STYREMØTE 05.09.13 KL. 13.00 PROTOKOLL Til stede Forfall Fra D-IKT Drammen kommune: Kari Høyer Sande kommune: Olav Grande Svelvik kommune: Røyken kommune: Georg N. Smedhus Nedre Eiker Kommune: Bengt Nystrøm Svelvik kommune: Svein-V. Thorgersen Arne Hvidsten og Sigmund Andersen Sak 27/13 Protokoll fra styremøte 05.09.13 Protokollen godkjennes. Sak 28/13 Nedre Eiker kommunes innkjøp i infrastruktur - disponering. Styret bes drøfte og vedta disponering av 3,42 millioner kroner innbetalt av Nedre Eiker kommune for innkjøp i D-IKT`s infrastruktur 3,42 millioner kroner innbetalt av Nedre Eiker kommune for innkjøp i D-IKT`s infrastruktur tilbakeføres kommune i samsvar med saksframleggets alternativ 1 med følgende beløp: Drammen kommune: kr. 2.211.986,- Sande kommune: kr. 294.475,- Svelvik kommune: kr. 253.385,- Røyken kommune: kr. 664.280,- Sak 29/13 Rapport 2. tertial 2013 med virksomhetsplan. Rapport 2. tertial 2013 med virksomhetsplan tas til orientering. Rapport 2. tertial 2013 med virksomhetsplan tas til orientering. Sak 30/13 Årsbudsjett 2014. 1. Daglig leders forslag til budsjett for 2014 tiltres.
2. Eierkommunenes ordinære driftstilskudd fastsettes til kr. 61.201.000,- med følgende kommunefordeling: Drammen kommune: kr. 27.522.000,- Sande kommune: kr 5.548.000,- Svelvik kommune: kr. 4.336.000,- Røyken kommune: kr. 11.518.000,- Nedre Eiker kommune: kr. 12.277.000,- 3. Dersom forslaget til utviklingsinvesteringer vedtas som foreslått, økes eierkommunenes driftstilskudd slik det foreløpig er spesifisert i budsjettforslagets kapittel Utviklingsinvesteringer. Kommunene anmodes om å vurdere D-IKT`s forslag til utviklingsinvesteringer i sine budsjettprosesser for senere koordinering i arbeidsutvalget. 4. Eierkommunes investeringstilskudd til kjerneinvesteringer fastsettes til kr. 11.884.000,- med følgende kommunefordeling: Drammen kommune: kr. 5.253.000,- Sande kommune: kr. 1.236.000,- Svelvik kommune: kr. 1.236.000,- Røyken kommune: kr. 1.901.000,- Nedre Eiker kommune: kr. 2.258.000,- 5. Timeprisen for arbeid D-IKT utfører ut over arbeid som er inkludert i den enkelte eierkommunens/kundes avtaler, fastsettes til kr. 840,-. 1. Daglig leders forslag til budsjett for 2014 tiltres. 2. Eierkommunenes ordinære driftstilskudd fastsettes til kr. 61.201.000,- med følgende kommunefordeling: Drammen kommune: kr. 27.522.000,- Sande kommune: kr 5.548.000,- Svelvik kommune: kr. 4.336.000,- Røyken kommune: kr. 11.518.000,- Nedre Eiker kommune: kr. 12.277.000,- 3. Dersom forslaget til utviklingsinvesteringer vedtas som foreslått, økes eierkommunenes driftstilskudd slik det foreløpig er spesifisert i budsjettforslagets kapittel Utviklingsinvesteringer. Kommunene anmodes om å vurdere D-IKT`s forslag til utviklingsinvesteringer i sine budsjettprosesser for senere koordinering i arbeidsutvalget. 4. Eierkommunes investeringstilskudd til kjerneinvesteringer fastsettes til kr. 11.884.000,- med følgende kommunefordeling: Drammen kommune: kr. 5.253.000,- Sande kommune: kr. 1.236.000,- Svelvik kommune: kr. 1.236.000,- Røyken kommune: kr. 1.901.000,- Nedre Eiker kommune: kr. 2.258.000,-
