ANSKAFFELSE: BEHANDLINGSHJELPEMIDLER BILEVEL PAP, CPAP, MASKER, FORSTØVERE, SUG OG HOSTEMAKSINER VADSØ Tillegg: Spørsmål/svar/endringer Alle spørsmål og endringer legges under fortløpende. Nyeste spørsmål/svar/endring kommer øverst. Alle spørsmål/endringer som har fått en dato er besvart og ferdigbehandlet. Ref. Spørsmål Svar/endringer Dato besvart/endret 24 Spørsmål tilbudskonferansen: Ad prisskjema og enhetspriser: hva som omfattes av enhetsprisen på apparatet for de ulike deltilbud. Viser til prisskjema og kravspesifikasjon gjeldende for Delområde 1, 2, 4, 5 og 6. Tilbyder skal oppgi pris per enhet for henholdsvis Bilevel, CPAP apparat og tilleggsutstyr i henhold til prisskjema. Det betyr for eksempel at inngitt pris for selve enheten/apparatet skal være eksklusiv tilleggsutstyr som fuktekammer, slange med varmetråder mm. Dette for at det skal være mulig å bestille kun selve enheten ved behov. 23 Spørsmål fra tilbudskonferansen: Ad kravspesifikasjon fjernovervåking: Leverandører ønsker en forlengelse av fristen for innlevering av O-krav fjernovervåking gjeldende for Delområde 1 og 2. Viser til Generelle krav fjernovervåking i kravspesifikasjonen. Oppdragsgiver forstår utfordringene med å få på plass all dokumentasjon knyttet til O-krav fjernovervåking innen tilbudsfristen. Tilbyder må overholde fristen for innlevering av sitt tilbud innen den 15. mars kl 12:00 og bekrefte oppfyllelse av punktene tilknyttet generelle krav fjernovervåking. Tilbyder kan ved behov ettersende nødvendig dokumentasjon tilknyttet 1
nevnte krav innen 4. april 2016 kl 12:00. Dokumentasjon sendes inn i kommunikasjonsmodulen i Mercell. 22 Spørsmål vedrørende punkt 5.2 I kravspek (Bærbare Sug) På punkt 5.20 (evalueringskrav) sier man at man ønsker et sug med så høy sugekapasitet som mulig, og at det suget med høyest sugekapasitet vil vektes høyest. Vi vet at luft i bevegelse gir støy. På punkt 5.25 (obligatorisk krav) står det at apparatet skal maksimalt ha et lydnivå på 55dBA ved maks sugestyrke. Hadde det vært mulig å endre teksten her til at det er ønskelig med så lavt støynivå som mulig? Disse apparatene skal jo uansett prøves ut. Viser til punkt 5.25 i kravspesifikasjonen. Oppdragsgiver vurderer det som hensiktsmessig å endre O- krav til maksimalt lydnivå ved sugestyrke for bærbare sug til 65 db. Ny versjon av Vedlegg 1 kravspesifikasjon er lastet opp i Mercell med filnavn: - Vedlegg 1 kravspesifikasjon versjon 3. 21 Vi har følgende spørsmål til Vedlegg 9 Rammeavtale Pkt 12.7 i rammeavtalen Har vi forstått det riktig at HINAS vil sende leverandøren en faktura hvert kvartal, tilsvarende 1% av omsetningen leverandøren har hatt til kunden i aktuell periode? Viser til punkt 12.7 i rammeavtalen. HINAS fakturerer avtaleleverandør hvert kvartal med 1 % av leverandørenes omsetning basert på innlevert leverandørstatistikk iht. punkt 12.1 i rammeavtalen. 20 I pkt. 1.9 i konkurransegrunnlaget står det følgende: 1.9 Parallelle tilbud Viser til punkt 1.9 i konkurransegrunnlaget. Parallelle tilbud er når det leveres inn tilbud på flere ulike produkter innenfor samme deltilbud. Ved innlevering av 2
Det er adgang til å levere inn parallelle tilbud for Delområde 3 "Masker", med ulike produkter i konkurransen. Dersom det leveres inn parallelle tilbud, må det fylles ut en kravspesifikasjon og et prisskjema per tilbud. De parallelle tilbudene vil konkurrere mot hverandre på samme måte, som mot tilbud fra øvrige tilbydere. parallelle tilbud skal tilbyder levere inn en kravspesifikasjon og et prisskjema for hvert enkelt tilbud innenfor samme deltilbud. Tilbyders parallelle tilbud konkurrerer mot hverandre som mot tilbud fra øvrige tilbydere. Mener dere her at dere vil ha et tilbud for hver enkelt maskemodell innenfor hvert enkelt deltilbud f.eks 3 stk kravspesifikasjon og 3 stk prisskjema til Deltilbud 3.1: Ventilerte nesemasker, hvis man har 3 modeller av nesemasker å tilby? Eller, mener dere at dere vil ha kun en utfylt kravspesifikasjon og et prissjema pr deltilbud f.eks Deltilbud 3.1: Ventilerte nesemasker, selv om man har 3 ulike modeller å tilby? 