Møteinnkalling. Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til eller på SMS til

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Regionrådet Værnesregionen Møtested: Kommunestyresalen, Stjørdal Rådhus Dato: Tidspunkt: 09:00-16:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på mail til eller på SMS til Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtedokumentene finnes på Stjørdal kommunes hjemmeside; Stjørdal, 31. mai 2018 Kari Anita Furunes leder Rune Hegge sekretær 1

2 Saksliste for Regionrådet Værnesregionen i møte Utvalgssaksnr PS 18/18 PS 19/18 Innhold Orientering fra og dialog med Trøndelag Fylkeskommune - Fylkeskommunens samferdselsplan og delstrategi veg. (det er satt av ca. to timer til dette) Regionalt samarbeid i Værnesregionen etter kommunelovens 27 Samarbeidsavtale om tjenesteproduksjon og -utvikling i Værnesregionen U.off. Arkivsaksnr 2016/ /5238 PS 20/18 Vertskommuneavtale om Værnesregionen IKT 2018/5238 PS 21/18 Vertskommuneavtale om Værnesregionen Sekretariat 2018/5238 PS 22/18 Vertskommuneavtale om Værnesregionen Innkjøp 2018/5238 PS 23/18 Vertskommuneavtale om Værnesregionen Lønn/Regnskap 2018/5238 PS 24/18 Vertskommuneavtale om Værnesregionen Skatteoppkrever 2018/5238 PS 25/18 PS 26/18 Vertskommuneavtale om Værnesregionen Forvaltningskontor Vertskommuneavtale om Værnesregionen Samfunnsmedisin 2018/ /5238 PS 27/18 Vertskommuneavtale om Værnesregionen DMS 2018/5238 PS 28/18 Vertskommuneavtale om Værnesregionen Legevakt 2018/5238 PS 29/18 Vertskommuneavtale om Værnesregionen NAV 2018/5238 PS 30/18 Vertskommuneavtale om Værnesregionen PPT 2018/5238 PS 31/18 Vertskommuneavtale om Værnesregionen Barnevern 2018/5238 PS 32/18 Godkjenning av møteprotokoll 2

3 Arkiv: A52 Arkivsaksnr: 2016/ Saksbehandler: Rune Hegge Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Regionrådet Værnesregionen 18/ Regionalt samarbeid i Værnesregionen etter kommunelovens 27 Rådmannens forslag til innstilling: 1. Regionrådets prinsipielle vedtak av 18. april 2018 om nedleggelse av 27-samarbeidet i Værnesregionen med virkning fra en nærmere fastsatt dato, oppheves. 2. Samarbeidet i Værnesregionen etter kommunelovens 27 videreføres i henhold til vedtatt samarbeidsavtale og vedtekter inntil nytt regionalt samarbeid formelt er vedtatt for kommunene i Værnesregionen. 3. Sak om eventuelt opphør av samarbeidsavtale og vedtekter i Værnesregionen tas opp til ny behandling i et ekstraordinært regionråd når konklusjon om nytt regionalt samarbeid foreligger. 4. Resterende planlagte møter i Værnesregionen i 2018; Regionråd, Politisk nemnd og Arbeidsutvalg, gjennomføres ikke med mindre det kalles inn til ekstraordinære møter i henhold til vedtakets punkt Inntil vedtak om opphør av samarbeidsavtale og vedtekter i Værnesregionen foreligger, vil vertskommunerådmannen rapportere direkte til deltakerkommunene i saker av prinsipiell art. 6. Vedtaket oversendes kommunene i Værnesregionen for behandling. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen Innstilling fra Arbeidsutvalget om Styring og ledelse i Værnesregionen Sammendrag: 3

4 Saksopplysninger Regionrådet i Værnesregionen vedtok 18. april følgende: Endring pkt.1: Regionsamarbeidet etter kommunelovens 27 i Værnesregionen, nedlegges med virkning fra nærmere fastsatt dato. Denne datoen fastsettes etter behandling av felles innledende tekst for hvert avtaleområde, vedlegg til denne, eller annet tilstrekkelig til å godtgjøre at intensjonene i pkt.2 ivaretas. Regionrådet, arbeidsutvalget og de politiske nemdene nedlegges fra samme dato. Endring pkt.2: Intensjonene i tabell som gjengitt under ivaretas i dette arbeidet, og legges fram for behandling i neste regionrådsmøte SAMARBEID ORGAN FUNKSJON LOVHJEMMEL SAMARBEIDS- OMRÅDE FORMALISERING POLITISK SAMMENSATT AV ADMINISTRATIVT MØTENDE ADMINISTRATIV TILKNYTNING VIKTIGE HENSYN VEDTEKTER/ AVTALE MÅ INNEHOLDE Værnesregionen tjenestesamarbeid Samarbeidsorgan for tjenestebasert samarbeid Hørende 28-1b Tjenesteutførelse Samarbeidsavtale Ordfører, «opposisjonsleder», samt ad-hoc etter ordførers ønske. (kan være eksempelvis komiteleder for aktuelt tema som behandles i det aktuelle møtet) Vertskommunerådmann + rådmenn i de kommunene som deltar i tjenestesamarbeid som har sak oppe i møtet. (samt andre hver enkelt rådmann måtte ønske å ha med seg) Vertskommunerådmann (Rådmannen i Stjørdal forestår praktisk gjennomføring av møtene også for de områdene hvor andre kommuner er vertskommune) Effektivitet, forankring, dialog, skriftliggjøring, ansvarliggjøring Punkt om at de enkelte kommunestyrer vil gi sine rådmenn fullmakt til å justere endelige budsjettrammer i tråd med vertskommunens endelige budsjettvedtak etter på forhånd avtalte kostnadsnøkler. Punkt om at den daglige ledelse forestås av vertskommunen og dets organer. Rutiner for at hver samarbeidskommune kan be om møte, samt skriftliggjorte orienteringer for samarbeidsorganet innenfor de samarbeidsområder de 4

