RISØR KOMMUNE Enhet for plan- og byggesak Aktuelle tilbydere Vår ref: Deres ref: Arkiv: L05 Dato: 2014/343 /HRO Løpenr.: 4686/2014 21.03.2014 Anbudskonkurranse for geotekniske undersøkelser av grunn på del av gnr. 16 bnr. 1 og 9 og 854. Kjøp under NOK 500 000,- eks. mva. Risør kommune ønsker å få utført en geoteknisk undersøkelse av grunnen i planområdet vist på vedlagt kart med tanke på å vurdere om det er forsvarlig å bygge ut området med leiligheter. Risør Bystyre vedtok i sak 120/12 at det skal utarbeides detaljreguleringsplan for området, men at grunnen må undersøkes før planarbeid settes i gang. Det bes om tilbud på arbeidet som beskrevet i dette dokumentet. Frist for levering av tilbud til Risør kommune: 30.04.2014 kl. 12.00. 1. Invitasjon Risør kommune ønsker profesjonell bistand til å utføre engeoteknisk undersøkelse av grunnen på deler av gnr. 16 bnr. 1, 9 og 854 for å kunne vurdere om området er bebyggbart til leiligheter. Dersom konklusjonen av undersøkelsen er at området kan bebygges, vil arbeid med detaljreguleringsplan starte opp i regi av Risør kommune. 2. Generell beskrivelse Prosjektbeskrivelse og bakgrunn for saken Risør Bystyre vedtok i møte den 30.03.12 i sak 120/12 følgende: Det igangsettes arbeid med detaljreguleringsplan for Hasalen i samsvar med saksframleggets vurderinger og i.h.t. plan- og bygningslovens 12-3, jmf. 12-8. Reguleringsplan utarbeides av Risør kommune. Formannskapet gis fullmakt til å godkjenne de økonomiske rammene for planarbeidet. Hovedformålet med planarbeidet skal være å tilrettelegge for leiligheter for fastboende. Det skal utarbeides nødvendig dokumentasjon i.h.t. kap. 4 i plan- og bygningsloven. Besøksadresse: Postadresse: Dir.tlf.: 37 14 96 13 Org.nr.: 964 977 402 MVA Furumoveien 1 Postboks 158 Tlf.: 37 14 96 00 Bankkonto: 2801.22.04665 4950 RISØR 4952 Risør Fax.: E-post: postmottak@risor.kommune.no www.risor.kommune.no
Side 2 av 7 Det skal tidlig i prosessen avklares om området er egna for utbygging m.h.t. geotekniske forhold. Formannskapet har etter dette, den 21.11.12 i sak 109/12, gjort følgende vedtak: Rådmannen gis fullmakt til å igangsette planarbeid for Hasalen innenfor en økonomisk ramme på kr. 400 000,- inkl. mva. Beløpet skal dekke alle utgifter til planarbeidet, inkludert geotekniske vurderinger av området. Midlene tas fra ubrukte lånemidler for kart og plan. Planarbeidet igangsettes i slutten av 2013. Vedlagte dokumenter viser området man tenker å regulere og skisseforslag til løsning for leiligheter. Detaljreguleringsplanen vil ta endelig stilling til antall etasjer, parkering og byggets utforming for øvrig. Planen vil trolig også inneholde småbåthavn i sjø og det må vurderes om fjellmassene kan benyttes til dette formålet. Saksframleggene nevnt ovenfor ligger ved til orientering om saken. 2.1 Orientering om oppdragsgiver og oppdraget Risør kommune ligger i Aust-Agder fylke. Kommunen har i underkant av 7 000 innbyggere. Omtrent halvparten bor i tilknytning til byen Risør. Området som ønsker undersøkt ligger på landsiden nord for Holmen. Arealet er svært bratt og strekker seg fra kote 0 til ca. kote 27. Området nær fylkesveien er det bratteste. I følge Norges geologiske undersøkelser består fjellet dels av migmatitt, leukokratisk (lys) og dels av amfibolitt, iblant som ganger (omdannet diabas). Risør kommune har ikke selv geoteknisk kompetanse til å utføre undersøkelsen og ønsker derfor å kjøpe denne tjenesten. 2.2 Anskaffelsens formål Anskaffelsen har til formål å bistå Risør kommune med profesjonell kompetanse som kan avklare om området kan bebygges eller ikke. Vi viser til 28-1 i plan- og bygningsloven som sier at grunn bare kan bebygges dersom det er tilstrekkelig sikkerhet mot fare eller vesentlig ulempe som følge av natur- eller miljøforhold. Det er avgjørende for kommunen at man ikke åpner for utbygging i områder som kan være uegnet til dette. Vedlagt er kart som viser området som ønskes undersøkt. Dersom det er påkrevd å undersøke et større område av faglige grunner, vil dette måtte vurderes. 2.3 Kontrakt og organisering Risør kommune er oppdragsgiver, og det vil bli opprettet kontrakt mellom Risør kommune og tilbyder. Kontaktperson for Risør kommune vil være Heidi Rødven, Enhetsleder plan- og byggesak. heidi.rodven@risor.kommune.no, tlf. 37 14 96 13 / mobil 47 45 47 68.