19 Delområde 1: Bilevel PAP pkt. 1.18 og Delområde 2: CPAP pkt. 2.19. Er det mulig å oppgi lydnivået i andre standarder f.eks ISO 17510-1:2007 eller 2015 hvis 2009 ikke er tilgjengelig? Viser til punkt 1.18 og 2.19 i kravspesifikasjon. ISO 17510:2015 omfatter masker og brukstilbehør, og ISO 17510-1:2007 er erstattet av 17510-1:2009 og omfatter Utstyr til åndedrettsterapi ved søvnapné. Oppdragsgiver opprettholder kravene i punkt 1.18 og 2.19 i kravspesifikasjon. Eventuelt at tilbyder kan dokumentere at utgått ISO 17510-1:2007 tilfredsstiller de samme krav som i ISO 17510-1:2009. 18 I Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, Delområde 3 Masker, punkt 3.4 er teksten som følger: Masker med ekspirasjonsventil (gjelder deltilbud 3.1-3.3) Viser til punkt 3.4 i kravspesifikasjonen. Oppdragsgiver vurderer det som hensiktsmessig å endre krav til trykkvariasjoner for masker med ekspirasjonsventil for deltilbud 3.1-3.2. Krav til trykkvariasjoner for Deltilbud 3.3 opprettholdes. 3
Tilbudte masker skal være egnet for bruk under store trykkvariasjoner, min 4-25 cm H20 til CPAP, og min 4-25 cm H2O til bruk ved Bilevel-apparat. Oppgi spesifikasjoner. Vi har modeller av nesemasker og neseputemasker som i hovedsak er testet for 4-20 i trykk som er standard trykkvariasjon på auto-cpap apparatene. Erfaringen er at de godt kan brukes til trykk opp mot 25, men i våre manualer under tekniske spesifikasjoner står det at foreskrevet trykk er 4-20 cm H2O. Vi ber om at det i spesifikasjonen blir endret til at nesemasker og neseputemasker skal være egnet for bruk under min 4-20 cm H2O. Vi vil da kunne gi et tilbud på hele segmentet av nesemasker og dere da får flere modeller å teste ut i evalueringsperioden. 17 Spørsmål 1: Pkt. 4.6 Vareprøver og Pkt. 4.7 Utprøving: Vi er litt i villrede om hva som skal sendes hvor av vareprøver innen tilbudsfristen... Delområde 5 (sug); Har vi forstått det riktig når vi mener at sugene sendes til Haukeland Sykehus før tilbudsfristen (15.3.)? Ny versjon av Vedlegg 1 kravspesifikasjon er lastet opp i Mercell med filnavn: - Vedlegg 1 kravspesifikasjon versjon 3. Ad Vareprøver punkt 4.6 i konkurransegrunnlaget: - Vareprøver gjelder kun for Delområde 3 Masker. To vareprøver av hvert tilbudte produkt skal sendes inn innen tilbudsfristen iht. adressen i punkt 4.6. Ad Utprøving punkt 4.7 i konkurransegrunnlaget: - Utprøving av ukjente produkter, dvs produkter som Oppdragsgiver ikke har erfaring med vil prøves ut av Oppdragsgiver. Oppdragsgiver kontakter tilbyder etter tilbudsfrist i de tilfeller dette er aktuelt. - Utprøving Delområde 5 Sug. Her skal Oppdragsgiver som en del av evalueringen teste tilbudte produkter iht. punkter i kravspesifikasjon. Alle tilbudte produkter innenfor Delområde 5 Sug skal sendes inn innen tilbudsfristen iht. adressen i punkt 4.7. 21.02.2016 Det skal ikke leveres vareprøver for Delområde 4 Forstøvere. 4
Delområde 4 (forstøvere): Skal det leveres vareprøver her innenfor tilbudsfristen (15.3.), og skal disse i såfall sendes til sendes til Oslo Universitetssykehus? Spørsmål 2: Pkt. 5.1: Når det gjelder tildelingskriterer for deltilbud 4 og deltilbud 5; stemmer det at pris teller 60 % og kvalitet 40 %? Viser til punkt 5.1 Tildelingskriterier i konkurransegrunnlaget. For deltilbud 4.1 og 4.2 vektes pris 60 % og kvalitet 40 %. For Deltilbud 5.1 og 5.2 vektes pris 60 % og kvalitet 40 %. 16 Parallelle tilbud: Blir usikker på hva som menes her. Er det for eksempel ikke mulig å tilby flere CPAPer? 