DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 12 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Åpent anbud iht. FOA. DEL I og DEL II Uprioriterte tjenester
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 12 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon... 3 1.2 Kjøperen og brukere av rammeavtalen... 3 1.3 Om anskaffelsen... 4 1.4 Konkurransegrunnlagets organisering... 4 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Fremdriftsplan... 5 2.2 Kontaktpersoner... 5 2.3 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 6 2.4 Leverandørens deltakelseskostnader... 6 2.5 Sosialt og etisk ansvar... 6 3 TILBUDET... 6 3.1 Tilbudsstruktur... 6 3.2 Tilbudsformat... 7 3.3 Adresse og leveringssted... 8 3.4 Tilbudsfrist... 8 3.5 Vedståelsesfrist... 8 3.6 Tilbud på deler av leveransen... 8 3.7 Forbehold... 8 3.8 Avvik fra minstekrav (kravspec)... 8 3.9 Retur av tilbud... 8 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 9 4.1 Innledning... 9 4.2 Obligatoriske krav... 9 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner... 10 4.6 Sosiale og etiske krav... 10 4.7 Krav til miljø... 11 5 EVALUERING... 11 6 TILDELINGSKRITERIER... 11
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 12 1 Innledning 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon Forsvaret består i dag av ca 23 000 personer (befal, sivilt tilsatte og vernepliktige) i fred, og 83 000 ved mobilisering. Forsvaret er delt inn i Hæren, Sjøforsvaret, Luftforsvaret, Heimevernet. Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) utgjør en av tre søyler i Forsvaret; logistikksøylen. De to andre søylene er styrkeproduksjon og operativ virksomhet. Felles for alle FLO s oppgaver er at organisasjonen skal understøtte styrkeprodusentene Hæren, Sjøforsvaret, Heimevernet og Luftforsvaret, samt Forsvarets operative enheter. Med begrepet "logistikk" mener man i Forsvaret tilveiebringelse av tjenester, materiell og forsyninger til støtte for styrkeproduksjon og militære operasjoner i fred, internasjonale oppdrag, krise og krig. Det omfatter planlegging og gjennomføring av anskaffelse, forsyning (innkjøp, lagring, distribusjon, etterforsyning) og vedlikehold av ulike materiellkategorier. FLO har ansvaret for alt materiell fra anskaffelse til avhending. FLO leverer også et bredt spekter av tjenester, fra transport av personell og gods via avansert databehandling til teknologisk rådgivning. Under vises en oversikt over FLO s ulike avdelinger: Forsvarets logistikkorganisasjon (Flo) Forsvarets logistikkorganisasjon Flo stab Forsvarets materielltilsyn Investeringsavdeling Systemstyringsavdeling Forsyningsavdeling Produksjonsavdeling Informasjons- og kommunikasjonstjenester Avdeling for tungt vedlikehold 1.2 Kjøperen og brukere av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO Forsyningsavdelingen, avdeling Driftsanskaffelser. FLO Forsyning er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. Driftsanskaffelser har som hovedoppgave å inngå og forvalte rammeavtaler som dekker Forsvarssektorens behov for blant annet kommersielle varer og tjenester. Bruker under rammeavtalen er følgende avdelinger: Forsvarsdepartementet (FD) Forsvaret Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM)
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 12 Disse skal kunne gjøre avrop på avtalen på samme linje som Forsvaret selv. 1.3 Om anskaffelsen 1.3.1 Formål, omfang og varighet Formålet med anskaffelsen er å møte Brukerens behov for Eventbyråtjenester gjennom etablering av en rammeavtale. Kjøper ønsker å inngå en rammeavtale med én leverandør som dekker kjøpers behov for leveranser av en total løsning for hovedeventen og fremtidige eventer. Leverandøren skal levere leveringsomfang og krav i henhold til ytelser definert i Del II vedlegg A- Leveringsomfang, vedlegg B-pris og betalingsbetingelser og vedlegg E- Kravspesifikasjon. Rammeavtalens varighet vil være 1 år. Kjøper forbeholder seg retten til ensidig å forlenge rammeavtalen med inntil 12 måneder x 3. I forbindelse med Luftforsvarets 100 års jubileum skal Kjøper gjennomføre en hovedevent i Oslo med tentativt dato 1 og 2 september 2012. Eventen vil omfatte alle involverte og aktuelle etater i Oslo og omegn. Det forventes at flere tusen tilhørere vil delta. Kjøper har ikke oversikt over fremtidige eventer, men anslår rammeavtalens verdi, vedlag til eventbyrået, er estimert til ca. NOK 20 mill. Beløpet dekker kontraktperioden samt eventuelt prolongering av kontrakten, ikke lenger enn 4 år. Estimatet er gitt etter Kjøpers beste skjønn og er ikke ment som noen øvre eller nedre grense for hva som kan tas ut over rammeavtalen. Det konkrete uttak er avhengig av de tilknyttede parters behov i avtaleperioden. Det tas et uttrykkelig forbehold om at det etter avtalen ikke skal foreligge noen kjøpeplikt. De oppgitte volumer og omsetning, er gjort etter Kjøpers beste skjønn og skal ikke oppstille noen forpliktelser til uttak eller kjøp. 1.3.2 Nærmere om rammeavtalen og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskr ift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II 5- (1), jfr 6-1 og 6-2. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse etter forskriften DEL I og DEL II. Anskaffelsen er en uprioritert tjeneste, CPV kategori 27, jfr. FOA Vedlegg 6. 