Grunnlaget for suksess



Like dokumenter
Komme i gang med.» Grunnlaget for suksess

BD nett. BD mobil. Filoverføring. Papirløs faktura. en enklere hverdag

Intelle har siden starten i i leverandør av av programvare for data- og og systemintegrasjon.

Gevinster ved å integrere SuperOffice og Agresso. Effektive integrasjons løsninger skaper nye muligheter.

Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Compello

20% 47% 75% Juletilbud til Mamut-kunder. Utnytt hele potensialet til medarbeiderne. Optimaliser lønnsomheten i usikre tider!

Mamut Enterprise Travel CRM

Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 1

AXDATA EMPLOYEE SERVICES

// Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online

Visma Rapportering og Analyse Selvbetjente rapporter som dekker behovene til hele bedriften

Visma Global. Visma Global SuperOffice Online Integrasjon, Rapportering og Qoute connector.

Hvordan ta i bruk enkle, effektive og lønnsomme verktøy sammen med eksisterende systemer.

Visma.net. Redefining business solutions

VIKTIG FØR OPPGRADERING TIL NY VERSJON

Matrix Skoleversjon innføring

Versjonsbrev. Visma Avendo Økonomi 40, versjon 4.2. Innhold NYHETER... 2 FORBEDRINGER OG ENDRINGER... 3 KONTAKTINFORMASJON... 6.

I 2015 bytter Akelius navn til Wolters Kluwer. NYHET! Byrå Byrå Tid. Kristin Solberg Produktansvarlig Byrå

Innkjøpsfaktura attestering. Agresso Self Service. Brukerveiledningen viser hvordan rekvirenten kan godkjenne en innkjøpsfaktura på riktig måte.

Guide. Valg av regnskapsprogram

NYHETER Proplan Time Oppsummert nyheter i versjon 2.11, 2.12, 2.13

Visma Global. Økonomisystemet som lar deg forstå helheten

Brukerforum Vitari Høsten 2013 (11. november)

Publiseringsløsning for internettsider

Visma SuperOffice. Effektiviserer bedriftens salg og kundedialog

Installasjonsveiledning. Mamut. Oppdatering til versjon 12.1

PaperLess Produktsammenligning og priser

Mamut Business Software

Demoversjon. Installasjon Uni Økonomi V3. - økonomisystemer fra start til børs

INSTALLASJONSVEILEDNING

Nyheter i Orion versjon 5.5 regnskap (4. desember 2015)

Mamut Open Services. Mamut Kunnskapsserie. Kom i gang med Mamut Online Survey

Visma Enterprise DVPro

E-handel hos Brødrene Dahl. en enklere hverdag!

Neste generasjons BUTIKKDATASYSTEM

- Time webversjon - slik kommer du i gang

Webfaktura slik bruker du det. for sluttbrukere

Online Scale. Vektsystem for krevende bransjer

Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Abonnementsfakturering

Versjonsbrev. Visma Avendo Fakturering, versjon 4.2. Innhold NYHETER... 2 FORBEDRINGER OG ENDRINGER... 3 KONTAKTINFORMASJON... 5.

AUTOMATISER RUTINER SPAR KOSTNADER. Elektronisk bilagshåndtering i Microsoft Dynamics NAV

MBS 12 & Mamut Online Desktop. Ole M Hasven - Product Manager, Marketing Partnersamling, 9 oktober 2008 oleha@mamut.com

Visma Contracting Oppgradering til versjon 5.20

Integrasjon & Rapportering

Hurtigstartveiledning

Introduksjon til Vega SMB 2012

Folkehøgskolens Informasjonssystem NAVI, HISTORIKK. Historikk

Visma Business. Visma Business SuperOffice Online Integrasjon, Rapportering og Quote connector.

Fakturabehandling på web

PJ 501 Brukermanual NITH. Troja.NET brukermanual

INSTALLASJONSVEILEDNING

En bedre måte å håndtere prosjekt, team, oppgaver og innhold

Samarbeidsløsning for FHS, Teknisk info

Mamut Partner Program Nå dine mål Bli en del av vinnerlaget!

