BERGEN BOLIG OG BYFORNYELSE Handlingsplan 2008 Rapport pr.: 311208 Mål: 01 ØKONOMIPERSPEKTIV BBB KF skal ivareta realkapitalen, utnytte inntektspotensialet og sikre gode finansielle løsninger for bedriftens utbyggingsprosjekt Delmål: 01.01 BBB skal ivareta effektiv økonomistyring 01.01.01 Iverksette regulerende tiltak ved negative avvik på 5% ved tertialrapportering Regnskap etter 2 tertial viste ingen avvik som ga grunnlag for iverksetting av regulerende tiltak. 01.01.02 Videreutvikle budsjett-, regnskaps- og rapporteringsrutiner i samarbeid med driftsavdelingen I dialog med LRS og driftsavdelingen er det utviklet nye interne regnskapsrapporter. 01.01.03 Videreutvikle controllerfunksjonen i økonomiavdelingen med hovedfokus på fakturaog leveransekontroll Det er etablert en begrenset controllerfunksjon i økonomiavdelingen. Det er i tillegg engasjert eksternt konsulet som gjennomgår diverse interne rutiner. Delmål: 01.02 BBB skal utnytte etablerte tilskuddsordninger, sikre en gunstig LCC/årskostnad i prosjekt og ha prisriktige tomtekjøp 01.02.01 Søke å oppnå minimum 20% tilskudd fra Husbanken som årsgjennomsnitt for nye prosjekt, og samlet utbedringstilskudd på kr 5 mill pr år Gjennomsnittlig tilskudd utbetalt i 2008 var 18%. Tilskuddsprosenten er synkende siden det nye omsorgsboligtilskuddet er begrenset til kr 400.000 pr bolig. Det vil i praksis utgjøre en reduksjon til gjennomsnittlig ca 10-15% tilskudd for nye spesialboliger til utviklingshemmede og eldre. Mottatt kr 3,4 mill i utbedringstilskudd til Fagerdalen. 01.02.02 Unngå tilleggsbevilgningssaker for utbyggingsprosjekt. Avvik for enkeltprosjekt holdes innenfor +/- 10% Ingen saker Side 1 av 12
01.02.03 Prosjektere minst ett lavenergihus i 2008 Passivhus prosjekteres i bofellesskap i Rådalslien 01.02.04 Søke Boligetaten om tilskudd til tilpasningsprosjekter i eksisterende boligmasse, for beboergrupper med spesielle behov 01.02.05 Innløse festeavtale med Tomteselskapet for Fagerdalen med sikte på ombygging dersom omregulering blir vedtatt 01.02.06 Søke Husbanken om tilskuddsmidler til utbedring og oppgradering av aktuelle eiendommer Tilskudd mottatt med kr 1 mill til Grensegrenden og kr 2,8 mill til Herman Grans vei. Søkt fradeling. Inngått kjøpekontrakt med Bergen tomteselskap om kjøp av tomten. Kjøpesum betalt. Søknader vedr tilskudd til utbedring av boliger sendes inn fortløpende Delmål: 01.03 BBB skal sikre en sunn balanse mellom driftsinntekter og driftsutgifter og ivareta realkapitalen 01.03.01 Gjennomføre oppdatering og rullering av overordnet tilstandsanalyse All tilstandsregistrering er gjennomført. Analysen blir gjennomført i januar og februar 2009. 01.03.02 Avsette bedriftens årsoverskudd til vedlikeholdsfond for reduksjon av beregnet etterslep. Boligporteføljen vedlikeholdes minst på nivå med Holtes normtall 01.03.03 Oppdatere takstdatabasen for leiefastsettelse gjennom innhenting av minimum 20 takster 01.03.04 Planlegge opplegg for energimerking av boligportefølje Iht bystyrevedtak er årsoverskudd for 2007 avsatt til disposisjonsfond for framtidig vedlikehold av boligporteføljen. Det er innhentet 29 takster i 2008. Uavklart på statlig nivå. Siktemålet er å få på plass lov og forskrift i løpet av 2009/2010. Delmål: 01.04 BBB skal sikre videreføring av dagens egenkapital 01.04.01 Inngå "Foreløpig husleieavtale" med bestiller i alle nye prosjekt med basis i kontantstrømanalyse basert på annuitetslån på 20 år Rutinefestet, ok. 01.04.02 Gjennomføre fortløpende salg av boliger som fristilles av brukeravdeling og som ikke er egnet til annet formål Solgt ettroms leilighet i Elvenes BRL. Solgt ettroms leilighet i Solheimslien BRL. Side 2 av 12
