Etablering av en strategisk eiendomsenhet ved UMB

US-SAK NR: 90/2011 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: PER ANDERS AUTHEN SAKSBEHANDLER(E): ELIZABEHT DE JONG ARKIVSAK NR:2011/912 Etablering av en strategisk eiendomsenhet ved UMB Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg: 1. Organisasjonskart 2. Oversikt over fordeling av oppgaver som må løses av en eiendomsfunksjon i samarbeid med andre avdelinger 3. Modell av ulike organisatoriske løsninger 4. Organisering av eiendomsforvaltning ved andre universitet 5. Forslag til utlysningstekst Forslag til vedtak: Det etableres en eiendomsenhet som stabsavdeling direkte under universitetsdirektør som en permanent ordning. Enheten skal ha ansvaret for: Langsiktig planverk for universitetets eiendomsmasse (skog, park, land og bygninger) Utvikling av eiendom og arealer som tjener UMBs nåværende og framtidige behov Miljøplanlegging Energiplanlegging Enheten skal ledes av en avdelingsdirektør. Stillingen som leder av eiendomsenheten lyses ut. Forslag til utlysningstekst justeres ut fra styrets kommentarer. Ås, 7. juni 2011 Jan Olav Aasbø Assisterende universitetsdirektør

2 a) Saksfremlegg 1. Universitetsdirektørens anbefalinger/konklusjon Saken handler om hvordan UMB skal organisere sin eiendomsforvaltning og utvikling i de kommende år. UMB forvalter i dag et totalareal på 6000 dekar, 30 større bygninger og en rekke mindre bygninger og bolighus. UMB har et stort etterslep på rehabilitering av bygningsmassen, og den forestående fusjonen med NVH vil medføre stor byggeaktivitet i de kommende år. Kunnskapsdepartementet i rollen av eier, setter klare krav til hvilke roller UMB må ha som eier, forvalter og drifter. Innføring av internhusleie har aktualisert dette ytterligere. I tildelingsbrevet til UMB fra Kunnskapsdepartmentet for 2011 understreker departementet at institusjoner som selv forvalter sin bygningsmasse, må gjennomføre nødvendig vedlikehold og påkostninger for å opprettholde bygningsmassens bruksverdi. Universitetsdirektør ønsker at UMBs eiendomsforvaltning og utvikling skal være langsiktig, helhetlig og planmessig. God utformingen av bygg og areal er viktige for at universitetet skal kunne tilby tidsriktig og effektiv infrastruktur for universitets mange aktiviteter. Universitetet er nå i en avgjørende fase når det gjelder planleggingen av Det Nye Universitet (Dnu). Det tre-årige eiendomsprosjektet som har oppgaver i forhold til fusjonens byggeprosess, har en varighet ut juni 2011. UMB må derfor ta en beslutning på hvordan universitetets eiendomsforvaltning og -utvikling skal organiseres. Universitetsdirektør ber styret å vedta etablering av en stabsenhet for eiendom organisert under universitetsdirektør. Etableringen av denne enheten medfører at leder for enheten må tilsettes etter utlysning. Universitetsdirektør ber styret å komme med innspill til utlysningsteksten. 2. Medvirkning Etter diskusjoner i lederteamene er det er enighet om at det er hensiktsmessig å etablere en eiendomsenhet som skal ivareta den strategiske og langsiktige eiendomsutviklingen. Saken har også blitt drøftet med de som vil bli berørt av denne omorganiseringen. Innspill fra disse er innarbeidet i saksfremlegget. Forhandlinger Saken er i flere omganger blitt diskutert med de tillitsvalgte. Siden opprettelse av en strategisk eiendomsenhet medfører en endring av organisasjonskartet, er US det organet som skal vedta organisasjonsendringen. Etter universitets- og høgskoleloven er styret tillagt eksklusiv kompetanse til å ta avgjørelsen om hvordan den interne organiseringen skal være. Styret kan etter loven ikke overlate denne avgjørelsen til andre, og det er styrevedtaket som fastsetter hvordan den interne organiseringen skal være. Saken vil bli formelt forhandlet med tjenestemannsorganisasjonene før styremøtet i juni. Det viktige er at de tillitsvalgte får reell innvirkning på resultatet, og forhandlingssituasjonen er med på å understreke dette, selv om partene i et gitt tilfelle må finne seg i at styret kommer til et annet resultat. Protokoll fra forhandlingene vil bli ettersendt.