ErgoGroup AS eway Nydalsveien 28 Postboks 4364 Nydalen 0402 Oslo Tlf.: Faks:

VIKTIG FØR OPPGRADERING TIL NY VERSJON

Brukerveiledning Mobilsynkronisering Nokia N97 mini

Håndbok for Office 365

ACTIVE WORKFLOW. Elektronisk bilagshåndtering i Microsoft Dynamics NAV AUTOMATISER RUTINER SPAR KOSTNADER. Your challenge. Our passion.

Oversikt over Document Distributor

Jobb et skritt foran. Velg nettskyen.

Distribusjon via e-post - oppstart

SCANIA SERVICES Dedikerte tjenester hele veien

Brukerveiledning Webline Portal for E-post Bedrift/E-post Basis

SUSOFT RETAIL FOR MOTEBUTIKKER

BRUKERVEILEDNING FOR REKVIRENT

Friheten ved å ha Office på alle enhetene dine

KONTROLL OG OVERSIKT I 2009 KOMPLETT ØKONOMISYSTEM BEST I TEST ØKONOMISYSTEM. Ring gratis

Kom i gang med Visma AutoInvoice

Call-Center.no HVA ER TELEVAKT?

NYHETER OG FORBEDRINGER

NYHETER OG FORBEDRINGER SIDEN SIST. Drift

Raimond Brekke, Sales Manager VISMA KREDITTOPPLYSNING

FUNKSJONSMATRISE - JOBOFFICE / JOBOFFICE POCKETLINK

isonor.no Komplett forretningssystem for næringsmiddelindustrien Alt du trenger i én løsning

Uni Micro Solutionpartner. Demoversjon Installasjon

Office 365, din nye kommunikasjonsplattform og samarbeidsløsning.

Marianne Knutsen Almås. Seniorrådgiver Direktoratet for økonomistyring

Kom i gang med Visma AutoInvoice

EKSTRA. Beskrivelser og priser på utvidet funksjonalitet, tilpassede rapporter og nye muligheter utenfor standard versjon av Portwin

Support, nye funksjoner og tjenester fra Uni Pluss

Mamut Enterprise Telefonkatalogen Online

Hvordan selge Mamut One

Prisliste Supporttjenester

Brukermanual. Versjon Copyright 2002 Devinco AS

9.4.0 W i n T i. Nyheter versjon 9.4.0

I ÅS FORSLAG TIL LØSNING

Document Distributor 1. Fordeler. Document Distributor

Rødt nye Office 365 app- switcher i skyen, linker øverst til høyre på bakken. Blått båndet er likt bakke og sky.

5 alternativer til epost i Office 365.

Huldt & Lillevik Lønn Lønn 5.0. Versjon

Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Product Search Kelkoo

Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Variant Web

Brukerveiledning Mobilsynkronisering HTC HD2

JOBOFFICE POCKETLINK FOR ANDROID Installasjons- og klargjøringsprosedyre, del 2

Din verktøykasse for anbud og prosjekt

GLOBAL ENTREPRENØR. Vår bransjeløsning for Elektro- og VVS entreprenører er basert på Visma Global som er utvidet med en egen modul for entreprenører.

INSTALLASJONSVEILEDNING

NYHETER OG FORBEDRINGER

table DEN ENKLE MÅTEN Å ADMINISTRERE GJESTER OG ANSATTE xxltable.com

Transkript:

