktets egenskaper, b) tilgjengelighet av arbeidsinstrukser når nødvendig, c) bruk av passende utstyr, d) tilgjengelighet og bruk av overvåkings- og måleutstyr, e) iverksettelse av overvåking og målinger, og f) iverksettelse av aktiviteter for frigivelse, leveranse og aktiviteter etter leveranse. 7.5.2 Validering av prosesser for design og tjenesteytelse Trondhjems Turnforening validerer enhver prosess for design og tjenesteytelse når resultatet fra prosessen ikke kan verifiseres ved påfølgende overvåking eller måling. Dette omfatter enhver prosess der mangler først blir synlige etter at produktet er i bruk eller tjenesten er levert. Validering skal bevise evnen disse prosessene har til å oppnå planlagte resultater. Trondhjems Turnforening har etablert ordninger for disse prosessene inkludert, når det er aktuelt, a) fastsatte kriterier for gjennomgåelse og godkjenning av prosessene, b) godkjennelse av utstyr og kvalifisering av personell,
Trondhjems Turnforening Side 18 AV 21 c) bruk av spesielle metoder og prosedyrer, d) krav til registreringer (se 4.2.4 Kontroll med registreringer), og e) fornyet validering. 7.5.3 Identifikasjon og sporbarhet Når det er aktuelt, identifiserer Trondhjems Turnforening produktet på en hensiktsmessig måte under realisering av produktet. Trondhjems Turnforening identifisere produktets status i forhold til krav for overvåking og måling. Når sporbarhet er et krav, fører Trondhjems Turnforening kontroll med og registrere den spesielle identifikasjonen for produktet (se 4.2.4 Kontroll med registreringer). MERKNAD I noen bransjer er styring av konfigurasjon en måte for å holde ved like identifikasjon og sporbarhet. 7.5.4 Kundens eiendeler Trondhjems Turnforening utøver forsiktighet med kundens eiendeler når de er i Trondhjems Turnforenings varetekt eller blir brukt av Trondhjems Turnforening. Trondhjems Turnforening identifiserer, verifiserer, beskytter og tar vare på kundens eiendeler som er fremskaffet for bruk eller innlemming i produktet. Dersom noen av kundens eiendeler er tapt, ødelagt eller på annen måte funnet å være uegnet for bruk, skal dette rapporteres til kunden, og registreringer oppbevares (se 4.2.4 Kontroll med registreringer). MERKNAD Kundens eiendeler kan omfatte eiendeler av intellektuell karakter. 7.5.5 Bevaring av produkt Ikke relevant Organisasjonen skal bevare produktets overensstemmelse under intern behandling og leveranse til den tiltenkte destinasjonen. Denne bevaringen skal omfatte identifikasjon, håndtering, pakking, lagring og beskyttelse. Bevaring skal også gjelde for de enkelte delene av et produkt. 7.6 Kontroll med overvåkings- og måleutstyr Ikke relevant Organisasjonen skal bestemme hvilken overvåking og måling som skal foretas, og overvåkings- og måleutstyret som er nødvendig for å skaffe bevis på at produktet stemmer overens med kravene som er bestemt (se 7.2.1 Bestemmelse av krav relatert til produktet). Organisasjonen skal etablere prosesser for å sørge for at overvåking og måling kan utføres og blir utført på en måte som samsvarer med kravene til overvåking og måling. Når det er nødvendig for å sikre gyldige resultater, skal måle- og overvåkingsutstyr a) kalibreres eller verifiseres med angitte mellomrom eller før bruk, mot målestandarder som er sporbare til internasjonale eller nasjonale målestandarder. Når ingen slike standarder finnes, skal grunnlaget som er brukt for kalibreringen eller verifisering registreres; b) justeres eller justeres på nytt etter behov; c) identifiseres for å gjøre det mulig å bestemme kalibreringsstatus; d) beskyttes mot justeringer som kan gjøre måleresultatene ugyldige; e) beskyttes mot ødeleggelse eller forringelse under håndtering, vedlikehold og lagring. I tillegg skal organisasjonen bedømme og registrere gyldigheten av tidligere måleresultater når det oppdages at utstyret ikke stemmer overens med kravene. Organisasjonen skal iverksette passende tiltak for utstyret og for berørte produkter. Registreringer for resultater av kalibrering og verifisering skal oppbevares (se 4.2.4 Kontroll med registreringer). Når den brukes for måling og overvåking av spesifiserte krav, skal en programvares evne til å tilfredsstille
Trondhjems Turnforening Side 19 AV 21 den påtenkte bruken bekreftes. Dette skal finne sted før første gangs bruk og bekreftes på nytt når det er nødvendig. MERKNAD Se NS-ISO 10012-1 og ISO 10012-2 for veiledning. 8 Måling, analyse og forbedring 8.1 Generelt Trondhjems Turnforening planlegger og iverksetter de prosessene for overvåking, måling, analyse og forbedring som er nødvendige for a) å bevise overensstemmelse for produktet, b) å sørge for overensstemmelse for systemet for kvalitetsstyring, og c) kontinuerlig å forbedre virkningen av systemet for kvalitetsstyring. Dette omfatter bestemmelse av passende metoder, inkludert statistiske teknikker, og omfanget for deres anvendelse. 8.2 Overvåking og måling 8.2.1 Kundens tilfredshet Som en av målingene for virkningen av systemet for kvalitetsstyring overvåker Trondhjems Turnforening informasjon vedrørende kunders oppfatning av om organisasjonen har tilfredsstilt kundekrav. Metode for å skaffe og bruke denne informasjonen er etablert. TT-8.2.1-nnnn 8.2.2 Intern revisjon Trondhjems Turnforening gjennomfører interne revisjoner med planlagte mellomrom for å bestemme om systemet for kvalitetsstyring a) stemmer overens med de planlagte ordningene (se 7.1), med kravene i refererte standarder og med kravene til systemet for kvalitetsstyring som organisasjonen har etablert, og b) er virkningsfullt iverksatt og holdt ved like. Et revisjonsprogram planlegges ved å ta hensyn til status og betydningen av prosessene og områdene der det skal utføres revisjon, så vel som resultatene fra tidligere revisjoner. Kriteriene for revisjon, omfanget, frekvensen og metodene fastsatt. TT-8.2.2-nnnn 8.2.3 Overvåking og måling av prosesser Trondhjems Turnforening anvender passende metoder for overvåking, og når det er aktuelt, måling av prosessene i systemet for kvalitetsstyring. TT-8.2.3-nnnn 8.2.4 Overvåking og måling av produkt Trondhjems Turnforening overvåker og måler produktenes egenskaper for å bekrefte at kravene til produktet er oppfylt. Dette skal gjennomføres på passende trinn i prosessen for produktets realisering, i henhold til planlagte ordninger (se 7.1 Planlegging for realisering av produkt). Bevis på overensstemmelse med kriterier for godkjenning oppbevares.
