TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5A07 25.2.2014 13.00 16.55 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 13-20/14 Underskrifter Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen (tilstede t.o.m. sak 16/14) Kari Workinn Benedikte Figenschou Fra KomRev NORD: Administrerende direktør Lars-Andrè Hanssen (tilstede t.o.m. sak 15/14) Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Revisor Sissel Rasmussen Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rådgiver Audun Haugan Elisabeth Steen Tor Zachariassen Kari Workinn Edmund Kristoffersen Benedikte Figenschou Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 14.2.2014 som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 13/14 Godkjenning av protokoll fra møtet 21.1.2014 14/14 Sak unntatt offentlighet oppfølging Fvl. 13, 15/14 Revisjonsbrev nr. 19 Tromsø kommune utbetaling fra flyktningetjenesten 16/14 Rapportering fra revisor status i revisjonsarbeidet for 2013 Tromsø kommune 17/14 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø kommune 18/14 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø Havn KF 19/14 Deltakelse på NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2014 - oppsummering 20/14 Referatsaker 1.ledd Offl. 24, 2. ledd, 2.
Blad 3 13/14 Godkjenning av protokollen fra møtet 21.1.2014 Protokollen fra møtet 21.1.2014 godkjennes. Protokollen fra møtet 21.1.2014 godkjennes. 14/14 Sak unntatt offentlighet - oppfølging Vedtak om lukket møte Med henvisning til offentlighetslovens 13, 1.ledd jf. forvaltningslovens 13, 1.ledd nr. 1, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor orienterte om undersøkelsene som er gjennomført. Sekretariatet har mottatt e-poster (unntatt offentlighet, jf. offl. 13, 1.ledd jf. fvl. 13, 1.ledd) i forbindelse med saken, og disse ble delt ut i møtet. Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget ber om en formell og endelig skriftlig tilbakemelding fra kommunaldirektøren i saken, der det også redegjøres for forholdene nevnt i saksfremstillingens kapittel 4.5 i sak 14/14. Svarfrist 10.3.2014. 2. Kontrollutvalget viser til enhetslederens e-post av 24.2.2014 til K-Sekretariatet, og oppfordrer kommunaldirektøren å ta den videre dialogen med enhetslederen i saken. 3. Det fastsettes ekstraordinært møte 20. mars kl. 10.30 i kontrollutvalget for ferdigbehandling av saken. Forslaget enstemmig vedtatt.
Blad 4 1. Kontrollutvalget ber om en formell og endelig skriftlig tilbakemelding fra kommunaldirektøren i saken, der det også redegjøres for forholdene nevnt i saksfremstillingens kapittel 4.5 i sak 14/14. Svarfrist 10.3.2014. 2. Kontrollutvalget viser til enhetslederens e-post av 24.2.2014 til K-Sekretariatet, og oppfordrer kommunaldirektøren å ta den videre dialogen med enhetslederen i saken. 3. Det fastsettes ekstraordinært møte 20. mars kl. 10.30 i kontrollutvalget for ferdigbehandling av saken. Utskrift av saksprotokoll sendt 28.2.2014 til: - Tromsø kommune v/byrådsleder og kommunaldirektør 15/14 Revisjonsbrev nr. 19 (2013) Tromsø kommune utbetaling fra flyktningetjenesten Vedtak om lukket møte Med henvisning til offentlighetslovens 24, 2.ledd 2., fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 19, og ber byrådet svare kontrollutvalget innen 25.3.2014 på de forhold som fremkommer i brevet, med gjenpart til revisjonen. Utvalget ber om å bli orientert om videre håndtering av saken, og eventuelt hvilke tiltak som igangsettes for i størst mulig grad forhindre flere slike hendelser ved tjenesten. 2. Kontrollutvalget viser til kommunens brev av 28.9.2011 angående etablering av rutiner for tilbakemelding til revisjonen i mislighetssaker, og ber om tilbakemelding fra byrådet hvorvidt disse rutinene er etablert og eventuelt hvordan de fungerer. Utvalget konstaterer at revisjonen ikke er blitt «varslet» om saken fra kommunens ledelse. 3. Når svar foreligger fra byrådet, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret fra revisjonen snarest. E-post korrespondanse av 24. og 25.2.2014 mellom enhetsleder og K-Sekretariatet (unntatt offentlighet, jf. offl. 13, 1.ledd jf. fvl. 13, 1.ledd) ble referert i møtet.
