Saksframlegg Styre: Møte dato: 30.01.2013 Dok. nr. 0101-13-0003 Prosjektstyret nytt østfoldsykehus Sak 4-2013:Utvidet omfang IKT Forslag til vedtak: 1. Prosjektstyret godkjenner forslag til revisjon av PNS og organisasjonsstruktur som følge av nytt arbeidsomfang IKT. 2. Prosjektstyret ber om at foreløpig budsjett for 2013 kommuniseres til HSØ for å sikre finansiering. Sarpsborg, 24.01.2013 Dag Bøhler Prosjektdirektør Side 1 av 7
1 Innledning Prosjektstyret ble i møte 20.12.12 orientert om at det var tatt initiativ til at de IKT-leveransene som ikke inngår i PNØ sitt arbeidsomfang (jfr. godkjent forprosjekt) skal styres av PNØ fremover. Prosjektstyret fattet følgende vedtak (Sak 66-2012): Prosjektstyret tok til orientering utkast til notat som skal framlegges administrerende direktør i HSØ den 20.12.12. Prosjektstyret drøftet risikoaspektet ved å få økt arbeidsomfanget i denne størrelsesorden og ba om at det legges fram en sak i neste prosjektstyremøte hvor det gis en orientering om hvilke tiltak prosjektet iverksetter for å håndtere dette. Prosjektstyret ba om at forslag til ny organisasjonsplan fremlegges styret for godkjenning. Adm.direktør i HSØ har i notat datert 04.12.13 stadfestet at HSØ gir PNØ et utvidet styringsansvar for IKT til nytt østfoldsykehus. Følgende konklusjon er trukket i notatet (Vedlegg 1): Helse Sør-Øst RHF gir Prosjektstyret Prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ) oppdrag å ta et helhetlig styrings- og gjennomføringssansvar for IKT til nytt Østfoldsykehus basert på forutsetningene gitt i dette notatet. Helse Sør-Øst RHF vil utarbeide et revidert mandat for prosjektstyret til PNØ som tar opp i seg det utvidede ansvaret for styring av IKT og kostnadsestimat for videre arbeid, ihht de føringer dette notatet skisserer. Helse Sør-Øst RHF ber videre om at følgende tiltak blir gjennomført: Programstyret IKT NØS avvikles, men vi ber om at ressursene som har vært dedikert til programkontoret viderefører sitt arbeid og rapporterer til PNØ så lenge det er hensiktsmessig for å sikre kontinuitet og overlevering av arbeidet. For å få oversikt over det samlede finansieringsbehovet ber Helse Sør-Øst RHF om at Sykehuset Østfold HF innen 1.mars 2013 ferdigstiller budsjett for eget mottaksprosjekt knyttet til innføringen i egen organisasjon samt spesifiserer hvilke foretaksvise tilpasninger og eventuelle egne, lokale IKT-anskaffelser foretaket prioriterer å gjennomføre innenfor egen ramme. Operasjonaliseringen av ny struktur skal senest være gjennomført innen 1.mars 2013. 2 Organisering PNØ sin styringsstruktur for gjennomføringsfasen ble etablert i forprosjektet og er dokumentert i Sentralt styringsdokument. Prosjektstyret godkjente dette i møte 20.12.10 (sak 53-2010) hvor det ble fattet følgende vedtak (punkt 1): 1. Sentralt styringsdokument for prosjekt nytt østfoldsykehus godkjennes og legges til grunn for strukturering av prosedyrer og øvrig rammeverk for gjennomføringsfasen. Side 2 av 7
Primo 2011 ble det gjennomført konkurranse om innleie av personell til prosjektledelsen for å rekruttere inn nødvendig ressurser til prosjektorganisasjon, i tråd med forutsatt styringsstruktur og gjeldende budsjett. Øverste ledelse ble også vurdert av eksternt rekrutteringsfirma, i tillegg til prosjektledelsens egen vurdering. Prosjektstyret godkjente innstillingen i møte 03.03.11 (sak 06-2011). Prosjektets styringsstruktur har vist seg å fungere bra, og det er viktig å bygge videre på denne når det nå er aktuelt å utvide arbeidsomfanget. I og med at det fra oppstart av prosjektet var forutsatt en leveransemodell med delt ansvar for IKT, med tilhørende behov for å søke avklaringer i felles faglige fora og styringsorganer, ble det lagt til grunn at IKT skulle organiseres som et eget prosjektområde i PNØ. Dette for å sikre fokus på IKT generelt og å sikre at IKT fra oppstart var et eget prosjektområde også i ledergruppen. Følgende leveranseløp er prioritert mot