Veileder til levering og godkjenning av rapporteringsdata til DBH-F

07.06.2012 Veileder til levering og godkjenning av rapporteringsdata til DBH-F Innhold Punkt I Hvordan fungerer dette? Hva må jeg vite før jeg går i gang?... 2 Punkt II Laste opp filer... 9 Punkt III Vis rapport... 10 Punkt IV Godkjenning... 11 Punkt V Godkjenning og publisering... 13 Punkt VI Feilmeldinger... 15 Punkt VII Har ikke data... 16 Punkt VIII - Konflikthåndtering (i spesielle tilfeller)... 17 Ved spørsmål ta kontakt med fagskole@nsd.uib.no 1

Innledning Data til DBH-F kan enten leveres som en tekstfil generert fra et studieadministrativt system eller som en excel-fil. Dersom dataene leveres som en excel-fil må excel-malene som er tilgjengelig på nettsiden benyttes. Filene lastes direkte inn i DBH-F via dataleveringssystemet DBH-Dimp. Det er lagt til rette for et opplegg der fagskolene gjennomgår og godkjenner data før de publiseres i DBH-F. Formålet med dette opplegget er at fagskolene kan kvalitetssikre dataene i forkant av rapporteringsfristen. Først når data er gjennomgått kan de godkjennes og er klar til publisering i DBH-F. Vi håper at dette vil kunne bidra til at feil og mangler i dataene oppdages i forkant av fristen, og at perioden frem til rapporteringsfristen 15. mars brukes til å gjennomgå data. Her følger en veileder til dataleveringen. Punkt I Hvordan fungerer dette? Hva må jeg vite før jeg går i gang? All informasjon om rapporteringskrav, beskrivelse av tabeller og innlogging til dataleveringssystemet er tilgjengelig på nettsiden: http://dbh.nsd.uib.no/fagskole/ Klikk for oversikt over rapporteringskrav 2

I menyen velg; - egen skoletilbyder - egen fagskole - årstall. Klikk på tabellnavn for å se dokumentasjonen til tabellen. Klikk for å se dokumentasjon Dokumentasjonen gir en beskrivelse av hvilke data tabellen omfatter, tidsperioder og frister for rapportering, og hvilke variabler som inngår i tabellen. 3

Ved å klikke på variabelnavn får du en mer utfyllende forklaring av hva som menes med den bestemte variabelen. NB! Klikk på Gå til godkjenning for å starte med visningsrapporter i DBH-F Dimp. Det er svært viktig at man har god kjennskap til dokumentasjonen når man skal levere data. 4

Dersom man skal levere data som en excel-fil må man benytte excel-maler som er tilgjengelig på nettsiden med rapporteringskrav. Trykk på excel-symbolet for å laste ned malen til tabellen. Klikk for å laste ned excel-mal Veileder til utfylling av excel-mal er tilgjengelig på nettsiden: http://dbh.nsd.uib.no/fagskole/rapportering/veiledere 5

Når alle excel-malene er ferdig utfylt eller alle tekstfilene er generert fra det studieadministrative systemet skal de lastes opp direkte i dataleveringssystemet DBH-Dimp. Inngang til dataleveringssystemet er tilgjengelig på nettsiden. Klikk for å logge inn i DBH-Dimp Logg inn med brukernavn (e-postadresse) og passord. Dersom du har glemt passordet ditt, send e-post til: fagskole@nsd.uib.no 6

Slik fremstår hovedmenyen i DBH-Dimp for ledelsesansvarlig: Menyen er delt inn i to deler: Datalevering og Kvalitetssikring av tidligere leverte data. Slik fremstår hovedmenyen i DBH-Dimp for rapporteringsansvarlig. Velg et emne for å levere data. 7

Her får du opp en oversikt over alle emner med tilhørende frist som skal leveres for din fagskole. Det er lagt til rette for et opplegg der fagskolene gjennomgår og godkjenner data før de publiseres i DBH-F. Formålet med dette opplegget er at fagskolene kan kvalitetssikre dataene i forkant av rapporteringsfristen. Først når data er gjennomgått kan de godkjennes og er klar til publisering i DBH-F. Vi håper at dette vil kunne bidra til at feil og mangler i dataene oppdages i forkant av fristen, og at perioden frem til rapporteringsfristen brukes til å gjennomgå data. Opplegget er basert på at dataene henger sammen i et hierarki. Utdanningstilbud vil være viktig bakgrunnsdata for de andre filene med studentdata. Denne avhengigheten er vist med en hierarkistisk struktur i dataleveringssystemet der de dataene som hører sammen er plassert under i hierarkiet. I dette eksempelet hører Avsluttende vurdering til Emne og Gjennomføring av utdanningstilbud til Utdanningstilbud. Men det er Utdanningstilbud som er den overordnete filen. Datafilene leveres fra øverst til nederst, mens godkjenningen av filene må skje fra nederst til øverst. 8

