KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING Skadedyr bekjempelse Rammeavtale BERGEN VANN KF Side 1 av 11
Innholdsfortegnelse: 1 Oppdraget... 4 1.1 OPPDRAGSGIVER... 4 1.2 KUNNGJØRING /ANNONSERING... 4 1.3 ANSKAFFELSEN GJELDER... 4 2 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen... 4 2.1 REGELVERK... 4 2.2 KONKURRANSEFORM... 4 2.3 AVKLARINGER/FORHANDLINGER... 5 2.4 FORBEHOLD... 5 2.5 ALTERNATIVE TILBUD... 5 2.6 ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 5 2.7 ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD... 5 2.8 AVLYSNING AV KONKURRANSEN... 5 2.9 AVVISNING AV LEVERANDØR... 5 2.10 AVVISNING AV TILBUD... 5 2.11 INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING... 5 2.12 KOSTNAD MED DELTAKELSE I KONKURRANSEN... 5 2.13 SPRÅK... 5 2.14 KONKURRANSEGRUNNLAGETS INNHOLD:... 5 2.15 OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER... 6 3 Krav til leverandørenes kvalifikasjoner... 6 3.1 GENERELT OM KRAVENE... 6 3.2 DOKUMENTASJONEN... 6 3.3 LOVPÅLAGTE KRAV... 6 3.4 ANDRE KRAV... 6 4 Leveransebeskrivelse... 7 4.1 GENERELT OM LEVERANSEBESKRIVELSEN... 7 4.2 KRAVSPESIFIKASJON... 7 4.3 FAKTURERING... 7 5 Tildelingskriterier... 7 5.1 GENERELT OM TILDELINGSKRITERIER... 7 5.2 HOVEDKRITERIET FOR VALG AV LEVERANDØRER I DENNE KONKURRANSEN... 7 5.3 UNDERKRITERIER VED ØKONOMISK MEST FORDELAKTIG TILBUD... 8 6 Krav til tilbudets form og innlevering... 8 6.1 GENERELT OM TILBUDET... 8 6.2 KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV FØLGENDE DOKUMENTER... 9 6.2.1 Tilbudsforside... 9 6.2.2 Tilbudsbrev... 9 6.2.3 Tilbudsdokumentene... 9 6.2.4 Brosjyremateriell etc.... 9 6.3 TILBUDETS FORM... 9 6.4 TILBUDSFRIST... 10 Side 2 av 11
6.5 LEVERINGSADRESSE (KONTORADRESSE):... 10 6.6 TILBUDSÅPNING... 10 6.7 TILBUDETS VEDSTÅELSESFRIST... 10 7 Kontaktinformasjon... 10 7.1 INFORMASJON OM KORRIGERING AV UTLYSNINGEN OG KONKURRANSEGRUNNLAGET... 10 7.2 KONTAKTPERSON HOS OPPDRAGSGIVER VEDRØRENDE KONKURRANSEN... 10 Vedlegg: Vedlegg 1 : Tilbudsforside Vedlegg 2 : Prisskjema Vedlegg 3 : Leveransebeskrivelse Vedlegg 4 : Orientering om åtekasser i grøntanlegg Vedlegg 5 : Orientering om åtekasser og pumpestasjoner Side 3 av 11
1 Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bergen Vann KF. 1.2 Kunngjøring /annonsering Konkurransen er utlyst i DOFFIN den 15.03.2012. (www.doffin.no). 1.3 Anskaffelsen gjelder Bergen Vann KF drifter de kommunal vann- og avløpsanleggene i Bergen Kommune. Virksomheten skal sørge for en god og tilstrekkelig vannforsyning og en god og miljømessig riktig avløpshåndtering. Anskaffelsen gjelder bekjempelse av skadedyr i kommunal vann- og avløpsanlegg i hovedsak i kloakkummer og pumpestasjoner. Videre gjelder anskaffelsen bekjempelse av skadedyr i kommunale grøntanlegg, parker og andre uterom. Mer utfyllende informasjon finnes i vedlegg 3, 4 og vedlegg 5. Rammeavtalens varighet vil være 2 år med 1 + 1 år ensidig opsjon på forlengelse for oppdragsgiver. 2 Anskaffelsesprosedyre og regler for konkurransen 2.1 Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder del I og del II. 2.2 Konkurranseform Konkurranseformen er konkurranse med forhandling, ref. foa 14-1. I henhold til foa 2-1 (8) kan Bergen Vann KF benytte konkurranse med forhandling uten at dette må hjemles i foa 14-3 Lov og forskrift er tilgjengelig under regelverk på internettadresse. www.bergen.kommune.no/innkjop Anskaffelsen vil gjennomføres etter følgende prosess: a) Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, må sende kvalifikasjonsdokumentene sammen med tilbudet og innen fristen som er gitt i pkt. 7.4 b) De kvalifiserte leverandørene