RAPPORTEN #3-2008 PERSONALGODER ANNA LISE BRINGSLI GUIDER OSS GJENNOM REGLENE FLERE SAKER I DETTE NUMMERET: TILRETTELEGGING OG OPPFØLGING AV SYKEMELDTE VIKTIG Å VITE FREMFOR Å TRO NÅR DET GJELDER FIRMABIL
LEDER NÅR MØRKET SENKER SEG Dagene har med ett blitt kortere, og sommeren 2008 er historie. For mange begynner årets travleste periode nå, idet nye og spennende kunder skal identifiseres og jaktes på, kontrakter skal skrives og budsjetter legges. I tillegg må man ofte se bakover for å kunne planlegge for fremtiden. For vår egen del ble 2007 et omsetningsmessig rekordår, hvor vi for første gang passerte den magiske 300-millionersgrensen, opp fra 283 millioner kroner året før. Mye av denne veksten er et resultat av to sentrale elementer som vi også i vår nye strategiperiode frem til 2012 vil legge stor vekt på; For det første har kontorene landet over i gjennomsnitt blitt større som følge av organisk vekst. Dernest har mange av disse gjennomført lokale oppkjøp av konkurrerende aktører. Økonor har etter hvert blitt landets nest største regnskapskjede. Vi har dyktigere regnskapsførere og rådgivere enn noen andre. Og vi har en kjedekompetanse som gjør oss til en aktuell samarbeidspartner for både små og store kunder i Norge. Men hvordan synliggjøre våre unike fordeler på en måte som skiller oss fra våre konkurrenter? Som jeg ofte sier er det menneskene som er vårt største fortrinn, alle kollegene fra nord til sør som jobber tett med kunder og gir Økonor et ansikt i lokalmarkedene. Derfor har vi valgt å satse på nettopp disse ansiktene i vår nye kampanje kalt Hverdagshelter, hvor utvalgte medarbeidere spiller hovedrollene. Kampanjen vil være synlig i mediebildet fra høsten av. Vi ses! Johan-Thomas Hegdahl Administrerende direktør i Økonor Norge 2 KVARTALSRAPPORTEN 3/08
GUIDE TIL PERSONALGODER I forrige nummer av kvartalsrapporten brakte kvalitets- og fagansvarlig Anna Lise Bringsli oss reiseregningens ABC. I denne utgaven guider hun oss gjennom det veritable minefeltet som personalgoder utgjør. 3 KVARTALSRAPPORTEN 3/08 Personalgoder har tradisjonelt vært kollektive forsikringsprodukter som sikrer den ansatte og familie ved pensjonsalder, sykdom og død. Begrepet har etter hvert blitt utvidet til å omfatte andre ting. Personalgoder er altså goder som mottas gratis eller som arbeidsgiveren kan tilby til en lavere pris enn i markedet. Disse består av varer og tjenester som kan gi direkte nytte (firmabil, subsidiert lunsj, gratis avis osv). - I utgangspunktet skal lønn og annen godtgjørelse til ansatte skattlegges, sier Bringsli før hun fortsetter: - det finnes dog unntak som svømmer i et vell av regler, i hovedsak regulert inn i form av naturalytelser, gaver og tilskudd eller velferdsordninger. Ett hovedkrav for alle tre områdene er at for å unngå innberetning må godet være en naturalytelse, og ikke noen form for penger/kontanter. NATURALYTELSER SOM KAN VÆRE SKATTEFRIE: Arbeidstøy når tøyet er lite egnet til privat bruk. Barnehage arbeidstakers fordel ved arbeidsgivers tilskudd til drift av barnehage for arbeidstakeres barn kan være skattefri. Dette gitt at arbeidsgiveren gjennom eierandeler eller kapitalinnskudd disponerer reserverte barnehageplasser til bruk for sine ansatte. Redusert årsavgift på betalingskort, herunder kredittkort, eller fordel ved helt eller delvis dekning av årsavgiften når det er tjenstlig behov for kortet og den private bruk ikke påfører arbeidsgiver ekstra kostnader.