3 3. Beskrivelse av saken Dagens situasjon Universitetsdirektør har det overordnete ansvar for eiendom og er i iht. Universitetsloven 10-3 ansvarlig for at disponering av ressurser og eiendom er i samsvar med de vedtak som er gjort av styret. Direktøren er ansvarlig for at den samlede økonomi- og formuesforvaltning skjer i samsvar med departementets generelle bestemmelser om økonomiforvaltningen og forutsetninger for tildeling av bevilgninger. Videre er universitetsdirektøren er ansvarlig for at disponering av ressurser og eiendom skjer i samsvar med de vedtak som er gjort av universitetsstyret og Fellesstyret. Ansvaret for av eiendomsforvaltning og utvikling ivaretas av mange aktører i ulike roller. Drifts- og serviceavdelingen (DSA) som forvalter jobber mot mål knyttet til drift og vedlikehold av bygg og areal, og har ansvar for parkarealer. Senter for husdyrforsøk (SHF)Senter for klimaregulert planteforskning (SKP) har ansvar for jordbruksarealene. Institutt for naturforvaltning (INA) har ansvar for skogen. Instituttene innehar rolle som brukere av UMBs bygg, areal og infrastruktur. Det er blitt opprettet et tre-årig eiendomsprosjekt med start- og sluttdato: 1.6.2008-30.6.2011. Eiendomsprosjektet har oppgaver i forhold til fusjonsprosessen og forhold knyttet til arealplanlegging, planlegging og prosjektering av nye bygg, inngåelse og videreføring av avtaler. Eiendomsprosjektet har i dag tilknyttet en prosjektleder, som rapporterer til universitetsdirektøren. Flere ansatte i prosjektstillinger som jobber med å forberede den kommende fusjonen er organisert i Stab og prosjekt (se vedlegg 1: Organisasjonskartet for UMB). Samtlige personer rapporterer til universitetsdirektøren. Videre bør det nevnes at det finns en del areal som verken er definert som skog, jordbruks- eller parkarealer. Dette ingenmannslandet har ingen noe ansvar for, men eies fortsatt av UMB. Eksempler på dette er Ekornskogen ved Åsgård og friområder inne på Kaja. Rolle, ansvar og hovedarbeidsoppgaver for eiendomsfunksjonen Universitetsdirektør vil at det opprettes en liten eierenhet som skal sørge for at det arbeides effektivt og langsiktig med eiendomsutvikling. Etablering av det nye universitetet innebærer at UMB må ha stor oppmerksomhet rettet mot eierrollen. Følgende rolle, ansvar og hovedarbeidsoppgaver bør ivaretas av eiendomsfunksjonen: Eiendomsfunksjonen skal bistå universitetsdirektøren i sin forvaltning og utvikling av UMBs eiendomsmasse og har overordnet ansvar for; Langsiktig planverk for universitetets eiendomsmasse (skog, park, land og bygninger) som støtter opp under universitetets samfunnsoppdrag Utvikling av eiendom og arealer som tjener universitetets nåværende og framtidige behov Miljøplanlegging Energiplanlegging