som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakt blir invitert til forhandling. Det forutsettes derfor at det gis inn det beste tilbudet innen fristen i pkt 7.4. c) Forhandlingene vil bli gjennomført etter prinsippene som beskrives i FOA 11-8 (3). d) Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med de(n) leverandøren(e) som etter forhandlingene har gitt det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, jf. FOA 13-2. e) En bør påregne minst 2 uker til administrativ behandling før tilbyderne får vite hva resultatet av konkurransen er. Deretter påløper 10 dagers klagefrist. Side 4 av 11
2.3 Avklaringer/forhandlinger Ved en konkurranse med forhandling vil det være tillatt å endre tilbudene, eller forsøke å endre tilbudene, gjennom forhandlinger, jf. FOA 11-8. 2.4 Forbehold Det er adgang til å ta forbehold dersom disse ikke er vesentlige. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldig. 2.5 Alternative tilbud Alternative tilbud vil bli vurdert. 2.6 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlig, jf. FOA 8-2(1). 2.7 Endring og tilbakekalling av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallingen skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å anse som et nytt tilbud, jf. FOA 11-5. 2.8 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 13-1. 2.9 Avvisning av leverandør Oppdragsgiver plikter å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 11-10 (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise leverandør av årsaker som angitt i FOA 11-10 (2). 2.10 Avvisning av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA 11-11 (1). Oppdragsgiver har adgang til å avvise tilbud av årsaker som angitt i FOA 11-11 (2). 2.11 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil skriftlig meddeles samtidig til alle deltakerne i god tid før kontrakt inngås, jf. FOA 13-3. 2.12 Kostnad med deltakelse i konkurransen Leverandør må selv bære alle kostnader til deltakelse i konkurransen. 2.13 Språk Tilbudet skal skrives på norsk. 2.14 Konkurransegrunnlagets innhold: Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og vedlegg beskrevet under innholdsfortegnelsen. Side 5 av 11
2.15 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Offentleglova (heretter benevnt Offl. ) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valg av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA 3-6, Offl 13 og Forvaltningsloven 13. 3 Krav til leverandørenes kvalifikasjoner 3.1 Generelt om kravene Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Alle krav må oppfylles for at leverandør skal bli kvalifisert, jf. FOA 8-4. 3.2 Dokumentasjonen Leverandøren må dokumentere oppfyllelsen av kravene i pkt. 3.3 og pkt. 3.4 gjennom innlevering av den dokumentasjon som er angitt under det enkelte krav. Dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet. Det kan leveres kopi av attester og sertifikater, men originaldokumentet må kunne forevises etter anmodning fra oppdragsgiver. 3.3 Lovpålagte krav Krav til skatteattest for skatt Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for skatt, utstedt av kemner/kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav til skatteattest for mva Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift, utstedt av skattefogden der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 3.4 Andre krav Krav til leverandørens virksomhet Leverandøren må være en lovlig opprettet virksomhet. Attest for registrering i relevant bransje- eller foretaksregister. (Firmaattest for norske leverandører). Krav til sertifisering: Personer hos leverandør som skal utføre aktiviteter knyttet til oppdraget må ha nødvendig sertifisering i.h.t Folkehelseinstituttets krav, Jfr Nasjonalt folkehelseinstitutts publikasjon av 26.02.2007. Nødvendige sertifikater for samtlige navngitte personer som skal delta i dette oppdraget. Øvrige relevante sertifikater. Side 6 av 11
