Utvalg: Møtested: Møtedato: 10.05.2017 Møteprotokoll Arbeidsutvalget Værnesregionen Rådmannens kontor, Stjørdal Rådhus Tidspunkt: 10:00-15:00 Fra sak: Til sak: Følgende faste medlemmer møtte: Navn Rep. Navn Rep. Heidi Horndalen Stig Roald Amundsen Henrik Vinje Arne Ketil Auran Anne Kathrine Slungård Rune Hyldmo Kari Krogstad Carl-Jakob Midttun Tore Rømo Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Rep. Navn Rep. Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Rep. Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Møtet ble ledet av: Heidi Horndalen Av medlemmer/varamedlemmer møtte 6 av 6 Merknader Fylkesmennene i Nord- og Sør-Trøndelag møtte.
Saksliste for Arbeidsutvalget Værnesregionen i møte 10.05.2017 Utvalgssaksnr PS 25/17 Innhold Orienteringer - Anbudsprosess Responssenter U.off. Arkivsaksnr PS 26/17 VR Forvaltningskontor - årsrapport 2017 2017/2390 PS 27/17 VR DMS Årsrapport 2016 2017/2389 PS 28/17 VR Legevakt- Årsmelding 2016 2017/2391 PS 29/17 VR Samfunnsmedisinsk enhet - Årsrapport 2016 2017/2396 PS 30/17 VR PPT - Årsrapport 2016 2017/2392 PS 31/17 VR Barnevern - Årsrapport 2016 2017/2393 PS 32/17 VR NAV - Årsrapport 2016 2017/2395 PS 33/17 VR Sekretariatet - Årsrapport 2016 2017/2388 PS 34/17 VR VarIT - Årsrappport 2016 2017/2383 PS 35/17 VR Lønn/Regnskap - Årsrapport 2016 2017/2385 PS 36/17 VR Innkjøp - Årsrapport 2016 2017/2387 PS 37/17 VR Skatteoppkrever - Årsrapport 2016 2017/2384 PS 38/17 PS 39/17 PS 40/17 PS 41/17 Værnesregionens grep mot svart økonomi og arbeidslivskriminalitet Oppfølging av evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen Eventuelt - Lovlighetsvurdering salg av IT-tjenester - Godkjenning av møteprotokoll 2017/1761 2016/7193 PS 25/17 Orienteringer Innstilling Vedtak i Arbeidsutvalget Værnesregionen - 10.05.2017 Behandling i Arbeidsutvalget Værnesregionen - 10.05.2017
PS 26/17 VR Forvaltningskontor - årsrapport 2017 Årsrapport 2016 tas til orientering. PS 27/17 VR DMS Årsrapport 2016 Årsrapport 2016 tas til orientering. PS 28/17 VR Legevakt- Årsmelding 2016 Årsmelding 2016 tas til orientering PS 29/17 VR Samfunnsmedisinsk enhet - Årsrapport 2016 Årsrapport 2016 godkjennes.
PS 30/17 VR PPT - Årsrapport 2016 Årsrapporten tas til orientering. PS 31/17 VR Barnevern - Årsrapport 2016 Årsrapporten tas til orientering. PS 32/17 VR NAV - Årsrapport 2016 Årsrapport 2016 godkjennes. PS 33/17 VR Sekretariatet - Årsrapport 2016 Årsrapporten tas til orientering.
PS 34/17 VR VarIT - Årsrappport 2016 Årsmeldingen vedtas. PS 35/17 VR Lønn/Regnskap - Årsrapport 2016 Årsrapport 2016 vedtas PS 36/17 VR Innkjøp - Årsrapport 2016 Årsrapport 2016 vedtas. PS 37/17 VR Skatteoppkrever - Årsrapport 2016 Årsrapporten tas til orientering.