Side 3 av 7 2.4 Fremdrift og leveransefrister Oppstart av arbeidet ønskes så snart som mulig og signert tilbud sendes i lukket konvolutt innen 30.04.14 kl. 12.00 til Risør kommune v/enhet for plan- og byggesak P.b. 158 4952 Risør Konvolutten skal merkes med Tilbud: Geoteknisk undersøkelse av del av gnr. 16 bnr. 1, 9 og 854 Det forutsettes at tilbyder har tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Endring i bemanning hos tilbyder underveis i prosjektet skal godkjennes av oppdragsgiver. Prosjektet skal ferdigstilles innen 01.07.2014. 2.5 Helse, miljø og sikkerhet Tilbyder må kunne dokumentere at vedkommende har internkontrollsystem som sikrer overholdelse av gjeldende lover og forskrifter. Konsulenten er forpliktet til å ha rutiner som sikrer personellets arbeidsmiljø. Denne plikten gjelder også underkonsulenter. 3. Konkurranseregler for oppdragsgiver 3.1 Generelle regler Anskaffelsen er under nasjonal terskelverdi og skal gjennomføres i henhold til lov om offentlig anskaffelse, forskrift om offentlig anskaffelse og konkurransereglene gitt i dette kapittel. Konkurransen kunngjøres ikke i Doffin, men konkurransegrunnlaget sendes til 3 aktuelle tilbydere og offentliggjøres på kommunens hjemmeside. Risør kommune skal sørge for at det ikke finner sted forskjellsbehandling av tilbydere. 3.2 Anskaffelsesprosedyre Oppdragsgivers intensjon er å velge den tilbyder som best kan bistå Risør kommune med en geoteknisk undersøkelse av angitt område. 3.3 Konkurransegrunnlag for oppdragsgiver Språk: Konkurransegrunnlaget er kun utarbeidet på norsk. Eventuell oversettelse besørges/ bekostes av tilbyder selv. Konkurransegrunnlag: Konkurransegrunnlaget består av alle kapitler i dette dokumentet med vedlegg. Tilbyder må selv kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider og vedlegg som er angitt i innholdsfortegnelsen. Tilbyder skal sette seg inn i alle dokumentene.
Side 4 av 7 Omkostninger: Konkurransegrunnlaget sendes til tre aktuelle tilbydere. Alle kostnader ved utarbeidelse og fremsendelse av tilbudet, møter, befaringer, avklaring og lignende, skal bæres av tilbyder. Dette gjelder også kostnader knyttet til eventuelle kompletterende bestemmelser eller avlysning av konkurransen. Endringer og opplysninger: Det tas forbehold om endringer, tillegg eller modifikasjoner av tilbudsdokumentet underveis. Slike endringer, tillegg eller modifikasjoner vil bli meddelt alle på e-post senest tre dager før tilbudsfristen. Relevante opplysninger som gis en enkel tilbyder i tilbudsfasen vil også sendes de andre tilbyderne på e-post. 3.4 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende i 30 dager etter tilbudsfristen. Dersom valg av tilbyder påklages, forlenges bindingsfristen til klagen er avgjort. 3.5 Alternativt tilbud Tilbud på alternative løsninger vil ikke bli vurdert. 3.6 Tilbud på deler av oppdraget Det gis ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.7 Behandling av tilbud Alle leverandører vil få tilbakemelding om hvilket tilbud som er valgt med en begrunnelse av valget. 3.8 Avlysning av konkurranse og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel bortfall av planlagt finansiering. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Oppdragsgiver betaler ingen godtgjørelse ved avlysning av konkurransen eller totalforkastelse før kontraktsignering. 3.9 Forbehold I utgangspunktet ønsker oppdragsgiver et tilbud uten forbehold. Eventuelle forbehold skal være presise og entydige. De skal være beskrevet i tilbudsbrevet og det skal klart fremgå hvilke økonomiske og fremdriftsmessige konsekvenser disse har for oppdragsgiver. 3.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og tilbyder skal forhindre at andre enn de som har behov for det får informasjon om tilbudene. 3.11 Tilbudsleveransen Dette konkurransegrunnlaget skal benyttes for å gi tilbud. Vedlegg skal nummereres. Tilbudet skal gis skriftlig, være datert og underskrevet av person med fullmakt til å binde