Bompenger - hvis kortet ikke brukes til reise mellom hjem og fast arbeidssted. Arbeidstakers fordel ved å delta i bedriftshelsetjeneste / bedriftslegeordning når ordningen hovedsakelig omfatter forebyggende helseundersøkelser og ikke behandling av sykdom. Fordel ved helt eller delvis frie briller med spesialtilpassede brilleglass med rimelig innfatning til bruk ved dataskjerm, dersom behovet for slike briller er godkjent av sakkyndig lege/optiker. For bedrifter som har yrkesgrupper med spesielt belastende arbeidsoppgaver, vil treningsordninger som på profesjonelt grunnlag har til hensikt å forebygge skader og sykdom, samt å forebygge belastningslidelser blant de ansatte i bedriften og som gjennomføres i samarbeid med fysioterapeuter e.l., kunne gjennomføres uten fordelsbeskatning. GAVER Høytiden er ikke langt unna, noe som ofte innebærer gaver til ansatte og julebord. Når det gjelder regler rundt dette er det viktig å huske at gaven må være ledd i en generell ordning i bedriften samt i form av en naturalytelse. Gaver som kan gis skattefritt: Gave som består av annet enn pengebeløp (f. eks julekurv, gavekort som ikke kan innløses i kontanter) når verdien ikke overstiger kr. 600 i løpet av inntektsåret. For denne type gave kan ikke bedriften fradragsføre kostnaden. Dette punktet gir en mulighet til å gi julegaver og andre gaver til ansatte uten å beregne skatt. Mottakerens 25., 40., 50. eller 60. års tjenestetid i bedriften, gave med inntil kr. 8.000. Gullklokke med inskripsjon inntil kr. 12.000. Jubileums- eller oppmerksomhetsgave kan gis med verdier inntil kr. 3000 i anledning av at blant annet: Mottaker har giftet seg eller fyller 50, 60, 70, 75 eller 80 år eller mottaker går av med pensjon eller slutter av annen grunn etter minst 10 år i bedriften. Bedriften har bestått i 25 år, eller i et antall år som er delelig med 25. Har bedriften bestått i 50 år eller antall år som er delelig med 50 vil skattefritaket gjelder verdier inntil kr. 4.500. Personalrabatter på varer skattlegges ikke når alle følgende vilkår er oppfylt: Rabatten må anses som rimelig (ikke under arbeidsgivers kostpris, ikke mer rabatt enn det som gis storkunder). Varen produseres eller omsettes i arbeidsgivers virksomhet VELFERDSTILTAK Defineres som tiltak som henvender seg innad til de personer som er knyttet til foretaket/bedriften, og har til hensikt å øke trivselen og samhørigheten på arbeidsplassen og tilknytning til den, oftest i form av fellesarrangement. For at det skal være skattefritt, må tiltaket ansees å være rimelig og at det er for alle eller en betydelig gruppe ansatte. - Rimelig mat i bedriftskantine er skattefri. Samme gjelder for arbeidsgivers dekning av kostnader til kaffe, te, melk, juice og frukt. Subsidiering av kantine ellers er også velferdstiltak så lenge de ansattes egenbetaling dekker arbeidsgivers selvkost for råvarene. Dette gjelder ikke der fordelen er beskjeden, for eksempel hvis den bare består av oppskåret brød og pålegg uten nevneverdige kostnader til tilberedning, presiserer Bringsli. Hun er også frampå med å poengtere at det er viktig når det gjelder velferdstiltak at man følger retningslinjene. Tilstelninger, helge- / weekendopphold Julebord eller jubileumsfest for runde år i bedriften er ikke skattepliktig for de ansatte. Dette gjelder også om tilstelningen kombineres med opphold på hotell, hvor også familien kan være med, så lenge dette ikke overstiger 2-3 dagers helgeopphold knyttet til den normalt arbeidsfrie perioden knyttet til