PS 38/17 Værnesregionens grep mot svart økonomi og arbeidslivskriminalitet Værnesregionen (VR) vedtar følgende 10 strategiske grep for å motvirke svart økonomi og arbeidslivskriminalitet ved anskaffelser i kommuner og fylkeskommuner. 1. Værnesregionen tar et klart standpunkt til at det ikke skal være svart økonomi eller arbeidslivskriminalitet i regionens anskaffelser. VR skal hindre at useriøse og kriminelle aktører får tilgang til kontrakter i regionen. Alle avdekkede tilfeller av svart økonomi og arbeidslivskriminalitet skal rapporteres til kontrollmyndighetene/politiet. 2. Værnesregionen skal rette innsatsen der risikoen er størst og gjennomføre konkrete risikovurderinger i forhold til ulike bransjer. Bygg- og anleggsbransjen er likevel en risikobransje som må være i fokus i alle kommunene i VR. 3. Værnesregionen skal gå konkret til verks for å sikre regionen mot svart økonomi og arbeidslivskriminalitet blant annet ved å kreve: A. Ordnede lønns- og arbeidsvilkår. B. At registrering, oppgavelevering og betaling av skatter og avgifter er i orden C. At tilstrekkelig fagkunnskap er på plass. D. At det er lett og oversiktlig å vite hvem vi handler med, hvem som jobber for oss og hvem vi betaler til. For å oppnå det beste forholdet mellom pris og kvalitet må det legges til rette for å vurdere kriterier som sosiale hensyn, kvalitet, innovasjon, miljø, livsløpskostnader, pris m.m. ved tildeling av kontrakter. Heftet med "10 strategiske grep for å hindre svart økonomi og arbeidslivskriminalitet ved anskaffelser i kommuner og fylkeskommuner" skal legges ved og vises til ved utlysing av anbudskonkurranser og ved inngåelse av kontrakter. 4. Værnesregionen vil begrense antall ledd i kontraktskjeden til to ledd under leverandøren og på denne måten gjøre oppfølgingen lettere og mer oversiktlig og samtidig gjøre det vanskeligere å skjule arbeidslivskriminalitet og svart økonomi. Unntak fra dette krever skriftlig samtykke fra kommunen. 5. Værnesregionen stiller krav til fagkunnskap, og ved å stille krav om både faglærte og lærlinger i våre kontrakter, vil VR sikre kvalitet og seriøsitet både på kort og lang sikt. VR bruker Seriøsitetsbestemmelsene i bygg- og anleggskontrakter som utgangspunkt for de krav som stilles. 6. Værnesregionen skal vite hvem som arbeider for oss. Alle underentreprenører i hele kontraktskjeden skal derfor være kjent for oss før arbeidet påbegynnes, og alle ansatte skal være navngitte før oppmøte. 7. Værnesregionen skal vite hvem det betales til. VR krever derfor at all betaling skal gå via bank, både til virksomheter og ansatte. VR skal også kunne kontrollere at lønn og annen godtgjørelse faktisk har gått til den personen som har utført arbeidet. 8. Værnesregionen krever innsyn i relevante skatteopplysninger både før kontraktsinngåelse og i hele kontraktsperioden.