Introduksjon til XS Office Det webbaserte kontoret Savner du en felles møteplass hvor samhandlingen i din virksomhet kan gjøres bedre? XS Office er en ny løsning for å forbedre samhandlingen og organiseringen i din organisasjon. Nøkkelinformasjon er tilgjengelig for alle medarbeiderne uavhengig av tid og sted. Med XS Office trenger du ikke lenger å investere i en hel rekke programvarepakker med ulike grensesnitt for brukerne, som eksempelvis ett for kunde- og salgsstøtte, ett for prosjektstyring, ett for timeregistrering og så videre. XS Office tilbyr alle disse og en rekke andre funksjoner fra ett og samme sted, og med samme enkle grensesnitt for brukerne. Hele løsningen er bygget rundt en visjon om én smart løsning for alle forretningsmessige behov med et enkelt grensesnitt mot brukeren som krever minimal opplæring. Målet er at bedriften enklere skal kunne knytte sammen alle prosesser gjennom å koble sammen ansatte, informasjon og arbeidsmetoder i ett felles system. Multiplattform En viktig målsetning med XS Office er at programvaren skal fungere likt på ulike maskinplattformer som XS Office - for Windows, Mac og Linux Windows, Mac og Linux og at kravene til maskinvare skal være lave. Dermed kan XS Office også benyttes på relativt gamle PCer og i miljøer som f.eks. bruker både PC og Mac. - Du velger nettleser selv Fire versjoner XS Office er trinnvis bygget opp i tre versjoner - Free, Professional og Enterprise. Hver versjon inneholder automatisk alt som var inkludert i forrige versjonstrinn. I tillegg finnes produktet XS Office Invoicing Edition som inneholder XS Office Free Edition samt funksjonalitet for tilbud, ordre og fakturering. Produktmatrise for XS Office Webhotell vs egen server XS Office er bygget opp for å både kunne kjøre via et webhotell på Internett samt på bedriftens egne servere direkte i lokalnettet. For brukerne vil grensesnittet se likt ut uavhengig av hvordan systemet bygges opp. Dermed kan du selv velge hvilken modell som passer din organisasjon. Det er også mulig å bytte modell når som helst ved å flytte databasen. XS Office er en webbasert løsning for samhandling, gruppevare, kundestøtte (CRM), prosjektstyring, timeregistrering og tilbud/ordre/faktura. Følgende XS Office-produkter er tilgjengelige: XS Office Free Edition XS Office Invoicing Edition XS Office Professional Edition XS Office Enterprise Edition XS Office Mobile Edition XS Office Document Scanning XS Office Accounting Link XS Office Storage Packs XS Office Self Hosted Edition XS Office Support XS Office Training Bestill XS Office-produkter: www.xsoffice.no/shop/order Prøv én av våre demoer: www.xsoffice.no/demo

Free Edition XS Office Free Edition er gratisversjonen av XS Office for inntil 10 brukere. Denne pakken inneholder basisfunksjonalitet for kalender, oppgaveplanlegging og kontaktregister. Her får organisasjonen mye av funksjonaliteten fra Outlook og lignende PIM-verktøy ( Personal Information Manager ) med to klare fordeler - Informasjonen er tilgjengelig via web og den kan enkelt deles mellom ansatte. Oppgaver og avtaler kan også bookes på vegne av andre. Registrerte data i XS Office Free Edition vil automatisk være tilgjengelige hvis du senere vil investere i Pro- eller Enterpriseversjonen. Dermed kan du prøve ut XS Office og se om dette passer organisasjonen uten at det koster noe som helst. Dette gir fleksibilitet og trygghet. XS Office Free Edition inneholder 5 hovedmenyer som er beskrevet nærmere under. Min side Min Side er den ansattes private del av XS Office. All informasjon her gjelder kun for den enkelte ansatte. Her finner du blant annet: Personalia Privat kalender med visning av dag, arbeidsuke, uke og måned Avtaleliste Oppgaveliste Notatlogg Privat firma- og kontaktregister Favorittlinker på Internett Personlig tilstedeværelsesstatus Ferieplanlegger Fødselsdagsregister Redigerbar startside for XS Office Innskannet håndsignatur Organisasjon Organisasjon inneholder informasjon om organisasjonen. Her finner du blant annet: Fakta om organisasjonen Organisasjonens logo Oversikt over ansatte Organisasjonsplan Styre og aksjonærer Organisasjonens visjon, misjon og kjerneverdier Organisasjonens policy/ leverregler samt historie Ansattes fødselsdager Gullklokka (ansettelsestid for ansatte) Samhandling Samhandling inneholder som navnet antyder funksjoner som forenkler kommunikasjon mellom individer. Her finner du bl.a. Gruppekalender med filtrering på ansatte og avdeling Oversikt over tilstedeværelse for ansatte Felles firma- og kontaktregister Ressursbooking (f.eks. møterom) Diskusjonsforum Kunngjøringer Avstemninger Diverse Diverse inneholder ekstra nytteog underholdningsfunksjoner i XS Office. Her finner du blant annet: Nyheter Været Helligdager, merkedager og navnedager Kobling til diverse nyttige webtjenester Kalkulatorer/omregnere Spill Admin Admin inneholder funksjonalitet for oppsett og innstillinger. Dette er normalt funksjonalitet som ikke alle ansatte bør ha tilgang til. Her finner du blant annet: Globale innstillinger for XS Office (bl.a. valuta og mva) Brukerkontoer, brukergrupper og ansatte Oppsett av tilgangsrettigheter for brukergrupper Registrering av avdelinger og avdelingskontorer Registrering av kategorier (f.eks. bransjer, firmakategorier og tilstedeværelsesalternativer)

