1 av 6 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen torsdag 13.9.2012, kl. 08.30-11.00 Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet X Dekanus Bjørn Hafskjold Instituttleder Øyvind W. Fakultetet X Prodekanus forskning Åse Krøkje Fakultetet X Prodekanus utdanning Anne Borg Institutt for kjemi (IKJ) X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara 1: Instituttnestleder Øyvind Mikkelsen Vara 2:Kontorsjef Gunhild Meistad Institutt for biologi (IBI) Institutt for fysikk (IFY) Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Kontorsjef Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech Instituttleder Asle Sudbø X Vara 1: Instituttnestleder Jon Andreas Støvneng Vara 2: Kontorsjef Aud Lise Kulseth Instituttleder Øyvind W. Gregersen Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad X Vara 2: Kontorsjef Tom Helmersen X Instituttleder Arne Petter Ratvik Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Kontorsjef Trond Einar Hagen Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Kjell Morten Vårum Vara 2: Professor Olav Vadstein X Ellen Stormo Vara: Elisa Elmies X Axel Lødemel Holene Vara: Anne Barsnes X Marit Takla Vara: Henrik Enoksen Sekretær/referent for ledergruppen: Martin Fjeldvær Gregersen Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Instituttleder Asle Sudbø Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Kjell Morten Vårum Vara 2: Professor Olav Vadstein Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Håvard Engen og Johan Kristian Andreasen (Forvei) Lillian Hansen Heidi Hugdal Espen Fjærvik Kristin Omre
2 av 6 FASTE POSTER Godkjenning av referat Referat fra møtet 06.9.12 ble godkjent. Oppfølging av tidligere saker Nordisk Polymerstudium Wilhelm Glom er vår kontaktperson i prosessen Ev. nedleggelse av Masterprogram i medical technology dette er en sak som involverer flere fakultet så NT kan ikke beslutte dette alene. Prodekanus utdanning følger opp prosessen videre. Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen Dekanmøter ephorte 2012/27 o Styring og ledelse o IFM o NOKUT besøk. Samtaler med studenter og ledelse. Det skal nå utpekes hvilke program som skal evalueres. Det velges et siving program ved IVT hvor både IME og NT har undervisning. IMT og IFY må derfor påregne å delta med sine grunnemner. o Virksomhetsmål o Lønnsoppgjøret o Beredskapsøvelse 1.okt o Stig Omholt presentert o Kvalitet i forskningen utkast til notat. o Gjennomgang av infrastruktursøknader o Dekanus borte i to uker fra 17.sept. Mange utlysninger av fellesgrader for tiden. Viktig at vi vurderer dette strategisk før vi går videre. SAKSKART Orienteringssaker: Status FORVEI o Orientering ved Håvard Engen og Johan Kristian Andreasen o Se presentasjon fra møtet og rapport som sendes ut. o Faglig felleskap i teamet er en viktig suksessfaktor o Studentenes behov er i sentrum og fokus er på positiv veiledning o 32 % av studentene deltar o Et visst oppmøte på et program virker selvforsterkende i form av at studentene rekrutterer hverandre/prater om tilbudet når noen først har prøvd det.
3 av 6 o Noen generelle funn o Spørsmålet om «arbeidsmarkedet har bruk for dem» er en sentral faktor i motivasjonen for realfagstudentene. o De studentene som er med på fest føler oftest bra sosial tilhørighet, de som ikke deltar opplever mer trøbbel med dette. o Sykdom fører i en del tilfeller til forsinkelser og press som forplanter seg utover i semesteret. Dette gripes det ofte fatt i og kontakt med fagmiljøene opprettes for å se om det kan løses. o Noen positive funn fra NT o Tydelig arbeidstid virker positivt o Studentmiljøet er bra o Realistiske og positive studenter generelt sett o Det rapporteres om mange gode forelesere o Noen utfordringer ved NT o De utfordringene vi ser/får rapport om bør vi følge opp det må gå beskjed til de ansvarlige enhetene. o Rapporter om dårlige forelesere bør følges opp ved fakultetet/instituttet. o Sykdom og rus er et område vi bør se nærmere på o Rapporter om for stor arbeidsmengde bør følges opp o Evaluering av forvei ved NTNU utvalgte tall o 92 % er fornøyd/svært fornøyd med opplegget o 20 % sier samtalen har betydd noe for dem ift å fortsette studiet (frafall) o 80 % ønsker oppfølgingssamtale o 96 % anbefaler dette til andre studenter o Nytt i 2012 o Mer fokus på oppfølging av samtalene og oppfølgingssamtaler o Elektronisk påmelding o Kvalitetsstøttetiltak dialog mellom forvei og fagmiljøene/linjeledelsen. o Nasjonal konferanse i Trondheim o Utfordringer i forvei o Gjøre det bedre kjent blant studentene o Finne de beste møtestedene hvor nye studenter kan nås o Finne gode rutiner for dialog med fagmiljøene o Forvei startet på industriell kjemi og bioteknologi der ser vi særlig god deltakelse.
