Presentasjon: Evaluering av drammensregionen ikt (D-IKT) Odd Helgesen, Agenda Kaupang Drammen rådhus 10. desember 2013

Transkript

1 Presentasjon: Evaluering av drammensregionen ikt (D-IKT) Odd Helgesen, Agenda Kaupang Drammen rådhus 10. desember 2013

2 Gjennomgang av oppdraget

3 Mandat 1. Effekten vurdert opp mot den generelle kostnads- og kvalitetsutviklingen og beste praksis innen fagområdet. 1. Kostnads skal også vurderes opp i mot en eller to andre kommuner som det er relevant å sammenligne med. 2. Utviklingen av kommunenes IKT - driftskostnader, sett i forhold til deres IKTinvesteringer og beste praksis for denne relasjonen. 3. Evaluere den gjeldende tjeneste og leveringsavtale (TLA) mellom D-IKT og eierkommunene opp mot formålet med avtalen og beste praksis. 4. Evaluere D-IKTs rolle som tjenesteutvikler for, eller på vegne av, eierkommunene. Dette skal måles mot hensikten med samarbeidet. 5. Eierstyringen og forvaltning av D-IKT som selskap, herunder styre og ledelse 6. Valgt styringsmodell for samarbeidet, og erfaringer fra andre sammenliknbare samarbeider

4 Dokumentgjennomgang Ved oppstart av oppdraget anmodet vi om en rekke dokumenter fra DIKT og de deltakende kommunene. Dette omfattet blant annet følgende dokumenter for perioden : Rapporter, utredninger, saksfremlegg knyttet til etableringen av DIKT Vedtekter Styreprotokoller Referater fra møter i Arbeidsutvalget Virksomhetsplaner Strategier og andre plandokumenter Budsjetter Årsrapporter og regnskap Brukerundersøkelser Leverandør- og kontraktsoversikter SLA avtaler og rapporter Kvalitetssystemer med tilhørende rutiner og prosesser Til sammen mottok vi i overkant av 400 dokumenter på i underkant av 3000 sider. I tillegg har vi hatt tilgang til DIKT sitt Intranett og dokumentbibiotek

5 Intervjuer Basert på dokumentgjennomgangen identifiserte vi en rekke nøkkelpersoner som vi gjennomført informantsamtaler med. Alle samtalene ble gjennomført med utgangspunkt i en felles intervjuguide utarbeidet for oppdraget. Utover de som er identifisert i tabellen ovenfor var det enkelte informanter som det opprinnelig var planlagt å gjennomføre samtaler med, men hvor det av praktiske årsaker ikke lot seg gjennomføre. Det er vår vurdering at de gjennomførte samtalene var tilstrekkelig for å opplyse saken, og at det således ikke var av avgjørende betydning å gjennomføre disse samtalene. Navn Rolle Kommune Arne Hvidtsten Daglig leder DIKT Sigmund Andersen Økonomiansvarlig DIKT Sten Skare DIKT Asbjørn Finstad Avd.leder DIKT Osmund Kaldheim Rådmann Drammen Tore Isaksen Utdanningsdirektør Drammen Kari Høyer Kommunaldirektør Drammen Erik Brun Pedersen Enhetsleder Drammen Georg Smedhus Rådmann Røyken Tone Mjøs Kommunalsjef Røyken Eivind Mørch-Thoresen Helse- og sosialsjef Røyken Olav Grande Rådmann Sande Thomas Solbakken IT-rådgiver Sande Leif-Arne Steingrimsen Økonomisjef Svelvik

6 Fokusområder

7 Oppsummering

8 Samlet vurdering D-IKT som intern IKT-avdeling i kommunene eller selvstendig virksomhet? Eierstyring Strategi Arbeidsutvalgets rolle og funksjon Tjenestetilbud og utvikling Kvalitet Kommunenes driftsutgifter og bemanning før etablering av D-IKT Mer effektiv drift Kostnadsfordelingsmodellen Åpenhet Kommunesektorens Organisasjon: Digital Innsikt

9 Samlede anbefalinger Det er vår anbefaling at Drammensregionen IKT: 1. utvikler en felles eierstrategi for Drammensregionen IKT, med en tydelig styringsmodell i forhold til kommunenes ulike behov og målsettinger for samarbeidet. 2. i større grad tydeliggjør bestiller/utfører-rollene i henhold til tjenestenivå og -leveranseavtaler 3. igangsetter en prosess for å tydeliggjøre strategiske mål for D-IKT og hvilke utviklingsoppgaver som kan utledes av dette. 4. på kort sikt setter Arbeidsutvalget under ledelse av en representant fra eierkommunene, og at representanter for eierkommunene i Arbeidsutvalget trer inn i ledelsen av prosjektstyringsgrupper for leveranseprosjekter til eierkommunene. 5. kommer mer på offensiven når det gjelder utvikling av tjenesteproduksjonog servicetilbud i kommunene.

10 6. utarbeider målbare KPIer for virksomheten, og at det etableres en rolle som kvalitetsansvarlig i D-IKTs ledelse som får et tydelig ansvar for å etablere et kvalitetssystem slik at Styret og ledelsen kan følge opp arbeidet med profesjonalisering av arbeidsprosesser og målbar kontinuerlig forbedring i D-IKT. 7. å etablere en SLA i tråd med kravene i virksomhetens vedtekter og beste praksis revitaliseres, og at dagens TLA erstattes. Det må avsettes dedikerte ressurser som innehar nødvendig kompetanse og erfaring til dette arbeidet både i eierkommunene og i D-IKT. For en nærmere beskrivelse av beste praksis for tjenestenivåavtalen i Norge henviser vi til Den Norske Dataforenings «SLA veileder». 8. å oppdatere kostnadsfordelingsmodellen med riktig antall brukere i tillegg til å foreta en ny gjennomgang av hvordan ressursene anvendes til de ulike grunnpakkene og de variable applikasjonene.

11 9. utvikler ett sett med nøkkeltall egnet til å gi bedre oversikt over hvordan driften av virksomheten utvikler seg fra år til år. Forslag til konkrete nøkkeltall fremgår av kap gir Styret og eierkommunene mer informasjon om hvordan den interne økonomistyringen og kontrollen er lagt opp. 11. støtter seg til anbefalingene omtalt i Prosjekt «Digital Innsikt» i Kommunesektorens Organisasjon (KS), publisert i sluttrapporten «IKTkostnadsbenchmark for IKT-samarbeider».