01.04.03 Erverve tomter i henhold til økonomiplan 2008-2011, samt sikre fremtidig tilgang til tomtearealer/ eiendommer gjennom samarbeid med Bergen tomteselskap, BKB og eventuelle andre aktører Inngått kjøpekontrakt med Bergen tomteleskap om kjøp av tomt til PUboliger på Hylkje, del av gnr. 171, bnr. 96. Tiltrådt BKB tomt i Ellerhusens vei til bofellesskap, del av gnr.168, bnr. 1216 m.fl. Kjøpt to-roms leilighet i Rosenkilde BRL, andel 72. Kjøpt to-roms leilighet i Rollandslien BRL, andel 33. Kjøpt to-roms leilighet i Barkaleitet BRL, andel 134. Kjøpt to-roms leilighet i Åstvedtvågen BRL, andel 4. Side 3 av 12
Mål: 02 BRUKERPERSPEKTIV BBB KF skal bidra til trygghet og trivsel i sine boområder, utvikle tjenlige boliger og spesialboliger, og sikre god kvalitet på bedriftens service og tjenester Delmål: 02.01 BBB skal videreutvikle en serviceorientert organisasjon med god oppfølging av kundene, en god beboerinformasjon og gode eksterne relasjoner 02.01.01 Gjennomføre spørreundersøkelse annenhvert år blant et utvalg av bedriftens eksterne samarbeidspartnere, med målsetting å score bedre enn 4 på en skala fra 1-6 Mål oppfylt. Undersøkelse gjennomført ga en score på 4,7. 02.01.02 Videreføre prosjekt inkluderende naboskap med vekt på tillitsvalgt- rekruttering, boveiledning og interkulturelle aktiviteter i nærmiljøet. Evaluere prosjektet og tilrettelegge for videreføring av prosjektets tiltak Prosjektet er gjennomført, tiltak og positive erfaringer forankres i ordinær drift og utviklingsprosjekter. Kvinnegruppen på Løvstakksiden søkes videreført. Røde Kors opprettholder sine interkulturelle aktiviiteter i Sambrukshuset. Evalueringsrapport er sendt Husbanken. Delmål: 02.02 BBB skal sikre riktig bokvalitet og bidra til trygghet, trivsel og engasjement i våre boområder 02.02.01 Videreføre opplæringstilbud for beboerrepresentanter med tilbud til nyvalgte og for viderekommende, pluss tilpasset opplæring for representanter med innvandrerbakgrunn Opplæringstilbudet er gjennomført for 2008. 02.02.02 Utrede finansieringsopplegg med sikte på å gjennomføre trinn 1 av bolig- og miljøutviklingsprosjektet i Dikterkvartalet. 02.02.03 Gjennomføre forprosjekt for en helhetlig boligog miljøutvikling for våre boligområder på Landås/Slettebakken. Finansiering for prosjektet er avklart, prosjektering og beboerinformasjon/omplassering pågår. Forprosjektet er i sluttfasen. Områdekartlegging og beboerundersøkelse er igangsatt og vil være gjennomført i løpet av februar 2009. Side 4 av 12