Dataleveringen har to ulike deler: 1. Først leveres filene fra øverst til nederst i hierarkiet. Ved levering gjøres det en valideringskontroll og filene endrer leveringsstatus. Når du har levert en fil kan status for filen være: Behandlet DBH Filen er validert Levert med feil Feilen må rettes opp i eget system og lastes inn på nytt Ikke data Betyr at tabellen er uaktuell eller at man mangler data. Må krysses av og godkjennes 2. Når alle filene er levert følger godkjenningsprosessen som skjer i to trinn. Først kvalitetssikres data ved hjelp av en rapport som gir en forhåndsvisning av de innlagte dataene. Deretter godkjennes filene fra nederst til øverst i hierarkiet. Punkt II Laste opp filer Bakgrunnsdata for Utdanningstilbud og Emne er levert tidligere og det er ikke nødvendig å laste opp disse filene på nytt dersom det ikke er endringer. Dersom det er endringer i Utdanningstilbudet og/eller Emne start med å laste opp disse filene. 1. Klikk «Bla gjennom..» og finn filen du skal levere. Trykk «Last opp» for å overføre filen til NSD. Filen blir automatisk validert når den lastes opp. Hvis alt er i orden endres status til Behandlet DBH. 9

Punkt III Vis rapport Når du har lastet opp en fil med bakgrunnsdata kan du få opp en endringsrapport ved å trykke «Vis rapport». Bakgrunnsdata kontrolleres ved hjelp av en endringsrapport som viser endringer i forhold til forrige godkjente levering. Her får du se endringer siden forrige semester. I eksempelet overfor har navnet på en rekke utdanningstilbud blitt endret. Dersom endringen er riktig går du bare videre. Dersom det ikke stemmer må dette rettes i filen og filen leveres på nytt. På denne måten kan man fange opp eventuelle feil i begynnelsen. For å gå tilbake og fortsette opplastningen av de andre filene trykk på «Tilbake». 10

2. Når bakgrunnsfilene med Utdanningstilbud og Emne er lastet opp kan man fortsette med å laste opp filene med studentdata ved å trykke «Bla gjennom». Dersom man ikke skal levere data for Utdanningstilbud og Emne på nytt kan man gå direkte til dette punktet. Punkt IV Godkjenning Når alle filene er levert og validert har filene med bakgrunnsdata status Vis rapport, mens filene under i hierarkiet har status Gå til godkjenning. Før filene godkjennes skal alle data gjennomgås i en kvalitetssikringsprosess. Etter dette godkjennes filene i omvendt rekkefølge av opplastningen. Det vil si at du må ha godkjent filene med studentdata før du kan godkjenne bakgrunnsfilen med utdanningstilbud. Når du til slutt godkjenner bakgrunnsfilen med utdanningstilbud, får alle filene status Publisert. Det er to ulike deler i godkjenningsprosessen. Den ene delen er kvalitetssikring. Her kan du laste opp ulike filer for visning av data med mulighet for å sammenligne flere versjoner. Det er alltid siste versjon som er aktuell for godkjenning. I den andre delen faktisk godkjenner du data. NB! Klikk på Gå til godkjenning for å starte med visningsrapporter i DBH-F Dimp. Det er svært viktig at data ikke godkjennes før de er korrekte. Data skal i første omgang vises som en rapport i DBH-dimp. Først når alle data er gjennomgått trykker man på knappen Godkjenn. Dataene blir da automatisk publisert på nettsiden. 11

1. Kvalitetssikring 1. Trykk på Gå til godkjenning. Her er det lastet opp en fil med data som viser kvalitetsrapporten med to versjoner av samme fil. Trykk på studiested Kvalitetsrapporten gir en visning av de innlagte data slik de vil fremgå i statistikkrapporten på nettsiden. Man kan da sammenligne ulike versjoner av filen for å sjekke at de innlagte dataene er korrekte. På samme måte som i statistikkrapportene på nettsiden kan man drille seg helt ned på utdanningstilbudsnivå ved å først trykke på fagskolen og så velge studiested. Kvalitetsrapporten gir også en visning av dataene levert til forrige frist slik at man kan sammenligne dataene med data man har levert tidligere. 12

2. Endelig godkjenning Det er alltid den siste opplastede versjonen som er aktuell for godkjenning. Trykk først på innleggingsmeldingene for å sjekke at filen ikke har noen advarsler eller infomeldinger. Merk deretter av for «Jeg har kontrollert innleggingsmeldingene...» og trykk «Godkjenn». Punkt V Godkjenning og publisering Når filene med studentdata er godkjent blir dataene publisert ved godkjenning av bakgrunnsfilen Utdanningstilbud. 1. Når du velger «Gå til godkjenning» får du opp knappen «Godkjenn og publiser». 13

Hak av for «Jeg har kontrollert endringene for filen» og «Jeg har kontrollert innleggingsmeldingene for filen» og trykk «Godkjenn og publiser. Alle filene i hierarkiet får da status Publisert. - Du er ferdig!! Data er tilgjengelig i DBH-F. 14

