TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, videokonferanserommet 20.1.2015 13.00 15.15 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 01-12/15 Underskrifter Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Kari Workinn Benedikte Figenschou Fra KomRev NORD: Revisor Sissel Rasmussen Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rådgiver Audun Haugan Elisabeth Steen sign. Tor Zachariassen sign. Kari Workinn sign. Edmund Kristoffersen sign. Benedikte Figenschou sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 12.1.2015 som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 01/15 Godkjenning av protokoll fra møtet 9.12.2014 02/15 Sak unntatt offentlighet 03/15 Svar på revisjonsbrev nr. 21 Disponering av bankkontoer 04/15 Kommunestyrets behandling av sak om lokalisering av ny skytebane 05/15 Kommunens regler ved salg av eiendom statsstøtteregeleverket 06/15 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Barneverntjenesten forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll - orientering 07/15 Referat etatsbesøk Omsorgstjenesten sentrum 13.10.2014 08/15 Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 09/15 Kontrollutvalgets årsplan for 2015 10/15 Fastsettelse tidspunkt for etatsbesøk 11/15 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamlinger, generalforsamlinger og representantskapsmøter 12/15 Referatsaker Vedlegg, utsatt innsyn, offl. 5
Blad 3 01/15 Godkjenning av protokollen fra møtet 9.12.2014 Protokollen fra møtet 9.12.2014 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 9.12.2014 godkjennes. 02/15 Sak unntatt offentlighet Vedtak om lukket møte Med henvisning til offentlighetslovens 13, 1.ledd og 24, 1.ledd fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Revisor orienterte om en undersøkelse/kartlegging som pågår. 1. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget behandler saken i neste møte (fastsatt 4. mars), og ber KomRev NORD rapportere saken skriftlig, herunder med de momenter som ble drøftet i møtet. 1. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget behandler saken i neste møte (fastsatt 4. mars), og ber KomRev NORD rapportere saken skriftlig, herunder med de momenter som ble drøftet i møtet.
Blad 4 Utskrift av saksprotokoll sendt pr. e-post 26.1.2015 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig regnskapsrevisor 03/15 Svar på revisjonsbrev nr. 21 Disponering av bankkontoer Sekretariatet opplyste at det ikke er mottatt svar i saken, til tross for purring på manglende svar. 1. Kontrollutvalget registrerer at svar ikke foreligger innen svarfristen, og synes det er beklagelig. Utvalget ber byrådsleder sørge for at svar foreligger snarest. 2. Saken behandles i neste møte (fastsatt til 4. mars). 1. Kontrollutvalget registrerer at svar ikke foreligger innen svarfristen, og synes det er beklagelig. Utvalget ber byrådsleder sørge for at svar foreligger snarest. 2. Saken behandles i neste møte (fastsatt til 4. mars). Utskrift av saksprotokoll sendt 26.1.2015 til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor Før behandling av neste sak tok medlem Tor Zachariassen opp spørsmål om egen habilitet. Zachariassen orienterte om hans nære familierelasjon til en av naboene til lokalisering av ny skytebane, og bad utvalgtes medlemmer vurdere hans habilitet. Rådgiver Audun Haugan orienterte om hans vurdering angående Zachariassens spørsmål iht. bestemmelsene på området. Zachariassen fratrådte møtet under utvalgets behandling av habilitetsspørsmålet. Zachariassen ble erklært habil, vedtatt med 3 stemmer mot 1 stemme, ved behandling av sak 4/15 (iht. fvl. 6, 2. ledd).
Blad 5 04/15 Kommunestyrets behandling av sak om lokalisering av ny skytebane Saken følges ikke videre opp av utvalget. Innstillingen enstemmig vedtatt. Saken følges ikke videre opp av utvalget. Utskrift av saksprotokoll sendt 26.1.2015 til: - Kroken og omegn bydelsråd v/ styreleder Svein-Erik Pettersen 05/15 Kommunestyrets regler ved salg av eiendom - statsstøtteregelverket Kontrollutvalget ber kommunestyret fatte følgende vedtak: Kommunestyret ber rådmannen om å utarbeide forslag til et kommunalt reglement for salg og annen disponering av kommunens eiendeler. Felles forslag til endring: Ordet rådmannen endres til byrådet. Innstillingen med foreslåtte endring enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber kommunestyret fatte følgende vedtak: Kommunestyret ber byrådet om å utarbeide forslag til et kommunalt reglement for salg og annen disponering av kommunens eiendeler.
Blad 6 Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 26.1.2015 (utsatt svarfrist til 23.2.2015) til: - Tromsø kommune v/byrådsleder Utskrift av saksprotokoll sendt 2.3.2015 til: - Tromsø kommune v/ordfører 06/15 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Barneverntjenesten forebyggende arbeid, saksbehandling og internkontroll i barneverntjenesten orientering Kontrollutvalget viser til notat av 9.1.2015 fra KomRev NORD og tar notatet til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til notat av 9.1.2015 fra KomRev NORD og tar notatet til orientering. 07/15 Referat fra etatsbesøk ved Omsorgstjenesten sentrum 13.10.2014 Referatet godkjennes og innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for 2014. Kontrollutvalgets medlemmer drøftet saken, og det ble gitt innspill om nærmere beskrivelser i referatet angående enhetens tiltak for å redusere sykefraværet (f.eks medarbeidersamtaler). Saken utsettes og behandles i neste møte. Saken utsettes og behandles i neste møte.
