Tvedestrand kommune Saksframlegg Arkivsak: 2017/1323-1 Arkiv: L00 Saksbeh: Andreas Gimming Stensland Dato: 23.08.2017 Utv.saksnr Utvalg Møtedato 41/17 Formannskap 05.09.2017 85/17 Kommunestyre 12.09.2017 Mulighetsstudie - Tjenna i sentrum Saksprotokoll i Formannskap - 05.09.2017 Behandling Jan W. Nævestad (TTL) fremmet rådmannens alternativ A. Rådmannen fremmet tilleggsforslag til alternativ A som følger: Kommunestyret ber om jevnlige statusoppdateringer i de aktuelle lokalpolitiske organer. Avstemming: Nævestad sitt forslag (alternativ A) inkludert rådmannens tilleggsforslag enstemmig tilrådd. Innstilling Det oppnevnes ingen politikere til prosjektgruppen for mulighetsstudiet; Tjenna i sentrum. Politisk deltakelse skjer i samskapingsgruppene. Kommunestyret ber om jevnlige statusoppdateringer i de aktuelle lokalpolitiske organer. Rådmannens forslag til vedtak Alternativ A: Det oppnevnes ingen politikere til prosjektgruppen for mulighetsstudiet; Tjenna i sentrum. Politisk deltakelse skjer i samskapingsgruppene. Alternativ B: Det oppnevnes 2 politikere til prosjektgruppen for prosjektgruppen mulighetsstudiet; Tjenna i seuntrum. Følgende oppnevnes:.. 107
Bakgrunn for saken Tvedestrand kommune er i utvikling, og det skal bl.a. bygges: Ny E18, nye næringsarealer, ny videregående skole, ny barneskole og ny barnehage. Som følge av disse investeringene frigjøres sentrale arealer i sentrum som sammen med Tjennaområdet/søsterdalen utgjør et viktig utviklingsområde for Tvedestrand kommune. For å få til en best mulig utnyttelse av området er det besluttet å utarbeide en mulighetsstudie og etterfølgende en reguleringsplan for dette området. Det er budsjettert med kr. 200 000 til et slikt mulighetsstudie, fordelt med halvparten i hht. 2017 og 2018. Problemstilling Siden samskaping foreslås brukt som modell for medvirkning, har det oppstått spørsmål om politisk deltakelse i prosjektgruppa. Skal prosjektgruppen være administrativ og uten politisk deltakelse? Hvis en velger en løsning hvor det er politikere med i prosjektgruppen, må disse oppnevnes av kommunestyret. Faglige merknader Det er utarbeidet et notat som danner grunnlag for etablering av prosjektgruppen. I notatet ligger det innspill til mål, tema, fremdrift, avgrensning og medvirkning. Dette er imidlertid elementer som må diskuteres av prosjektgruppa og legges fram for kommunestyret. Organisering Prosjektet organiseres etter samme prinsipp som kommunens øvrige utviklingsprosjekter, men det vil bli testet ut en ny samarbeidsmodell med økt fokus på involvering og samskaping. Involvering/medvirkning Endringer i samfunnet generelt og innen offentlig sektor spesielt, gir kommunen som organisasjon utfordringer med tanke på medvirkning og samfunnsutvikling. Det finnes mange engasjerte innbyggere i Tvedestrand som ønsker og forventer å bli involvert i den generelle samfunnsutviklingen i kommunen. For å kunne ivareta økende initiativ og deltakelse fra medborgere vil kommunen teste ut samskaping som samarbeidsform i forbindelse med utarbeidelse av mulighetsstudiet. Dette innebærer at det etableres samskapingsgrupper underveis i prosjektet, for å håndtere relevante tema og spørsmål som dukker opp i prosessen. Disse arbeidsgruppene vil bestå av ulike ressurspersoner blant kommunens politikkere, frivillige og administrative fagpersoner og andre. Det blir opp til prosjektgruppen å sammensette gruppene på bakgrunn av tema, interesse, kompetanse og annen type ressurser hos de involverte. Gjennom samskaping skal det jobbes med aktuelle problemstillinger på tvers av organisasjonsgrenser, med utgangspunkt i forskjellige samarbeidskulturer og med forskjellige syn på mål og løsninger. Deltakerne vil ha ulike typer kompetanser og forskjellige grunner til å inngå i samskapingen. For å bli en suksess skal samarbeidet tuftes på likeverd, aksept av andres ressurser og vilje til samarbeid og evne til å finne felles løsninger. 108