15 Vi har et spørsmål til Delgruppe 3.4, ikke-ventilerte nese/munnmasker: Er dette engangsmasker eller flergangsmasker? 14 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Deltilbud 1.4: Bilevel PAP apparat med adaptiv servoventilator Ref.pkt. 1.58 Ventilasjonsparametre Vi lurer på relevansen av disse justerbare parameterne. Vi oppfatter at denne gruppen pasienter, beskrevet i punkt 1.57, ikke i særlig grad har et ventilasjonsbehov. Vi oppfatter det slik at dersom pasientgruppen har et ventilasjonsbehov snarere bør ha ST eller VAPS funksjon. Slik kravet er formulert forstår vi det slik at det gis poeng for manuelt justerbare parameter. For å gi optimal individuelt Viser til punkt 9 Parallelle tilbud i konkurransegrunnlaget. Det er kun mulig å levere inn parallelle tilbud for Delområde 3 Masker. Det betyr at det for eksempel for Deltilbud 2.1 Auto CPAP kan leveres inn ett tilbud. Oppdragsgiver etterspør flergangsmasker for alle Deltilbud tilhørende Delområde 3 Masker. Viser til punkt 1.58 i kravspesifikasjon. Oppdragsgiver finner det formålstjenlig å evaluere på justerbare innstillingsparametre. 21.02.2016 21.02.2016 21.02.2016 5
tilpasset behandling kan dette også justeres automatisk. Kan det gis poeng for dette? 13 I kravspek punkt 0.1.2 står det at alle tilbudte produkter skal være registrert i NKKN. Gjelder dette også forbruksmateriale (slanger osv.)? 12 Vedlegg 3 Prisskjema I deltilbud 2.1, Auto CPAP med og uten fjernovervåkning, under Tilleggsutstyr O-krav, bes det om pris på komplett fukterløsning. Kan dere utdype hva som menes her? 11 I kravspek punkt 2.20 står det om rengjøring og skifte av filter. I beskrivelsen av kravet står det plutselig "I evalueringen vil det vektlegges at tilbudt apparats fuktekammer kan rengjøres på en enkel måte, samt at det skiftes filter på en enkel måte. " Er det riktig at det skal stå fuktekammer her eller er det en skrivefeil? Det er kun medisinsk teknisk utstyr som skal registreres i NKKN. Ikke forbruksmateriell. Viser til punkt 2.1 i kravspesifikasjon. Det er gjort justeringer i punkt 2.20. Riktig ordlyd skal være: «Rengjøring og skifte av filter - Tilbudt apparat bør være enkelt å rengjøre og skifte filter på. I evalueringen vil det vektlegges at tilbudt apparat er enkelt for bruker å demontere og sammen igjen ved rengjøring av fuktekammer og ved skifte av filter». 10 Det er visst ikke mulig å skrive i feltene for størrelser/type masker i prisskjemaet. Det er skrivebeskyttet i mange av feltene. 9 Er det mulig å sette inn 15 varelinjer til på Ventilerte nesemasker (deltilbud 3.1) og Ventilerte nese/munnmasker (deltilbud 3.3)? Ny versjon av Vedlegg 1 kravspesifikasjon er lastet opp i Mercell med filnavn: - Vedlegg 1 kravspesifikasjon versjon 2. Det er gjort endringer i prisskjema med muligheter for å skrive inn størrelse/type. Ny versjon av Vedlegg 3 prisskjema er lastet opp i Mercell med filnavn: - Vedlegg 3 Prisskjema versjon 3. Det er gjort endringer i prisskjema ved at det gjort mulig for tilbyder å endre rader og legge til rader. Ny versjon av Vedlegg 3 prisskjema er lastet opp i Mercell med filnavn: 6
8 Er det tilgjengelig engelsk versjon for dette anbudet, spesielt med tanke på kravspesifikasjonene? Det er omfattende spørsmål som kreves råd fra produsentene, og engelsk versjon vil være til hjelp. 7 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Det er ikke mulig å utvide cellene i kravspesifikasjonskjemaet der tilbyders svar skal legges inn. Er det mulig å få endret på dette? 