9. Værnesregionen gjennomfører kontroller der risikoen er høy gjennom hele kontraktsperioden for å sikre at kontraktens krav blir oppfylt. VR gjennomfører uanmeldte stedlige kontroller hos leverandør/underleverandør og ved lokasjon der tjenesten utføres. 10. Værnesregionen bruker alle tilgjengelige verktøy som finnes for å sikre at de tjenester som regionen kjøper følger de til enhver tid gjeldende regler for et sunt og fremtidsrettet arbeidsliv. Værnesregionen oppfordrer alle kommuner i regionsamarbeidet til å foreta likelydende vedtak lokalt i første halvdel av 2017 for å sikre at regionen samlet styrker arbeidet med gode offentlige anskaffelser. Rådmannens forslag til vedtak: Værnesregionen (VR) vedtar følgende 10 strategiske grep for å motvirke svart økonomi og arbeidslivskriminalitet ved anskaffelser i kommuner og fylkeskommuner. 1. Værnesregionen tar et klart standpunkt til at det ikke skal være svart økonomi eller arbeidslivskriminalitet i regionens anskaffelser. VR skal hindre at useriøse og kriminelle aktører får tilgang til kontrakter i regionen. Alle avdekkede tilfeller av svart økonomi og arbeidslivskriminalitet skal rapporteres til kontrollmyndighetene/politiet. 2. Værnesregionen skal rette innsatsen der risikoen er størst og gjennomføre konkrete risikovurderinger i forhold til ulike bransjer. Bygg- og anleggsbransjen er likevel en risikobransje som må være i fokus i alle kommunene i VR. 3. Værnesregionen skal gå konkret til verks for å sikre regionen mot svart økonomi og arbeidslivskriminalitet blant annet ved å kreve: a. Ordnede lønns- og arbeidsvilkår. b. At registrering, oppgavelevering og betaling av skatter og avgifter er i orden c. At tilstrekkelig fagkunnskap er på plass. d. At det er lett og oversiktlig å vite hvem vi handler med, hvem som jobber for oss og hvem vi betaler til. For å oppnå det beste forholdet mellom pris og kvalitet må det legges til rette for å vurdere kriterier som sosiale hensyn, kvalitet, innovasjon, miljø, livsløpskostnader, pris m.m. ved tildeling av kontrakter. Heftet med "10 strategiske grep for å hindre svart økonomi og arbeidslivskriminalitet ved anskaffelser i kommuner og fylkeskommuner" skal legges ved og vises til ved utlysing av anbudskonkurranser og ved inngåelse av kontrakter. 4. Værnesregionen vil begrense antall ledd i kontraktskjeden til to ledd under leverandøren og på denne måten gjøre oppfølgingen lettere og mer oversiktlig og samtidig gjøre det vanskeligere å skjule arbeidslivskriminalitet og svart økonomi. Unntak fra dette krever skriftlig samtykke fra kommunen. 5. Værnesregionen stiller krav til fagkunnskap, og ved å stille krav om både faglærte og lærlinger i våre kontrakter, vil VR sikre kvalitet og seriøsitet både på kort og lang sikt. VR bruker Seriøsitetsbestemmelsene i bygg- og anleggskontrakter som utgangspunkt for
de krav som stilles. 6. Værnesregionen skal vite hvem som arbeider for oss. Alle underentreprenører i hele kontraktskjeden skal derfor være kjent for oss før arbeidet påbegynnes, og alle ansatte skal være navngitte før oppmøte. 7. Værnesregionen skal vite hvem det betales til. VR krever derfor at all betaling skal gå via bank, både til virksomheter og ansatte. VR skal også kunne kontrollere at lønn og annen godtgjørelse faktisk har gått til den personen som har utført arbeidet. 8. Værnesregionen krever innsyn i relevante skatteopplysninger både før kontraktsinngåelse og i hele kontraktsperioden. 9. Værnesregionen gjennomfører kontroller der risikoen er høy gjennom hele kontraktsperioden for å sikre at kontraktens krav blir oppfylt. VR gjennomfører uanmeldte stedlige kontroller hos leverandør/underleverandør og ved lokasjon der tjenesten utføres. 10. Værnesregionen bruker alle tilgjengelige verktøy som finnes for å sikre at de tjenester som regionen kjøper følger de til enhver tid gjeldende regler for et sunt og fremtidsrettet arbeidsliv. Værnesregionen oppfordrer alle kommuner i regionsamarbeidet til å foreta likelydende vedtak lokalt i første halvdel av 2017 for å sikre at regionen samlet styrker arbeidet med gode offentlige anskaffelser. PS 39/17 Oppfølging av evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen Det vises til evalueringsrapport fremlagt den 15.mars 2017. Regionrådet ber Arbeidsutvalget legge fram forslag til en ny helhetlig organisering av Værnesregionen. Dette inkluderer organisasjonsform, avtaleverk og struktur, kostnadsfordeling mm. som på en bedre måte enn i dagens system ivaretar følgende målsettinger innenfor styring og ledelse: 1. Det tydeliggjøres at ansvaret for god styring og ledelse i Værnesregionen i det daglige påhviler vertskommunen, dette ved vertskommunerådmannen, og i siste instans dennes arbeidsgiver. Vertskommunene har som arbeidsgiver anledning til å iverksette de lederoppfølgingsmessige tiltak som måtte anses som nødvendige. Dersom slike tiltak også skulle pådra økonomiske utlegg eller forpliktelser så kommer disse til belastning etter forhåndsavtalt kostnadsfordeling mellom samarbeidskommunene innenfor det angjeldende samarbeidsområde det angår. 