1.4 Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 12 Vedlegg B: HMS egenerklæring Vedlegg C: Referanseskjema Del 2 Avtalebestemmelser Del 2 er avtalebestemmelser inklusive tekniske krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Avtalebestemmelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten i Del II - Avtalebestemmelser 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring 06.03.2012 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 14.03.2012 Tilbudsfrist 21.03.2012, kl 12:00. Tilbudsåpning 21.03.2012 Tilbudsevaluering Uke 12 Tildeling av rammeavtale Uke 12-13 Klagefrist Uke 15-16 Kontraktssignering Uke 15-16 2.2 Kontaktpersoner Kjøperens kontaktpersoner for denne anskaffelsen er: Porteføljeforvalter Møyfrid Walston Telefon + 47 63 80 81 27 Mobil telefon: + 47 40 41 47 15 Telefaks: + 47 63 80 81 55 E-post: mwalston@mil.no Alle spørsmål og henvendelser skal rettes til porteføljeforvalter. Spørsmålene skal være skriftlige med referanse: Spørsmål saksnummer 2012 008 0864. Spørsmål kan sendes pr. e-post. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert på www.doffin.no. Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på www.doffin.no slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 12 2.3 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin. Leverandøren oppfordres derfor til å holde seg à jour med endringer her. 2.4 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med Leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.5 Sosialt og etisk ansvar 2.5.1 Innledning Kjøperen skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kjøperen har derfor implementert flere regler og krav til sitt eget og Leverandørens arbeid som beskrevet nedenfor. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom Kjøper og Leverandøren gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme. 2.5.2 Varsomhet og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke Leverandøren involvere tidligere ansatte i Forsvaret, slik at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Leverandøren bes informere Kjøper om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. Kjøperen betinger seg retten til å be om endring i Leverandørens personell som har kontakt med oppdragsgiver. Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, og også etter at denne er avsluttet. 2.5.3 Grunnleggende samfunnsansvar For å kunne delta i konkurransen skal Leverandøren oppfylle de ILO og FN konvensjoner om menneskerettigheter, miljø og arbeidstakerrettigheter som fremgår av pkt.3 Krav til leverandøren. For tjenestekontrakter skal Leverandørens ansatte ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke iht. forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. denne mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jfr. Del I Vedlegg A.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 12 2 Skatteattester jf punkt 3.2. 3 HMS erklæring, jf punkt 3.3. 4 Firmaattest, jfr pkt 3.3 5 Organisasjon og kapasitet, jfr. punkt 3.3. 6 Finansiell og økonomisk stilling, jf punkt 3.4. 7 Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf punkt 3.5. 8 Egenerklæring på oppfyllelse av Code of conduct, jfr. pkt 3.6. 9 Prismatrise, jf punkt 5.2. 10 Oppfyllelse av tekniske spesifikasjoner, jf punkt 5.2. 11 Eventuelle forbehold eller endringer til avtalebestemmelsene, jfr. pkt 4.8. 12 Eventuelle forbehold eller endringer til tekniske krav, jfr. pkt 4.8. 13 Eventuell taushetsbelagt informasjon, jf punkt 2.6. 14 Annen relevant informasjon 3.2 Tilbudsformat 3.2.1 Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med Saksnummer 2012 008 864 - eventbyråtjenester og Leverandørens navn. 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt 4.1. 4. Det skal være skilleark for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet. 3.2.2 Antall kopier Tilbudet skal leveres i 3 originalkopier. En elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-/DVD-ROM. Papirversjon har forrang foran digitalversjon, i tilfelle motstrid. 3.2.3 Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal være pakkes forsvarlig i lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: Saksnummer 2012 008 864- Eventbyråtjenester På baksiden: Tilbyders returadresse
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 12 3.3 Adresse og leveringssted 3.3.1 Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/Forsyning /DAA/Felles og støtte Postboks 10 2027 Kjeller Att: Møyfrid Walston 3.3.2 Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl 08-15 mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/Forsyning/DAA/Felles og støtte Fetveien 80-84, Bygning 11 2007 Kjeller Att: Møyfrid Walston 3.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen 21.03.2012 kl. 12:00. 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til 16.05.2012. 3.6 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen. 3.7 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jfr. punkt 4.1. 3.8 Avvik fra minstekrav (kravspec) Avvik fra minstekrav vil kunne medføre avvisning. 3.9 Retur av tilbud Kjøperen vil ikke returnere tilbud til de leverandørene som ikke ble tildelt rammeavtale.