søndag. (fredag ettermiddag til mandag morgen). Opphold i utlandet kan være rimelig velferdstiltak dersom kostnadene ikke overstiger det som er vanlig i arbeidslivet for et tilsvarende opphold i Norge. Flere enn to helgeopphold på hotell i året vil normal være skattepliktig. Flere tiltak som defineres som velferdstiltak: Forestillinger, idrettsarrangement hvis dette er enkeltstående fellesarrangement for alle ansatte. Arbeidsgivers kjøp av rett til jakt eller fiske til bruk ved fellesarrangement for de ansatte. Fellesopplegg i helsestudio, treningssenter, for eksempel i form av fellestimer. Innredning av eget trimrom i bedriften. Støtte til bedriftsidrettslag og bedriftssangkor. Anlegg av idrettsplass for ansatte. Drift av feriehytte. Må være tilgjengelig for alle, kan også være lokalisert i utlandet. Dette er ikke velferdstiltak: Bruk av arbeidsgivers bobil. Bruk av arbeidsgivers campingvogn. Feriereiser betalt av arbeidsgiver. Bruk av arbeidsgivers fritidsbåt. Arbeidsgivers dekning av personlig medlemskort som gir de ansatte rett til fri bruk av helsestudio, treningssenter osv. 4 KVARTALSRAPPORTEN 3/08
ÅPEN KOMMUNIKASJON ALLER VIKTIGST VED TILRETTELEGGING OG OPPFØLGING AV SYKEMELDTE - Det aller viktigste er at arbeidsgiver har en åpen og god kommunikasjon med arbeidstakeren i sykemeldingsperioden, sier Inger Løkkeberg, Økonomikonsulent ved Økonor i Drammen. - Det skal ikke være overvåking, men en naturlig kommunikasjon. Dette er spesielt viktig hvis dårlige arbeidsforhold (f. eks mobbing) er årsaken til sykemeldingen, forklarer hun og fortsetter: - Ved å ha en åpen og god kommunikasjon mellom arbeidstaker og arbeidsgiver vil det være lettere å løse vanskeligere saker, tilrettelegge for den sykemeldte og eventuell avdekke problematiske arbeidsforhold. 5 KVARTALSRAPPORTEN 3/08 - Det er viktig for den sykemeldte å ha en god kontakt med arbeidsstedet i sykemeldingsperioden, sier Løkkeberg. Hun mener firmaer bør og må ha rutiner som er kjente for alle ansatte for eksempel nedskrevet i personalhåndboken og at det bør være rutiner for å kontakte den ansatte hvis ikke ansatte tar kontakt selv.
Etter et fravær er det viktig å lære av erfaring ved å forebygge bedre, slik at arbeidstakeren ikke blir syk igjen på samme måte. ARBEIDSGIVERS PLIKTER NÅR ARBEIDS-TAKER BLIR SYKEMELDT Oppfølgingsplan må være på plass innen seks uker Dialogmøte etter 12 uker Vurdering av bedriftsintern attføring når arbeidstaker kommer tilbake til jobb NAV-arrangert dialogmøte etter senest seks måneder OPPFØLGINGSPLAN Arbeidstakeren har også et ansvar i å utarbeide og gjennomføre oppfølgingsplanen ved å gi opplysninger om funksjonsevne uten at diagnosen skal diskuteres. Etter seks uker skal både arbeidstaker og arbeidsgiver ha utarbeidet planen, samt evaluert om flere tilretteleggelsesbehov er nødvendig. Fokuset skal være for begge parter å sikte seg inn på hva som kan gjøres for å få arbeidstakeren tilbake til jobb på en mest mulig effektiv måte. PLANENS INNHOLD en vurdering av arbeidsevne og arbeidsoppgaver; hva kan arbeidstaker gjøre, hva kan hun / han ikke gjøre? hvilke tiltak arbeidsgiveren kan sette i verk som gjør det enklere å komme tilbake i jobb eventuell myndighetsbistand videre plan for oppfølging Hvor omfattende planen er, avhenger av hvor omfattende skaden / sykdommen er. Da må arbeidsgiver vurdere fysisk tilrettelegging, tilpasning av utstyr, endring av rutiner, nye arbeidsoppgaver og muligens også omskolering / opplæring. Arbeidstakeren kan også hente inn