2. Det etableres et forpliktende og forutsigbart årshjul som legges til grunn for budsjett- og økonomiplanarbeidet i Værnesregionen. En god prosess, med involvering og informasjon i forkant og parallelt med vertskommunens budsjettprosedyrer, sikrer at vertskommunen er kjent med de samarbeidende kommunenes syn på budsjettstørrelsen på budsjetteringstidspunktet og kan ta hensyn til
dette. Vertskommunens endelig vedtatte budsjettvedtak blir i realiteten definerende for størrelsen på budsjettbidrag fra samarbeidende kommuner etter på forhånd avtalte kostnadsnøkler der hvor dette er aktuelt. Det tilstrebes imidlertid valg av finansierings- og kostnadsdekningsløsninger som gjør at skalering, forvaltningspraksis og innretning på tjenesteutøvelsen kan differensieres mellom hver kommune. Om dette medfører dokumentert ulempe for vertskommunene skal dette økonomisk belastes den enkelte kommune. 3. Det tydeliggjøres at det er vertskommunerådmannen som har det løpende ansvaret for at de enkelte tjenestene leverer kvalitativt gode tjenester innenfor vedtatte budsjettrammer. Ved kostnadsoverskridelser i samarbeidsområdene, eller på annen måte overtredelser av det mandat som er gitt til tjenestene, eksisterer det ingen uklarhet rundt hvorvidt det arbeidsgivermessige ansvaret kan spores tilbake til vertskommunerådmannen for dette. Videre at vertskommunen igjen er denne rådmannens nærmeste overordnede, og at løpende arbeidsgiveroppfølging her følger de til en hver tid for vertskommunen etablerte rutiner for dette. 4. Sammensetningen av organ, stemmerettsregler eller annet vurderes på nytt. Vertskommunene, i kraft av sin størrelse og omfattende vertskommunerolle sikres politisk flertall i eventuelle fellesorgan som måtte ha besluttende myndighet. Samarbeidet i værnesregionen må i alle tilfeller ikke være organisert på en slik måte at det kan reises tvil om legitimiteten til vertskommunestyrets anvisninger innenfor de ulike samarbeidsområder for sin kommunes del. Dette betyr at dersom vertskommunestyret legger føringer for tjenesteutøvelsen for sin kommunes del, så skal ikke organiseringen i værnesregionen kunne være til hinder for at dette kommer til gjennomføring raskt. 5. Overheadkostnader for både vertskommunene og samarbeidskommunene reflekteres bedre i kostnadsfordelingsnøklene som ligger til grunn for tjenestesamarbeidet. Disse kostnadsnøklene ensrettes og forenkles også i større grad. F.eks vurderes det om det skal etableres én avtalestruktur og organisering for de administrative tjenesteområdene, og én for de mer tjenestebaserte. 6. Det etableres en tettere, mer rutinemessig og løpende dialog mellom ordførerne i værnesregionen, og hvor en jevnere samling av disse også blir utgangspunkt for et tettere interesse- og regionalpolitisk engasjement. 7. Beslutningsprosedyrer ved eventuell innlemmelse av flere kommuner i samarbeidet er avklart, og muligens med et skille for mer administrative støttetjenester som ikke krever like omfattende forutgående politisk behandling. Arbeidsutvalget bes særlig vurdere følgende i arbeidet med å forfølge disse målsettingene: A. Hvorvidt kjøp og salg av tjenester er en hensiktsmessig, og ikke minst mulig, organisering for å ivareta ovennevnte målsettinger. B. Om andre organiseringsformer kan være bedre egnet enn dette. Her nevnes IKS og samvirkeforetak som eksempler som bør utredes. C. Hvis nei på de forutgående punktene: om reviderte, mer enhetlige og tydelige samarbeidsavtaler som adresserer punktene ovenfor derfor er det som skal komme til erstatning for dagens avtaler. D. Om det bør velges ulik organisering og tilnærming for mer interne støttetjenester som innkjøp, lønn, regnskap osv. enn for de øvrige, men hvor prinsippene ovenfor også gjøres gjeldende her: et tydelig lederansvar med beslutningsfullmakter i vertskommunen, politisk og eller administrativ. E. Om det er tjenesteområder hvor målsettingene 1-7 ovenfor ikke kan innfris innenfor rammene av dagens lovverk, og som derfor bør tas ut av samarbeidet.