02.02.04 Det utarbeides planer for utvidet tilsynsopplegg av BBBs ordinære utleieboliger. 02.02.05 Delta i det tverretatlige prosjektet Levekårsløft for Damsgårdssundet, herunder fysiske og boligsosiale tiltak og opparbeidelse av uteareal. 02.02.06 Tilrettelegge for sosiale aktiviteter, dugnader og lignende i boområder og felleslokaler, herunder Nabodagen 2008. Beboerinformasjon ble sendt ut til beboerne i desember. Vakt Service AS har i hele desember vært inne i en overlappingsperiode sammen med gammel leverandør. Møter og kontakt mellom BBB og Vakt service gjennomføres etter behov. Nye rutiner og systemer er på plass. BBB deltar blant annet i prosjektets boligstrategiske planarbeid og energieffektivisering. Prosjektet styres av byrådsavdeling for byutvikling. Nabodagen gjennomført i flere boområder med stor oppslutning fra beboerne og andre samarbeidspartnere. Dugnader og uteaktiviteter gjennomføres fortløpende gjennom året. Delmål: 02.03 BBB skal sikre en rask og kundeorientert oppfølging av bestilling fra brukeravdelingene i henhold til vedtatt budsjett 02.03.01 Levere minst 95% av utbyggingsprosjektene ihht tidsplan i foreløpig husleiekontrakt Prosjektet på Hamrehaugen ble overlevert 3. september ca 2 mnd bak planen, mens de øvrige ble levert innenfor tidsplanen. 02.03.02 Sikre brukermedvirkning i alle utbyggingsprosjekt 02.03.03 Gjennomføre utbyggingsprosjekter ihht kommunens budjett for 2008 Rutinefestet Holder i hovedsak planen. Bestilte prosjekter er under bygging eller prosjektering. Reguleringsplanprosessene er mer omfattende enn ventet. Ett prosjekt for psykiatri (Biskopshavn) er vesentlig forsinket på grunn av høye entreprisekostnader, og ble sendt ut i ny konkurranse i september 2008. Bygging igangsatt desember 2008. 02.03.04 Planlegge for videre utbygging ihht økonomiplan 2008-2011. Holder planen. Programmerig og prosjektering pågår i samarbeid med bestillende byrådsavdelinger. Reguleringsplanprosessene er generelt en vesentlig usikkerhet for planlagt fremdrift. Side 5 av 12
Delmål: 02.04 BBB skal oppnå høy kundetilfredshet hos beboere og bestillere 02.04.01 Gjennomføre periodiske spørreundersøkelser blant et utvalg av beboerne, med målsetting å score bedre enn 2,5 (på en skala fra 1-5) Mål oppfylt. Det er i år gjennomført 500 telefonintervju med et tilfeldig utvalg av beboerne. Fremmedspråklige intervjuere deltok for å intervjue beboere med kort botid i Norge. Spørreskjemaet ble supplert med spørsmål om bomiljø, trivsel og integrasjon. Gjennomsnittscore for beboertilfredshet 3.3 (skala 1-5). Videre analyse av bomiljødelen gjennomføres første kvartal 2009. 02.04.02 Evaluere leverte byggeprosjekt, med målsetting å score bedre enn 4 i gjennomsnitt (på en skala fra 1-6) 02.04.03 Oppgradere BBB sin hjemmeside, herunder brukerrettede informasjon, med lenke til andre aktuelle nettsteder. Holder planen. Ombyggingen av tidligere aldershjem i Håsteins gate 5 til bofellesskap for psykiatri fikk score 4,8 fra bestiller Helse og Omsorg. BBB er i dialog med Informasjonsetaten om tekniske forutsetninger for innpassing av brukerfunksjoner (Min side-funksjon). Side 6 av 12