Krav til miljø: All gift som skiftes ut i åtekassene skal returneres til godkjent gjennvinningsanlegg. Leverandørs relevante rutinebeskrivelser for håndtering av speisalavfall. 4 Leveransebeskrivelse 4.1 Generelt om leveransebeskrivelsen Leveransebeskrivelsen er de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til de tjenester som skal anskaffes. Dersom den tilbudte tjeneste ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør, jf. pkt.7.2.2. 4.2 Kravspesifikasjon Leveransebeskrivelsen er de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til de tjenester som skal anskaffes. Dersom den tilbudte vare/tjeneste ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør. Anskaffelsen gjelder bekjempelse av rotter og mus i ca 400 kloakkummer og 60 åtestasjoner i Bergen kommune, se opplisting vedlegg 1. Anskaffelsen omfatter videre bekjempelse av rotter og mus i ca 11 kommunale grøntanlegg, parker og andre uterom med i alt ca 70 åtekasser, se opplisting vedlegg 2. Se for øvrig vedlegg 3, 4 og 5. 4.3 Fakturering Faktura skal sendes til: Bergen kommune, LRS Pb 6227 5893 Bergen Res nummer 5 Tildelingskriterier 5.1 Generelt om tildelingskriterier Tildelingskriterier er de kriterier som oppdragsgiver skal legge vekt på ved valg av tilbud. En samlet vurdering av tildelingskriteriene vil avgjøre hvem av de kvalifiserte tilbyderne som blir tildelt kontrakt. 5.2 Hovedkriteriet for valg av leverandører i denne konkurransen I denne konkurransen har oppdragsgiver valgt følgende hovedkriterium for valg av leverandør Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for oppdragsgiver Side 7 av 11
5.3 Underkriterier ved økonomisk mest fordelaktig tilbud I vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vil følgende underkriterier bli vurdert. Pris (vektes totalt 80 % dvs max 80 poeng) Alle enkeltparametre skal fylles ut i prisskjemaet. Prisene skal oppgis eks. mva. Det beregnes årskostnader ut fra priser, eventuelle forbehold og andre økonomiske konsekvenser for oppdragsgiver. (Dette vektes 80 %, dvs. maks 80 poeng). Prispoeng: Laveste pris vil bli gi 10 poeng. De øvrige prisene vil bli gitt poeng lineært i forhold til laveste pris. -Utfylt prisskjema, vedlegg 2. Service og faglige kvalifikasjoner (vektes totalt 20 %, dvs. maks 20 poeng) (uprioritert rekkefølge). Under dette kriteriet vektlegges : Rutiner for kvalitetsstyring av hele leveransen(vektes 10 %, dvs. maks 10 poeng), med dette menes at : Tilbyderen må beskrive sine forutsetninger og evne til å sikre leveringssikkerhet, Beskrivelse av hvilke kvalitetsrutiner som kan tilbys. Beskrive rapporteringssystemet under kontrakten Referanser fra lignede oppdrag og kompetanse til de som skal utføre oppgaven (vektes 10 %, med maks 10 poeng). - Referanseliste - eks på rapport - Kvalitetsrutiner 6 Krav til tilbudets form og innlevering 6.1 Generelt om tilbudet Tilbudet skal leveres i papirformat med originale signaturer. Det skal også leveres i en elektronisk versjon i form av en usb-brikke, som skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen må være lesbar i MS-programvare eller i et allment elektronisk format, for eksempel Adobe PDF-format. Det må ikke leveres tilbud via e-post eller telefaks. Det skal leveres 2 eksemplarer av tilbudet. Dersom tilbyder anser det som relevant skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (jfr. pkt. 2.15). Side 8 av 11
