Konkurransegrunnlag for for kjøp av Gjennomføring av sporingsøvelse for mat i Norge 2012 For levering til Landbruks- og matdepartementet Saksnummer: 201200606 Frist 18. juni kl 12 1
1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER... 3 1.1 Om Oppdragsgiver... 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.3 Anskaffelsen gjelder... 3 1.4 Tidsplan... 4 2 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 4 2.1 Kvalifikasjonskrav... 4 2.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 4 2.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 5 2.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 5 2.5 Leverandørens faglige kvalifikasjoner... 5 2.6 Avvisning... 5 3 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 6 3.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse... 6 3.1.1 Generelt om leveransen... 6 3.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt... 6 3.1.3 Kontrakt... 7 4 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 7 4.1 Anskaffelsesprosedyre... 7 4.2 Krav til tilbudet og innleveringssted... 7 4.3 Tilbudsfrist... 8 4.4 Vedståelsesfrist... 8 4.5 Tildeling av kontrakt og begrunnelse... 8 5 VEDLEGG... 8 2
1 Oppdraget og administrative bestemmelser Landbruks- og matdepartementet inviterer samtlige leverandører til å delta i konkurranse om anskaffelse av Gjennomføring av sporingsøvelse for mat i Norge 2012. 1.1 Om Oppdragsgiver Landbruks- og matdepartementet er oppdragsgiver. Arbeidet med esporingsløsningen er organisert i et eget prosjekt; esporingsprosjektet. esporingsprosjektet er et samarbeidsprosjekt mellom myndighetene og næringene. Målsetting med prosjektet er å bedre sporbarheten av mat i Norge. Prosjektet startet opp etter E. coli saken i 2006 der et barn døde og mange fikk alvorlig sykdom og varige nyreskader. Prosjektet har omfattet en rekke tiltak for å bedre sporbarheten på mat i Norge. Prosjektet ledes av Landbruks- og matdepartementet. Et sentralt tiltak i esporingsprosjektet har vært utvikling av en nasjonal, elektronisk infrastruktur som kan spore mat og matingredienser både fremover og bakover, og på tvers av verdikjeder. Utviklingsarbeidet i statlig regi for denne løsningen nærmer seg en avslutning 1. halvår 2012. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Mette Bakken Skauerud E-postadresse : mette-bakken.skauerud@lmd.dep.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsen gjelder ( Her gis en kort beskrivelse av hva anskaffelsen gjelder. Utfyllende beskrivelse av anskaffelsen fremgår av pkt 3) Anskaffelsens formål og omfang: Landbruks- og matdepartementet (LMD) vil i løpet av 2012 ha gjennomført en ny sporbarhetsundersøkelse for å se om sporbarheten av mat er forbedret som følge av arbeidet som er gjort i bransjene i matsektoren i tilknytning til esporingsprosjektet. Sist en slik undersøkelse ble foretatt, var i 2008 (NOFIMA Rapport 8/2009). 3
En sporingsøvelse skal måle muligheten for å spore informasjon om opprinnelse, produktet og produksjonshistorikk for et utvalg matvarer fra butikk tilbake til gård, fiskebåt eller stamfisk. Det skal i tillegg foretas vurderinger av variasjon i sporingstid mellom de ulike matvaregruppene, og av hvor det ligger eventuelle utfordringer for å kunne gjennomføre elektronisk sporing av informasjon. Plan for gjennomføring av sporingsøvelsen skal inneholde en beskrivelse av hvordan testen planlegges gjennomført, metode som benyttes og hvilke næringsmidler som blir omfattet av en slik test. Målet er å gi en god oversikt over graden av sporbarhet for ulike produkter. Etter at sporingsøvelsen er gjennomført ønskes en beskrivelse av metode, gjennomføring og resultater presentert i en egen rapport. Rapporten vil bli offentlig og stilles fritt til oppdragsgivers disposisjon. Anskaffelsen har en øvre ramme på kr. 400.000 eks mva. 1.4 Tidsplan Planlagt uke Aktivitet 24.05.2012 Kunngjøring av konkurranse 18.06.2012 Tilbudsfrist Uke 25 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Uke 26 Kontraktsinngåelse 01.07.12 Oppstart av kontrakt 2 Krav til leverandørene 2.1 Kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 2.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/ Leverandøren skal ha Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring 4
