TIL KOMMUNENES REPRESENTANTER FOR IUA REGION 4 (BUSKERUD SAMT HOF, LARDAL, SANDE OG SVELVIK KOMMUNER I VESTFOLD)

Transkript

1 Saksnr. 14/ TIL KOMMUNENES REPRESENTANTER FOR IUA REGION 4 (BUSKERUD SAMT HOF, LARDAL, SANDE OG SVELVIK KOMMUNER I VESTFOLD) REFERAT FRA ÅRS- OG BUDSJETTMØTE PÅ TYRIFJORDEN HOTELL DEN 21. JUNI I samsvar med vedtatt beredskapsplan var det innkalt til års- og budsjettmøte. Det var ingen merknad til innkallingen. Møtet begynte kl og ble avsluttet kl Før åpningen av årsmøtet holdt Rolf Lie, seniorrådgiver ved Kystverket et innlegg med følgende tema: Aktuelle saker fra Kystverket Ansvar som vertskommune Regionreform og kommunereform, hvordan vil dette påvirke IUA? Sakslisten til årsmøtet var følgende: 1. Velkommen ved leder av beredskapsstyret 2. Valg av møteleder 3. Orienteringssaker 4. Årsrapport Regnskap Årsplan og budsjett 2017 justering 7. Innkomne forslag 8. Årsplan og budsjett VELKOMMEN VED LEDER AV BEREDSKAPSSTYRET Leder av beredskapsstyret, Torgeir Andersen, ønsket de fremmøtte velkommen. Følgende møtte fra kommuner og beredskapsstyre: Lars Wallumrød Nedre Eiker kommune Jon Kåre Jonson Flesberg kommune Per Einar Elvigen Modum kommune Ivar Vannebo Drammen Havn / IUA beredskapsstyret Knut Schau Nielsen Øvre Eiker kommune Jan Rundtom Krødsherad kommune Thorgeir Bjerknes Lier kommune Ulf Erik Knudsen Røyken kommune Jarle Haugsrud Hurum kommune Willy Amundsen Kongsberg Teknologipark / IUA beredskapsstyret Torgeir Andersen DRBV / IUA beredskapsstyret Raymond Hofstad Ål kommune Ola Mossblad Nynas AS / IUA beredskapsstyret Glenn Rhoden Polititiet / IUA beredskapsstyret DRBV / IUA beredskapsstyret Even Moan Ringerike brann- og redn.tj. / IUA beredskapsstyret Rolf Lie Kystverket

2 2 2. VALG AV MØTELEDER Det ble fremmet forslag om at leder av beredskapsstyret skulle velges som møteleder. Leder av beredskapsstyret, Torgeir E. Andersen velges som møteleder. 3. ORIENTERINGSSAKER Årsmøtet ber styret avvente å fremme forslag til ny samarbeidsavtale til etter at nye kommuner som følge av kommunereformen er beslutningsdyktige. Leder av beredskapsstyret orienterte om følgende saker: 1. Materiellkomiteen Det ble sist år opprettet en materiellkomite for å se på de ulike påkrevde materiellpakkene som finnes kommunalt og i IUA systemet. Dette er kommunal pakke, områdepakke og regional utstyrspakke. Kommunal pakke er kommunalt finansiert, de øvrige finansieres gjennom IUA systemet, altså som spleiselag kommunene i mellom. Materiellkomiteens oppgave er å gjennomgå utstyrspakkene og se på endringer og ta stilling til innkjøp av utstyr, i hovedsak i område og regionspakke. I tillegg skal materiellkomiteen ta for seg detaljer knyttet til innkjøp som vil bli på utsiden av de tre nevnte pakkene. Eksempel på dette er transportkapasitet ved øvelser og aksjoner. I hovedsak få transportert tyngre utstyr fra hovedlageret til IUA på Drammen havn og ut dit det er behov. Denne transportkapasiteten er ikke lønnsomt for IUA å ha selv. Matriellkomiteen jobber etter et mandat som er styrebearbeidet og styregodkjent. Det jobbes for at alle innkjøp i IUA regi følger de bestemmelser som gjelder offentlige innkjøp. Komiteen består i dag av: Henrik Trømborg Rune R. Johnsen Svein Egeland Komiteen har ikke bestillingsmyndighet, kun forslagsrett til IUA styret. 2. Strategidokumentet Gjeldende strategidokument er fra 2011, da det ble godkjent av Årsmøtet. IUA-styret har brukt strategidokumentet som rettesnor for sitt arbeide. I styreseminaret i februar 2017 ble det gjort opp status. I