4 av 6 o En del studenter tenker en del på å bytte program. For eksempel mellom siving programmer men også mellom biologi og medisin. o En del studenter sier at referansegruppene som skal evaluere emner ofte ikke funker som kanal for endring. FTR påpeker at disse gruppene kun funker når foreleser er konstruktiv og åpen for dialog. Informasjon som forvei fanger opp bør derfor følges opp som en alternativ informasjonskilde til emner som bør undersøkes nærmere. o Møte mellom forvei og studieseksjonen om konkrete ting som bør følges opp ved NT vil bli gjennomført. o Vi bør også kunne følge opp ph.d-studentene på samme måte, da det også der er vanskelig å fange opp ting som ikke funker. Forvei prosjektet er klar over dette behovet. o Materialteknologi har stort frafall men forvei har lite gjennomslag der o Vi må prøve flere tiltak for å få mer trykk på forvei her o Vi må prøve å få med linjeforeningene for å få mer gjennomslag i de programmene vi har dårlige tall. o Forvei ønsker gjerne å tilby skreddersøm for å jobbe med de programmene vi sliter med å få nok deltakelse fra i dag. o Foreleseren er ofte avgjørende for studentenes hverdag, eks fra Foosnæs. o FTR mener mange studenter begynner på et studie ut fra tittelen på programmet. HMS status o Orientering ved Espen Fjærvik o Se presentasjon for mer info o Avvik Elektronisk avvikssystem har ikke ført til fler avvik slik vi trodde. Studentene bruker ikke avvikssystemet. Vi må få oppmerksomhet på dette og klarhet i hvem som bør melde og hvorfor det eventuelt stopper opp. Vi må ha mer fokus på bruken av avvikssystemet og en felles forståelse av at rapportering kan gi forbedring. Instituttledere bør se på eget institutt og følge opp lukking av saker. Personskader bør sammenlignes med andre f.eks SINTEF for å se hvilket nivå vi ligger på. Hos oss utgjør forslag til forbedring en liten andel hos SINTEF er dette en stor post. Dette bør vi jobbe mer med. Den lave avviksandelen kan delvis skyldes historisk mistro til at saker blir fulgt opp. Vi må synliggjøre at saker faktisk blir lukket/fulgt opp for å skape tillit til systemet. Den beste måte å promotere systemet på er å vise at det virker at saker blir fulgt opp, og at ledelsen bryr seg om det.
5 av 6 o Handlingsplan Status på avtrekkskap og driftssystem. Jobbe alene alarm SINTEF deltar i felles prosjekt. Felles rutiner og retningslinjer HMS opplæring HMS info på nett/innsida Etablere database for romkortopplysning Ph.d. - stillinger. Status tilsettinger og opptak o Saken utsettes EVENTUELT Budsjettsak o Husleien fører til at BOA tunge fakultet får økte utgifter. Dette retter opp en historisk skjevhet som har vært i systemet før. o Frank Arntsen er invitert til møte hos oss. o IFM saken gir inntrykk av at BOA er ulønnsomt for NTNU? Hva har man igjen for å drive BOA? Hvis f.eks IMT kvitter seg med BOA får de dårligere eller bedre økonomi da? Vi bør utføre noen regne tester på dette. o Dekanus: BOA virksomheten blir fortsatt støttet fra rammebevilgningen, men rent økonomisk er vi usikre på om det gir oss et faktisk økonomisk utbytte. Vi må derfor vurdere alle prosjekt i lys av om de er strategisk viktige for oss faglig sett. Det er en klar føring fra både rektor og fakultet på at BOA både er viktig og skal økes. o Tilbakemeldingen fra instituttbefolkningen er at man ikke lenger ser nytten av å drive med BOA. o Lønnsomhet i EU prosjekter er ikke mulig med våre modeller pr i dag. o Allmøte i morgen 14.sept o Orientering om arbeidsgruppene Om emnereduksjon Effekt på økonomien først om noen år, men vil gjelde allerede fra høsten 2013. Kan gi bedre tid til forskning Kan føre til mer samarbeid med andre om spesialiseringer Fokus på små emner Diskusjonen kan føre til debatter om enkelte fagområder.
6 av 6 Om forskningsbaserte resultater Publisering vi taper i konkurransen med de andre. De gamle siving miljøene øker sin publikasjon mer enn oss. Ph.d. vi øker mindre enn de andre, og derfor får vi liten økonomisk uttelling for vår økning. 15 flere grader gir f.eks bare 1,4 MNOK mer i inntekt. Om rammefinansierte stipendiater I hovedsak en beregningsoppgave Om felleskostnader Gjennomgang av postene Både nedskjæringer og avvikling av enkelttiltak. Orientering om rettsaken som fakultetet har deltatt i. Fremtidens materialstudium - status o Prosessen er litt forsinket o Styringsgruppe må etableres Minner om styringsdialoger o Med rektor 30.okt Budsjettkuttene blir tema på møtet o Med instituttene (se egne innkallinger)