5 MØTEHYPPIGHET OG FORM MOMENTER SOM SKAL IVARETAS I FORTSETTELSEN deltar i. Informasjon fra vertskommunen til samarbeidende kommuner skjer i dette samarbeidsorganet. Rådmann i hver enkelt samarbeidskommune forestår øvrig saksbehandling og orientering for organer der. 2 faste møter uavhengig av om noen ber om det: 1 ifbm årsrapport for alle enheter på våren, 1 på høst for høring og dialog om budsjett og årsplaner. Kun 2 faste, men ellers når noen ber om det, og da i tilknytning til oppsatte møter i MTR. Alt ovenfor må inn i utkast til samarbeidsavtale. Eksisterende avtaler for hvert enkelt samarbeidsområde må oppdateres til å stemme overens med ny avtalestruktur, samt ensrettes formmessig. Kostnadsnøkler gjennomgås for innbaking av overheadkostnader. Innenfor de samarbeidsområdene hvor det er mulig må det ved enighet mellom verts- og deltakerkommune innarbeides en fleksibilitet for økt innsats ut over det som de ordinære kostnadsnøklene dekker. Økonomiske og andre forpliktelser ved uttreden fra deltagerkommune eller oppsigelse fra vertskommune reguleres noen lunde likt mellom avtaleområdene (herunder hvordan dette påvirker de løpende forpliktelsene til øvrige samarbeidskommuner.) Stryk pkt 3: (ivaretatt i endring pkt.1) Endring pkt.4: Etter enighet om hvordan felles overordnede intensjoner skal ivaretas generelt, lages nye samarbeidsavtaler for alle tjenestesamarbeider, og som legges fram for politisk behandling i kommunestyrene. Nytt pkt 5: Felles formannskapsmøte gjennomføres 22. juni 2018 før endelig behandling av samarbeidsavtalene. Sak om ny overordnet samarbeidsavtale for tjenesteproduksjon og utvikling i Værnesregionen samt nye samarbeidsavtaler for de eksisterende tjenestesamarbeider legges frem som egen sak. Trøndelag er i endring og mange nye samarbeider realiseres på forskjellige nivå. I vår region er det nye regionrådet i Midt-Trøndelag under utvidelse, og når dette er realisert vil man kunne ta stilling til om samarbeidet i Værnesregionen skal opphøre eller ikke. 5

6 Kommunene i Værnesregionen er alle avhengige av et godt regionalt forum hvor felles interesser kan vektlegges. Det er derfor for tidlig å legge ned Værnesregionsamarbeidet før man kommer til enighet om alternativene. Det er en allmenn oppfatning i regionsamarbeidet at alle tjenestesamarbeidene i VR skal videreføres som administrative vertskommunesamarbeider. Derfor er det viktig for regionrådet å sørge for god politisk behandling av saker som er av prinsipiell art og at rapportering fra vertskommunerådmannen ivaretas på en forsvarlig og lovmessig korrekt måte i overgangsperioden. Dette vil være ivaretatt gjennom det vedtaket som regionrådet nå inviteres til å vedta. 6

7 Arkiv: 026 Arkivsaksnr: 2018/ Saksbehandler: Rune Hegge Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Regionrådet Værnesregionen 19/ Samarbeidsavtale om tjenesteproduksjon og -utvikling i Værnesregionen Rådmannens forslag til innstilling: 1. Samarbeidsavtale om tjenesteproduksjon og utvikling i Værnesregionen vedtas. 2. Avtalen trer i kraft med virkning fra dd.mm.åååå. 3. Avtalen oversendes kommunene for endelig tilslutning Vedlegg: Vedlegg: Samarbeidsavtale om tjenesteproduksjon og -utvikling i Værnesregionen Organisering av tjenestesamarbeider i VR 2.0 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen - Innstilling fra Arbeidsutvalget om Styring og ledelse i Værnesregionen Saksopplysninger Regionrådet i Værnesregionen har tidligere vedtatt en intensjon om at tjenestesamarbeidene i Værnesregionen i fremtiden skal organiseres som administrative samarbeider etter kommuneloven 28-1 b. Administrativt vertskommunesamarbeid gir ikke formelt rom for politiske organer i styringslinjen ut over deltagerkommunenes kommunestyrer. Likevel er det ønskelig at noen 7