3 3 strategidokumentet er det 9 hovedområder og det er måloppnåelse på 8 områder. Området som det ikke er oppnådd ønsket resultat er revisjon og fornying av samarbeidsavtalen mellom kommunene. Beredskapsstyret vil jobbe med nytt strategidokument og fremme dette som sak på neste års årsmøte. Da vil også resultatene fra forrige strategidokument bli presentert mer i detalj. 3. Kommunenes samarbeidsavtale (Fullmakt) Samarbeidsavtalen (eller fullmakten) er fra 1997 (ikrafttredelse ) og bygger på kravet i Forurensningsloven om at kommuner skal samarbeide om å ha beredskap og håndtere større akutte forurensningsaksjoner. Samarbeidet bygger på Kommunelovens 27. Drammen kommune er her vertskapskommunen. Kortfattet er fullmakten gått ut på dato i den forstand at verden har endret seg, og at dette ikke er fanget opp av dagens fullmakt. Mindre endringer kan Årsmøte vedta, men en fullstendig revisjon og oppgradering er vurdert til å kreve en mer omfattende og inkluderende prosess for utforming og godkjenning av den enkelte kommune. Styret har laget et utkast til ny avtale og fått advokat George Fulford til å komme med innspill. Det som gjør at vi ikke går videre akkurat nå er kommunereformen. Utkast til avtale vil vi måtte ta opp med Drammen kommune som vertskapskommune dette vil vi ta kontakt og starte med, men den endelige avtalen antar vi som sagt at vil kreve en form for behandling i de fleste kommuner. Som nevnt medfører status i kommunereformen at vi ikke går bredt ut foreløpig, da det vil bli oppfattet uhensiktsmessig å fremme en ny avtale til behandling da endringer i kommunestrukturen gjør at avtalen igjen må revideres i straks etter I tillegg er dagens geografiske grense for IUA Region 4 tilsvarende Buskerud Fylke med tillegg av Sande og Svelvik kommuner. Hof og Lardal er allerede på vei ut og tilbake til IUA Vestfold. Regionreformen skaper også usikkerhet i forhold til om Kystverket vil utarbeide nye grenser for sine IUA regioner og derav et nytt antall kommuner som må behandle en felles samarbeidsavtale. Det antas derfor fra IUA beredskapsstyret at det ikke er riktig timing å fremme endring i samarbeidsavtalen med Årsmøte i år, men få en aksept på at vi arbeider videre med dagens vertskapskommune for å drøfte avtalen og prosessen videre. Årsmøtet ber styret avvente å fremme forslag til ny samarbeidsavtale til etter at nye kommuner som følge av kommunereformen er beslutningsdyktige. Årsmøtet ber samtidig beredskapsstyret å følge opp saken til årsmøtet For øvrig tas sakene til orientering.

4 4 4. ÅRSRAPPORT 2016 Årsrapport IUA 2016 godkjennes. Årsrapport undertegnet av beredskapsstyrets leder ble gjennomgått og delvis lest opp av leder IUA. Årsmøtet spurte og beredskapsstyret svarte, forøvrig hadde årsmøtet ingen kommentarer til årsrapporten. Årsrapporten for 2016 godkjennes. 5. REGNSKAP 2016 Revisors beretning tas til orientering. Regnskap 2016 godkjennes. Resultatregnskap og revisjonsrapport ble gjennomgått. Det fremkom ingen kommentarer ved gjennomgangen av regnskapet. Revisors beretning tas til orientering. Regnskap 2016 godkjennes. 6. ÅRSPLAN OG BUDSJETT 2017 JUSTERING Justert årsplan for 2017 godkjennes. Styret gis mulighet for omprioriteringer innenfor den økonomiske ramme for Noen justeringer var foretatt. Disse ble forklart representantene. Det fremkom ingen kommentarer ved gjennomgangen.

5 5 Justert årsplan for 2017 godkjennes. Styret gis mulighet for omprioriteringer innenfor den økonomiske ramme for INNKOMNE FORSLAG Det ble sendt ut melding til alle valgte representanter med oppfordring om å melde inn saker. Fristen ble satt til 19. mai Det var ikke meldt inn saker innen fristen. 8. ÅRSPLAN OG BUDSJETT 2018 Årsmøtet godkjenner årsplan og budsjett for Videre forutsetter årsmøtet at budsjettet bygger på en ramme på kr. 3,50 pr. innbygger under henvisning til materiellbehovet, opplærings- og øvelsesbehovet og revidert beredskapsplan. Budsjett med enkeltposter ble gjennomgått. Representantskapet godkjenner årsplan og budsjett for Videre forutsetter representantskapet at budsjettet bygger på en ramme på kr. 3,50 pr. innbygger under henvisning til materiellbehovet, opplærings- og øvelsesbehovet og revidert beredskapsplan. Beredskapsstyret ønsker alle en GOD SOMMER Med hilsen Sekretær IUA Torgeir E. Andersen Leder beredskapsstyret