4 Eiendomsfunksjonen vil på vegne av universitetsdirektøren ivareta eierfunksjonen. Med dette forstås at eiendomsfunksjonen skal forberede saker for universitetsstyret som handler om overordnede mål, strategier og rammebetingelser for forvaltning og utviklingen av UMBs eiendomsmassen. Funksjonen vil også være sentral i den videre campusutbyggingen. Eiendomsfunksjonen vil ha et særskilt ansvar for oppfølging av byggeplaner for Dnu og Vetrniærinstiuttet (VI); oppfølging mot Statsbygg og UMBs brukere, og skal ivareta kontaktflatene med offentlige og private partnere i utvikling og utbygging. Eiendomsfunksjonen vil spille en viktig rolle i å ruste universitetet til å møte en tid med økt antall studenter, voksende fagmiljø og nye krav til areal og anlegg, samt kunne forutse behovsendringer for bygg og areal. Eiendomsfunksjonen vil i sin rolle som eier inneha ansvar for utarbeidelse av overordnet planverk og skal planlegge for fremtidig utvikling og/eller avvikling av eiendom. For oversikt over hovedoppgaver som må løses av en eiendomsfunksjon i samarbeid med andre avdelinger, vises det til vedlegg 2. Mulige organisasjonsmodeller Universitetsdirektør anser det nødvendig å organisere arbeidet med eiendomsforvaltning og -utvikling på et strategisk nivå som gjør at eierrollen ivaretas og som gjør at beslutningsprosesser om bruk, drift, vedlikehold og utvikling av eiendomsportefølje blir tydeliggjort, slik at kryssende myndighetslinjer unngås. I tillegg er det viktig at det opprettes gode kommunikasjonsarenaer som bidrar til et godt samspill mellom eier, forvalter og bruker ved UMBs eiendomsforvaltning, og at det er et avklart og entydig grensesnitt mot andre enheter som DSA, SHF, SKP og INA. Nedenfor drøftes tre ulike organisasjonsmodeller (se vedlegg 3 Ulike organisatoriske løsninger; organogrammer): Modell a. Organisering av eiendomsenhet i stab til universitetsdirektør Modell b. Organisering av eiendomsenhet i linje til universitetsdirektør Modell c. Organisering av eiendomsenhet i linje til universitetsdirektør og slått sammen med DSA Modell a skiller drift og strategisk eiendomsforvaltning. Denne modellen ivaretar en tett kobling med strategiske fora i den øverste ledelsen ved universitetet. Modell b organiserer eiendomsenheten som en avdeling i linje til universitetsdirektør på lik linje med f.eks økonomiavdelingen, forskningsavdelingen mfl. Disse enhetene har ansvar for større staber, og skal sørge for at et administrativt område er ivaretatt for hele universitetet og har oppgaver innen områdene utvikling, kvalitetssikring, service og rådgivning. Eiendomsenheten er en liten avdeling som vil ha mest fokus på utvikling og rådgivning, mens driftsoppgaver og utførende oppgaver ivaretas av andre enheter. Eiendomsenheten speiler derfor ikke den samme rolleforståelsen som for de øvrige enhetene i denne linjen til universitetsdirektør. Modell c innebærer en sammenslåing av eierenheten og DSA. I mange tilfeller vil denne modellen være den mest logiske form for organiseringen, men erfaring fra tidligere organisering der DSA og en tidligere utviklingsenhet var samorganisert, har vist at utviklingsoppgaver ikke fikk prioritet, og at forvalteroppgaver fikk størst oppmerksomhet.

5 For informasjon om hvordan andre universitet organiseres sin eiendomsforvaltning vises det til vedlegg 4. Organisering av UMBs eiendomsfunksjon Universitetsdirektør mener at modell a vil være det beste alternativet i nåværende situasjon. Universitetsdirektør ønsker at arbeidet med langsiktig utvikling av universitets areal skal være nært knyttet til annet strategisk og langsiktige arbeid, og ønsker derfor å organisere dette arbeidet i en stabsavdeling direkte under seg. Eiendomsenhetens bemanningsplan og finansiering Enheten bemannes med en leder i 100% stilling. Stillingen foreslås lyst ut som avdelingsdirektør. Begrunnelsen for denne koden er at denne stillingen er meget viktig ift til byggeprosjektet Dnu, og at stillingen trenger gjennomslagskraft internt ved UMB og i forhold til eksterne aktører. I tillegg er UMB en stor eiendomsbesitter, og avdelingsdirektøren vil ha ansvar for forvaltning og utvikling av store ressurser. Det vil være naturlig at to ansatte tilknyttes enheten på permanent basis. Ansatte i prosjektstillinger knyttet til fusjonsoppgaver innen arealplanlegging med mer, vil også kunne bli knyttet til avdelingen. Det forutsettes at bemanningen skjer ved intern omdisponering av arbeidskraft. Enhetens arbeidsform vil være mye basert på prosjektjobbing. Den nye enheten vil ha budsjettdekning gjennom avsatte midler til fusjonsprosjektet. Det foreslås at disse midler brukes til avlønning av leder og tilsatte. Det vil derfor ikke være behov for nye ressurser for å opprette eiendomsenheten. 4. Utlysning av stilling som eiendomsdirektør Stillingen som eiendomsdirektør skal utlyses etter en tidsplan som innebærer tiltredelse så raskt som mulig. Etter 16 i UMBs personalreglement skal US tilsette avdelingsdirektør. Forslag til utlysningstekst er vedlagt (vedlegg 5). Innstilling foretas av universitetsdirektøren som oppnevner en gruppe som skal bistå i innstillingsarbeidet, jfr. UMBs personalreglement 8. Innstillingsråd Det foreslås at innstillingsrådet består av: Universitetsdirektøren En instituttleder En senterleder En representant utpekt av tjenestemannsorganisasjonene i felleskap En student Sekretær fra personal- og organisasjonsavdelingen Innstillingsutvalget kan la seg bistå av et eksternt rekrutteringsbyrå for nærmere vurdering av et utvalg av søkere.