8 politiske møtepunkter beholdes slik at man kan ha påvirkning på utforming av tjenester i fellesmøter mellom alle kommuner. Samarbeidsavtale om tjenesteproduksjon og utvikling skal ta høyde for at det er møteplasser mellom politikk og administrasjon som fortsatt vil være viktige i Værnesregionen med et omfattende tjenestesamarbeid. De politiske og administrative organer som beskrives i avtalen er rådgivende for vertskommunerådmannen og uten formell styringsrett. Politisk styringsrett har kun kommunestyrene i administrative vertskommunesamarbeider. De administrative organer som beskrives opprettes av vertskommunerådmannen for forankring i den enkelte kommune og for utvikling av eksisterende og nye tjenestesamarbeider til beste for regionen. Rapporten Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen viste klart at behovet for god kommunikasjon og informasjon/forankring til politisk nivå øker med en ren administrativ styringsløsning. Dette ivaretas gjennom en presisering at alle de deltakende kommunene i et samarbeid når som helst kan be om muntlige og skriftlige orienteringer i eget kommunestyre fra vertskommunerådmannen eller den vertskommunerådmannen utpeker. I tillegg til dette er det et uttrykt ønske om at det gjennomføres minst to faste årlige møter mellom kommunene i samarbeidet slik at det er mulig å gi strategiske føringer i et overordnet perspektiv. Det er også mulig å kalle inn til ekstraordinære møter ut over de to faste ved behov. Vedtaket i regionrådet 18. april 2018 ga flere føringer i det videre arbeidet. Noen av disse er inntatt i hver enkelt vertskommuneavtale, noen er gjengitt i overordnet samarbeidsavtale og til dels er noe presisert i følgende tabell: VÆRNESREGIONEN 2.O SAMARBEID ORGAN FUNKSJON LOVHJEMMEL SAMARBEIDS- OMRÅDE FORMALISERING POLITISK SAMMENSATT AV ADMINISTRATIVT MØTENDE ADMINISTRATIV TILKNYTNING Værnesregionen tjenestesamarbeid Tjenestebasert vertskommunesamarbeid Utførende 28-1b Tjenesteutførelse Samarbeidsavtale Ingen politiske formelle organer. Politiske møtepunkter lengre ned. Rådmannsutvalget (Rådgivende organ for Vertskommunerådmannen) Vertskommunerådmann og rådmenn i de kommunene som deltar i tjenestesamarbeidene. Rådmennene stiller med nødvendig støtte fra andre i organisasjonen Vertskommunerådmann overordnet ansvarlig Rådmannen i Stjørdal forestår praktisk gjennomføring av møtene også for de områdene hvor andre kommuner er vertskommune Sekretariat (evt. felles med MTR) Organisert som Administrativt vertskommunesamarbeid under Stjørdal kommune etter 28-1 b Koordinerende funksjon for 8

9 tjenestesamarbeidene/fagrådene og utviklingsoppgaver på vegne av vertskommunerådmannen/rådmannsutvalget VIKTIGE HENSYN VEDTEKTER/ AVTALE MÅ INNEHOLDE MØTEHYPPIGHET OG FORM MOMENTER SOM SKAL IVARETAS I FORTSETTELSEN Fagrådene Videreutvikles som verksted for tjenesteutvikling og nettverkssamarbeid VKR oppretter nødvendige nye fagråd Effektivitet, forankring, dialog, skriftliggjøring, ansvarliggjøring I henhold til notat fra AU om organisering. Ellers i tråd med kommunelovens bestemmelser 2 faste årlige møter med politikere Felles formannskapsmøte Felles strategimøte Og ellers når en kommune ber om det. Rådmannsutvalget møter ved behov etter egen møteplan. Kostnadsnøkler gjennomgås. Økonomiske og andre forpliktelser ved uttreden fra deltagerkommune eller oppsigelse fra vertskommune reguleres noen lunde likt mellom avtaleområdene (herunder hvordan dette påvirker de løpende forpliktelsene til øvrige samarbeidskommuner.) Vurdering Det er rådmannens vurdering at den avtalen som legges frem for behandling i dag, sammen med den enkelte vertskommuneavtale, dekker de føringer som er gitt av regionrådet gjennom tidligere behandling. 9

10 Samarbeidsavtale om Tjenesteproduksjon og -utvikling i Værnesregionen mellom Tydal kommune Selbu kommune Meråker kommune Frosta kommune Malvik kommune Stjørdal kommune Tydal kommune Selbu kommune Meråker kommune Frosta kommune Malvik kommune Stjørdal kommune Vedtatt: dd.mm.åååå dd.mm.åååå dd.mm.åååå dd.mm.åååå dd.mm.åååå dd.mm.åååå Stjørdal, juni

11 Innhold: 1. FORMÅL 3 2. MÅLSETTINGER 3 3. DELTAGERE I SAMARBEIDENE 4 4. OVERORDNET STYRING OG LEDELSE 4 5. FORANKRING OG TILBAKEMELDINGER 5 6. KOMMUNESTYRETS GODKJENNING 5 11