Mål: 03 PRODUKSJONSPERSPEKTIV BBB KF skal med forankring i bedriftens strategi sikre effektiv prosjektgjennomføring og vedlikehold av kommunens boligmasse, og bidra til effektiv ressursbruk Delmål: 03.01 BBB skal videreutvikle en god intern samhandling, ha klarlagte ansvarsforhold og kostnadseffektiv administrasjon 03.01.01 Organisere samarbeidsmøter med styrene for borettslag der BBB eier andeler Gjennomført i samarbeid med BOE, MOKS og Forvaltningsenhetene (BHO). Møteformen vil bli evaluert på grunn av dårlig frammøte. 03.01.02 Gjennomføre minst en oppgradering av fellesareal i hvert av de tre driftsområdene. 03.01.03 Avklare ansvarsforhold i forhold til Boligetaten mht innkreving som følge av endrede bostøttevedtak. 03.01.04 Lekeplasser med oppgraderingsbehov utbedres og sikres. Mål oppfylt. Uteområder er utbedret og har fulgt oppsatte planer. BBB er i dialog med Boligetaten og ekstern dataleverandør for å se på alternative løsningsmuligheter. Tiltaket er videreført til 2009. 18 lekeplasser er oppgradert i 2008. HMS-konsulent og bomiljøkoordinator vil kontrollere lekeplassene jevnlig iht offentlige pålegg, ukekontroll (visuell), kvartalsrapport og årsrapprtering. Rutiner for oppfølging av lekeplasser er utformet. Delmål: 03.02 BBB skal etablere fleksible og fremtidsrettede boliger under ivaretagelse av bærekraft, og ivareta tilstrekkelig tomteforsyning 03.02.01 På bakgrunn av kartlegging, igangsette oppgradering av aktuelle kabeltv-anlegg og fellesantenneanlegg med sikte på gode seerforhold for beboerne. Fellesantenneanleggene i BBBs boligportefølje er oppgradert. Overgangen til digitalt bakkenett gikk knirkefritt. 03.02.02 Med basis i ROS-analyse iverksette forebyggende tiltak på særlig risikoutsatte felt. Rasutsatte boligområder vurdert med sikte på klarlegging av sikringsbehov. Områder sikret på bakgrunn av kartleggingen og anbefaling fra byggesak. Side 7 av 12
03.02.03 Følge opp kommunens opplegg for miljøledelse Holder planen og kommunens oppsatte fremdrift. Delmål: 03.03 BBB skal videreutvikle en kostnadseffektiv FDV og redusere tomgang 03.03.01 Gjennomføre benchmarking for FDV med sikte på å være bedre enn sammenlignbare aktører/ Boligbygg Oslo KF/ Holte indeks tilpasset brukergruppe Gjennomført benchmarking i 2007 viste at BBB hadde lavere kostnader til drift og forvaltning samlet enn Boligbygg Oslo KF. På vegne av BBB og Boligbygg Oslo har Holthe Prosjekt under utvikling en "storbynøkkel" tilpasset kommunal boligdrift. 03.03.02 Utarbeide skriftlig arbeidsordre for klargjøringsarbeid innen 3 dager etter ledigmelding, for å sikre at tomgangen ikke utgjør mer enn 2,5% (6 mill) av leieinntektene 03.03.03 Gjennomføre ny tilbudsrunde for serviceavtaler som utløper i 2008 og for nye fagområder 03.03.04 Gjennomføre vedlikeholdsplan for 2008 og utbedrings- og ombyggingsprosjekt. Gjennomsnittlig utarbeides skriftlig arbeidsordre noe senere enn 3 dager etter ledigmelding. Tomgang i forbindelse med klargjøring av boliger var kr 5, 2 mill. Nye avtaler er inngått og trådt i kraft innenfor feltene bomiljøvakttjenester, murer, rørlegger, tømrer, elektro, ventilasjon og vask av fellesarealer. Vedlikeholdsplanen i hovedsak gjennomført. 03.03.05 Gjennomføre plan for boligsprinkling for 2008. Sprinklerplanen for 2002-2008 gjennomført. 03.03.06 Gjennomføre plan for HMS-kontroll av boliger med tilhørende areal etter utarbeidet mal ihht internkontrollforskriften, for minst 1000 boliger pr år. 03.03.07 Etablere branndokumentasjon og organisasjon for de særskilte brannobjekt og særskilte tilsynsobjekt etter plan 03.03.08 Utbedring av avtrekksforhold i prioriterte boliganlegg med fuktproblemer. 