Invoicing Edition Tilbud Tilbudsmodulen gir deg mulighet til å beregne og sende tilbud til kunder. Tilbudslinjene kan hentes komplett med både kostpris og listepris fra produktregisteret. Dekningsbidrag og dekningsgrad vil beregnes fortløpende av XS Office både for hver enkelt varelinje samt for hele tilbudet. Hvis varelinjen ikke finnes i vareregisteret, kan du også legge inn manuelle varelinjer. Eventuelle rabatter kan angis i prosent eller som kontantsum for hver varelinje. Når tilbudet er ferdig, har XS Office en egen funksjon for å sende tilbudet elektronisk til kunde. Dette i form av en e-post med tilbudet som PDF-vedlegg. Etter en aksept av tilbudet kan tilbudet aktiveres - det vil si konverteres til en ordre. Dermed slipper du å lage ordren manuelt, og kan bruke detaljene fra tilbudet videre i ordreprosessen. Salgsordrer Salgsordrer kan enten komme som et resultat av et akseptert tilbud eller produseres direkte. Detaljene i ordren kan beholdes uendret fra tilbudet. Hvis ønskelig kan du også endre på data fra tilbudet i ordreprosessen. Detaljer om antall kolli, forsendelsens vekt og eventuelt rekvisisjonsnummer kan også registreres for ordren. Når ordren er komplett, har XS Office en egen funksjon for å produsere relevante dokumenter knyttet til ordren. For det første kan du sende en ordrebekreftelse til kunden samt produsere en pakkseddel til forsendelsen. Ordrebekreftelse I tillegg kan relevant personell i bedriften få tilsendt en elektronisk plukkliste for ordren. Faktura Salgsordrene kan enkelt faktureres direkte i XS Office. Fakturaene kan genereres med eller uten girodel/ innbetalingsblankett og hvis ønskelig sendes elektronisk til kunden som e-post med PDF-vedlegg. XS Office Invoicing Edition gir deg alle mulighetene i XS Office Free Edition samt ekstrafunksjoner for produksjon og utsending av tilbud, ordre og faktura. Her inngår komplett modul for elektronisk sending av tilbud, ordrebehandling og fakturering til en veldig lav pris. XS Office Invoicing Edition er basert på XS Office Free Edition og vil gi følgende nye valg i hovedmenyen i XS Office: Handel Ordrelinjer i XS Office