hjelp fra f. eks tillitsvalgt og behandlende lege. DIALOGMØTE ETTER 12 UKER Etter at det har gått tre måneder, skal det være et dialogmøte mellom arbeidstaker og arbeidsgiver der man evaluerer mulige alternativer til sykemelding. Med utgangspunkt i planen som ble satt ned kan partene, med deltagelse fra behandlende lege, bedriftshelsetjenesten og tillitsvalgt dersom det er ønskelig, utarbeide en rutine for og gradvis få arbeidstakeren tilbake på arbeidsplassen, gjennom en gradert sykemelding. Arbeidsgiver er også pliktig å sende NAV en skriftlig melding og en revidert oppfølgingsplan etter møtet. VURDERING AV BEDRIFTSINTERN ATTFØRING Arbeidsgiver skal sørge for at tiltak for attføring blir vurdert og iverksatt. TILBAKE TIL JOBB Etter et fravær er det viktig å lære av erfaring ved å forebygge bedre, slik at arbeidstakeren ikke blir syk igjen på samme måte. NAV-ARRANGERT DIALOGMØTE ETTER SENEST SEKS MÅNEDER Dette møtet er ment til å styrke oppfølgingen av langtidssykemeldte og temaet vil være noenlunde det samme som i det forrige dialogmøtet, dvs. hvordan få arbeidstakeren tilbake til jobb på en mest mulig effektiv måte, ved å identifisere muligheter til forbedringer og nødvendige endringer som kan være nyttige alternativer fra et helsefaglig perspektiv. NAV er ansvarlig for å sende ut en invitasjon til arbeidsgiver når sykemeldingen har vart i 22 uker. ARBEIDSTAKERS PLIKTER VED SYKEMELDING - De fleste bedrifter har frist at melding skal gis første fraværsdag og med ny informasjon etter at lege er oppsøkt senest 3 sykedag, sier Løkkeberg. - Her vil det sikkert være noe forskjell på IA-bedrifter og bedrifter som praktiserer gammel ordning med 3 egenmeldingsdager. Viktigst er en god dialog mellom arbeidstaker og arbeidsgiver i sykemeldingsperioden, for det kan påvirke enormt hvor fort en arbeidstaker kan være tilbake på jobb, avslutter hun. TIDSLINJE-EKSEMPEL 1 8 dager: arbeidstaker må umiddelbart si ifra om fravær, levere egenmelding og oppsøke lege senest 9. fraværsdag. Arbeidstakeren må også opplyse om fraværet er relatert til jobb, og om gradert eller aktiv sykemelding kan være aktuelt. Opptil 6 uker: arbeidstaker må informere om funksjonsevne og tidsperspektiv på fraværet, bidra med å finne løsninger og være innstilt på å gjøre andre arbeidsoppgaver dersom det bidrar til raskere tilbakevending. Opptil 8 uker: arbeidstaker må fortsette å holde kontakt med arbeidsstedet i henhold til oppfølgingsplanen samt snakke med NAV om helsesituasjonen. Opptil 12 uker: delta på dialogmøte, med mindre det er medisinsk tilrådelig. Da kan lege som sagt delta for arbeidstakeren. 6 KVARTALSRAPPORTEN 3/08
Utnytt regelverket som det er og gjør konkrete vurderinger fremfor å tro, mener Gimmestad - VIKTIG Å VITE FRAMFOR OG TRO NÅR DET GJELDER FIRMABIL Firmabil eller ikke firmabil er et stadig tilbakevendende spørsmål for mange. Jon Gimmestad, styreleder ved Økonor Gloppen, mener det er skummelt å presentere en sannhet som skal stemme for alle og synes heller at de som vurderer firmabil bør gjøre en konkret vurdering sammen med en rådgiver. - Om firmabil skal lønne seg er først og fremst et spørsmål om hvem man vil bilen skal lønne seg for, ansatt eller 7 KVARTALSRAPPORTEN 3/08 firma, mener Gimmestad. Han synes derfor at den enkelte bør ta kontakt med sin regnskapsfører/rådgiver for å lage individuelle beregninger i forhold til bilens pris, beregnede bilkostnader, kjørelengde totalt, kjørelengde privat