Prosessen for involvering og medvirkning er, så langt, skissert relativt løst. Dette beror på tanken om at ressursmobilisering og interessen for deltakelse blant innbyggere skal være med på å definere form og innhold utover i prosessen. Det vil derfor ikke bli etablert delprosjekter eller konkrete forslag til medvirkningsforløp i forkant av mulighetsstudiet. Det vil bli invitert til oppstartsseminar, hvor bla. prinsipper, prosesser og temaområder fra planen vil bli presentert og diskutert. Målet med oppstartsseminaret er at ulike ressurspersoner og grupper kan møtes og utveksle tanker/ideer og ikke minst, diskutere hvordan vi i felleskap kan utvikle Tjennaområdet på best mulig måte. Utover høsten må det foregå en videre diskusjon rundt temaene for studiet og en konkretisering av samskapingsgruppenes mål/formål (hva vil gruppene oppnå eller jobbe med?) og ressurser (hvilke ressurspersoner, kompetanse og økonomiske midler finnes) Antall og omfang av gruppene kommer til å bero på interessen for deltakelse både blant frivillige medborgere og fra det politiske miljøet. Det vil selvfølgelig også avhenge av kompleksiteten av arbeidets mål og formål, samt evnen til å samarbeide etter denne modellen. Utover vinteren og våren vil vi forhåpentligvis se en god del samskapingsgrupper, som jobber innen ulike satsingsområder, og i ulik tempo levere sine innspill til videre samfunnsutvikling i Tvedestrand. Prosjektgruppe Prosjektgruppa er som i andre ordinære kommunale prosjekter først og fremst ment å være en administrativ arbeidsgruppe. Prosjektgruppa skal sørge for at det innhentes fagpersoner innen byutvikling og samskaping. Videre skal prosjektgruppa planlegge oppstartsseminar, workshops, oppfølging av de ulike samskapingsgruppene samt innleid konsulent. Alle medlemmene i prosjektgruppa får dermed sine arbeidsoppgaver, både av praktisk og teoretisk/faglig art. Ekstern prosjektbistand Det vil bli kontrahert en konsulent med fagfelt innen byutvikling/stedsutvikling og arkitektur som skal bistå med å dokumentere prosessen og utarbeide sluttrapport med tilhørende illustrasjoner som viser forslag til tiltak innenfor planområdet. Det avsettes kr 200 000 til denne jobben. Ekstern bistand for prosess/samskaping er det ikke avsatt midler til i vedtatt økonomiplan. Kommunen må derfor tilegne seg denne kunnskapen selv ved å søkes ekstern finansiering. Fremdrift Overordnet fremdrift legger opp til at sluttrapporten for mulighetsstudien Tjenna i sentrum skal foreligge sommeren 2018. Tidligere vedtak Økonomiplan 2017-2020. Budsjett 2017. Rådmannen mener det er behov for en mulighetsstudie og mulig endring i reguleringsplanen for området rundt kommunehuset, badeanlegget, Tjennaparken og Søsterdalen. Kommunestyret vedtok at studien også skal gjelde Middelskolen og Villa Utsikten. Årsaken er å sikre en best mulig utnyttelse av dette sentrumsnære området. Det foreslås avsatt 100 000 kroner til dette i 2017 og 2018. Av kapasitetsmessige årsaker er bevilgningen til reguleringsplan først satt opp i 2018. Overordnede plandokumenter/retningslinjer Kommuneplanen samfunnsdel/arealplan. 109