nytt østfoldsykehus og utgjør de leveransene PNØ nå har fått et utvidet styringsansvar for: DIPS- oppgraderinger RIS/PACS oppgradering Kjøkkenløsning Sterilsentral Helhetlig kurve og lukket sløyfe medikasjon Laboratorium system (mikro, patologisk, blodbank,..) HOTLAB ERP Regional plattform MTU integrasjonsløsninger For å bygge videre på de samme styringsmekanismer for det nye arbeidsomfanget for IKT som for øvrige leveranser i prosjektet, samt å legge til rette for god faglig og teknisk koordinering, er det lagt opp til at Prosjektområde IKT (U5) utvides med det nye arbeidsomfanget som følger av det utvidede styringsansvaret. Utkast til organisasjonsplan for U5 området er vist i figur 1. Videre vil prosjektområde Utstyr (U6) tillegges styringsansvaret for MTU-integrasjoner. Side 3 av 7
Eksisterende i PNØ Nytt scope i PNØ PG PNØ PD U5 IKT Prosjektstøtte IKT funksjonskoordinator Leder IKT Arkitektur IKT Arkitekturforum PL IKT Infrastruktur PL Bygg og Tekniske(adm) systemer PL Kliniske IKT systemer PL Administrative IKT systemer SP IKT SØK 5001 IKT utstyr Regional plattform AGV Sikkerhet Telefoni Telefoni fase 1 RPSM DIPS RIS/PACS Lab Kurve/lukket sløyfe Figur 1 Utkast til organisasjonsplan - IKT ERP Sterilsentral Hotlab Kjøkkensystem Legemiddelhåndt. 3 Tilnærming til oppgaven For å få frem en god spesifisering av innholdet i de enkelte delleveransene, avklare leveransemilepæler og budsjett mv er det lagt til grunn at PNØ inngår konkrete leveranseavtaler med de aktuelle leverandører av delleveransene. I utgangspunktet skal disse leveres enten av Sykehuspartner (Plattform og Infrastruktur) eller av de regionale IKT-prosjektene til HSØ (fagog administrative systemer). PNØ har iverksatt gjennomganger med de enkelte delprosjektene for å få frem leveranseavtaler, basert på samme avtalestruktur som øvrige leveranser til PNØ. Det er viktig at det konkrete leveranseinnholdet avklares gjennom denne prosessen, og det er lagt opp til at dette forankres hos SØ før avtalene signeres. De enkelte leveranseløpene er satt sammen på ulike måter, innholdselementene er utviklet i ulik grad og ressurs- og styringsstrukturen er ikke ensartet. Det er derfor viktig at innholdet i leveranseavtalene fremkommer som et resultat av en konkret vurdering av hvert enkelt delprosjekt. Som en del av prosessen avklares også hvilke avtaler som inngås direkte med den enkelte leverandør i delprosjektene. Side 4 av 7
4 Konsekvenser bemanning i PNØ For å kunne overta styringsansvaret for de aktuelle IKT-leveransene er det behov for å styrke bemanningen i PNØ. Det foreligger foreløpig ikke et avklart budsjett for det nye arbeidsomfanget, men det er indikert et omfang i størrelsesorden 1 til 2 mrd. kroner. PNØ sin bemanning pr. dato er satt opp for å håndtere gjeldende arbeidsomfang, og det er forutsatt en stram prosjektorganisasjon. Det er derfor ikke ledig kapasitet i PNØ til å håndtere en økning i denne størrelsesorden. En foreløpig vurdering av behov for bemanning er: I henhold til organisasjonsplan, figur 1, er det behov for å styrke området U5 IKT med ca. 6-7 årsverk. Det er behov for å rekruttere disse så fort som mulig. Pr. 23.01.13 er det rekruttert tilsvarende 1,5 årsverk, og det pågår avklaringer med flere aktuelle kandidater for å få på plass resten av bemanningen. Ressursene vil bli plassert i U5 som prosjektledere for delområder eller ansvarlige for enkelte leveranseløp, som illustrert på vedlegg 2. I tillegg kommer en styrking av U6 med ca. 1 årsverk for å følge opp MTU-integrasjoner. Ut over de ressursene det er behov i U5 og U6 vil en så stor økning av arbeidsomfanget også generere behov for en styrking av prosjektadministrative ressurser. Dette gjelder innen økonomiog fremdriftsstyring, KS/SHA og dokumentsenter. I sum vurderes et behov for å styrke prosjektadministrative funksjoner med 3-4 årsverk. Totalt er det dermed foreløpig identifisert et behov for å styrke prosjektorganisasjonen med ca. 11 årsverk. For å innplassere de nye prosjektmedarbeidere og samtidig etablere ett felles prosjektmiljø, er det lagt opp til at tidligere kantine i prosjektriggen gjøres om til kontorområde for IKT. Dette vil gi rom for å sette alle ressursene sammen i et godt fungerende kontormiljø. Lokalene vil være klare primo februar 2013. 