VADSØ KOMMUNE RÅDMANNEN Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Møterom i u.etg. på rådhuset Møtedato: 24.01.2006 Klokkeslett: 12.00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes på tlf. 78 94 23 14. For varamedlemmenes vedkommende gjelder sakslista som innkalling først når stemplet "INNKALLING TIL MØTE" er påført. Dokumentene legges ut på www.vadso.kommune.no. Godkjenning av møteinnkallingen og sakslista. Godkjenning av møteprotokoll 29.11.05. Sendt på mail. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0001/06 06/00023 KS STRATEGIKONFERANSE 2006 0002/06 05/00748 BUDSJETT 2006 - OPPFØLGING SENTRALADMINISTRASJONEN Vadsø, 17.01.2006 Ann Rita Hammer Leder
KS STRATEGIKONFERANSE 2006 Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: Arkivsaksnr.: 06/00023 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0001/06 Administrasjonsutvalget 24.01.2006 / Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: Formannskapet slutter seg til rådmannens vurdering hva gjelder spørsmålene knyttet til KS Strategikonferanse 2006. Vedlegg: Bakgrunn: KS-Finnmark arrangerer strategikonferanse i løpet av januar/februar 2006. Hovedoverskriftene for årets konferanse er kommuneøkonomi og arbeidsgiverpolitikk. I denne forbindelse har KS utarbeidet et hefte til administrativ og politisk behandling lokalt i den enkelte kommune. Vadsø kommune må i forkant av strategikonferansen gi sin tilbakemelding til KS Finnmark. Som nevnt er følgende to hovedtema til debatt: I. Kommuneøkonomi Den norske kommuneøkonomien har de senere årene vært kjennetegnet ved svake driftsresultater, høyt investeringsnivå og betydelige underskudd før lånetransaksjoner. Skattesvikt har forsterket problemene enkelte år. KS spør hvilke grep og prioriteringer som bør gjøres for at kommunesektoren igjen skal styrkes, og ser for seg følgende prioriterte oppgaver i 2006: - avtale om økonomisk gjenoppretting - behov for avklaringer mellom første- og andrelinjetjenesten innen helse og omsorg - friere inntektsdannelse for kommunesektoren - NAV en annerledes reform Side 2 av 10
Sak 0001/06 II. Arbeidsgiverpolitikk et verktøy for å sikre kvalitativt gode tjenester Innenfor dette området vil KS legge vekt på følgende i 2006: - samarbeidet for å styrke kommunesektorens omdømme må fortsette - KS vil sammen med kommunene ta ansvar for å sikre rekrutteringen til yrker innen omsorg og oppvekst/utdanning - kommunenes tjenestekvalitet må opprettholdes og styrkes, derfor må KS og kommunene systematisk arbeide med virkemidler for å motvirke uheldige sider av generasjonsvekslingen som ligger framfor oss - flest mulig kommunalt tilsatte skal være i hele stillinger - den enkelte kommune har ansvar for å sikre lærlingeplasser og praksisplasser slik at fremtidig arbeidskraftbehov blir dekket - tjenestekvaliteten styrkes når tilsatte i kommuner og fylkeskommuner i større grad speiler befolkningssammensetningen - en evt. ny IA-avtale må være tidsavgrenset og videreføre avtalens mål, målgrupper og fokus på arbeidsplassen som den sentrale arena - lønn skal understøtte lokale behov, prioriteringer og mål - lokal lønnsdannelse er kommet for å bli - den avtale struktur og det lønnssystem som er utviklet gjennom de siste 4 år er gode verktøy for samhandling mellom arbeidsgivere og ansatte lokalt Vurdering: Vadsø kommune har følgende kommentarer og besvarelser til de spørsmål/problemstillinger som er presentert i debattheftet: Ad. Del I. Kommuneøkonomi Spørsmål 1: Støtter dere KS arbeid for at kommunesektorens økonomiske rammer skal avtales med regjeringen? Ja. Spørsmål 2: Bør KS gå inn for en øremerket tilskuddsordning til tiltak i gråsonen mellom første- og andrelinjetjenesten? I utgangspunktet bør økte inntekter til kommunene gis som frie midler. Dersom en øremerket tilskuddsordning kan resultere i gode tiltak for brukerne, og ikke minst i en rolleavklaring mellom første- og andrelinjetjenesten innenfor helse og omsorg, så er kommunen positiv til en slik ordning. Spørsmål 3: Hvis vi skal få økt lokal frihet og friere inntektsdannelse: Hvilke instrumenter tror du er mest aktuell for din kommune? Friere skattøre Friere fastsettelse av brukerbetaling Utvidet frivillig eiendomsskatt. Geografisk eller på andre måter? Andre inntekter Side 3 av 10