F. Hvordan en eventuell ny organisering kan fremstilles på en mer oversiktlig og tydelig måte. G. Om flere kommuner kan sikres vertskommuneansvar. Når/om konkretisert enighet om disse punktene oppnås, kan arbeidet om videreutvikling av Værnesregionsamarbeidet også på andre tjenesteområder fortsette basert på de samme prinsipper. Arbeidsutvalget bes om å gjennomføre en prosess som avklarer dette endelig innen utgangen av 2017. Det vises til evalueringsrapport fremlagt den 15.mars 2017. Regionrådet ber Arbeidsutvalget legge fram forslag til en ny helhetlig organisering av Værnesregionen. Dette inkluderer organisasjonsform, avtaleverk og struktur, kostnadsfordeling mm. som på en bedre måte enn i dagens system ivaretar følgende målsettinger innenfor styring og ledelse: 1. Det tydeliggjøres at ansvaret for god styring og ledelse i Værnesregionen i det daglige påhviler vertskommunen, dette ved vertskommunerådmannen, og i siste instans dennes arbeidsgiver. Vertskommunene har som arbeidsgiver anledning til å iverksette de lederoppfølgingsmessige tiltak som måtte anses som nødvendige. Dersom slike tiltak også skulle pådra økonomiske utlegg eller forpliktelser så kommer disse til belastning etter forhåndsavtalt kostnadsfordeling mellom samarbeidskommunene innenfor det angjeldende samarbeidsområde det angår. 2. Det etableres et forpliktende og forutsigbart årshjul som legges til grunn for budsjett- og økonomiplanarbeidet i Værnesregionen. En god prosess, med involvering og informasjon i forkant og parallelt med vertskommunens budsjettprosedyrer, sikrer at vertskommunen er kjent med de samarbeidende kommunenes syn på budsjettstørrelsen på budsjetteringstidspunktet og kan ta hensyn til dette. Vertskommunens endelig vedtatte budsjettvedtak blir i realiteten definerende for størrelsen på budsjettbidrag fra samarbeidende kommuner etter på forhånd avtalte kostnadsnøkler der hvor dette er aktuelt. Det tilstrebes imidlertid valg av finansierings- og kostnadsdekningsløsninger som gjør at skalering, forvaltningspraksis og innretning på tjenesteutøvelsen kan differensieres mellom hver kommune. Om dette medfører dokumentert ulempe for vertskommunene skal dette økonomisk belastes den enkelte kommune. 3. Det tydeliggjøres at det er vertskommunerådmannen som har det løpende ansvaret for at de enkelte tjenestene leverer kvalitativt gode tjenester innenfor vedtatte budsjettrammer. Ved kostnadsoverskridelser i samarbeidsområdene, eller på annen måte overtredelser av det mandat som er gitt til tjenestene, eksisterer det ingen uklarhet rundt hvorvidt det arbeidsgivermessige ansvaret kan spores tilbake til vertskommunerådmannen for dette. Videre at vertskommunen igjen er denne rådmannens nærmeste overordnede, og at løpende arbeidsgiveroppfølging her følger de til en hver tid for vertskommunen etablerte rutiner for dette. 