6.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter 6.2.1 Tilbudsforside Tilbudsforsiden vedlegg I må innleveres fullstendig utfylt, samt datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren. 6.2.2 Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal, etter behov og relevans, inneholde informasjon om følgende momenter: Nøyaktig og fullstendig beskrivelse av alle avvik og forbehold i forhold til konkurransegrunnlagets bestemmelser. Dokumentasjon i forhold til leveransekrav eller tildelingskriterier, jf. pkt.4 (Leveransebeskrivelse) og pkt. 5 (Tildelingskriterier), som ikke vil komme frem under pkt.6.3.3. 6.2.3 Tilbudsdokumentene Tilbudet skal returneres i følgende rekkefølge: 1. Tilbudsbrev, jf. pkt 6.2.2. 2. Tilbudsforside, jf. pkt 6.2.1 og vedlegg II. 3. Kvalifikasjonsdokumenter a. Skatteattester. b. Dokumenter beskrevet i pkt. 3.4 4. Dokumentasjon knyttet til leveransekrav og tildelingskriterier a. Pris. b. Beskrivelse av kvalitet og service. Prisskjemaet skal legges ved som signert papirdokument (initialer på hver side av person som har fullmakt til å binde selskapet for tilbudet; dette gjelder ikke for standard prislister). Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. 6.2.4 Brosjyremateriell etc. Det legges ved nødvendig, relevant brosjyremateriell som dokumenterer de tilbudte produktene. Brosjyrer og kataloger som er tilgjengelige i et allment elektronisk format, leveres fortrinnsvis i elektronisk versjon. Det kan også vises til eksakte adresser for informasjon på Internett. 6.3 Tilbudets form Dokumentene skal leveres innsatt i A4 ringperm med tydelige skilleblad med faner, inndelt på følgende måte (ref også pkt. 6.2.3); (ett skilleblad pr. dokumenttype): Tilbudet (permene) skal merkes på forside og rygg med leverandørens navn og følgende betegnelse: BV 2012-6 Skadedyr Innholdet i tilbudet skal i størst mulig grad være uten noen form for innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Ved innlevering skal tilbudet være i lukket konvolutt/pakke som skal være merket med følgende betegnelse: BV 2012-6 Skadedyr Side 9 av 11
6.4 Tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud er satt til: 12.04. 2012 - kl 12:00 Forespørselen må være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse, jf. pkt 6.5, før utløpet av fristen. 6.5 Leveringsadresse (kontoradresse): Bergen vann KF Spelhaugen 22 5147 Fyllingsdalen ATT : Jarl-Helmer Svanberg 6.6 Tilbudsåpning Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 6.7 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for leverandør inntil 30.06.2012 7 Kontaktinformasjon 7.1 Informasjon om korrigering av utlysningen og konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver vil benytte www.doffin.no for å administrere konkurransen frem til innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av frist for forespørsel om deltakelse, og svar på spørsmål fra leverandørene. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn www.doffin.no, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 7.2 Kontaktperson hos oppdragsgiver vedrørende konkurransen Kontaktperson for den del av konkurransen som omfattes av vedlegg 2 og 3 : Jarl-Helmer Svanberg Bergen Vann KF Mobiltelefon: 48 00 39 66. Telefon: 55 56 75 31 E-postadresse: jarlhelmer.svanberg@bergen.kommune.no Kontaktperson for den del av konkurransen som omfattes av vedlegg 4 : Rune Hesjedal Telefon: 55569203 Mobiltelefon: 91328447 E-postadresse: rune.hesjedal@bergen.kommune.no Bergen, 13.mars 2012 Side 10 av 11
med vennlig hilsen Jarl-Helmer Svanberg Ass direktør Bergen Vann KF Side 11 av 11