Sak 0001/06 Distriktene og småkommuner har i hovedsak en lavere andel privat næringsliv enn hva som er tilfelle i sentrale strøk. Dette resulterer i mindre muligheter for fri inntektsdannelse. Skattøren utnyttes maksimalt i dag, og vil for kommunens innbyggere kunne virke urettferdig ved variabel beskatning kommunene imellom. En friere fastsetting av brukerbetalinger er ønskelig, og det er også ønskelig med en ytterligere grad av minimum selvkost, dvs. at brukeren betaler minimum det tjenesten koster å produsere. Hva gjelder regelverket knyttet til eiendomsskatt så bør denne revideres. Spørsmål 4: Hvilke forutsetninger bør ligge til grunn for å innføre dette? Omfanget bør være moderat og ikke skape store forskjeller Kommunen må selv få avgjøre hvordan det skal gjøres Andre forutsetninger. Hvilke? Kommunen bør i større grad få frihet til å bestemme dette selv. Spørsmål 5: Hva er det viktigste KS bør jobbe for videre i tilknytning til NAVreformen? Erfaring fra tidligere kommunalt/statlig samarbeid tilsier at det kan være en utfordring å få til et godt og brukervennlig samarbeid mellom to så vidt ulike kulturer. KS bør derfor prioritere arbeidet med å gi brukerne av NAV en port inn. Med dette menes at KS har fokus på målsettingen om å gi brukerne i de enkelte kommuner et best mulig tilbud og dermed prioritere arbeidet med etablering av NAV-kontorene. Ad. Del II. Arbeidsgiverpolitikk et verktøy for å sikre kvalitativt gode tjenester Spørsmål 6: Har din kommune estimert framtidig arbeidskraftbehov innen ulike tjenesteområder? I tilfelle ja hvilke planer har dere for å dekke dette behovet? Nei. Spørsmål 7: Er dere i gang med planleggingen av inntak av helsefagarbeiderlærlinger fra høsten 2008? Nei. Vadsø kommune har gjennom flere år prioritert arbeidet med lærlinger innen barne- og ungdomsarbeiderfaget. Spørsmål 8: Er omfanget av uønsket deltid blant tilsatte i kommunen endret siste år? I tilfelle hvordan? Vadsø kommune er p.t. i gang med en kartlegging av omfanget av uønsket deltid i kommunen. Kartleggingen skal danne utgangspunkt for evt. tiltak rettet mot målsettingen om å redusere andelen uønsket deltid. Resultatet av kartleggingen vil bli kjent i løpet av vinteren. Spørsmål 9: Hvilke erfaringer og synspunkter har kommunen på alternative arbeidstidsordninger? Side 4 av 10
Sak 0001/06 Vadsø kommune har ingen erfaring med systematisk bruk av alternative arbeidstidsordninger, men er i startfasen til å etablere slike ordninger. Dette gjelder bl.a. innenfor seniorpolitikk der kommunen fom. 1.1.06 gir ansatte over 62 år muligheten til redusert arbeidstid med full lønn som et alternativ til AFP. Vi jobber også med et prøveprosjekt med ønsketurnus innenfor pleie/omsorg. Spørsmål 10: Vedr. kompetanselønnssystem for undervisningspersonalet (automatisk lønnsinnplassering og lønnsopprykk ut fra utdanningslengde): I hvilken grad skaper dette systemet drifts- eller utviklingsmessige vansker, og hvordan skal KS prioritere en endring/innfasing til ordinært system i kommunal HTA? Dagens lønnssystem hindrer at undervisningspersonale på individuelt grunnlag i tilstrekkelig grad tar ansvar og engasjerer seg i drift og utvikling. Endring/innfasing kan skje ved at lønnsøkning skjer lokalt på den enkelte arbeidsplass ut fra lokale lønnspolitiske premisser som forhandles fram mellom arbeidsgiver og organisasjonene på kommunenivå. Innplassering på grunnlønn skjer ved samordning mellom sammenlignbare grupper. Spørsmål 11: Vedr. arbeidstidsordning for undervisningspersonale (skiller mellom undervisningstid/leseplikt og tid til andre oppgaver): Er dagens avtale tjenlig i forhold til en positiv utvikling av tjenestetilbudet i skolen ut fra nasjonale føringer og lokale prioriteringer? Hvis ikke, hvilke endringer er ønskelige, og hvordan skal KS prioritere disse endringene i kommende tariffrevisjon? Dagens