Gjeldende budsjettforutsetninger Det er avsatt til sammen 200.000,- til gjennomføring av mulighetsstudie (2017/18) Folkehelse I tillegg til at ulike konkrete tiltak og delprosjekter vil ha folkehelseaspekter i seg, vil samskaping som samarbeidsmodell inneha stor grad av folkehelse. Modellen bygger på likeverd, ressursmobilisering, medborgerskap og stor grad av involvering i samfunnsutvikling for alle. Deltakelse, respekt og annerkjennelse av egen og felles innsats øker trivsel, engasjement og tilhørighet både på individ- og gruppenivå. Alternative løsninger og konsekvenser Politisk deltakelse vil påvirke den daglige driften av prosjektet. Prosjektgruppa er tenkt som en arbeidsgruppe hvor det vil være viktig med kort responstid og at det gjerne avholdes flere korte møter i løpet av en arbeidsuke. Ønsker kommunestyret en politisk deltakelse er det viktig å velge medlemmer som har mulighet for fleksibilitet, f.eks. ved å kunne stille på møter på kort varsel. Mandat og prosjektets overordnede mål skal vedtas av kommunestyret. Konklusjon Rådmannen ser det som praktisk at prosjektgruppa er en administrativ gruppe og at politisk deltakelse i prosessen skjer i samskapingsgruppene. Det begrunnes med det arbeidet som prosjektgruppa utfører, som i stor grad preges av praktisk og faglig tilrettelegging. Rådmannen legger likevel fram en innstilling med to alternativer, hvor det ene alternativet innebærer politisk deltakelser i prosjektgruppen. Mandat og overordnede mål for prosjektgruppa og samskapingsgruppene sitt arbeid behandles i egen politisk sak i kommunestyret. Tvedestrand, 23.08.2017 Rådmannen Vedlegg: 1 Innledende notat - Mulighetsstudie "Tjenna i sentrum" 110
Mulighetsstudie-Tjenna i sentrum Mulighetsstudie for Tjennaområdet Notat om mål, organisering, omfang og prosess. 111
Bakgrunn for prosjektet Tvedestrand kommune er i utvikling. Det skal bl.a. bygges: - Ny E18 - Nye næringsarealer - Ny videregående skole - Ny barneskole - Ny barnehage - Byløftprosjekt Som følge av disse investeringene frigjøres sentrale arealer i sentrum som sammen med Tjennaområdet/søsterdalen utgjør et viktig utviklingsområde for Tvedestrand kommune. For å få til en best mulig utnyttelse av området er det besluttet å utarbeide en mulighetsstudie og en reguleringsplan for dette området. Økonomiplan 2017-2020. Budsjett 2017. Rådmannen mener det er behov for en mulighetsstudie og mulig endring i reguleringsplanen for området rundt kommunehuset, badeanlegget, Tjennaparken og Søsterdalen. Kommunestyret vedtok at studien også skal gjelde Middelskolen og Villa Utsikten. Årsaken er å sikre en best mulig utnyttelse av dette sentrumsnære området. Det foreslås avsatt 100 000 kroner til dette i 2017 og 2018. Av kapasitetsmessige årsaker er bevilgningen til reguleringsplan først satt opp i 2018. 112
Mål - Legge til rette for et levende sentrum og engasjerte innbyggere som bruker byrommene aktivt. - Transformasjon av nye byggeområder gjøres med kvalitet - Forsterke den historiske byen stedets identitet - Legge til rette for lønnsom næringsaktivitet - Legge til rette for rekreasjon og kulturaktiviteter - Nye og bedre løsninger basert på samskaping. - Etablert arena for samskaping - Inndratt borgere som aktiv ressurs i samfunnsutvikling - Fruktbart samspill mellom offentlig og privat samt frivillig sektor Delmål Delmål lages med bakgrunn i de temaer som prosjektet definerer. Det gjøres i samråd med brukergruppene. Eksempel på temaer: - Trafikk og parkering - Byrom og rekreasjon - Kunst og kultur - Boligfortetting - Næring - Energi, miljø og klima - Kulturhistorie - Transformasjon 113
Eksempel på delmål Tema Byrom og rekreasjon: - Universelt utformet område - Legge høyspentlinje i bakken - Sammenhengende gangsti rundt /deler av Fjæretjenn. Tema Boligfortetting: - Det skal legges til rette for nye attraktive boliger i sentrum. Tema transformasjon - Eksisterende barneskole skal transformeres til et attraktivt boområde. 114