5. Timeprisen for arbeid D-IKT utfører ut over arbeid som er inkludert i den enkelte eierkommunens/kundes avtaler, fastsettes til kr. 840,-. Sak 31/13 Utfordringsnotat 2014-2017. Styret bes drøfte om og hvordan innspillet kan/skal brukes i det videre arbeid med målbilder. Prosjektet Rett på nett med målsetting Gjøre ting rett på nett slik at innbygger kan løse oppgavene sine rett på nett startes i samsvar med presentasjon på styremøte 05.09.13 (sak 31/13). Samme presentasjon gjennomføres for ledergruppene i alle eierkommunene dersom kommunene ønsker dette. Med oppstart i september utarbeides en liste med de 100 viktigste oppgavene i websidene til kommunene med etterfølgende prioitering. Arbeidet resulterer i en digital strategi. Arbeidet startes umiddelbart med fokus på løsninger for skole/sfo og barnehage med lansering av en prototype snarest mulig, tentativt i løpet av 1. kvartal 2014. Det arbeides videre med organisering av en fast innsatsstyrke som definert i saksframlegget i samarbeid mellom kommunene og D-IKT for varig arbeid med «Rett på nett». Sak 32/13 Lokalsituasjonen valg av lokale. Unntatt off.het.: Offentlighetslova 23, første ledd. 1. Styret gir daglig leder fullmakt til å sluttføre forhandlinger og inngå kontrakt om leie av nye lokaler. Kostnadene dekkes innenfor D-IKT`s budsjettramme. 2. Det forhandles fortrinnsvis om leie i Øvre Strandgate 2. 3. Dersom forhandlingene ikke fører frem kan daglig leder vurdere om det skal forhandles om lokaler i Torgeir Vraasplass, Bragernes torg 2 eller om det er mer hensiktsmessig å vurdere tilgjengeligheten av lokaler i markedet på nytt. 1. Styret gir daglig leder fullmakt til å sluttføre forhandlinger og inngå kontrakt om leie av nye lokaler. Kostnadene dekkes innenfor D-IKT`s budsjettramme. 2. Det forhandles fortrinnsvis om leie i Øvre Strandgate 2. 3. Dersom forhandlingene ikke fører frem kan daglig leder vurdere om det skal forhandles om lokaler i Torgeir Vraasplass, Bragernes torg 2 eller om det er mer hensiktsmessig å vurdere tilgjengeligheten av lokaler i markedet på nytt. Sak 33/13 Brukerundersøkelse. Det gjennomføres brukerundersøkelse for 2013 som en test i samsvar med daglig leders vurdering.
Det gjennomføres brukerundersøkelse for 2013 som en test i samsvar med daglig leders vurdering. Det fremmes styresak om brukerundersøkelse for 2014 etter evaluering av 2013-undersøkelsen. Sak 34/13 D-IKT`s vedtekter - revidering. Reviderte vedtekter for D-IKT vedtas i samsvar med daglig leders forslag i styresak 34/13 i møte 05.09.13. Reviderte vedtekter for D-IKT vedtas i samsvar med daglig leders forslag i styresak 34/13 i møte 05.09.13. Sak 35-1/13 Status prosjekter og aktiviteter. Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. Sak 35-2/13 Referat fra arbeidsutvalgets porteføljemøte 21.06.13. Referatet tas til orientering. Referatet tas til orientering. Sak 36/13 Eventuelt. Ingen protokollerte vedtak. Sak 37/13 Styrets kvarter. Sak 37-1/13 Organisering av prosjektet evaluering av Drammensregionens IKT (D-IKT). Til grunn for styrets drøftelse lå notat (13/10939-1) datert 29.08.13 fra Drammen kommune. Prosjektet organiseres slik: Styringsgruppe: styret i D-IKT
Prosjektgruppe: Andreas Høystad (ekstern konsulent) Per Trygve Hoff (ekstern konsulent) Odd Helgesen (ekstern konsulent) Ressursperson fra D-IKT Frode Herlung (sekretær) Referansegruppe: Erik Brun-Pedersen Tone Mjøs Leif Arne Steingrimsen Thomas Solbakken Arne Hvidsten ------------------------------------------------- Protokoll godkjent 14.11.13. Kari Høyer Olav Grande Svein-V. Thorgersen Georg N. Smedhus Bengt Nystrøm