12 Samarbeidsavtale - Tjenesteproduksjon og -utvikling i Værnesregionen 1. Formål Værnesregionen er gjennom bilaterale avtaler etablert som tjenestesamarbeider etter kommunelovens 28-1 b, Administrativt vertskommunesamarbeid. Overordnet samarbeidsavtale legger premisser for hvordan samarbeidene skal ivaretas politisk og administrativt i fremtiden. Alle kommuner som er deltaker i eller som i fremtiden slutter seg til et tjenestesamarbeid i Værnesregionen, må dele de visjoner og forutsetninger som beskrives i denne avtalen. Samarbeidsavtalen skal ikke være til hinder for samarbeid med andre kommuner eller samarbeidspartnere utenfor Værnesregionsamarbeidet. Det er et overordnet mål for alle kommuner under denne avtalen å sikre gode og robuste kommunale tjenester i regionen. 2. Målsettinger Kommunene ønsker å utvikle Værnesregionen videre for å: Skape en bedre og mer helhetlig samfunnsutvikling i regionen. Samarbeide på områder der dette er fornuftig og vil kunne gi positive resultater for de som samarbeider. Sikre en mer effektiv drift av kommunale tjenester med kvalitativt bedre resultat. Sikre god nok kompetanse innen de enkelte tjeneste- og forvaltningsområdene og motvirke sårbarhet gjennom større fagmiljø. Bidra til å skape en vinn/vinn-situasjon for alle kommuner som deltar i samarbeidet. Bidra til en kultur som utnytter hverandres fortrinn og styrke. Sikre at større andel av offentlige midler kommer kommunenes brukere til gode. Finne gode og enkle løsninger. Sikre legitimiteten for offentlig tjenesteyting for derigjennom å legge til rette for et levende og aktivt folkestyre. 3 12

13 Samarbeidsavtale - Tjenesteproduksjon og -utvikling i Værnesregionen 3. Deltagere i samarbeidet Det er frivillig å delta i tjenestesamarbeidene i Værnesregionen, og dette skal videreføres som hovedregel for samarbeidet. Det er et langsiktig mål om at flere kommuner i Værnesregionen i fremtiden skal delta i en større andel felles tjenestesamarbeider. Værnesregionen ønsker derfor på sikt løsninger hvor flere tjenestesamarbeider inngår i en basispakke som alle kommuner forventes å delta i. 4. Overordnet styring og ledelse Politisk samarbeid Det etableres faste møteplasser mellom politisk nivå og rådmannsutvalget som skaper en arena for dialog og utvikling mellom de enkelte kommunene. Det gjennomføres minst to faste årlige møter mellom politisk nivå og administrasjonen. 4 - Felles strategimøte vår/sommer o gjennomføres som felles formannskapsmøte hvor administrasjon og enhetsledere også deltar. - Felles budsjettmøte høst/vinter o gjennomføres som samling på ledernivå med representasjon fra Ordfører, varaordfører, kommunestyrevalgt medlem og rådmann. Til de to faste årlige møtene avgjør ordfører om andre fra politisk nivå bør delta. Tilsvarende avgjør rådmann om andre fra administrasjonen bør delta. Det kan kalles inn til ekstraordinære møter ved behov og enhver kommune kan ved disse be om skriftlige/muntlige orienteringer om de tema som er til behandling. Rådmannsutvalget Rådmannsutvalget i Værnesregionen har en særskilt rolle for å være pådriver for utvikling av tjenestetilbudet under vertskommuneavtalene. For nye tjenesteområder som er under utredning og som ennå ikke er en del av tilbudet i Værnesregionen, skal Rådmannsutvalget være styringsgruppe. Fagråd Fagrådene i Værnesregionen består av etatssjefer med administrativ støtte og skal være verksted for drift av tjenestene og for utvikling av nye samarbeidsområder. Fagrådene gir sine anbefalinger til Rådmannsutvalget. Vertskommunerådmannen avgjør hvilke fagråd som skal etableres. 13

14 Samarbeidsavtale - Tjenesteproduksjon og -utvikling i Værnesregionen 5. Forankring og tilbakemeldinger Kommunestyrene i Værnesregionen forventer gode og løpende orienteringer fra vertskommunerådmannen i alle tjenestesamarbeider. Orienteringer skal fortrinnsvis gis i de etablerte fellesmøter, men den enkelte kommune kan i henhold til denne samarbeidsavtalen, også be vertskommunerådmannen om direkte orientering i eget kommunestyre. 6. Kommunestyrets godkjenning Denne avtalen er utstedt og undertegnet i 6 seks eksemplarer, hvorav partene beholder 1 ett eksemplar hver. Tydal kommune Dato: dd.mm.åååå Ordfører Selbu kommune Dato: dd.mm.åååå Ordfører Meråker kommune Dato: dd.mm.åååå Ordfører Frosta kommune Dato: dd.mm.åååå Ordfører Malvik kommune Dato: dd.mm.åååå Ordfører Stjørdal kommune Dato: dd.mm.åååå Ordfører 5 14