Blad 7 08/15 Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 tas til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt 26.1.2015 til: - Tromsø kommune v/ ordfører 09/15 Kontrollutvalgets årsplan for 2015 Kontrollutvalget godkjenner den foreløpige årsplan for 2015 med de tilføyelser som fremkom i møtet. Kontrollutvalget godkjenner den foreløpige årsplan for 2015 med de tilføyelser som fremkom i møtet. 10/15 Fastsettelse av tidspunkt for etatsbesøk
Blad 8 Forslag til tidspunkt er som følger: Biblioteket: 22. april K-Sekretariatet sender forespørsel snarest til enheten for å fastslå hvorvidt tidspunktet passer. Forslag til tidspunkt er som følger: Biblioteket: 22. april K-Sekretariatet sender forespørsel snarest til enheten for å fastslå hvorvidt tidspunktet passer. 11/15 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger, bedriftsforsamling og representantskapsmøter Kontrollutvalget deltar i 2015 på følgende generalforsamlinger/ bedriftsforsamlingsmøter/representantskapsmøter (med representant fra kontrollutvalget i parentes): 1. Auroa Kino IKS (Elisabeth Steen) 2. Hålogaland Teater AS (Benedikte Figenschou) 3. KomRev NORD IKS (Edmund Kristoffersen) 4. K-Sekretariatet IKS (Tor Zachariassen) 5. Nordnorsk Opera og Symfoniorkester AS (Kari Workinn) 6. Troms Kraft AS (Edmund Kristoffersen) 7. Tromsø Asvo AS (Benedikte Figenschou) 8. Remiks Miljøpark AS (Tor Zachariassen) 9. Tromsø Veg AS (Kari Workinn) 10. Arnestedet Eiendom AS (Elisabeth Steen) 11. Tromsø Parkering AS (Elisabeth Steen) Forslag til brev sendes selskapene.
Blad 9 Kontrollutvalget deltar i 2015 på følgende generalforsamlinger/ bedriftsforsamlingsmøter/representantskapsmøter (med representant fra kontrollutvalget i parentes): 1. Auroa Kino IKS (Elisabeth Steen) 2. Hålogaland Teater AS (Benedikte Figenschou) 3. KomRev NORD IKS (Edmund Kristoffersen) 4. K-Sekretariatet IKS (Tor Zachariassen) 5. Nordnorsk Opera og Symfoniorkester AS (Kari Workinn) 6. Troms Kraft AS (Edmund Kristoffersen) 7. Tromsø Asvo AS (Benedikte Figenschou) 8. Remiks Miljøpark AS (Tor Zachariassen) 9. Tromsø Veg AS (Kari Workinn) 10. Arnestedet Eiendom AS (Elisabeth Steen) 11. Tromsø Parkering AS (Elisabeth Steen) Forslag til brev sendes selskapene. 12/15 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 11.12.2014 b) Byrådsmøtet 18.12.2014 c) Byrådsmøtet 8.1.2015 d) Byrådsmøtet 15.1.2015 B. AURORA KINO IKS MØTE I REPRESENTANTSKAPET a) Innkalling møte i representantskapet 9.12.2014 C. TROMSØ OFFENTLIGE PARKERING AS MØTE I GENERALFORSAMLINGEN a) Innkalling/protokoll fra møte i generalforsamlingen 11.12.2014 D. RAPPORT FRA TILSYN MED TROMSØ KOMMUNE, LEGEMIDDEL- BEHANDLING TIL INNSATTE VED TROMSØ FENGSEL 2014 a) Rapport datert 5.12.2014 fra Helsetilsynet E. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 17.-18.12.2014 a) Sak 201/14 Kontrollutvalget som «etikkutvalg» b) Sak 222/14 Kontrollutvalgssak 74/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Kartlegging ressursbruk i grunnskolen
Blad 10 F. INVESTERINGSBUDSJETT - JUSTERINGER a) Brev av 10.12.2014 fra Tromsø kommune G. PURRING OPPGAVEPLIKTIGE YTELSER a) Brev av 19.12.2014 fra KomRev NORD b) Brev av 5.1.2015 fra Tromsø kommune (delt ut i møtet) H. VAKSINASJONSKONTORET KOMPENSASJON FOR MERVERDIAVGIFT a) Brev av 8.1.2015 fra KomRev NORD I. KOMMUNENS INFORMASJONSSIKKERHET a) Brev av 8.1.2015 fra KomRev NORD J. STATUS FOR UTBYGGING AV TRINN 2 - GRØTSUND a) Brev av 17.11.2014 fra K-Sekretariatet b) Brev av 8.1.2015 fra Tromsø Havn KF K. KONTROLLUTVALGENE FYLLER SIN FUNKSJON PÅ EN GOD MÅTE a) Artikkel av 9.1.2015 på NKRFs hjemmeside 1. Referatsak C: Kontrollutvalget ber sekretariatet rette en henvendelse til selskapet ved direktør med gjenpart til byrådsleder, med spørsmål om eierrepresentantens deltakelse og fullmakt. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering. 1. Referatsak C: Kontrollutvalget ber sekretariatet rette en henvendelse til selskapet ved direktør med gjenpart til byrådsleder, med spørsmål om eierrepresentantens deltakelse og fullmakt. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering. Avslutningsvis i møtet orienterte sekretariatet tidligere behandlet sak angående besøk fra kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune, der det er foreslått møtedato 4. mars kl 12.00. Sekretariatet kommer tilbake med mer informasjon. Rett utskrift: Finnsnes, den 21. januar 2015 Inger Johansen