5 Foreløpig budsjett Det er forutsatt at PNØ sitt opprinnelige arbeidsomfang og budsjett ikke skal påvirkes av det nye arbeidsomfanget for IKT. Videre er det lagt til grunn at HSØ har et overordnet finansieringsansvar for IKT-leveransene, inklusiv nødvendig styrking av PNØ sin prosjektorganisasjon. På basis av ovennevnte behov for personalressurser er det foreløpig lagt til grunn et behov for ca. 35 mill. kroner inklusiv mva i 2013. I tillegg må det forventes økte kostnader til kontordrift, ITdrift mv, estimert til kr. 13.000,- inkl.mva pr. ansatt/mnd. Side 5 av 7
Det vil bli nødvendig å vurdere behovet for ressurser etter hvert som prosjektet øker sin kunnskap om de enkelte delleveransene, og det vil bli arbeidet videre med dette frem mot budsjettrevisjon i april. Ut over løpende kostnader tilkommer ombyggingskostnader av eksisterende kantine på ca. 600.000,- inkl.mva. Når det gjelder budsjett for de enkelte leveranseløpene er det forutsatt at dette spesifiseres i forbindelse med klargjøring av de enkelte leveranseavtalene. Som tidligere nevnt foreligger ikke et avklart budsjett pr. dato, men det forutsettes at den økonomiske rammen for dette i sin helhet disponeres av PNØ. For å sikre at PNØ sitt opprinnelige arbeidsomfang holdes uendret er det etablert et nytt område i PNS; U5b, som basis for kostnadsstyring og rapportering av det nye arbeidsomfanget. Utkast til PNS for nytt arbeidsomfang er vist i figur 2: Nivå 1: Utvidet omfang IKT Ansvarsområder U5 Nivå 2: Delområder Felleskostnader IKT Klinisk IKT administrasjon IKT Infrastruktur /kontraktsområder U5B U5C U5D Nivå 3: Prosjektstøtte DIPS-Utvidelser Matforsynings- Regional IKT- Kontrakt/pakke system plattform 5501 5801 5101 Prosjektledelse RIS/PACS Administrasjonssystem SP-leveranse oppgradering for Sterilsentral 5502 5102 5802 Reiser og bikostnader Helhetlig kurve og Telefoni lukket kurve medikasjon Administrasjonssystem 5503 for Hotlab 5301 Laboratoriesystem 5803 MTU- Integrasjon 5804 5505 5504 Laboratoriesystem Legemiddellogistikk 5805 Figur 2 Utkast til PNS for utvidet omfang IKT Side 6 av 7
6 Rapportering PNØ vil fortsatt utarbeide statusrapport til prosjektstyret som tidligere, og tertialrapport til styret i HSØ. Dette basert på opprinnelig arbeidsomgang definert i godkjent forprosjekt. Rapporten vil bli utvidet med en egen del under IKT; U5b, hvor det vil bli gitt en samlet status for det nye arbeidsområdet, med egen økonomi- og fremdriftsrapportering. Formelt rapporterer PNØ det nye arbeidsomfanget til prosjektstyret, men en kopi av IKT-delen distribueres også til HSØ IKT. 7 Samordningsorganer I notat datert 04.12.13 fremgår blant annet følgende: PNØ må sikre at nødvendige samordningsorganer med Sykehuset Østfold HF, Helse Sør-Øst IKT og Sykehuspartner etableres for å sikre en helhetlig IKT-leveranse. Basis er at PNØ vil forholde seg til den styringsstrukturen som foreligger og bruke den fortløpende ved behov for avklaringer. Det er foreløpig ikke behov for å etablere samordningsorganer på ulike nivå, da innsatsen konsentreres mot å få på plass innholdet i leveranseavtalene. Arbeidet med disse vil bidra til å avklare om det er behov for fora for koordinering og faglige avklaringer ut over de som er etablert i gjeldende styringsstruktur. Dette vil bli vurdert fortløpende. I første omgang etableres et fast koordineringspunkt med øverste administrative ledelse av HSØ IKT, SP og SØ for å sikre oppfølging av de prosesser som er i gang, dedikasjon av ressurser og beslutninger som må tas i de ulike virksomhetene. PNØ tar initiativ til og leder møtene, med hyppighet ca. 1 gang pr. måned. Side 7 av 7