KVALIFIKASJONSGRUNNLAG i forbindelse med Konkurranse med forhandling for anskaffelse av Tjenesteløsning for lønn, personal og regnskap for Den norske kirke Saksnr 15/2093 Frist for å sende inn anmodning om å bli kvalifisert: 14.09.2015 Kl.12:00 Side 1 av 15
Innhold 1 Innledning... 3 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 Bakgrunn... 3 Om oppdragsgiver... 3 Anskaffelsens formål... 4 Organisasjonen... 4 Løsning i kirken i dag... 5 Brukere av løsningen... 6 Tilbud på deler av leveransen... 7 2 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen... 8 3 Generelle bestemmelser om konkurransen... 9 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 Kunngjøring... 9 Fremdriftsplan... 9 Taushetsplikt... 9 Kostnader ved utarbeidelse av søknad... 10 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget... 10 Tilleggsopplysninger... 10 4 Kvalifikasjonskrav... 11 4.1 4.2 4.3 4.4 Obligatoriske krav... 11 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 11 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling/kvalifikasjoner... 12 Tekniske og faglige kvalifikasjoner... 12 5 Utforming og innlevering av anmodning om kvalifikasjon... 13 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget... 13 Innlevering av anmodning om kvalifikasjon... 13 Anmodningens utforming... 13 Evaluering... 14 Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget... 14 Åpning... 14 Avvisning... 14 Rett til å forkaste svarene på invitasjonen (Avlysing)... 15 Retur av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget... 15 Side 2 av 15
1 Innledning 1.1 Bakgrunn I april 2013 ble følgende enstemmig vedtatt på Kirkemøtet: Kirkemøtet ber regjering og Storting om at det så raskt som mulig etableres et nasjonalt rettssubjekt for Den norske kirke. Kirkemøtet ber regjering og Storting om at virksomhets- og arbeidsgiveransvaret for prestetjenesten overdras til dette rettssubjektet. De sentrale og regionale kirkelige organer overføres slik at disse ikke lenger er statlige forvaltningsorganer. Det nye rettssubjektet omfatter prestetjenesten, biskopene, bispedømmerådene, Kirkerådet og Bispemøtet - og omfatter rundt 1.600 årsverk fordelt med ca. 1.350 årsverk for prester og ca. 250 årsverk for tilsatte ved bispedømmekontorene og i Kirkerådets sekretariat. Den nye virksomheten vil overta arbeidsgiveransvaret fra departementet. Tjenesteytingen innen lønn, personal og regnskap for Kirkerådet (KR) og 11 bispedømmeråd (BDR), som i dag ivaretas i statlig regi av DFØ (Direktoratet for økonomistyring) ved SAP HR og Agresso, vil ikke kunne videreføres etter en utskilling fra staten. Nye løsninger/tjenester må derfor være i drift innen en utskilling er realisert dvs. 1. januar 2017 som er satt som måldato. Virksomhetsoverdragelsen forutsetter at behandling av lovforslag i Stortinget 2016 fører fram - med tilhørende budsjettkonsekvenser innarbeidet i statsbudsjettet. Dette vil også være en forutsetning for gjennomføring av anskaffelsen. Kirkerådet har etablert Prosjekt 2017 som skal omfavne alle de aktiviteter Den norske kirke (Dnk) må gjennomføre eller igangsette som forberedelse til virksomhetsoverdragelsen. Det sorterer flere delprosjekter under Prosjekt 2017, deriblant Delprosjekt Lønn, personal og regnskap. Dette delprosjektet har satt i gang en prosess for å anskaffe og innføre nye løsninger/tjenester for områdene lønn, personal og regnskap i Kirkerådet og de 11 bispedømmerådene for oppstart 1. Januar 2017. Innen 2020 er det en ambisjon om å se på hele kirkeordningen dvs. hele kirkens organisering. Tjenesteløsning som etableres kan være aktuell å ta i bruk av organisasjonsenheter utover Kirkerådet og bispedømmerådene dvs. fellesrådene med deres lønns-, personal- og regnskapsfunksjoner. 1.2 Om oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Den norske kirke ved Kirkerådet. Avtalen som blir inngått skal kunne gjelde for Kirkerådet på vegne av dagens statlige finansierte enheter og kunder/eiere av Den norske kirkes interne selskap Kirkepartner. Selskapet er etablert innen rammen av utvidet egenregi og leverer tjenester til sine eiere. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Lars Brække Postadresse: Kirkerådet, Postboks 799 Sentrum, 0106 Oslo Side 3 av 15