arbeidstidsordning er i liten grad tjenlig i forhold til skoleutvikling fordi den ikke er tilstrekkelig fleksibel. Det bør være opp til lokalt nivå å fordele forholdet mellom leseplikt og andre oppgaver. Skillet bør i prinsippet oppheves. Arbeidstidsordningene bør nærme seg det ordinære arbeidsliv. Antall planleggingsdager bør økes og flere bør legges til etter skoleårets begynnelse og slutt, eller eventuelt i elevers jule- og påskeferier. Ved en prioritering bør normalarbeidsdagen komme i første omgang, samt en tydeligere bestilling av deltakelse/ utføring av andre oppgaver. Spørsmål 12: Vedr. arbeidstidsordning for undervisningspersonale: Er det behov for en ytterligere utvikling av vårt avtaleverk? I hvilken retning skal en slik evt. utvikling skje? Større grad av lokal frihet? I tilfelle ja, hvordan og på hvilke områder? Avtaleverkets detaljering av tidsbruk bør kraftig reduseres - antall særavtaler må ned. Det bør være en større grad av lokal frihet til å bruke personalet uten at dette utløser ekstra ressurser, men med et rammeverk for hva lokal frihet skal brukes tid: deltakelse i utviklingsarbeid, tilpasset opplæring, tilgjengelighet for elever. Spørsmål 13: Hvilke tiltak vil kommunen prioritere for å holde fremtidige pensjonskostnader nede? Marita Jakola Skansen Konst.rådmann Side 5 av 10
BUDSJETT 2006 - OPPFØLGING SENTRALADMINISTRASJONEN Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 151 Arkivsaksnr.: 05/00748 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0002/06 Administrasjonsutvalget 24.01.2006 / Formannskapet / Bystyret Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø bystyre viser til sitt vedtak av 15.12.05 om reduksjoner i sentraladministrasjonen på kr.1.500.000,-. Vadsø bystyre vedtar kostnadsreduksjon i hht. rådmannens vurdering og tilrådning. Vadsø bystyre ber kontrollutvalget i Vadsø fremlegge en innstilling til hvordan kjøp av tjenester innen regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon skal organiseres og kjøpes. Innstillingen fra kontrollutvalget bes forelagt Vadsø bystyre til behandling innen 8.mars 2006. Vedlegg: Bakgrunn: Vadsø bystyre vedtok i møte 15.12.05, sak 70/05, totalt 18 strategier knyttet til budsjettet for 2006. For ett av strategiene (strategi nr.7) gjelder at endringer skal legges frem for politisk behandling før iverksettelse: 7. Felles ressursutnyttelse av tjenester. Kommunens tjenestetilbud skal være hensiktsmessig i den forstand at det både fremmer effektivitet, er fleksibel og ivaretar hensynet til brukeren. Effektivisering av kommunale tjenester er en prosess som går kontinuerlig, og metodene for å oppnå økt effektivitet vil naturlig variere avhengig av tjenestens karakter. I så måte anser Vadsø kommune følgende metoder som aktuelle: Reduserte rammer sentraladministrasjonen. Revisjon av virksomhetsstrukturer. Nærliggende og sammenlignbare virksomheter slås sammen. Side 6 av 10
Sak 0002/06 Endringer legges frem for politisk behandling før iverksettelse. Sentraladministrasjonen er i vedtaket å tolke som ansvar 1010 Sentral styring. Hva gjelder rammen for sentraladministrasjonen ble denne redusert med kr.1,5 mill. Vurdering: Rådmann viser til nevnte vedtak og legger med dette frem forslag til endringer i sentraladministrasjonens budsjett 2006. Arbeidet med revisjon av kommunens virksomhetsstruktur er påbegynt og vil kunne presenteres når medvirkning fra virksomhetene og deltakelse fra arbeidstakerorganisasjonene er gjennomført. I sentraladministrasjonens budsjett inngår bevilgninger til 1) politisk styring og kontrollorganer samt politisk vedtatte bevilgninger til Maritime næringspark, Vadsø Havn, Varanger festivalen, Varanger ASVO, Varanger museum IKS, Den norske kirke, NORAsenteret, Frivillighetssentralen m.fl. Videre inngår bevilgninger til 2) administrasjon. Herunder finnes alt av støttefunksjoner rettet mot virksomhetene (bl.a. forsikringer, stipendier, personalpolitiske tiltak, frikjøp tillitsvalgte/ hovedverneombud, husleier o.l.) samt driftskostnader knyttet til rådmannsfunksjonen. Sentraladministrasjonens