Medvirkning/involvering og samskaping. Det skal legges til rette for aktiv involvering. Metode og fremgangsmåte skal utarbeides i samråd med brukergruppene, men det har vært et ønske fra administrasjonen om at man ser på samskaping som en mulig samarbeidsmodell for deler av mulighetsstudiet. Hva er samskaping og hvordan gjør vi det? Samskaping er en måte å samarbeide på, som krever felles vilje til å finne nye løsninger på kjente problemstillinger. Det krever risikovillighet og mot, samt lysten til rent faktisk å ville finne på løsninger, som rekker utover den måten, den enkelte organisasjon gjør tingene på i dag. Samarbeidsformen er demokratisk, idet den er basert på, at alle parter både er likeverdige og like verdige med henblikk på samarbeidets suksess. Ved samskaping ønsker partene å definere både formål og løsninger på en problemstilling på tvers av organisasjonsgrensene. I noen tilfeller vil det være naturlig å benytte andre samarbeidsmodeller (eks. Partnerskap eller Vertskap), som ikke stiller de samme krav til deltakerne. Ved samskaping må både politikkere og administrasjon, så vel som frivillige organisasjoner og ressurspersoner, være villige til å strekke seg langt, avgi innflytelse og jobbe på nye måter. Gjennom mulighetsstudiet er det et mål å gjøre seg noen erfaringer innen denne samarbeidsmodell der det er naturlig. Å få til de gode prosjektene gjennom samskaping kan bli en utfordring dersom vi ikke får inn kompetanse og kunnskap, som kan styrke rollen som pådriver for medvirkning, frivillighet og samskaping. 115
Hvorfor samskaping (eller ei)? Samfunnet og offentlig sektor har endret seg over tid, og det har gradvis endret vårt syn på offentlig sektor fra å være en tydelig profesjonsmyndighet med mye makt via en rolle som serviceleverandør med innbyggernes om klienter og kunder til nå å skulle fokusere på borgere som ressurser i felles samfunnsutvikling. I samskapingsprosjekter mobiliseres ressurser hos frivillige organisasjoner og enkeltpersoner. Samarbeidet kan føre til nye og bedre løsninger, som hverken kommunen eller den enkelte organisasjon ville kunne få til alene. Organisasjoner og kommune har ofte ulike beveggrunner for å inngå samarbeid, og for kommunene i Norge har det lenge vært en utfordring at ressurser, i form av penger og personal, har vært en knapphet. I samskapingsprosjekter kan frivillighet og ressurstilførsel fra innbygger-grupper bidra til nye råderom og realisering av spennende fellesprosjekter. Dersom man klarer å mobilisere innbyggenes ressurser i samskapingsprosjekter kan dette gi større eierskap til felles utvikling. Involvering og mobilisering skaper engasjement, og vil i siste ende kunne gi en folkehelsegevinst i form av økt mestring og selvverd, nye nettverk og ny forståelse og respekt/aksept av andre gruppers kompetanser og ressurser. 116
Hvem skal vi samskape med og innen hvilke områder. Det vil være naturlig å jobbe innen de ulike temaer, som er skissert i mulighetsstudiet. Her kan det etableres forskjellige delprosjekter under de enkelte emner, basert på deltakernes interesse, engasjement og kompetanser. Delprosjektenes form, fremdrift og innhold må defineres av deltakerne i fellesskap. I samskapingsprosjekter må det videre være rom for endringer, nye målsettinger og knoppskyting. 117
Avgrensing - foreløpig 118
Organisering Prosjekteier Kommunestyret Oppdragsgiver Rådmann Prosjektansvarlig Svein O. Dale Involvering Prosjektgruppe Brukere Lag og foreninger Interessegrupper Næringslivet Naboer/berørte parter Barn- og unge Politisk deltakelse Faggrupper Andre Andreas Stensland Plan og arkitektur Anette Pedersen Kultur/involvering Anne Torunn Hvideberg - Næring Repr. teknisk drift Vei, parkering, trafikk, VA Innleid prosjektbistand etter behov. 119