Leveringsadresse: E-post: Kirkens hus, Rådhusgata 1-3, Oslo post.kirkeradet@kirken.no Eventuelle spørsmål kan rettes skriftlig per epost, merket med: «Sak 15/2093: Anskaffelse av tjenesteløsning for lønn, personal og regnskap spørsmål til prekvalifisering» Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder kvalifikasjonen enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsens formål Anskaffelsen har flere formål. Hovedformålet er igangsetting av ny tjenesteløsning for områdene lønn, personal og regnskap i Kirkerådet og bispedømmerådene når virksomhetene planlegges etablert som eget nasjonalt rettssubjekt 1. januar 2017. Det innebærer bl.a. at alle 1.600 ansatte i januar 2017 skal få sin lønn og andre utbetalinger gjennom ny løsning og at den nye virksomheten skal ha god kontroll på det løpende regnskapet i forhold til oppsatt budsjett. Systemløsningen skal tilgjengeliggjøres for Dnk som en nettjeneste (SaaS). Funksjonsområder som inngår i anskaffelsen er (listen er ikke uttømmende): Økonomi: hovedbok, kunde- og leverandørreskontro, fakturahåndtering, budsjett, konsernregnskap og rapportering Lønn/personal: lønn/trekk, reiseregning, stillingsadministrasjon, tids-/fraværsregistrering og rapportering I tillegg til systemløsningen skal det anskaffes tjenester innenfor regnskap og lønn/personal. Etter innføring i Kirkerådet og bispedømmerådene skal det åpnes opp for å bredde tjenesteløsningen til andre deler av Dnk, hovedsakelig representert ved fellesrådene, når dette vurderes som hensiktsmessig. Løsningen for lønn, personal og regnskap skal inngå i Dnk sin felles løsningslandskap utviklet for å dekke alle enheter i Dnk s IKT-behov. Gjennom anskaffelsen stilles det krav til tjenesteløsningens funksjonalitet samt hvordan tjenesteløsningen skal samhandle med øvrige komponenter i infrastrukturen. Kravene gjelder også for test og godkjenning, stabil og sikker drift, opplæring, brukerstøtte, vedlikehold og videreutvikling. 1.4 Organisasjonen Den norske kirke (Dnk) består av mange enheter med hver sin selvstendige økonomi og hvert sitt beslutningsansvar: 11 bispedømmer, 107 prostier, rundt 420 fellesråd og 1.274 sokn. Til sammen utgjør Dnk ca 8.000 ansatte og et stort antall frivillige. Både det sentrale, regionale og lokale nivået i kirken er bygd opp rundt (folke-)valgte råd. Sentrale og regionale organer (Kirkemøtet, Kirkeråd, Bispemøtet, bispedømmeråd) med prestetjenesten er statlig finansiert, mens lokale organer (menighetsråd, fellesråd) hovedsakelig er kommunalt finansiert. Den norske kirke er inne i en fase der den selvstendiggjøres i forhold til statlig Side 4 av 15
styring. Fra 2017 vil Den norske kirke være fristilt staten som selvstendig rettssubjekt. I de neste 3 til 6 årene vil derfor organisasjonsstruktur bli endret. Menighetsråd og fellesråd Menighetsråd og kirkelig fellesråd representerer soknet, den grunnleggende enheten i Den norske kirke, og har en rettslig og økonomisk selvstendighet i forhold til den statlig finansierte delen av kirken. Ca 2/3 av finansieringen av Dnk kommer gjennom overføring fra kommunene til den lokale kirken. Dette beløpet forvaltes gjennom fellesrådet oppnevnt av menighetsrådene i det enkelte sokn. 70 % av fellesrådene har færre enn 10 årsverk. Bispedømmeråd og biskop Bispedømmerådet består av valgte representanter, samt biskopen. Rådet har en stiftsdirektør og stab som utfører oppgaver på vegne av rådet. Staben har også støttefunksjoner for biskopens oppgaver. Kirkemøtet, Kirkerådet og Bispemøtet Kirkemøtet er det øverste representative organet i Den norske kirke og behandler saker av felles kirkelig karakter og samarbeid innen kirken. Det vedtar blant annet regler for kirkens indre liv, og de velger Kirkerådet for fire år av gangen. Arbeidet mellom Kirkemøtets årlige samlinger ledes av Kirkerådet. Bispemøtet er et lovfestet sentralkirkelig organ som har til oppgave å samordne de gjøremål som tilligger de enkelte biskoper. Kirkepartner Enhetene i Den norske kirke har etablert en selskapsmodell der de gjennom utvidet egenregi har to selskaper, Kirkepartner AS og Kirkepartner IKT AS. Gjennom eierskap til selskapene får enhetene levert tjenester som legges til selskapene. For mer informasjon om Den norske kirke, se www.kirken.no. 1.5 Løsning i kirken i dag Kirkerådet (KR) og 11 bispedømmeråd (BDR): KR og BDR benytter i dag DFØ (Direktoratet for økonomistyring) som ekstern tjenesteleverandør. DFØ ivaretar både drift, applikasjonsforvaltning og utfører forretningstjenester innenfor områdene lønn, personal og regnskap inkludert fakturamottak og brukerstøtte. Andel av forretningstjenester som tilbys de forskjellige deler av Dnk varierer noe, BDR mottar flere tjenester knyttet til utførelse av regnskaps- og lønnsfunksjonen (fullservice) enn KR. Side 5 av 15