15 Tjenestesamarbeider i VR 2.0 Videreføres som Administrativt vertskommunesamarbeid med hjemmel i kommunelovens 28-1b. Et slikt samarbeid vil gi den beste styringen av tjenestene etter en modell som i stor grad svarer til modellen som når en kommune alene drifter sine oppgaver. Formål Drifte tjenester vedtatt av kommunene til beste for kommunens innbyggere. Videreutvikle tjenestene i tråd med politiske bestillinger fra deltakerkommunene og tilpasninger til kommunene rundt oss. Samarbeidsavtaler Avtalene må være klare og konsise og gi det nødvendige handlingsrom og delegert myndighet for en vertskommune til å utvikle tilbudet i tråd med politiske bestillinger. Avtalene må være klare på det punktet at vertskommunerådmannen vil ha det daglige ansvaret i tjenesteproduksjonen og at partene i avtalen er enige om at budsjettvedtaket i vertskommunen vil være førende for partene i samarbeidet. Deltakerkommunene har etter loven anledning til å instruere vertskommunerådmannen om tjenesteproduksjon relatert til deltakerkommunen alene eller til deltakerkommunens innbyggere alene, men det må da være klart at en økning i kostnader for vertskommunen basert på dette i sin helhet må finansieres av deltakerkommunen som vedtar endringen. Styring Det etableres ingen formelle politiske organer ut over deltakerkommunestyrene. Politisk kan det arrangeres fellesmøter ved behov, men formell beslutningsmyndighet ligger i det enkelte kommunestyre. Deltakerkommunene må kunne be om orienteringer, både skriftlige og muntlige, innenfor de samarbeidsområder de deltar i. Dette må gjenspeiles i avtalene. Ledelse Vertskommunerådmannen etablerer et Rådmannsutvalg bestående av de samarbeidende kommuners rådmenn samt 2 tillitsvalgte, som diskuterer saker som er relevante. Saker som fremmes til deltakerkommunene bør være drøftet i RU før vertskommunerådmannen oversender. RU er kun rådgivende for VKR. Ordningen med fagråd videreutvikles. Administrasjon Mindre behov for administrasjon ut over det som ligger til vertskommunerådmannen, men det kan være ønskelig med et sekretariat/koordinerende enhet som håndterer kommunikasjon og utvikling samt innspill fra Fagråd. Enheten bør også ha ansvar for utvikling av nye tjenester og dialog. Enheten kan kombineres med Sekretariat i MTR. For å unngå krav om opprettelse av eget styre for en slik enhet, bør koordinerende enhet etableres som et administrativt vertskommunesamarbeid etter 28-1b. Sekretariat/koordinerende enhet kan gjerne ha oppfølgingsansvar for Fagrådene. Møter RU ved behov. Orienteringer gis direkte i de samarbeidende kommunestyrer i henhold til avtalene. 15

16 Deltakerkommunestyre Deltakerkommunestyre Deltakerkommunestyre Deltakerkommunestyre Deltakerkommunestyre Rådmann Rådmann Rådmann Rådmann Rådmann Vertskommunerådmannen Koordinerende enhet/sekretariat Etatssjef Etatssjef Etatssjef Enhet Enhet Enhet 16

17 Arkiv: 026 Arkivsaksnr: 2018/ Saksbehandler: Rune Hegge Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Regionrådet Værnesregionen 20/ Vertskommuneavtale om Værnesregionen IKT Rådmannens forslag til innstilling: 1. Vertskommuneavtale for Værnesregionen IKT vedtas. 2. Avtalen trer i kraft med virkning fra dd.mm.åååå. 3. Avtalen oversendes kommunene for endelig tilslutning Vedlegg: Vedlegg: Vertskommuneavtale om Værnesregionen IKT Saksopplysninger Regionrådet i Værnesregionen har tidligere vedtatt en intensjon om at tjenestesamarbeidene i Værnesregionen i fremtiden skal organiseres som administrative samarbeider etter kommunelovens 28-1 b. Alle vertskommuneavtaler i Værnesregionen er på grunn av dette gjennomgått og i svært stor grad harmonisert slik at vi vil få likelydende avtaler på alle områder. Delegert myndighet vil være ulik da mange tjenester drives med hjemmel i særlov med egne krav relatert til myndighet og myndighetsutøvelse. Til en viss grad vil også flere samarbeider ha avvikende klageinstans, og i slike tilfeller er dette tatt inn i hver avtale. Administrativt vertskommunesamarbeid gir ikke formelt rom for politiske organer i styringslinjen ut over deltagerkommunenes kommunestyrer. Likevel er det ønskelig at noen 17