budsjett inneholder således ikke reserver til de ulike budsjettposter men er knyttet opp mot faktiske tilskudd og aktiviteter. En reduksjon innenfor disse bevilgningene vil derfor naturlig resultere i aktivitetsreduksjon. Alternativt at aktiviteten løses på andre måter og med endrede økonomiske rammer. I hht. vedtak om reduksjoner i sentraladministrasjonen på kr. 1,5 mill foreslås derfor følgende endringer for budsjett 2006: 1. Reduksjon i godtgjøring til folkevalgte med kr.300.000 og lønnsrefusjoner kr.100.000 I hht. vedtatt budsjett utgjør godtgjøringen til folkevalgte i 2006 kr. 580.000 (i 2005 kr.180.000) og lønnsrefusjoner kr.200.000. Et foreløpig regnskap for 2005 viser et forbruk på kr.629.000 på godtgjøring og kr.129.000 i refusjoner. Rådmannen foreslår å redusere godtgjøringen med kr.300.000 og refusjonsordningen med kr.100.000, og ber om at det blir tatt stilling til hvordan reduksjonen skal gjennomføres. Eksempler på tiltak i så måte er å redusere antall politiske møter, redusere omfanget av dagsmøter slik at utgiftene til tapt arbeidsfortjeneste reduseres, redusere antall politiske representanter som oppnevnes til deltakelse i utviklingsutvalg og revisjon av reglement for godtgjørelse til folkevalgte. En registrerer eksempler der godtgjøring for utvalgsledere er forholdsmessig høy tatt i betraktning en relativt lav møteaktivitet (1-2 møter pr. halvår). 2. Reduksjon i midler til opplæring/kurs for politisk styring og kontrollorganer med kr.100.000 Denne budsjettposten har en forholdsvis høy bevilgning for 2006, noe som skyldes at den er videreført fra foregående år. Det var da planlagt folkevalgtopplæring med overnatting. Denne aktiviteten kan reduseres i 2006. 3. Reduksjon i kjøp av konsulenttjenester med kr.100.000 4. Reduksjon i støtte til politiske partier med kr.50.000 Side 7 av 10
Sak 0002/06 Fylkesmannen overtar fra 1.1.2006 ansvaret for å betale ut tilskudd til de politiske partiene i kommunen. Kommunen har hittil forvaltet denne ordningen og fått sine utgifter refundert fra staten. Ved ny ordning faller dagens refusjonsordning bort. Midlene blir fra 2006 innlemmet i den generelle rammeoverføringen til kommunen, og det vil dermed være opp til den enkelte kommune å videreføre støtteordningen. For Vadsø kommune innebærer denne ordningen en kostnad på kr.50.000 pr. år. Rådmannen tilrår at denne ordningen opphører. 5. Reduksjon i kjøp av tjenester fra revisjonsdistriktet. Bystyret vedtok i desember 2005 budsjettet for kommunens samlede revisjonstjenester 2006. Dette utgjør for Vadsø kommune en kostnad på totalt kr.713.000 fordelt på Forvaltningskontrollen IS kr.140.000 Kontrollutvalgan IS kr. 65.000 Finnmark Kommunerevisjon IKS kr.508.000 Kommunen plikter å ha en regnskapsrevisjon og en forvaltningsrevisjon. Imidlertid vil bystyret på selvstendig grunnlag kunne avgjøre hvordan dette arbeidet skal organiseres. Likevel må det formelt foreligge en innstilling fra kontrollutvalget i forkant av en slik behandling. Kommunen plikter likeledes å ha et sekretariat for kontrollutvalget. Lovendringen av 1.juli 2004 tillater ikke revisjonen å inneha sekretariatsfunksjonen. Den kan heller ikke legges til kommunens administrasjon. Likevel finnes der flere alternative modeller for å løse denne oppgaven. Som det fremgår av tabellen nedenfor så har utgiftene knyttet til kjøp av revisjonstjenester økt betydelig i løpet av de siste 3 årene. År: Regnskap 2003 571.000 2004 615.000 2005 704.000 (foreløpig tall) 2006 713.000 (budsjett) Vadsø bystyre behandlet den 10.6.04, sak 48/04, etablering av et interkommunalt samarbeid (IS) innenfor revisjon og forvaltningskontroll. En forutsetning for inngåelse i samarbeidet var at den nye organiseringen skulle tilpasses de daværende økonomiske rammene. Dette var i tråd med de signaler som var gitt i grunnlagsdokumentet for vedtaket der det står følgende Det er forutsatt at omorganiseringen av den grunn vil kunne skje innenfor dagens personellmessige og økonomiske rammer. Kommunenes totale kostnader til revisjon vil derfor ikke øke som følge av omorganiseringen. (Kilde: forprosjektrapport av juni 2004) Denne forutsetningen ble ytterligere understreket i nevnte bystyrevedtak pkt.4 der det fremgår at Side 8 av 10