Professional Edition XS Office Professional Edition gir deg alle mulighetene i XS Office Free Edition samt ekstrafunksjoner som CRM, prosjektstyring, møteadministrasjon, timeregistrering, e-post og dokumentarkiv. I tillegg vil det gi deg muligheten for mobile klienter gjennom XS Office Mobile Edition som er inkludert i Professional-versjonen. XS Office Professional Edition er basert på XS Office Free Edition og vil gi følgende nye valg i hovedmenyen i XS Office: Meldinger CRM Prosjekt Timer Dokumenter Meldinger Meldinger omfatter tre funksjoner i XS Office - E-post, direktemeldinger og SMS. E-post gir mulighet for å sende både privat og åpen e-post direkte fra XS Office med kobling mot prosjekt og firma. Mottatt e-post kan importeres fra Outlook gjennom XS Office Outlook Plugin som gir en egen verktøylinje for XS Office i Outlook. Direktemeldinger er et integrert meldingssystem i XS Office som gjør at du enkelt kan sende meldinger til kollegaer, avdelinger eller alle ansatte. XS Office holder orden på hvem som har lest meldingene og også når de gjorde det. SMS-modulen gir mulighet for å sende SMS til ansatte eller kontakter ved å klikke på deres mobilnummer. CRM CRM gir mulighet for å holde orden på ledetråder, kontaktpersoner, konkurrenter, kunder og leverandører. Alle relaterte oppføringer knyttet til firmaer vil vises på egne fanekort i firmaoppføringen. Dette kan være avtaler, oppgaver, notater, e-post, dokumenter, brukerstøttesaker og salgsmuligheter. Prosjekt Prosjekt inneholder et brukervennlig prosjektstyringsverktøy som lar organisasjonen organisere sine prosjekter på en lettfattelig måte. I planleggingsfasen er prosjektene i kladdemodus og du jobber kun med en opprinnelig plan for prosjektet. Når prosjektet fysisk er startet, låses opprinneilg plan og en kopi av opprinnelig plan lagres som virkelig plan. Begge planer kan visualiseres i aktivitetsliste, som Gantt-diagram og som oversikt over ressursbruk. I tillegg finnes en visning der begge planene er synlig i samme diagram for sammenlignende analyse. Timer Timer er verktøyet for registrering av timeforbruk i XS Office. Timeregistreringsskjemaet er ukebasert og timene kan markeres med bl.a. timeart, kunde og prosjekt. Under timemodulen finner vi ellers en ferieplan med godkjennning, kjørebok, egenmeldinger ved fravær og utlisting av årets sykefravær. Dokumenter Dokumenter gir mulighet for webbasert dokumentarkiv med støtte for trestruktur og mapper. Dokumenter kan merkes med søkbar tittel, beskrivelse, nøkkelord, kategori, firma og prosjekt. Hvis du har XS Office Document Scanning vil papirdokumenter (f.eks. bilag, brosjyrer, datablader og telefakser) kunne skannes direkte til XS Office. Innskannede dokumenter vil havne i en egen innboks i XS Office og kan herfra overføres til dokumentarkiv og evt. firma- og prosjektoppføring.

Enterprise Edition Tilbud Tilbudsmodulen gir deg mulighet til å beregne og sende tilbud til kunder. Tilbudslinjene kan hentes komplett med både kostpris og listepris fra produktregisteret. Dekningsbidrag og dekningsgrad vil beregnes fortløpende av XS Office både for hver enkelt varelinje samt for hele tilbudet. Hvis varelinjen ikke finnes i vareregisteret, kan du også legge inn manuelle varelinjer. Eventuelle rabatter kan angis i prosent eller som kontantsum for hver varelinje. Når tilbudet er ferdig, har XS Office en egen funksjon for å sende tilbudet elektronisk til kunde. Dette i form av en e-post med tilbudet som PDF-vedlegg. Etter en aksept av tilbudet kan tilbudet aktiveres - det vil si konverteres til en ordre. Dermed slipper du å lage ordren manuelt, og kan bruke detaljene fra tilbudet videre i ordreprosessen. Salgsordrer Salgsordrer kan enten komme som et resultat av et akseptert tilbud eller produseres direkte. Detaljene i ordren kan beholdes uendret fra tilbudet. Hvis ønskelig kan du også endre på data fra tilbudet i ordreprosessen. Detaljer om antall kolli, forsendelsens vekt og eventuelt rekvisisjonsnummer kan også registreres for ordren. Når ordren er komplett, har XS Office en egen funksjon for å produsere relevante dokumenter knyttet til ordren. For det første kan du sende en ordrebekreftelse til kunden samt produsere en pakkseddel til forsendelsen. I tillegg kan relevant personell i bedriften få tilsendt en elektronisk plukkliste for ordren. Faktura Salgsordrene kan enkelt faktureres direkte i XS Office. Fakturaene kan genereres med eller uten girodel/ innbetalingsblankett og hvis ønskelig sendes elektronisk til kunden som e-post med PDF-vedlegg. Produktregister Produktregisteret håndterer både varer som foretaket selger og kjøper (eller begge deler). En vare kan her være en katalogvare, tjeneste, arbeidstime eller en avgift. For beregning av dekningsbidrag og dekningsgrad, kan du registrere en anbefalt utpris samt innkjøpspris og tilvirkelseskost. XS Office vil fortløpende beregne potensiell avanse. Hvis ønskelig kan produktbilde for varene legges inn. Det kan også kobling mot leverandør i leverandørregisteret og webside for varen. Lagerstyring Produktene i produktregisteret kan lagerstyres i XS Office. Her kan du registrere lagerbeholdning, anbefalt maks- og minimumsbeholdning. Videre kan du registrere leveringstid, antall i bestilling samt datoer for bestilling og forventet ankomst. XS Office Enterprise Edition gir deg alle mulighetene i XS Office Free Edition og XS Office Professional Edition samt ekstrafunksjoner for elektronisk handel. Her inngår komplett modul for elektronisk sending av tilbud, ordrebehandling, fakturering og vareregister. I tillegg vil det gi deg muligheten for mobile klienter gjennom XS Office Mobile Edition som er inkludert i Enterprise-versjonen. XS Office Enterprise Edition er basert på XS Office Free Edition og vil gi følgende nye valg i hovedmenyen i XS Office: Meldinger CRM Prosjekt Timer Dokumenter Handel