6 Konkurransegrunnlaget 1. Det fremgår av pkt 5.2.2 vedrørende tildelingskriteriet "kvalitet" at kvalitet, samt oppfyllelse av EV-krav i kravspesifikasjonen skal evalueres. Det er ikke spesifisert nærmere hva kvalitet knytter seg til. Er det riktig forstått at deltilbudene kun evalueres på bakgrunn av EV-kravene i kravspesifikasjonen og at delområde 3 i tillegg vil vurderes på bakgrunn av vareprøver? - Vedlegg 3 Prisskjema versjon 3. Konkurransegrunnlag og vedlegg er dessverre ikke tilgjengelig i engelsk versjon. Noen hvite celler utvides automatisk. Det er laget en ny versjon av kravspesifikasjon med muligheter for å utvide rader manuelt. Ny versjon av Vedlegg 1 kravspesifikasjon er lastet opp i Mercell med filnavn: - Vedlegg 1 kravspesifikasjon versjon 2. Viser til punkt 5.2.2 i konkurransegrunnlaget, og samt EV-krav i kravspesifikasjon. Alle EV-krav i kravspesifikasjon omfatter tildelingskriteriet kvalitet. Viser til kravspesifikasjon Delområde 3 Masker og punkt 5.2.2 i konkurransegrunnlaget. Innleverte vareprøver er en viktig del av evalueringskriteriene og anvendes i evalueringen. 2. Av pkt 5.1 er det spesifisert at enkelte evalueringskrav vil tillegges mer vekt enn andre, herunder eksempelvis funksjonalitet og brukervennlighet. Er det riktig forstått at kun krav som fremgår under punktene som enten heter "bruk/funksjon", "funksjon" eller "brukervennlighet" vil tillegges ytterligere vekt? Viser til punkt 5.1 i konkurransegrunnlaget. Alle EV-krav gis score og vektes. Når det refereres til at for eksempel EV-krav tilhørende «Funksjon» tillegges mer vekt en øvrige EV-krav betyr det at vektingen av EV-kravene tilhørende «Funksjon» vektes med en % vis større andel enn de øvrige EV-kravene. 7
3. Av pkt 5.2.2 fremgår det at tildelingskriteriet "kvalitet" skal evalueres i henhold til den forholdsmessige metoden. Det er ikke nærmere spesifisert hva som ligger i dette. Er det riktig forstått at det skal benyttes den samme formelen som er angitt for pris i pkt 5.2.1? Viser til punkt 5.2 i konkurransegrunnlaget. Det er feil i konkurransegrunnlaget punkt 5.2.2 siste setning fjernes. Kvalitet evalueres etter gitt score og defineres ikke iht. noen metode. Ny versjon av konkurransegrunnlag er lastet opp i Mercell med endring. - siste setning i punkt 5.2.2 er fjernet. 5 Vedlegg 3 - Prisskjema Deltilbud 3.1-3.6 Masker - Skal det tilbys deler og tilbehør til maskene (maskepute, hodestropper ol)? - I tilfelle ja, hvor skal det fylles inn i prisskjemaet Oppdragsgiver etterspør ikke deler eller tilbehør til masker. Alle tilbudte masker skal være inklusive nødvendige deler/tilbehør. Delområder 1,2,4,5 og 6) -I prisskjema er det spesifiserte felter for tilbehør som faller under tilleggsutstyr O-krav og tilleggsutstyr E-krav. Hvis vi som leverandør har annet tilbehør som ikke er spesifisert i disse kategoriene, kan dette føres inn i liste for reservedeler? 4 Vedlegg 1 kravspesifikasjon: - Hva er forskjellen på kontraktskrav og dokumentasjonskrav? Dersom tilbyder har tilbehør som faller utenfor tilbehør og tilleggsutstyr som er nevnt under O-krav og EV-krav kan disse føres inn under reservedelslisten. Punkter i kravspesifikasjonen som er merket med kontraktskrav er punkter som også er tatt inn i rammeavtalen som egne avtalepunkter. Punkter i kravspesifikasjonen som er merket med dokumentasjonskrav krever at det legges ved dokumentasjon ift. kravet det refereres til. 8
- Ønsker dere at tilbyder skal legge ved brosjyrer av produktene i tillegg til utdypende beskrivelse? Tilbyder gjør en vurdering av hva som er hensiktsmessig informasjon ift. oppdragsgivers krav til beskrivelse. - Generelle krav ved fjernovervåking, ref. 02.18. Punktet spesifiserer at leverandør skal ha gjennomført risikovurdering av sin løsning. Skal vurderingen leveres sammen med tilbudet eller ved kontraktsinngåelse sammen med databehandleravtalen? Kreves det full ROS analyse fra leverandør eller kun i henhold til 2-4? Tilbyder skal iht. punkt 0.2.18 som minimum (O-krav) gjøre en risikovurdering som er iht. personopplysningsforskriften 2-4. Iht. punkt 0.2.18 skal tilbyder