18 politiske møtepunkter beholdes slik at man kan ha påvirkning på utforming av tjenester i fellesmøter mellom alle kommuner. Vertskommuneavtalene må derfor ses i sammenheng med Samarbeidsavtale om tjenesteproduksjon og utvikling som skal ta høyde for at det er møteplasser mellom politikk og administrasjon som fortsatt vil være viktige i Værnesregionen med et omfattende tjenestesamarbeid. De politiske og administrative organer som beskrives i avtalen er rådgivende for vertskommunerådmannen og uten formell styringsrett. Politisk styringsrett har kun kommunestyrene i administrative vertskommunesamarbeider. De administrative organer som beskrives opprettes av vertskommunerådmannen for forankring i den enkelte kommune og for utvikling av eksisterende og nye tjenestesamarbeider til beste for regionen. Rapporten Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen viste klart at behovet for god kommunikasjon og informasjon/forankring til politisk nivå øker med en ren administrativ styringsløsning. Dette ivaretas gjennom en presisering at alle de deltakende kommunene i et samarbeid når som helst kan be om muntlige og skriftlige orienteringer i eget kommunestyre fra vertskommunerådmannen eller den vertskommunerådmannen utpeker. I tillegg til dette er det et uttrykt ønske om at det gjennomføres minst to faste årlige møter mellom kommunene i samarbeidet slik at det er mulig å gi strategiske føringer i et overordnet perspektiv. Det er også mulig å kalle inn til ekstraordinære møter ut over de to faste ved behov. Avtalene tar ved inngåelse høyde for at det skal utarbeides nye kostnadsfordelingsnøkler for alle tjenestesamarbeider. Det har ikke vært mulig å gjennomføre de nødvendige utredninger av nye nøkler før avtalene skal legges frem til behandling, men det er et mål om at nye nøkler skal være ferdig utredet og gjøres gjeldende fra og med budsjettåret Nye kostnadsnøkler vil derfor legges frem for alle kommunestyrer til behandling i løpet av høsten Inntil det er vedtatt nye kostnadsnøkler, vil de tidligere vedtatte nøklene bli benyttet med tillegg for overhead til vertskommunen på 2,5 % som effektueres fra avtalens ikrafttredelse. Vedtaket i regionrådet 18. april 2018 ga flere føringer i det videre arbeidet. Noen av disse er inntatt i hver enkelt vertskommuneavtale, noen er gjengitt i overordnet samarbeidsavtale og til dels er noe presisert i følgende tabell: VÆRNESREGIONEN 2.O SAMARBEID ORGAN FUNKSJON LOVHJEMMEL SAMARBEIDS- OMRÅDE FORMALISERING POLITISK SAMMENSATT AV ADMINISTRATIVT MØTENDE Værnesregionen tjenestesamarbeid Tjenestebasert vertskommunesamarbeid Utførende 28-1b Tjenesteutførelse Samarbeidsavtale Ingen politiske formelle organer. Politiske møtepunkter lengre ned. Rådmannsutvalget (Rådgivende organ for Vertskommunerådmannen) Vertskommunerådmann og rådmenn i de kommunene som deltar i tjenestesamarbeidene. Rådmennene stiller med nødvendig støtte fra andre i 18

19 ADMINISTRATIV TILKNYTNING organisasjonen Vertskommunerådmann overordnet ansvarlig Rådmannen i Stjørdal forestår praktisk gjennomføring av møtene også for de områdene hvor andre kommuner er vertskommune Sekretariat (evt. felles med MTR) Organisert som Administrativt vertskommunesamarbeid under Stjørdal kommune etter 28-1 b Koordinerende funksjon for tjenestesamarbeidene/fagrådene og utviklingsoppgaver på vegne av vertskommunerådmannen/rådmannsutvalget VIKTIGE HENSYN VEDTEKTER/ AVTALE MÅ INNEHOLDE MØTEHYPPIGHET OG FORM MOMENTER SOM SKAL IVARETAS I FORTSETTELSEN Fagrådene Videreutvikles som verksted for tjenesteutvikling og nettverkssamarbeid VKR oppretter nødvendige nye fagråd Effektivitet, forankring, dialog, skriftliggjøring, ansvarliggjøring I henhold til notat fra AU om organisering. Ellers i tråd med kommunelovens bestemmelser 2 faste årlige møter med politikere Felles formannskapsmøte Felles strategimøte Og ellers når en kommune ber om det. Rådmannsutvalget møter ved behov etter egen møteplan. Kostnadsnøkler gjennomgås. Økonomiske og andre forpliktelser ved uttreden fra deltagerkommune eller oppsigelse fra vertskommune reguleres noen lunde likt mellom avtaleområdene (herunder hvordan dette påvirker de løpende forpliktelsene til øvrige samarbeidskommuner.) Vurdering Det er rådmannens vurdering at den vertskommuneavtalen som legges frem for behandling i dag, sammen med den overordnete samarbeidsavtalen, dekker de føringer som er gitt av regionrådet gjennom tidligere behandling. 19

20 Vertskommuneavtale Koml b administrativt vertskommunesamarbeid om Værnesregionen IKT mellom Tydal kommune Frosta kommune Meråker kommune Selbu kommune (samarbeidskommuner) og Stjørdal kommune (vertskommune) Vedtatt: Revidert: Tydal kommune dd.mm.åååå Frosta kommune dd.mm.åååå Meråker kommune dd.mm.åååå Selbu kommune dd.mm.åååå Stjørdal kommune dd.mm.åååå Stjørdal,