Agresso benyttes til økonomi (budsjett, regnskap mm), SAP til lønn og personal og Contempus til fakturabehandling. Det er noe forskjellig grad av hvor mye funksjonalitet som den enkelte enhet har tatt i bruk, herunder funksjonalitet for budsjett. Tidsregistrering gjennomføres også på ulike måter. Alle 12 virksomheter er i dag separate klienter/firmaer i løsningen, og har dermed separate registre med alt det bringer av merarbeid og dobbeltregistrering. I ny løsning legges det opp til felles registre, med konvertering av relevante data fra dagens SAP- og Agressoløsning. I dag har alle ansatte og ledere tilgang til selvbetjeningsfunksjonalitet. Dette gir en effektiv arbeidsdeling som ønskes ytterligere styrket i ny løsning. Løsning for lønn, personal og regnskap inneholder personsensitive opplysninger som behandles etter gjeldende lovverk og praksis. KR/BDR vil som en del av virksomhetsoverdragelsen gå fra statlig økonomistyring og kontantregnskapsprinsippet til regnskapsloven og NRS. Fellesrådene Fellesrådene benytter i dag mange forskjellige løsninger for lønn, personal og regnskap. Omtrentlig halvparten av fellesrådene får sine lønns- og regnskapstjenester levert av kommunene. De øvrige har etablert egne løsninger. Det er et stort mangfold av systemer i bruk. Fellesrådene baserer regnskapet på kommunal regnskapsstandard (KRS) med tilpasning i forskrift om økonomiforvaltningen for kirkelige fellesråd og menighetsråd i Den norske kirke 1.6 Brukere av løsningen Løsningen som anskaffes prioriteres innført i Kirkerådet og bispedømmerådene for ordinær drift 1. januar 2017. Videre innføring i fellesråd må baseres på initiativ fra fellesrådene, således kan Kirkerådet ikke gi garanti for antall fellesråd som tar i bruk avtalen i kontraktsperioden. Disse fellesrådene vil da ta løsningen i bruk som medeiere og kunder av Kirkepartner. Side 6 av 15
1.7 Tilbud på deler av leveransen Det vil ikke være anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen. Kirkerådet ønsker én totalleverandør innenfor områdene lønn, personal og regnskap, relatert både til selve innføringen og til de kontinuerlige ytelser. Totalleverandøren skal kunne tilby løsningene innenfor funksjonsområdene lønn, personal og regnskap, levert som en nettbaser tjeneste (SaaS Software as a Service). Dette betyr at programvaren leveres som en tjeneste, og ikke som en kjøpt lisens levert på et medium som skal driftes av kunden selv (On-premise). I det ligger bl.a. at leverandøren skal forestå all drift og applikasjonsforvaltning. I tillegg til SaaS-tjenesten skal det tilbys lønns-, personal- og regnskapstjenester. SaaS-løsningen vil være aktuell for alle enheter som velger å benytte inngått avtale, mens omfanget av lønns-, personalog regnskapstjenestene vil kunne variere noe mellom de forskjellige enheter. Tilbyder kan inngå samarbeid med partner(-e) for å levere på alle områdene. I de tilfeller der en tilbyder planlegger å støtte seg på andre leverandørers kapasitet og/eller kompetanse for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring i samsvar med FOA 17-8 andre og tredje ledd, jfr FOA 17-9 andre og tredje ledd. Side 7 av 15
2 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), del III 14-1(3), jfr. 14-3 c, konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Anskaffelsesprosessen er todelt. Trinn 1 er en prekvalifikasjonsfase der leverandører leverer forespørsler om å delta i konkurransen gjennom å svare på kunngjøring i Doffin/TED og dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Trinn 2 er en tilbudsfase der kvalifiserte leverandører får tilsendt konkurransegrunnlag med anmodning om å levere tilbud. Det skal kvalifiseres 3-5 leverandører. Dersom det er flere enn 5 leverandører som oppfyller de obligatoriske kravene, vil det foretas et leverandørnedvalg basert på en utvelgelse, jfr FOA 17-6. Oppdragsgiver kan bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser, og redusere antall tilbud det skal forhandles om, jf. FOA 20-11. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige regler i FOA 3-1, samt reglene i FOA 3-6. Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud i denne konkurransen. Alle referanser til "leverandør" i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. Side 8 av 15