og verdifall på bil. - Beregningene kan ut i fra gitte forutsetninger vise at en løsning er god for arbeidsgiver og en annen er best for arbeidstaker. Men ofte er det jo slik at det er den som har firmabil som også er eier av aksjeselskapet som er arbeidsgiver. Da er det viktig å beregne hva som totalt sett er mest gunstig og jeg har i slike tilfeller sett flere eksempler på at det ikke er lønnsomt med firmabil, legger han til. Har det noe å si om bilen er ny eller brukt? - Fordel av fri bil for ansatte skal fastsettes etter en standardregel basert på et beregningsgrunnlag. Dette grunnlaget har utgangspunkt i listepris, og listeprisen som skal brukes er prisen på det tidspunktet bilen blir førstegangsregistrert. Fordelen skal fastsettes til 30 % av bilens listepris inntil kr 249.600,- og 20 % av overskytende listepris. Biler som er yngre enn 3 år verdsettes som ny, mens eldre biler verdsettes til 75 % av bilens listepris som ny. Man får det samme fradraget på 25 prosent hvis man kjører over 40.000 km årlig i yrket. Hvis så bilen både er over 3 år gammel og man samtidig kjører over 40.000 km i året i yrket får man et fradrag på ytterligere 25 prosent i bilens listepris, slik at fordelen da skal beregnes av 56,25 prosent av listeprisen. Merk også at beskatning skal foretas for hver påbegynte kalendermåned. Dersom man skal gå inn på en firmabilordning, bør man aldri gjøre dette på slutten av en måned. Da er det heller bedre å vente til den første i måneden etter. På samme måte bør man heller ikke gå ut av en firmabilordning like over et månedsskifte, men heller gjøre dette på slutten av måneden før. Det å kunne skille mellom en yrkesreise (reise i yrket) og arbeidsreise (reise mellom hjem og arbeid) er viktig både for de som har firmabil, for de som mottar kjøregodtgjørelse, for de som har yrkesbil, og for de som får fradrag for bruk av egen bil til jobben. Hovedregelen er at reise mellom bolig og fast arbeidssted er arbeidsreise, mens reise mellom bolig og ikke fast arbeidssted er å anse som yrkesreise. Skal du som bilbruker forhandle om et alternativ til firmabilen, bør du kunne argumentere med at så lenge arbeidsgiver aksepterer en kostnad på bilhold på størrelse med det som det koster å holde en firmabil, bør arbeidsgiver kunne akseptere den samme kostnaden ved bilgodtgjørelse og eventuelt subsidierte låneordninger. Det virker som man virkelig må holde tunga i munnen når det gjelder firmabil. Hvordan skal man kunne finne ut av om det er en fordelaktig ordning? - Hvis man av en eller annen grunn føler at man beveger seg i gråsoner i forhold til regelverket så kan man jo ta det konkrete spørsmålet opp med ligningsmyndighetene på forhånd og på den måten unngå en smell i ettertid. Dessuten vil jeg sterkt anbefale at man ikke prøver på noe fikserier men heller prøver å utnytte regelverket slik det er. For eksempel at når man først blir fordelsbeskattet så må man utnytte dette og sørge for at egen bruk / familiens bruk av bilen er størst mulig. Og at man selvsagt sørger for at absolutt alle bilutgifter blir belastet selskapet, sier Gimmestad. TILBAKEMELDINGER Som kunde av Økonor utgjør dere en svært viktig gruppe for oss. Vi i Økonor Norge er derfor interesserte i å vite hva dere synes om nyhetsbrevets innhold og utseende, samt at vi gjerne tar imot tips om aktuelle saker. Send en epost til redaktør trine.waldahl@okonor.no med dine synspunkter. UTGIVER: Økonor Norge as 8300 Svolvær Telefon: 76 06 66 90 Telefaks: 76 06 66 91 Epost: norge@okonor.no REDAKTØR: Trine Waldahl PRODUKSJON: Hambre & Partners