6 5. Universitetsdirektørens vurdering Universitetsdirektør ønsker at UMBs eiendomsforvaltning og utvikling skal være langsiktig, helhetlig og planmessig. God utformingen av bygg og areal er viktige for at universitetet skal kunne tilby tidsriktig og effektiv infrastruktur for universitets mange aktiviteter. Universitetet er nå i en avgjørende fase når det gjelder planleggingen av Dnu, og det vil også av den grunn være viktig og riktig å etablere en strategisk eiendomsenhet ved UMB.

7 Vedlegg 1

8 Vedlegg 2 Oversikt over fordeling av oppgaver som må løses av en eiendomsfunksjon i samarbeid med andre avdelinger Hovedoppgaver EiA DSA SKP SHF Arealplanlegging, reguleringsplaner, OSPU verneplan, m.m. Skog OS PU? PU? Jordbruksarealer OS PU Park, veier og plasser med infrastruktur OS PU Festetomter OSPU Øvrige arealer OSP U? U? Kartlegge framtidig arealbehov OSPU Utvikling av eiendomsarealer OSP (P)U Utvikling av bygninger og anlegg OS PU (nybygging, ombygging) Vedlikehold av bygninger og anlegg OS PU Bygninger for klimaregulert OS planteforskning Energi og Miljø OS PU PU Saksbehandler for US-saker X NVH/VI/DnU/Nye SHF lokaler OSP U U Innleie og utleie av arealer OSP U Internhusleie og boligutleie OS PU Lista er ikke uttømmende (OS = Overordnet strategi, P = Planlegging, U = Utførelse)

9 Vedlegg 3 Ulike organisatoriske løsninger Modell a. Organisering av eiendomsenhet i stab til universitetsdirektør Universitetsdirektør Assisterende direktør strategi Stab eiendom Personal og org. avd. Forskningsavd. Studieavd. Økonomiavd. Kommunikasjonsavd. IT&Service avd Drifts- og serviceavd Modell b. Organisering av eiendomsenhet i linje til universitetsdirektør Universitetsdirektør Assisterende direktør strategidirektør Personal og org. avd Forskningsavd. Studieavd. Økonomiavd Kommunikasjonsavd IT&Service avd Drifts- og serviceavd. Eiendomsavdeling Modell c Organisering av eiendomsenhet i linje til universitetsdirektør og slått sammen med DSA Universitetsdirektør Assisterende direktør strategidirektør Personal og org. avd IT&Service avd Forskningsavd. Studieavd. Økonomiavd Kommunikasjonsavd Eiendomsavdeling inkl Driftsog serviceavd.

10 Vedlegg 4 Organisering av eiendomsforvaltning ved andre universitet NTNU: NTNU har skilt drift og strategisk eiendomsforvaltning i to ulike avdelinger. Driftsavdelingen har ansvaret for den daglige driften og løpende vedlikehold og stab for eiendomsforvaltning har ansvaret for forvaltning, langsiktig vedlikedhold og utvikling av NTNUs eiendommer. I tillegg har de ansvar for inn- og utleie, gjennomføring av ombygging- og vedlikeholdsprosjekt, ENØK og brannvern. UiTromsø: UiT har ikke skilt drifts- og eierrollen i ulike avdelinger. UiT har organisert sitt arbeid i en avdeling for bygg og eiendom, som er organisert i fire avdelinger: ledelse og stab, prosjektseksjon, driftsseksjon og renholdsseksjon. UiB: UiB har ikke skilt drifts- og eierrollen i ulike avdelinger. Eiendomsavdelingen er ledet av en avdelingsdirektør og er organisert i Kontor for ombygging og vedlikehold (KOV), Kontor for drift (KD), en enhet for arealforvaltning og administrativ stab som inkluderer økonomiseksjonen (ØKS) med ansvar for personal- og økonomifeltet. UiO: UiO har ikke skilt drifts- og eierrollen i ulike avdelinger. Teknisk avdeling ved UiO er ansvarlig for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av alle universitetets bygninger, tekniske anlegg og utearealer. Avdelingen er delt opp i seksjoner: Stab, driftsseksjon, Plan- og eiendomsseksjonen, teknisk seksjon.