21 Innhold: 1. FORMÅL 3 2. DEFINISJONER 3 3. OVERORDNET STYRING 4 4. MYNDIGHET OG OPPGAVER 4 5. VERTSKOMMUNENS ANSVAR 4 6. OPPGAVER SOM FALLER UTENFOR VERTSKOMMUNENS ANSVAR ORGANISERING AV VÆRNESREGIONEN IKT 5 8. RAPPORTERING PLAN OG ØKONOMI KLAGEINSTANS EVALUERING OPPSIGELSE ENDRING AV AVTALEN MISLIGHOLD TVISTER IKRAFTTREDELSE OG VARIGHET KOMMUNESTYRETS GODKJENNING 9 21

22 Vertskommuneavtale Værnesregionen IKT 1. Formål Værnesregionen IKT er opprettet for å utføre de oppgaver som er delegert rådmannen i vertskommunen med hjemmel i kommunelovens 28-1 b, Administrativt vertskommunesamarbeid, under Stjørdal kommune, Org.nr Avtale om vertskommunesamarbeid er en bilateral avtale mellom én vertskommune og én samarbeidskommune. Avtalene i Værnesregionen er av praktiske årsaker skrevet som én avtale mellom flere parter, men er i realiteten flere bilaterale avtaler. Avtale om Værnesregionen IKT er basert på kommunenes behov for god og systematisk ledelse og drift av felles tjenester. Samarbeidet vil være førende for den langsiktige forpliktelsen for de deltagende kommunene, og vil være førende for planlegging av bemanning og budsjetter. Samarbeidsavtalen tar spesielt hensyn til lovverk om offentlige anskaffelser, og deltakerkommunene overfører driftsansvaret til vertskommunen for å oppfylle kravet til utvidet egenregi. Virksomheten i Værnesregionen IKT er ikke av forretningsmessig art og vertskommunen har enerett på å levere driftstjenester innen IKT til deltakerkommunene Værnesregionen IKT skal utføre de oppgaver som kommunene er pålagt etter gjeldende lovverk. Værnesregionen IKT skal bidra til at kommunene når følgende mål: - Kostnadseffektiv utførelse av tjenesten. - En tjeneste med god service og tilgjengelighet for brukerne. - Økt kvalitet og høy faglig kompetanse. - Redusert sårbarhet i tjenesteytingen. - Utvikle tjenesten i tråd med sentrale føringer. 2. Definisjoner Kommunene i samarbeidet defineres slik: Vertskommune: Den kommune som har fått delegert myndighet til å utføre oppgaver på vegne av samarbeidskommunen. Samarbeidskommune: Den kommune som har videredelegert sin myndighet til rådmannen i en vertskommune. Deltakerkommuner: Kommunene i samarbeidet. Vertskommune+Samarbeidskommune=Deltakerkommuner 3 22

23 Vertskommuneavtale Værnesregionen IKT 3. Overordnet styring Delegert myndighet Kommunestyrene i samarbeidskommunene gir i henhold til denne avtalen egen rådmann instruks om å delegere sin kompetanse til å treffe vedtak i enkeltsaker til rådmannen i vertskommunen på de områder det skal samarbeides om. Rådmannsutvalget Rådmannen i vertskommunen oppretter et rådmannsutvalg sammensatt av rådmenn i alle samarbeidskommunene og to tillitsvalgte. Rådmannsutvalget ledes av vertskommunerådmannen og har en rådgivende/koordinerende rolle i samarbeidet. Politisk samarbeid Det etableres faste møteplasser mellom politisk nivå og rådmannsutvalget som skaper en arena for dialog mellom de enkelte kommunene. Det politiske samarbeidet har en rådgivende/hørende rolle i tjenestesamarbeidene. 4. Myndighet og oppgaver Kommunene ber rådmannen delegere følgende myndighet og oppgaver til vertskommunerådmannen: 1. Myndighet til å utføre rapportering til SSB og årlig KOSTRA rapportering. 2. Ha søksmåls- og ankekompetansen samt være partsrepresentanter i rettssaker og tvister som knytter seg til oppgaver som tilligger samarbeidet og hvor deltakerkommunen er rett saksøker/saksøkt. Kommunene delegerer ikke myndighet til å behandle saker av prinsipiell karakter med utøvelse av politisk skjønn for lovpålagte oppgaver. Dette vil for eksempel gjelde virksomhetsplan, budsjett, tertialrapporter og årsrapport i tillegg til saker av mer prinsipiell karakter som kommunestyrene selv initierer eller som legges frem av rådmannen i vertskommunen. Saker av slik art skal alltid behandles av deltakerkommunenes egne organer. 5. Vertskommunens ansvar Vertskommunen ved rådmannen skal: - Være arbeidsgiver for ansatte, administrasjon og leder i Værnesregionen IKT. - Drifte alle tjenester i samarbeidet basert på nødvendige delegasjoner. 4 23