Mobile Edition XS Office Mobile Edition gir deg tilgang til mange av funksjonene fra XS Office i et format tilpasset smarttelefoner og PDAer. Dette gjør at du kan ta med deg kontoret ut i felten - på kundebesøk, på forretningsreise eller på ferie. Data fra XS Office vil automatisk være tilgjenglig på mobilen uten noen form for synkronisering. Informasjon som registreres på mobilen vil også automatisk være tilgjengelig for andre kollegaer - enten på mobil eller på deres kontor-pcer. XS Office Mobile Edition er automatisk inkludert for brukere av XS Office Enterprise Edition og XS Office Professional Edition. XS Office Mobile Edition inneholder følgende funksjoner: Dagen i dag Avtaler Oppgaver Direktemeldinger Notater Kontakter og firmaregister Samtalelogg Tilstedeværelse Kunngjøringer XS Office Mobile Edition: Avtaler XS Office Mobile Edition: Startsiden XS Office Mobile Edition: Kontakter XS Office Mobile Edition: Dagen i dag XS Office Mobile Edition: Direktemeldinger

Document Scanning - Det papirløse kontoret Mye er sagt om denne visjonen de siste årene - og tanken er besnærende. Et kontor der alle forretningsrelaterte dokumenter finnes lagret digitalt på ett sted. Med XS Office Document Scanning og en effektiv nettverksskanner kan drømmen bli til virkelighet. Hva kan skannes? I prinsippet kan alt som finnes i papirformat skannes og importeres til XS Office. I praksis mener vi at det kan være en god start å starte med rutiner for skanning av følgende: Inngående faktura Innkommende brev/fakser Kontrakter Avtaler og avtalebetingelser Prosjektdokumenter Hvordan skanne effektivt? Elektronisk dokumenthåndtering krever som oftest omlegging av rutiner for håndtering av korrespondanse og dokumenter. Det er derfor meget viktig at disse rutinene er så enkle som mulig slik at prosessene blir utført slik de skal og alle vet hvordan løsningen fungerer. Skjermbilde for dokumentegenskaper I XS Office er innskanningsprosessen todelt, slik at den fysiske skanningen kan gjøres av en annen person enn den som påfører firma/prosjekt o.s.v. på dokumentene. Dette bidrar til at administrativt ansatte i postmottak kan behandle innkommende dokumenter uten å ha kjennskap til detaljene rundt dokumentene. Prosjektmedarbeidere kan til enhver tid ta tak i listen over innskannede dokumenter og påføre nøkkelinfo og dokumentegenskaper. Dokumentene vil ikke være tilgjengelige i dokumentarkivet eller i prosjekter før denne jobben er utført. Valg av skanner Ved valg av løsning for dokumentskanning er det viktig å ha en skanner som gjør jobben med digitalisering/innskanning av dokumentene mest mulig effektivt. Nashuatec nettverksskanner Det finnes få rene skannere på markedet med nettverkstilknytning som håndterer skanning til FTP. Denne opsjonen finnes derimot i flere multifunksjonsskrivere - bl.a. prisgunstige modeller fra OKI. XS Office Document Scanning kan leveres med en Nashuatec skanner ferdig konfigurert. XS Office Document Scanning gir brukere av XS Office Enterprise Edition og XS Office Professional Edition mulighet for skanning av dokumenter direkte til XS Office. Med dette kan f.eks. bilag, brosjyrer og telefakser overføres enkelt og greit til XS Office. Innkommende post kan skannes av administrativt personell like enkelt som de tar en kopi med kopipmaskinen. Innskannede dokumenter kan så sorteres og merkes med prosjekt, kunde og så videre i XS Office av personen selv eller andre. XS Office Document Scanning krever XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition og kan bestilles fra våre websider.