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av 12 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Dersom det benyttes underleverandører til utførelse av leveransen, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse. Erklæringen skal positivt stadfeste at underleverandøren stiller sine ressurser til rådighet i kontraktsperioden. 4.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. HMS egenerklæring i DEL I, vedlegg B skal fylles ut. 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske leverandører Firmaattest. Utenlandske leverandører Bekreftelse på at Leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha god finansiell styrke til Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av 12 å kunne oppfylle rammeavtalen. revisjonsberetning fra de siste to (2) år. I tillegg skal det leveres kredittvurderingen fra anerkjent kredittvureringsinstitusjon, ikke eldre enn 3 mnd. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at leverandøren har tilstrekkelig finansiell styrke. Kjøper kan også kreve en kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. Leverandøren må være forberedt på å tillate kjøperens tilsynsorgan å foreta en finansanalyse av Leverandørens evne til å oppfylle rammeavtalen. 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha god kapasitet til å gjennomføre leveransen generelt og første avrop spesielt. Leverandøren skal ha særdeles god erfaring fra lignende leveranser. Beskrivelse av leverandørens kapasitet. Leverandøren bes vedlegge dokumentasjon, som for eksempel matrise over relevante ressurser. Det er viktig at leverandøren også synliggjør kapasitet til første avrop. Dette bør gjøres forholdsvis detaljert. En liste over lignende leveranser fra de siste tre år, med en kort presentasjon av prosjektet, samt navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse for kundens kontaktperson. Kjøper skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal ha orientert referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt. Leverandøren bes detaljere sine leveranser i en slik grad at både omfang, kompleksitet og volum synliggjøres. Leverandøren må synliggjøre erfaring fra gjester med spesielle behov, herunder statsoverhoder og andre VIP. Erfaringen bør dekke sikkerhet og protokoll/etikette) Videre må leverandøren vise erfaring fra internasjonale arrangementer, gjerne i sammenheng med FN/NATO el. Leverandøren må ha erfaring fra store arrangementer (flere tusen tilskuere). 4.6 Sosiale og etiske krav KRAV Kjøperen krever at leverandøren tar sosialt etisk ansvar. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal i egenerklæring bekrefte sin forpliktelse til de etiske kravene stilt i DEL II Vedlegg H Corporate Responsibility og Vedlegg I Etisk egenerklæring.
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 11 av 12 4.7 Krav til miljø KRAV Leverandøren skal ha et miljøsystem som ivaretar miljøet rundt eventen på en god måte DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal beskrive sitt miljøsystem. 5 Evaluering Rammeavtalen tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene nedenfor. Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 10 er høyest og 0 er lavest. 6 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TK1 Løsningsforslag første avrop 45 % TK2 Pris første avrop 30 % TK3 Kompetanse prosjektleder 25 % TOTALSUM 100 % Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 til 10. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. Nærmere om tildelingskriteriene: TK1 (45 %): Leverandør skal lage et løsningsforslag til hovedevent. Løsningsforslaget bør inneholde alle milepæler, aktiviteter, budsjett og lignende som vil være aktuelle for å få et godt og kreativt arrangement, der alle hensyn et stort arrangement krever er ivaretatt. Kjøper vil foreta en helhetsvurdering av løsningsforslaget. Beste løsningsforslag vil score høyest, de andre suksessivt lavere. TK2 (30 %): Leverandøren skal prise sitt eget forslag ved å fremlegge et budsjett. Budsjettet må detaljeres på en slik måte at de enkelte timepriser for de
DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 12 av 12 enkelte personellkategorier og poster kan identifiseres. Det er viktig at leverandøren dekker alle aspekter ved sitt løsningsforslag, slik at løsningsforslag og pris henger sammen. Leverandøren skal foreta en summering av alle utgifter, slik at det også presenteres en totalpris. Det er totalprisen som er gjenstand for evaluering. Leverandøren med lavest pris vil score høyest. Prisene som leverandøren inngir, vil bli inkorporert i kontraktens vedlegg B og vil være bestemmende for fremtidige avrop. TK3 (25 %): Kjøper forventer at leverandøren stiller til rådighet en meget kompetent prosjektleder. Leverandøren bes levere inn CV og annen dokumentasjon for sin prosjektleder. Det er viktig at det leveres inn god nok dokumentasjon slik at Kjøper kan gjøre en riktig vurdering. Det presiseres at leverandøren selv må sørge for å belyse sin prosjektleders relative fordeler. Det skal kun stilles en prosjektleder til evaluering. Det vil bli foretatt en helhetsvurdering av prosjektlederen. Den prosjektlederen som total sett finnes best, vil score høyest. De øvrige vil bli scoret suksessivt lavere.