03.03.09 Igangsette justering av sensorer i boliger med adresserbart brannvarslingsanlegg. Gjennomført for bortimot 1000 boenheter. Branndokumentasjon for organisatoriske tiltak for 12 tilsynsobjekt er på plass. Mål nådd iht oppsatte planer. Vi har fått tillatelse fra Bergen Brannvesen å flytte sensorer ved kokesone til annet sted i rommet på noen adresser, som vi har valgt som prøveprosjekt. Røykvarsler skal monteres ved kokesone. BBB skal utforme styringsrapporter sammen med BB for å se om tiltaket har den ønskede effekt, slik at vi reduserer antallet unødvendige utrykninger. Side 8 av 12
03.03.10 Gjennomføre oppgradering av branntekniske tiltak knyttet til 12 særskilte brannobjekt. (serviceboliger). 03.03.11 Utarbeide prosedyrer for ubetjente bygg med sprinkler/brannalarm. 03.03.12 Gjennomgang av formålskodene/underkode for å optimalisere kontrakter 03.03.13 Ny informasjonsmappe til beboerne ved innflytting 03.03.14 Gjennomgang av låsesystemer, masternøkler og nøkkelskap Brannteknisk tilsyn er gjennomført for 12 særskilte brannobjekt. Aviksrapporter foreligger og utbedring avvik er under arbeid. Arbeidene skal være gjennomført pr. 31.03. 2009 i henhold til plan og frist. Vakt Service AS kontrollerer aktuelle anlegg 2 ganger ukentlig. Om nødvendig tilbakestilles brannalarrmen eller vekter kontakter BBB eller BBBs leverandør om nødvendig - avhengig av tid på døgnet. Utsatt til 2009 på grunn av endring i Husleieloven. Ny informasjonsmappe for ordinære utleieboliger er utformet Gjennomgang av låsesystemene gjennomført. Delmål: 03.04 BBB skal videreutvikle god rapporteringspraksis ved tjenlig bruk av IKT 03.04.01 Innføre SMS-varsling for alle faste oppdrag for BBB. SMS-varsling legges fortløpende inn i nye kontrakter og benyttes om formålstjenlig. 03.04.02 Etablere kartintegrasjon mot FDV-systemet med henblikk på oppgraderte brukerfunksjoner og bedret beboerinformasjon. 03.04.03 Følge opp samarbeidsprosjekt med Resight AS og Innovasjon Norge og nyttiggjøre oss de nye funksjonaliteter i FDV-web som framkommer. 03.04.04 Gjennomføre årlig oppdatering av bedriftshåndboken Mål oppfylt. Der er etablert en kobling fra leieobjekt til adresse i Google map, samt oppslag til "Bergenskart" GAB-registeret (som er koplet på inngangsnivå). Her er også link til GAB-info som også ruter videre til byggesaksdokumenter. OFU-avtalen med Resight as er avsluttet - og resultatet av samarbeidet er implementert i BBB. Gjennomført, relativt stor aktivitet i år. 03.04.05 Synliggjøre BBB og oppnådde resultat bedre, gjennom minst 3 positive oppslag i media pr. år. Mål oppfylt. Flere positive oppslag bl.a. knyttet til Nabodagen, bomiljøarbeid, oppgradering lekeplasser og brannsikringsarbeidet i eldre- og serviceleiligheter. 03.04.06 Etablere utvidet dataimport fra kemneren som gir elektronisk tilgang til enkeltsakers status. Kemneren vil være operativ med nytt system sommeren 2009. Systemet er lagt til rette med en innsynsløsning for eksterne brukere. Tiltaket er videreført til 2009. Side 9 av 12