Blad 5 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 19, og ber byrådet svare kontrollutvalget innen 25.3.2014 på de forhold som fremkommer i brevet, med gjenpart til revisjonen. Utvalget ber om å bli orientert om videre håndtering av saken, og eventuelt hvilke tiltak som igangsettes for i størst mulig grad forhindre flere slike hendelser ved tjenesten. 2. Kontrollutvalget viser til kommunens brev av 28.9.2011 angående etablering av rutiner for tilbakemelding til revisjonen i mislighetssaker, og ber om tilbakemelding fra byrådet hvorvidt disse rutinene er etablert og eventuelt hvordan de fungerer. Utvalget konstaterer at revisjonen ikke er blitt «varslet» om saken fra kommunens ledelse. 3. Når svar foreligger fra byrådet, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret fra revisjonen snarest. Utskrift av saksprotokoll sendt 28.2.2014 til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 16/14 Rapportering fra revisor status i revisjonsarbeidet for 2013 Tromsø kommune Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor orienterte om status i revisjonsarbeidet og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering.
Blad 6 17/14 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø kommune Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensens vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensens vurdering av egen uavhengighet til etterretning. 18/14 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensens vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensens vurdering av egen uavhengighet til etterretning. 19/14 Deltakelse på NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2014 - oppsummering Felles forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt.
Blad 7 Saken tas til orientering. 20/14 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 16.1.2014 b) Byrådsmøtet 23.1.2014 c) Byrådsmøtet 29.1.2014 d) Byrådsmøtet 30.1.2014 e) Byrådsmøtet 6.2.2014 f) Byrådsmøtet 13.2.2014 g) Byrådsmøtet 20.2.2014 B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 11.12.2013 a) Sak 162/13 Etikkutvalg C. INFORMASJON OM MØTE I REPRESENTANTSKAPET TIL KOMREV a) Brev av 20.1.2014 fra KomRev NORD D. VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL STYRET I KOMREV NORD a) Brev av 20.1.2014 fra KomRev NORD E. REPRESENTANTSKAPSMØTE FREDAG 25. APRIL 2014 a) Brev av 23.1.2014 fra K-Sekretariatet F. KONTROLL AV SPESIFISERTE KONTERINGSLISTER - LØNN a) Brev av 7.2.2014 fra KomRev NORD G. SVAR FRIVILLIG REGISTRERING REGISTRERINGS- OG DOKUMETASJONSPLIKT a) Brev av 23.1.2014 fra Tromsø kommune H. PURRING SKATTEETATENS VURDERING AV MERVERDIAVGIFTSPLIKT PÅ 110-SENTRALEN BRANN OG REDNING a) Brev av 23.1.2014 fra Tromsø kommune b) Brev av 7.2.2014 fra Skatteetaten (delt ut i møtet)
Blad 8 I. SELKAPSKONTROLL I AURORA KINO IKS BREV FRA K-SEKRETARIATET a) Brev av 27.1.2014 til eierrepresentant b) Brev av 27.1.2014 til styreleder c) Brev av 27.1.2014 til revisor d) Brev av 27.1.2014 til daglig leder Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak B: Sekretariatet utarbeider sak til neste ordinære møte som tydeliggjør kontrollutvalgets myndighetsområde sett i forhold til oppnevnelsen som etikkutvalg. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Referatsak B: Sekretariatet utarbeider sak til neste ordinære møte som tydeliggjør kontrollutvalgets myndighetsområde sett i forhold til oppnevnelsen som etikkutvalg. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 26. februar 2014 Inger Johansen