Krav et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav 2.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som forskrevet i lovgivningen i det land hvor hovedleverandøren er etablert. 2.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Det forutsettes at Tilbyder har tilfredsstillende finansiell og økonomisk stilling som kan dokumenteres Dokumentasjonskrav Årsregnskap (inkluderer styrets beretning, revisors beretning, balanse, resultatregnskap og noter) for de siste to regnskapsår i tilfelle Oppdragsgiver ber om dette Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 2.5 Leverandørens faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Har tilgjengelig kompetanse på sporing av mat Har gjennomført, bidratt i eller kvalitetssikret sporingstester Har god kjennskap til de ulike aktørene i matverdikjedene og til vareflyten i matvarekjeden Dokumentasjonskrav: Leverandøren må gi en kortfattet beskrivelse av relevante prosjekter. Antall forutsettes å være minimum 2. Leverandøren må beskrive hvilket tilfang til erfaring og kompetanse som vil stilles disposisjon ved utførelse av oppdraget. 2.6 Avvisning Dersom dokumentasjonen er mangelfull, eller viser restanse, vil Tilbyder og tilbudet kunne bli avvist i henhold til FoA, 11-10 og 11-11. 5
3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse 3.1.1 Generelt om leveransen (Her gis en beskrivelse av de nærmere definerte krav oppdragsgiver stiller til de varer/tjenester som skal anskaffes og tidspunkt for levering.) En sporingsøvelse skal måle muligheten for å spore informasjon om opprinnelse, produktet og produksjonshistorikk for et utvalg matvarer fra butikk tilbake til gård, fiskebåt eller stamfisk. Det skal i tillegg foretas vurderinger av variasjon i sporingstid, mellom de ulike matvaregruppene, og hvor eventuelle utfordringer ligger for å kunne gjennomføre elektronisk sporing av informasjon. esporingsprosjektet ble påbegynt i 2007 og det er utviklet en elektronisk infrastruktur for sporing av mat i Norge; esporingsløsningen. Landbruks- og matdepartementet (LMD) ønsker i løpet av 2012 å få gjennomført en ny sporingsundersøkelse for å se om sporbarheten av mat er forbedret som følge av arbeidet som er gjort i bransjene i matsektoren i tilknytning til esporingsprosjektet. Sist en slik undersøkelse ble foretatt, i 2008, kunne 53 prosent av produktene som ble undersøkt spores gjennom hele verdikjeden (NOFIMA Rapport 8/2009) En sporingsøvelse skal ha som formål å undersøke graden av sporbarhet. Sporingsundersøkelsen skal, som i 2008, foretas av de vanligste næringsmidlene i de pilotbransjene som har deltatt i esporingsprosjektet, dvs. korn- meieri, fiskeprodukter (oppdrettet, ikke villfanget oppfôret fisk og villfanget), rødt kjøtt, frukt og grønnsaker. De ulike matvarene skal kjøpes inn fra forskjellige butikker i flere norske storbyer, hvorav Oslo er en av dem (Oslo, Trondheim og Tromsø ble brukt i øvelsen fra 2008). Det skal kjøpes inn et utvalg produkter fra de nevnte matvaregrupper. Importerte matvarer skal også inngå i utvalget. Et utvalg matvarebutikker skal velges fra hver by. Plan for gjennomføring av sporingsøvelsen skal inneholde en beskrivelse av hvordan testen planlegges gjennomført, metode som benyttes og hvilke næringsmidler som blir omfattet av en slik test. I gjennomføringen vil de ulike produktene bli innkjøpt i butikkene, og oppdraget vil i samarbeid med leverandørene av produktene spore disse tilbake til opprinnelsen. Målet er å gi en god oversikt over graden av sporbarhet for ulike produkter. Etter at sporingsøvelsen er gjennomført ønskes beskrivelse av metode, gjennomføring og resultater presentert i en egen rapport. Rapporten vil bli offentlig og stilles fritt til oppdragsgivers disposisjon. 3.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt 6
Planlegging av sporingstesten ønskes gjennomført innen utgangen september 2012. Hele oppdraget ønskes gjennomført i god tid før utgangen av 2012. En detaljert gjennomførings- /fremdriftsplan for sporingsøvelsen, og oppdraget for øvrig, utarbeides i samarbeid mellom leverandør og oppdragsgiver. 3.1.3 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av kontraktsvilkårene i Statens standardavtale for konsulenttjenester SSA-B ( Bistandsavtalen ) Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier: Timepris Vektes 30% Kunnskap om sporing Vektes 20% Dokumentert erfaring med gjennomføring av sporingsøvelser Kunnskap om aktørene i matverdikjedene og vareflyt Leveransedyktighet (rett kompetanse til rett tid) Vektes 20% Vektes 20% Vektes 10% 4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr 500 000 ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. Anbudskonkurranse Konkurransen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. Forhandlinger er ikke tillatt. Leverandøren oppfordres til å gi sitt beste tilbud. 4.2 Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet skal merkes Tilbud Sporingsøvelse esporing Saksnr. 201200606. 7
Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet. Tilbudet sendes per e-post til følgende adresse: postmottak@lmd.dep.no. 4.3 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til 18. juni kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart. 4.4 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til 01.08.2012 kl. 12.00. 4.5 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 5 Vedlegg Vedlegg 1: Kontraktsvilkår (SSA-B) Vedlegg 2: HMS - egenerklæringsskjema 8