Accounting Link XS Office Accounting Link gir brukere av XS Office Enterprise Edition muligheten til å registrere og kontere regnskapsbilag med vedlegg direkte i XS Office. Konteringen skjer ved å fordele bilagene på kontoene i kontoplanen samt påføre prosjekt og avdeling hvis dette er ønskelig. XS Office Document Scanning krever XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition og kan bestilles fra våre websider. Integrasjon mot regnskap XS Office Accounting Link gir brukere av XS Office Enterprise Edition muligheten til å registrere og kontere bilag med vedlegg i XS Office. Bilagsregistrering i XS Office Konteringen skjer ved å fordele bilagene på kontoene i kontoplanen samt påføre prosjekt og avdeling hvis dette er ønskelig. Godkjenningsprosessen Godkjenning av bilag skjer i flere etapper som hvis ønskelig kan besørges av forskjellige personer. Livsfasene for et bilag vil typisk være: Ubehandlet (skannet inn) Kontrollert Godkjent Klar for import til økonomisystem Overført til økonomisystem Standard kontoplan En standard kontoplan (NS 4102) følger med XS Office Accounting Link. Denne kan hvis ønskelig tilpasses individuelle behov med egne kontoer. Bilagsarter En standard liste over bilagsarter følger med XS Office. Denne kan hvis ønskelig enkelt justeres slik at den er i henhold til økonomisystemet. Bilagsarter i XS Office Momskoder Standard momskoder er inkludert i XS Office Accounting Link. Disse kan enkelt tilpasses individuelle behov med egne momskoder hvis ønskelig. Automatisert skanning Hvis tjenesten XS Office Document Scanning også er i bruk, kan bilagene (f.eks. inngående fakturaer) skannes direkte til XS Office. Bilagsregistreringen skjer da ved å enkelt bla mellom innskannede dokumenter og registrere detaljene rundt bilaget. Overføring til regnskap Ferdig konterte bilag kan enkelt eksporteres til økonomisystemet eller sendes til regnskapskontoret via egen fileksport med vanlige tekstformater for eksport. Vi tilpasser forøvrig eksportformater til økonomisystemer på forespørsel. Kontoplan i XS Office

Self Hosted Edition XS Office - på egen server XS Office er i dag en Internettbasert tjeneste som kjører fra login.xsoffice.no. Web-tjenesten kjører på Windows 2003 Server med SQL Server 2005 som database. I noen miljøer er en intern løsning kjørt fra egne servere i eget hus foretrukket. Vi tilbyr derfor XS Office som en nedlastbar tjeneste som kan installeres på organisasjonens egne servere. Denne løsningen er tilgjengelig for alle versjoner av XS Office (Free, Professional og Enterprise). XS Office Self Hosted Edition vil leveres med Microsoft SQL Server 2005 Express Edition som database, men kan også installeres mot eksisterende database hvis ønskelig. SQL Server 2005 Microsoft SQL Server 2005 Express Edition er en gratis versjon av Microsofts databaseplattform SQL Server. Denne er tilgjengelig for nedlastning fra: http://msdn.microsoft.com/ vstudio/express/sql Vi har også planer om å kunne tilby en versjon som kjører med Linux operativsystem, MySQL database og Apache webserver. Leveringstidspunkt for dette vil avhenge av kundeinteressen. Hosted Self Hosted XS Office er bygget opp for å både kunne kjøre via Internett samt på bedriftens egne servere direkte i lokalnettet. For brukerne vil grensesnittet se likt ut uavhengig av hvordan systemet bygges opp. Dermed kan du starte med XS Office via Internett i dag og så flytte dataene over til egen server hvis dette er ønskelig ved en senere anledning. Du har derfor en unik fleksibilitet og kan bli kjent med XS Office via vår Internettbaserte tjeneste før du investerer i egne servere og administasjon av dette. I noen miljøer er en intern løsning kjørt fra egne servere i eget hus foretrukket. Vi tilbyr derfor XS Office som en nedlastbar tjeneste som kan installeres på organisasjonens egne servere. Denne løsningen er tilgjengelig for alle versjoner av XS Office (Free, Professional og Enterprise). XS Office Self Hosted Edition vil leveres med Microsoft SQL Server 2005 Express som database, men kan også installeres mot eksisterende database hvis ønskelig. Arkitekturskisse for XS Office Self Hosted Edition