03.04.07 Avklare forhold knyttet til avsluttede leieforhold i samarbeid med Kemner og Boligetaten. 03.04.08 Ta i bruk anleggsmodul og prosjektmodul i Agresso. 03.04.09 Avklare implementering av budsjettmodul i Agresso. 03.04.10 Implementere ny rettighetsstruktur på delte filområder i BBB sitt nettverk. I påvente av mulig sak til Byrådet vedr tildelingskriterier for kommunal bolig opprettholder BBB gjeldende praksis. BBB har valgt ikke å implementere Agresso prosjektmodul da den ikke dekker behovet fullt ut. BBB har i stedet videreutviklet egne prosjektrapporter. Anleggsmodulen er ikke ferdigutviklet i Bykassen. BBB er anbefalt å stille denne vurderingen i bero pga fortsatt pågående utvikling i Bykassen. Begrensning i rettigheter til å lagre/endre/ slette/ på tvers av avdelingenes filområder, samt felles områder er implementert. Side 10 av 12
Mål: 04 MEDARBEIDERPERSPEKTIV BBB KF skal tilrettelegge for et utviklingsorientert og godt arbeidsmiljø Delmål: 04.01 BBB skal videreutvikle et godt arbeidsmiljø, fremme lavt sykefravær og fremme likestilling 04.01.01 Redusere lønnsforskjeller knyttet til kjønn, i tilknytning til lokale lønnsforhandlinger. Ved ledighet sikre bedre kjønnsbalanse i forhold til lederstillinger Søkes ivaretatt ifm årlige lønnsoppgjør og ved ledighet i stillinger. 04.01.02 Tilstrebe bedre score på den årlige arbeidsmiljøundersøkelsen enn gjennomsnittet for lignende virksomheter i Bergen kommune 04.01.03 Tilstrebe lavere sykefravær enn BKs gjennomsnitt for lignende virksomheter. 04.01.04 Gjennomføre minst en medarbeidersamtale samt oppfølgingssamtale i løpet av året Arbeidsmiljøundersøkelsen høsten 2008 viste score 4,2 som ligger nær gjennomsnittet for Bergen kommune. Vi har ikke fått tilgang til resultat fra sammenlignbare virksomheter. Sykefravær var på årsbasis 6,4 % som ligger lavere enn gjennomsnittet for kommunale foretak i Bergen kommune. Medarbeidersamtaler og oppfølgingsamtaler er gjennomført. Delmål: 04.02 BBB skal videreutvikle de ansattes kompetanse innenfor bedriftens fokusområder, og sikre riktig kompetanse i bedriften 04.02.01 Gjennomføre årlig rapportering på gjennomføringsgrad for opplærings/karriereplan. Hver ansatt gis tilbud om ett opplæringstiltak pr år, gjennom medarbeidersamtalen 85 % av bedriftens medarbeidere har deltatt på min. ett opplæringstiltak. 04.02.02 Videreføre BBBs interne bomiljøskole med 4 samlinger pr. år. Årets program for Bomiljøskolen forskyves til 2009 på grunn av sykefravær og prioriteringer. Delmål: 04.03 BBB skal ivareta personal- og lederutvikling og god informasjon til de ansatte 04.03.01 Sikre høy etisk bevissthet gjennom fokus på Det har vært gjennomført temaet på minst en samling pr. år for de ansatte. avdelingsvise samtaler hvor temaet har vært etikk, interne rutiner og fullmakter. Side 11 av 12
04.03.02 Etablere samarbeidsforum for bomiljøarbeid som videreføring av Prosjekt Bomiljønett, og driftsbasert forankring for nettstedet bomiljønett.no. 04.03.03 Følge opp kommunens handlingsplan for rekruttering av innvandrere, og iverksette planens anbefalte tiltak (nytt tiltak ihht styrevedtak 10.04.07) Oslo, Bergen og Trondheim kommuner har videreført bomiljøsamarbeidet, med ivaretagelse av nettsider og fagforum. Husbanken region vest har gitt tilsagn om kr 100.000 til en videreutvikling av prosjektets nettbaserte informasjonstiltak. Følges opp ved ledighet i stillinger. Side 12 av 12