Side 5 av 7 tilbyder. I tilbudets priser skal alle kostnader forbundet med leveransen være inkludert. Det skal være lett å se hvor grensen mellom tilbudt arbeid og eventuelle tilleggsarbeid går. Følgende skal leveres med tilbudet: Forpliktende tilbudsbrev med tilbudssum. Originalt konkurransegrunnlag fra oppdragsgiver datert, underskrevet og med alle skjemaer, tabeller og poster fylt ut. 4 Utvelgelse av tilbyder 4.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskravene skal sikre at tilbyder oppfyller minimumskravene satt i forskriften. Tilbyder vil bli avvist dersom kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt. Tilbud hvor forespurt dokumentasjon ikke er vedlagt kan bli avvist. Krav Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og momsinnbetaling. Det kreves at leverandøren har et fungerende HMSsystem. Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Skatteattest. Det kreves at alle skatter og avgifter er betalt. Kravet skal dokumenteres med: Skatteattest, 2 stk, en for merverdiavgift og en for skatt. (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244). Maksimum 6 måneder gammel.) Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244). Maksimum 6 måneder gammel. ) HMS egenerklæring Firmaattest (norske firmaer) Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det landet hvor leverandøren er etablert (utenlandske firmaer)
Side 6 av 7 Tildelingskriterier Vekt 50 % Økonomi Tilbudssum skal angis og skal inkludere reisetid og reisekostnader samt tilbyders interne kostnader i forbindelse med gjennomføring av oppdraget, så som intern kopiering, administrasjon, reiser, diett etc. Denne skal innbefatte ferdigstillelse av forprosjekt, som skal avspeile beskrevet prosjektgjennomføring. 30 % Oppgaveforståelse Det må redegjøres for tilbyders oppgaveforståelse og angrepsmåte, samt hvilke suksesskriterier og fallgruver som er spesielt viktige for dette oppdraget. 20 % Kompetanse og erfaring fra liknende prosesser. Kravet skal dokumenteres med: Referanseliste som viser at tilsvarende prosjekter er gjennomført i løpet av siste 5 år med årstall for gjennomføring, kontraktens verdi, kontaktperson hos oppdragsgiver med telefonnummer. 4.3 Evaluering av tilbud Tilbud fra de leverandørene som vurderes som kvalifisert (jamfør kvalifikasjonskrav) vil bli vurdert. Det settes karakterer for tildelingskriteriene ut fra en skala fra 1-10, der 10 er beste karakter. Poengsettingen gis i hele karakterer. Tildelingskriteriene vurderes relativt i forhold til hverandre. Alle tilbydere vil bli informert om valg av leverandør. Avgjørelse tas i uke 19-20, 2014. 5 Sjekkliste innlevert dokumentasjon Tilbyder skal bygge opp tilbudet sitt etter følgende oppbygning, og vedlegg skal følge punktene: 1. Signert tilbudsbrev med tilbyders navn og adresse 2. Attester skatt / mva (2.stk) 3. Erklæring HMS (se bilag 1 vedlagt) 4. Firmaattest 5. Tilbudssum for oppdraget 6. Dokumentasjon fra relevant erfaring
Side 7 av 7 Underskrift Firmaopplysninger Leverandør: Adresse: Kontaktperson: Telefonnummer: Telefaks: E-postadresse: Foretaksnummer: Fyll inn..., den...... Leverandørs underskrift ved innlevering av tilbudet Vedlegg Sak 120/12 Sak 109/12 Kart Tegninger Risør bystyres vedtak om oppstart av planarbeid. Formannskapets vedtak om økonomiske rammer. Omtrentlig planavgrensning Skisseforslag til leiligheter Med vennlig hilsen Heidi Rødven Enhetsleder plan- og byggesak