Sak 0002/06 4. Det forutsettes at den nye ordningen ikke medfører bemanningsøkning i forhold til dagens revisjonsordning. Oppgavene knyttet til revisjon og kontrollutvalgssekretariat skal derfor løses innenfor dagens rammer. Kontrollutvalgan IS har for 2006 vedtatt å styrke sekretariatet med ½ stilling, jf. Kontrollutvalgets sak 19/05 budsjett 2006. Utviklingen fra 2003 viser mao en betydelig kostnadsøkning hva gjelder kommunens kjøp av totale revisjonstjenester. Med utgangspunkt i de budsjettutfordringer Vadsø kommune nå står overfor vurderer rådmannen det som særdeles relevant å benytte seg av den muligheten som ligger i lovendringen fra 1.juli 2004 der det åpnes for konkurranseutsetting av revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Herunder kommer også konkurranseutsetting av forvaltningsrevisjon samt sekretariat for kontrollutvalget. Hvor stor den eksakte besparelsen vil være kan ikke sies med sikkerhet før anbud er innhentet, men et anslag på mellom 200.000-300.000 kroner/år anser en for å være realistisk. I hht. de avtaler som ble inngått ved etableringen av det interkommunale samarbeidet foreligger det en oppsigelsestid på 1 år, slik at den økonomiske gevinsten ved å si opp avtalen dermed ikke nødvendigvis vil komme i 2006. Med bakgrunn i de endringer kommunen har registrert hva gjelder de opprinnelige forutsetninger for inngåelse av samarbeid anser en det likevel som nødvendig å revurdere Vadsø kommunes tilknytning til samarbeidet. Rådmannen tilrår at Vadsø kommune bruker inneværende år til å innhente tilbud på disse tjenestene fra andre leverandører, og parallelt med dette vurdere andre muligheter for organisering av kommunens revisjonstjenester. 6. Opphør av tilskudd til Vadsø Havn KF kr.435.000 Vadsø Havn KF ble etablert 1.1.2004. Foretaket mottar årlige tilskudd fra Vadsø kommune, og for 2006 er denne beregnet til kr.435.000. Tilskuddet ble opprinnelig gitt til Vadsø havnevesen til betjening av lån, og videreført da Vadsø Havn KF ble etablert. I hht. opprinnelig vedtak skal denne opphøre i 2014. Vadsø kommune har i dag flere selskap utgått av kommuneorganisasjonen. Herunder kan nevnes Vadsø Vann og Avløp KF samt Varanger ASVO IKS. Prinsippet for denne typen selskap er at disse skal organiseres og forvaltes på en slik måte at de fremstår som uavhengige og selvstendige objekt. Rådmannen vurderer Vadsø Havn KF på lik linje med disse selskapene, dvs. som selvstendige og selvdrevne foretak, og signalene fra eierne må være klare i forhold til krav som stilles til effektivitet og omstilling. En mer eller mindre permanent tilskuddsordning fra kommunen gir små insitamenter i så henseende. I de tilfeller foretakene kommer opp i en situasjon med regnskapsmessig underskudd har de anledning til å reise dette som egen sak for sine eiere, dvs. at bystyret kan fatte budsjettmessige vedtak i form av tilskudd som gjør at det kommunale foretaket kommer i balanse, eller bystyret kan be foretaket om å ta et evt. underskudd inn over 2 år slik loven legger opp til. For Vadsø Havn KF foreligger det regnskapsmessige overskudd fra senere år samtidig som det gjennomføres nyinvesteringer (jf. Vadsø Havn investeringsplan 2006). På dette grunnlaget tilrår rådmannen at det årlige tilskuddet til Vadsø Havn KF opphører. 7. Reduksjoner i støttefunksjoner og administrasjon kr.415.000 Rådmannen vil foreta reduksjoner i støttefunksjoner og administrasjon tilsvarende kr.415.000. Tiltak som vil bli vurdert er reduksjon i opptak av lærlinger, reduksjon i stipender/ personalpolitiske midler og tilbakeføring av kostnader forbundet med frikjøp av tillitsvalgte. Side 9 av 10
Sak 0002/06 Hva gjelder de to sistnevnte tiltak så innebærer det ikke et reelt kostnadskutt for Vadsø kommune men kun en overføring av kostnader fra sentraladministrasjonen til den aktuelle virksomheten. Marita Jakola Skansen konst.rådmann Side 10 av 10