3 Generelle bestemmelser om konkurransen 3.1 Kunngjøring Konkurransen kunngjøres i DOFFIN-databasen og i TED-basen. 3.2 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Frist Kunngjøring prekvalifisering med kvalifikasjonsgrunnlag 26. jun 2015 Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlag 24. aug 2015 Frist for å besvare spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 31.aug 2015 Frist for å levere kvalifikasjonssøknad 14. sep 2015 Vurdering av kvalifikasjonssøknader ferdig 25.sep 2015 Konkurransegrunnlag med dokumenter sendes 3-5 utvalgte tilbydere 28. sep 2015 Tilbyderkonferanse (evt.) Okt 2015 Frist for å stille spørsmål til konkurransen Okt 2015 Frist for å levere tilbud Okt/nov 2015 Tilbudspresentasjon, demonstrasjoner og forhandlinger ferdig Jan 2016 Innstilling og meddelelse av resultat Feb 2016 Karensperioden ferdig Feb 2016 Kontraktskriving Feb/mar 2016 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsfrist for forespørselen om deltakelse er tentative. 3.3 Taushetsplikt Søker skal behandle alle opplysninger som søkeren får kjennskap til gjennom prekvalifiseringsgrunnlaget og under utarbeidelsen av søknaden, som konfidensielle. Søker skal ikke offentlig kommentere denne konkurransen eller prekvalifiseringsgrunnlaget uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke. Oppdragsgiver vil behandle informasjon fra leverandør fortrolig og innenfor rammen av lov om offentlige anskaffelser samt offentlighetslovens 23 3. ledd og forvaltningsloven 13. Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Side 9 av 15
3.4 Kostnader ved utarbeidelse av søknad Søker bærer selv alle kostnader relatert til utarbeidelse av forespørsel om å delta i konkurransen, senere tilbud og ved deltakelsen i konkurransen. Deltakelse i kvalifikasjonfasen eller tilbudsfasen forplikter ikke oppdragsgiver på noen måte å inngå kontrakt med tilbyder eller noen annen form for økonomiske forpliktelser. 3.5 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med konkurransens navn og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Side 10 av 15
4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav Krav Søker må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift, jfr FOA 3-3. Dokumentasjonskrav Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Skjema RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet skal benyttes. Søker må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift, jfr FOA 3-3. Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Søker skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Søker skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet, jfr FOA 3-4. Signert HMS-egenerklæring. HMS egenerklæring må ikke være eldre enn seks måneder. https://www.regjeringen.no/no/tema/naringsliv/konkurransepolitikk /offentlige-anskaffelser-listeside/regelverk-og-skjemaerlisteside/offentlige-anskaffelser-skjemaer/id417580/ 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dersom underleverandør benyttes skal det leveres forpliktelseserklæring Dokumentasjonskrav Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat ikke eldre enn seks måneder. Forpliktelseserklæring undertegnet av bemyndiget person. Se vedlegg 1 for skjema for forpliktelseserklæring Side 11 av 15
4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling/kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Søker skal ha god soliditet og Kredittvurdering, ikke eldre enn 3 måneder, som baserer seg på økonomisk kapasitet til å gjennomføre siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal inneholde kontrakten. rating og være utført av offentlig godkjent kredittinstitusjon. Hele kredittvurderingsrapporten skal leveres. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente egen kredittvurdering om nødvendig. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandør skal ha et velfungerende Redegjørelse vedrørende leverandør sitt kvalitetssikringssystem. kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Leverandøren skal ha relevant erfaring fra leveranser av tjenesteløsninger for lønn, personal og regnskap Leverandøren skal legge ved en referanseliste på inntil 6 referanser med relevans for denne konkurransen, herunder; Leveranse av programvare/funksjonalitet som en tjeneste (SaaS, Software as a Service) Leveranse av lønns- og regnskapstjenester Referansene skal ikke være eldre enn 3 år Kravene i kapittel 4.1-4.3 til eventuell(e) underleverandør(er) er de samme som til leverandøren. Kravene under kapittel 4.4 kan presenteres samlet for leverandør og eventuell(e) underleverandører. Dersom det melder seg flere enn 5 leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjon, vil oppdragsgiver foreta en utvelgelse jfr FOA 17-6 etter følgende utvelgelseskriterier: Relevant erfaring med leveranser av lønn, personal og regnskap som applikasjonstjeneste (SaaS) Relevant erfaring med leveranser av lønns- og regnskapstjenester Kirkerådet vil gjøre en objektiv og ikke-diskriminerende vurdering av de besvarelser som gis under de enkelte utvelgelseskriterier. Kriteriet som vurderes i kvalifikasjonen vil ikke vurderes mot tildelingskriterier i konkurransen. I kvalifikasjonen er det kun relevansen i referansene som vil blir vurdert og ikke kvaliteten i referansene. Side 12 av 15
5 Utforming og innlevering av anmodning om kvalifikasjon 5.1 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget skal sendes via e-post til post.kirkeradet@kirken.no merket: «Sak 15/2093: Anskaffelse av tjenesteløsning for lønn, personal og regnskap spørsmål til prekvalifisering» Spørsmålene vil bli besvart på en generell og anonymisert måte. Svar vil bli sendt alle interessenter. 5.2 Innlevering av anmodning om kvalifikasjon Søknaden skal leveres/sendes til adresse i punkt 1.2. Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: «Sak 15/2093: Anskaffelse av tjenesteløsning for lønn, personal og regnskap anmodning om å bli kvalifisert» Åpnes kun av adressat Søknaden skal leveres i 1 original innsatt i perm, samt en kopi. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på minnepenn. Søker skal garantere at elektronisk versjon på minnepenn er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. 5.3 Anmodningens utforming Søknaden om å bli kvalifisert skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Søknaden skal utformes med denne disposisjon: Dokumentrekkefølge: Kommentarer: 1. Søknadsbrev o Kontaktinformasjon o o Signert av bemyndiget person Dato 2. Skatteattest Jfr. 4.1 Side 13 av 15
3. Skatteattest for merverdiavgift Jfr. 4.1 4. Signert HMS-egenerklæring. Jfr. 4.1 5. Firmaattest Jfr. 4.2 6. Forpliktelseserklæring Jfr. 4.2 7. Kredittvurdering Jfr. 4.3 8. Kvalitetssikringssystem Jfr. 4.4 9. Oversikt over leverandørens relevante referanser Jfr. 4.4 Vedr. pkt. 9: Dokumentasjon av referanser skal ha følgende oppsett (inntil to sider pr. referanse): - Navn på kunde: - Tidspunkt for referansen/innføringsperioden (start - evt slutt): - Type leveransemodell (SaaS/On-premise): - Funksjonsområde (Lønn, personal og/eller regnskap): - Leverandørens rolle i referansen (totalleverandør, delleverandør el): - Produkter/applikasjoner som er anvendt i referansen: - Antall brukere/ansatte gjeldende for referansen: - Beskrivelse av hvorfor denne referansen er relevant for KR: 5.4 Evaluering Oppdragsgiver vil evaluere alle innkomne svar og kvalifiserte tilbydere vil få tilsendt konkurransegrunnlag for tilbudsfasen straks det er klart hvem som er kvalifisert til videre deltakelse. 5.5 Rettelse, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonskrav vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle som har meldt interesse for å delta i konkurransen. 5.6 Åpning Det vil ikke bli offentlig åpning for svar på kvalifikasjonskrav. 5.7 Avvisning Side 14 av 15
Avvisningsreglene i FOA 20-12 og 20-13 kommer til anvendelse. Det anbefales at leverandørene gjør seg kjent med disse bestemmelsene. 5.8 Rett til å forkaste svarene på invitasjonen (Avlysing) Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kansellere konkurransen ved saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige svar på kvalifikasjonsgrunnlaget dersom det foreligger en saklig grunn iht. FOA 22-1 (2). 5.9 Retur av svar på kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver vil ikke returnere svar på kvalifikasjonsgrunnlaget. Vedlegg 1. Skjema for forpliktelseserklæring Side 15 av 15