11 Vedlegg 5 Forslag til utlysningstekst LOGO Det levende universitet Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) deltar i den internasjonale kunnskapsutviklingen om verdens naturressurser, og har kompetanse som bidrar til å sikre dagens og fremtidens livsgrunnlag. UMB har konsentrert utdanning og forskning om biologi og bioproduksjon, natur og miljø, utviklingsstudier, ressursforvaltning, økonomi, samfunnsvitenskap og teknologi. Stortinget har vedtatt at Norges Veterinærhøyskole og UMB skal samorganiseres og flyttes til Campus Ås, hvor Norges største biovitenskapelige miljø er samlet. Universitetsstyret ønsker å videreutvikle UMB til et Life Science University av internasjonalt format. UMB har 3800 studenter, 400 doktorgradsstudenter og 1050 ansatte med en årlig omsetning på nær 1 mrd. kroner. UMB ligger i Ås kommune, ca 30 minutter sør for Oslo. Mer informasjon på www.umb.no Eiendomsdirektør ved Universitetet for miljø og biovitenskap (UMB) UMB forvalter i dag et totalareal på 6000 dekar, 30 større bygninger og en rekke mindre bygninger og bolighus. Den forestående fusjonen med NVH og flytting av Veterinærinstituttet til ÅS vil medføre stor byggeaktivitet de kommende år. UMB skal etablere en stabsenhet som skal ivareta den strategiske eiendomsutviklingen fram til fusjonstidspunkt i 2014. Vil du være med å utvikle et framtidsrettet og dynamisk campus på Ås? Stillingen som leder for eiendomsstaben er direkte organisert under universitetsdirektøren og skal lede eiendomsstaben, som er planlagt til å bestå av to stillinger i tillegg til leder. Som leder for eiendomsstaben vil du ha hovedansvar for forvaltning og utvikling av UMBs eiendomsmasse med vekt på: Langsiktig planverk for eiendomsmasse (skog, park, land og bygninger) Utvikling av eiendom og arealer som tjener UMBs nåværende og framtidige behov Miljøplanlegging Energiplanlegging Som leder skal du Sørge for helhetlig, strategisk planlegging av UMBs samlede eiendomsmassen Sørge for utvikling av eiendomsporteføljen i forhold til UMBs langsiktige behov Sikre et godt samarbeid med forvaltere og brukere av universitetets eiendom, ivareta eierkontakt og bidra til gode samarbeidsrelasjoner på Campus Ås og andre eiendomsaktører i Norge Lede og videreutvikle stabsavdelingen, slik at avdelingen fremstår som en kompetent, profesjonell og konkurransedyktig leverandør av rådgivnings- og utviklingstjenester Ha økonomisk og fremdriftsmessig ansvar for enhetens prosjektportefølje Kvalifikasjoner: Vi søker en engasjert person med erfaring fra eiendomsforvaltning og -utvikling. Du må ha relevant utdanning og eiendomsforståelse. Stillingen krever formell relevant utdanning på minimum masternivå, og relevant ledererfaring. Erfaring fra større utviklingsprosjekter, kjennskap til offentlig sektor og UMB vil være en fordel.

12 Det legges stor vekt på personlige egenskaper som å være en målrettet og resultatorientert leder. Videre må du kunne skape resultater i samarbeid med andre i en moderne kompetanseorganisasjon i utvikling. Du må inneha høy arbeidskapasitet og ha gode kommunikasjons- og samarbeidsevner. Den som blir tilsatt i stillingen må regne med endringer i arbeidsoppgaver som en følge av fusjonsprosessen. Vi kan tilby - en utfordrende lederjobb med interessante oppgaver - muligheter for å videreutvikle og fornye eiendom og arealer som tjener universitetets nåværende og framtidige behov - en av landets flotteste campus - gode lønns- og pensjonsvilkår Lønnsvilkår Stillingen er plassert i stillingskode1060 Avdelingsdirektør. Fra lønnen blir det trukket 2 % innskudd i Statens Pensjonskasse. Lønn etter avtale. Generell informasjon Den statlige arbeidsstyrken skal i størst mulig grad gjenspeile mangfoldet i befolkningen. Det er derfor et personalpolitisk mål å oppnå en balansert alders- og kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn. Opplysninger om søker kan bli gjort offentlig selv om søker anmodet om ikke å bli ført opp på søkerlisten. Dersom anmodningen ikke blir tatt til følge, vil søker bli varslet om dette. Universitetsstyret er tilsettingsorgan

2