4. Sammensetningen av organ, stemmerettsregler eller annet vurderes på nytt. Vertskommunene, i kraft av sin størrelse og omfattende vertskommunerolle sikres politisk flertall i eventuelle fellesorgan som måtte ha besluttende myndighet. Samarbeidet i værnesregionen må i alle tilfeller ikke være organisert på en slik måte at det kan reises tvil om legitimiteten til vertskommunestyrets anvisninger innenfor de ulike samarbeidsområder for sin kommunes del. Dette betyr at dersom vertskommunestyret legger føringer for tjenesteutøvelsen for sin kommunes del, så skal ikke organiseringen i værnesregionen kunne være til hinder for at dette kommer til gjennomføring raskt. 5. Overheadkostnader for både vertskommunene og samarbeidskommunene reflekteres bedre i kostnadsfordelingsnøklene som ligger til grunn for tjenestesamarbeidet. Disse kostnadsnøklene
ensrettes og forenkles også i større grad. F.eks vurderes det om det skal etableres én avtalestruktur og organisering for de administrative tjenesteområdene, og én for de mer tjenestebaserte. 6. Det etableres en tettere, mer rutinemessig og løpende dialog mellom ordførerne i værnesregionen, og hvor en jevnere samling av disse også blir utgangspunkt for et tettere interesse- og regionalpolitisk engasjement. Dette gjøres til de facto organet for påvirkning fra samarbeidskommunene inn mot vertskommunene politisk. Vertskommunerådmannen møter her ved behov. 7. Beslutningsprosedyrer ved eventuell innlemmelse av flere kommuner i samarbeidet er avklart, og muligens med et skille for mer administrative støttetjenester som ikke krever like omfattende forutgående politisk behandling. Arbeidsutvalget bes særlig vurdere følgende i arbeidet med å forfølge disse målsettingene: A. Hvorvidt kjøp og salg av tjenester er en hensiktsmessig, og ikke minst mulig, organisering for å ivareta ovennevnte målsettinger. B. Om andre organiseringsformer kan være bedre egnet enn dette. Her nevnes IKS og samvirkeforetak som eksempler som bør utredes. C. Hvis nei på de forutgående punktene: om reviderte, mer enhetlige og tydelige samarbeidsavtaler som adresserer punktene ovenfor derfor er det som skal komme til erstatning for dagens avtaler. D. Om det bør velges ulik organisering og tilnærming for mer interne støttetjenester som innkjøp, lønn, regnskap osv. enn for de øvrige, men hvor prinsippene ovenfor også gjøres gjeldende her: et tydelig lederansvar med beslutningsfullmakter i vertskommunen, politisk og eller administrativ. E. Om det er tjenesteområder hvor målsettingene 1-7 ovenfor ikke kan innfris innenfor rammene av dagens lovverk, og som derfor bør tas ut av samarbeidet. F. Hvordan en eventuell ny organisering kan fremstilles på en mer oversiktlig og tydelig måte. G. Om flere kommuner kan sikres vertskommuneansvar. Når/om konkretisert enighet om disse punktene oppnås, kan arbeidet om videreutvikling av Værnesregionsamarbeidet også på andre tjenesteområder fortsette basert på de samme prinsipper. Arbeidsutvalget bes om å gjennomføre en prosess som avklarer dette endelig innen utgangen av 2017. PS 40/17 Eventuelt Vedtak i Arbeidsutvalget Værnesregionen - 10.05.2017 Lovlighetsvurdering salg av IT-tjenester ble tatt til orientering. PS 41/17 Godkjenning av møteprotokoll Vedtak i Arbeidsutvalget Værnesregionen - 10.05.2017 Protokollen godkjent