ha gjennomført risikovurdering ved inngivelse av tilbud. Gjennomført risikovurdering skal legges ved tilbudet som dokumentasjon. -Delområde 1: Bilevel PAP. Deltilbud 1.2. Ref. pkt. 1.23. I kravet bes det om at apparatet skiller på OA og CA, dette er vel ikke mulig for et apparat med backup-frekvens? Oppdragsgiver vurderer det som mulig å skille mellom obstruktive og sentrale hendelser uavhengig av om det er stilt inn backupfrekvens eller ikke, på tilgjengelige apparater i markedet. - Delområde 1: Bilevel PAP. Deltilbud 1.3. Ref. pkt. 1.39. Kan dere utdype hva slags spesifikasjoner som er ønskelig her? «Oppgi spesifikasjoner» fjernes og erstattes med «Bekreft at det finnes opsjon for å velge ekstern fukter». Ny versjon av Vedlegg 1 kravspesifikasjon er lastet opp i Mercell med filnavn: - Vedlegg 1 kravspesifikasjon versjon 2. 9
-Delområde 1: Bilevel PAP. Deltilbud 1.3. Ref. pkt. 1.49. Alle apparater i bilevel modus har en trykklette på ekspirasjon når trykket senkes fra IPAP til EPAP. Hva er relevansen av en ekstra trykklette? Oppdragsgiver har vurdert at ekspiratorisk trykklette kan være relevant for pasientkomfort ved høye EPAP trykk. - Delområde 2, CPAP: I denne gruppen har vi to supplerende produkter, AutoSet for Her og Vauto: kan vi legge inn disse to produktene og i tilfelle hvor? Oppdragsgiver har vurdert behovet for alternative behandlingsalgoritme innenfor Delområdet. Men vurdert behovet til å være marginalt per dags dato. Viser videre til punkt 1.9 i konkurransegrunnlaget. Det er ikke adgang å levere inn parallelle tilbud foruten Delområde 3. 3 Konkurransegrunnlaget: Pkt 2 Kvalifikasjonskrav, Tekniske og faglige kvalifikasjoner, K05: - Vi har mer eller mindre kontinuerlige leveranser til helseforetakene, ønsker dere verdien over en tidsperiode, f.eks ett år - Når det gjelder beskrivelse av leveransen, kundens størrelse og kompleksitet, ønsker dere en oversikt over omsetning og antall produktområder vi leverer til kunden? 2 Prisskjemaet er skrivebeskyttet med passord slik at vi ikke får gjort noen endringer i størrelse på feltene o.l. Er dette noe Tilbyder gjøre selv en vurdering over hvilken tidsperiode som er relevant for oppgitt erfaring. For oppdragsgiver er det viktig å sikre at tilbyder er i stand til å oppfylle anskaffelsens kompleksitet mht. estimerte volum og angitte kunder på avtalen. Tilbyder bør som minimum angi den informasjon som er oppgitt i vedlegg 4 svarskjema erfaring. Det er gjort endringer i prisskjema ved at det i alle hvite celler er delt tekst, som gir mulighet å skrive inne ønsket tekst med automatisk linjeskift. For Delområde 3 «Masker» er det for 15.02.2016 10
dere kan løse slik at vi får fylt ut på riktig måte eller hvordan foreslår dere at vi gjør dette? kolonne C «Størrelse/type» gitt muligheter for å skrive inn tilbudt størrelse. I tillegg er det lagt til flere rader. 1 Viser til punkt 1.7 i konkurransegrunnlaget angående tilbudskonferanse. Vi ønsker ytterligere informasjon om denne konferansen, da spesielt i forhold til hva som eventuelt forventes av oss som leverandører og hvorvidt vi skal bidra med informasjon eller annet på denne konferansen. Fint om dere har mulighet til å bistå med informasjon om dette. Ny versjon av Vedlegg 3 prisskjema er lastet opp i Mercell med filnavn: - Vedlegg 3 Prisskjema versjon 2. HINAS gjennomfører tilbudskonferanse for alle typer anskaffelser. På tilbudskonferansen går vi gjennom tilbudsdokumentene for å minimere risikoen for misforståelser. Tilbudskonferansen gjennomføres som et fellesmøte for alle interessenter, med muligheter for å stille spørsmål. I tillegg er det muligheter å stille spørsmål gjennom Mercell i utlysningsperioden. Det forventes ikke noe bidrag fra leverandøren. 15.02.2016 Tilbudskonferansen finner sted på Scandic Oslo City. 11