Trondhjems Turnforening Side 20 AV 21 8.3 Kontroll med produkt med avvik Ikke relevant Organisasjonen skal sørge for at produkt som ikke stemmer overens med kravene blir identifisert og er under kontroll for å forebygge utilsiktet bruk eller leveranse. Kontrolltiltakene og det tilhørende ansvaret og myndigheten for å behandle produkt med avvik skal fastsettes i en dokumentert prosedyre. Organisasjonen skal behandle produkt med avvik på én eller flere av de følgende måter: a) ved å iverksette tiltak for å fjerne avviket som er avdekket; b) ved å bemyndige dets bruk, frigivelse eller godkjennelse under konsesjon av relevant myndighet og, når det er aktuelt, av kunden; c) ved å iverksette tiltak for å forhindre den opprinnelige tiltenkte bruken eller anvendelsen. Registreringer av type avvik og påfølgende tiltak som er iverksatt, inkludert konsesjon som er innvilget, skal oppbevares (se 4.2.4). Når et produkt med avvik korrigeres, skal det gjøres til gjenstand for ny verifikasjon for å bevise overensstemmelse med krav. Når produkt med avvik oppdages etter leveranse eller etter at det er tatt i bruk, skal organisasjonen iverksette hensiktsmessige tiltak med hensyn til konsekvensene eller de potensielle konsekvensene av avviket. 8.4 Analyse av data Trondhjems Turnforening samler og analyserer data som er egnet for å bevise at systemet for kvalitetsstyring er hensiktsmessig, og at det virker, og for å bedømme hvor kontinuerlige forbedringer av virkningen av systemet for kvalitetsstyring kan iverksettes. Dette omfatter data som stammer fra overvåking og måling og fra andre aktuelle kilder. Arkiveres under TT-8.4-nnnn Analysen relateres til: a) kundetilfredshet (se 8.2.1 Kundens tilfredshet), b) overensstemmelse med produktkrav (se 7.2.1 Bestemmelse av krav relatert til produktet), c) egenskaper og trender for prosesser og produkter inkludert muligheter for forebyggende tiltak, og d) leverandører. Dokumenter arkiveres under TT-8.4-nnnn 8.5 Forbedring 8.5.1 Kontinuerlig forbedring Trondhjems Turnforening vil kontinuerlig forbedre virkningen av systemet for kvalitetsstyring ved å benytte kvalitetspolitikken, kvalitetsmålene, resultatene fra revisjon, dataanalysen, korrigerende og forebyggende tiltak og ledelsens gjennomgåelse. 8.5.2 Korrigerende tiltak Trondhjems Turnforening iverksetter tiltak for å eliminere årsaken til avvik, for å hindre gjentakelse. En dokumentert prosedyre er etablert for å fastsette krav til a) gjennomgåelse av avvik (inkludert kundeklager), b) bestemmelse av årsaker til avvik,
Trondhjems Turnforening Side 21 AV 21 c) evaluering av behovet for tiltak for å sørge for at avvik ikke gjentar seg, d) bestemmelse og iverksetting av nødvendig tiltak, e) registreringer fra resultatene av iverksatte tiltak (se 4.2.4 Kontroll med registreringer), og f) gjennomgåelse av korrigerende tiltak som er iverksatt. Avviksrapport formular TT-nnnn Arkiveres undet TT-8.5.2-nnnn 8.5.3 Forebyggende tiltak Trondhjems Turnforening gjennomfører tiltak for å eliminere årsakene til potensielle avvik for å hindre at de oppstår. En dokumentert prosedyre er etablert for å fastsette krav til a) bestemmelse av potensielle avvik og deres årsaker, b) bedømmelse av behovet for tiltak for å hindre at avvik oppstår, c) bestemmelse og iverksetting av nødvendige tiltak, d) registreringer fra resultater av iverksatte tiltak (se 4.2.4 Kontroll med registreringer), og e) gjennomgåelse av forebyggende tiltak som er iverksatte. Dokumenter arkiveres under TT-8.5.3-nnnn