økt kontroll større oversikt bedre tid til å tenke til å jobbe til å tjene penger XS Office grunnlaget for suksess Nytteverdi for deg Lav brukerterskel - dine medarbeidere kommer fort i gang Alle data tilgjengelig fra én plass via Internett døgnet rundt Mer fleksible ansatte Mindre dødtid (tilgang til kontoret fra flyplasser, på toget o.s.v.) Tilgang fra mobiltelefon og PDA ute i felten Bedre kontroll over alle prosesser i organisasjonen gjennom detaljerte analyser/rapporter Mindre tid på opplæring av ansatte Lavere administrasjonskostnader Lavere maskinvarekostnader Felles system dersom brukerne bruker både Windows, Linux og Mac Hvorfor XS Office? XS Office er en ny webbasert løsning for å forbedre samhandlingen og organiseringen i din organisasjon. Nøkkelinformasjon er tilgjengelig for alle medarbeiderne uavhengig av tid og sted. Kostnadsbesparelser En løsning med XS Office betyr at du ikke bare sparer penger ved å unngå investeringer i en rekke løsninger, men også at du slipper høye opplæringskostnader og frustrerte ansatte. En mer helhetlig og effektiv organisasjon vil selvfølgelig også by på store kostnadsbesparelser. XS Office Free Edition gjør at du kan prøve ut XS Office kostnadsfritt for å finne ut om XS Office passer akkurat din organisasjon. Ved behov for ytterligere funksjonalitet kan du når som helst vurdere XS Office Professional Edition eller XS Office Enterprise Edition som inneholder flere verdiøkende funksjoner. Du vil alltid ta med deg registrerte data når du går over til en ny versjon. Integrert mobil løsning Hvis du er mye på farten vil du sette pris på XS Office Mobile Edition som gir deg mulighet til å ta kontoret med deg i lomma. Sentrale funksjoner fra XS Office er tilgjengelig i et format tilpasset smarttelefoner og PDA. Dermed kan du for eksempel jobbe med kundedata direkte ute hos kunden istedenfor å vente til du er tilbake på kontoret. Bestill XS Office i dag på: www.xsoffice.no/shop

Uten tvil en forandring til det bedre! Alle ansatte har fått et brukervennlig verktøy som gjør samhandlingen enklere uansett hvor den enkelte måtte befinne seg, og ledelsen kan til enhver tid hente ut konkrete rapporter som viser status. XS Office kan ikke erstatte Pia og Sylvi i administrasjonen fullt ut, men har bidratt til en meget positiv og lønnsom forandring i hverdagen for dem begge. Der vi før brukte timer på å administrere de ulike prosessene fra tilbud til ferdig leveranse, kan vi nå på atskillig kortere tid holde oversikten og utføre forretning. Prøvetiden overbeviste: XS Office er derfor å anse som fast ansatt hos Reibo. Med vennlig hilsen Sylvi Barman-Jenssen Adm. Dir. Reibo AS Telefon 77 60 01 80 Mobil 91 83 83 83 Epost sylvi@reibo.no Web http://www.reibo.no Vil du også oppnå det Reibo oppnådde? Prøv en demo av XS Office i dag. XS Office AS Vestregata 30 9008 Tromsø Telefon: 4000 7002 E-post: sales@xsoffice.no support@xsoffice.no XS Office på web: XS Office-demo: www.xsoffice.no demo.xsoffice.no