Punkt VI Feilmeldinger Når man laster opp en fil sjekkes det om filen som leveres er på riktig format og om dataene som inngår har gyldig format. Dersom filen man laster opp har feil, endres status for filen til Levert med feil. Slike feil må rettes opp i filen og den rettede filen må lastes opp. For å finne ut hva feilen skyldes og hvor feilen ligger trykk på «Vis feilrapport». I feilrapporten fremgår det hvilken form feilmeldingen har og hvor feilen ligger. Hva skyldes feilen? 1. Kolonne for karakter i tredje rekke er tom. 2. Dato for avlagt vurdering i fjerde rekke er på feil format. Hvilken form har feilen? Feilmeldingen har formen FATAL Hvor er feilen? Feilen befinner seg i tredje og fjerde rekke (rad) og gjelder bare for disse to rekkene. Hvis feilen gjelder for flere rekker kan man trykke på antall rekker for å få opp alle feilene. Løsningsforslag: 1. Legg til gyldig verdi for karakter 2. Rett til riktig format på dato 15

Feilmeldingene vil ha følgende form alt etter hvilket problem som er identifisert: FATAL er en type feil som må rettes før filen kan leveres på nytt. For eksempel om tilhørende utdanningstilbud ikke finnes i utdanningstilbudsdata som i eksempelet over. ADVARSEL er en feil som innleggingsprogrammet har endret automatisk til gyldig verdi. Slike feil bør oppdateres i systemet lokalt. INFO omfatter feil som innleggingsprogrammet godkjenner. For eksempel dersom studiested en leverer for er nedlagt. Dette må oppdateres i systemet lokalt. I alle feilrapporter, uavhengig av antall feil, opplyses det om at valideringen blir avbrutt om systemet finner mer enn 200 fatale feil. Det vil si at det bare vil være mulig å se de 200 første feilene. I dette eksempelet oppstår feilen fordi: 1. Kolonnen for karakter i tredje rekke står tom. Dataleveringssystemet tillater ikke tomme felt. Her må der føres inn gyldig verdi (0, 1 eller A-F) og filen må lastes opp på nytt. 2. Dato for avsluttende vurdering i fjerde rekke er 2012-20-01. Dette er ikke en gyldig dato ettersom alle datoer skal være på formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Her må datoen rettes og filen lastes opp på nytt. Punkt VII Har ikke data I de tilfeller man ikke har data må dette merkes av. Merk av for Har ikke data Selv om man ikke har data må man gå gjennom den samme godkjenningsprosessen som med de andre filene. 16

Punkt VIII - Konflikthåndtering (i spesielle tilfeller) Det kan oppstå to typer konflikter ved levering av bakgrunnsdata: 1. Leveringen av filen gir en konflikt mot data levert for en tidligere frist Dette kan forekomme med filer som har status "Leveres hvis endring". Det betyr at filen er levert for en tidligere frist med samme periode med en eller flere ulike verdier. I eksempelet over er det lastet opp en ny fil med utdanningstilbud for vårsemesteret. Denne filen inneholder endringer som berører data som er allerede er godkjent for en tidligere frist. For å løse konflikten trykk på «Løs konflikt». For å se hvilke data som er i konflikt med hverandre velg et tabellnavn. I eksempelet over er: Utdanningstilbud MBS levert for våren med 60 fagskolepoeng for fristen 15.03.2012. Utdanningstilbud MBS levert for våren med 30 fagskolepoeng for fristen 15.08.2012. Hvis den nye verdien er feil, dvs. at utdanningstilbudet er på 60 fagskolepoeng kan man velge «Beholde gamle verdier» og trykke «Ok». Dersom den nye verdien er riktig må man sende en mail til DBH og spesifisere hvilke verdier du ønsker å oppdatere. Hvis det er snakk om flere endringer kan man velge om en vil oppdatere alle verdier eller skrive en liste over hvilke endringer som skal gjennomføres. 17

2. Leveringen av filen gir en konflikt mot data levert samme frist Hvis en ny bakgrunnsfil lastes opp etter at en eller flere av filene under i hierarkiet er levert og godkjent kan det oppstå en konflikt. En konflikt oppstår hvis den nye bakgrunnsfilen inneholder endringer i rekker som inngår i allerede godkjente filer. Status for leveringen settes da til Konflikt. Når du trykker «Løs konflikt» knappen får du opp en oversikt over de data som er i konflikt med hverandre. I eksempelet over er: Utdanningstilbudet DESIGN levert med 30 fagskolepoeng i den første filen. I den andre filen som lastes opp er antall fagskolepoeng endret til 60 fagskolepoeng. Det påvirker studentdata som allerede er levert og godkjent for Aktive studenter. Dersom den nye verdien til utdanningstilbudets fagskolepoeng er feil må dette rettes opp i bakgrunnsfilen og filen må leveres på nytt. Dersom utdanningstilbudets fagskolepoeng er lik den nye verdien kan man trykke OK for å avgodkjenne filen Aktive studenter. 18