24 Vertskommuneavtale Værnesregionen IKT - Stille til disposisjon nødvendige bygg og utstyr for det interkommunale samarbeidet. - Stille til disposisjon nødvendige støttefunksjoner for drift av det interkommunale samarbeidet. - Utarbeide en virksomhetsplan med mål og resultatkrav. Planen skal beskrive de tiltak som planlegges for å få en god måloppnåelse, herunder forventet ressursinnsats. - Inngå nødvendige kontrakter /avtaler for drift av Værnesregionen IKT på vegne av deltakerkommunene. - Organisere kunde- og publikumskontakt for alle kommuner i forbindelse med de oppgaver som er lagt til vertskommunen, herunder veiledning, utarbeide relevant informasjonsmateriale m.m. - Ha arkivansvar for Værnesregionen IKT påse at arkivering utføres i henhold til arkivloven. - Annet arbeid som står i naturlig sammenheng med avtalens virkeområde, herunder innkjøp av utstyr, konsulenttjenester m.m. - Utarbeide regnskap for drift av Værnesregionen IKT. Regnskapet føres som eget regnskap i vertskommunens driftsregnskap. - Utarbeide budsjett for tjenesten etter politiske føringer gitt i strategisamlinger med alle kommuner. 6. Oppgaver som faller utenfor vertskommunens ansvar. Deltakerkommunene ivaretar selv følgende oppgaver: a. Vedta forskrifter, herunder kommunale avgiftssatser b. Vedta planer for den enkelte kommune. c. Bestemme nivået på tjenesteinnholdet i den enkelte deltakerkommunen eller tjenester direkte rettet mot innbyggere i den enkelte deltakerkommunen. 7. Organisering av Værnesregionen IKT Værnesregionen IKT organiseres som en tjeneste ledet av en enhetsleder som delegeres ansvar for drift, personal og økonomi. Vertskommunen har ansvar for tilsettinger i tråd med vanlige prosedyrer. Tjenesten har hovedkontor i Stjørdal kommune. Samarbeidskommunene stiller lokaliteter som avdelingskontor (hvis behov). Hver kommune er ansvarlig for å stille 5 24

25 Vertskommuneavtale Værnesregionen IKT nødvendige utstyr til rådighet for tjenesten i den enkelte kommune. Kostnader ved dette belastes den enkelte kommune. Oppmøtested for den enkelte ansatte er normalt ved kontoret til vertskommunen. Alle ansatte må påregne og utføre oppgaver i hele tjenesteområdet. De må derfor kunne møte i andre kommuner etter behov. 8. Rapportering. Værnesregionen IKT rapporterer til rådmannen i vertskommunen. Vertskommunerådmannen rapporterer over virksomheten inkludert regnskap til kommunestyrene i samarbeidet pr. tertial og avlegger årsrapport. 9. Plan og økonomi Virksomhetsplan IKT skal styres etter en virksomhetsplan med mål og resultatkrav. Planen skal videre beskrive de tiltak som planlegges for å få en god måloppnåelse, herunder forventet ressursinnsats. Værnesregionen IKT skal følge kommunenes e-kommunestrategi og gjennomføre investeringer og innkjøp i henhold til vedtatt investeringsplan. Utgifter til drift Vertskommunens utgifter til tjenesten vedr. lønn, opplæring, veiledning, kurs, kontorutgifter og annet, finansieres gjennom innbetaling fra deltakerkommunene. Vertskommunen fakturerer månedlig et akonto-beløp til den enkelte samarbeidskommune. Månedlig akonto utgjør 1/12 av kommunenes budsjetterte andel i samarbeidet. Ved tertialavslutning gjøres en fullstendig avregning. Avvik mellom avregning og akonto etterfaktureres den enkelte kommune i forbindelse med tertialoppgjøret. Beløpet kan da bli enten positivt eller negativt. Den enkelte kommune forplikter seg til å utføre tjenesten i tråd med vedtak som fattes av vertskommunen og selv bære kostnadene ved dette. I de tilfeller hvor en deltakerkommune fatter vedtak om avvikende fagsystemer eller avvikende forvaltningspraksis, vil vertskommunen kunne be om tilleggsdekning for merkostnader knyttet til dette. Kostnadsfordeling Værnesregionen IKT Tjenestens kostnader vedrørende lønn, opplæring, veiledning, kurs, hospitering og utdanning og andre kompetansehevende tiltak, kontorutgifter, reiseutgifter, saksbehandlingssystem mv. fordeles mellom kommunene etter følgende fordelingsnøkkel: 6 25

26 Vertskommuneavtale Værnesregionen IKT Fast andel som deles likt mellom kommunene: 40 % Variabel andel som fordeles etter innbyggertall pr. 1. januar: 60 % Vertskommunen tilkjennes dekning av overheadkostnader tilsvarende 2,5 % av deltakerkommunenes andel av tjenestesamarbeidet. Følgende kostnader er unntatt fra fordeling og skal finansieres direkte av den enkelte kommune som tilbyr tjenesten: - Klientutstyr (Telefon, PC, skjerm, skrivere, møteromsutstyr o.l.) - Infrastruktur i bygg (Kabling, trådløspunkter o.l.) Kostnadsnøkkelen er gjeldende fra avtalens inngåelse. Endring av kostnadsnøkkel skal drøftes i Rådmannsutvalget før oversendelse til den enkelte deltakerkommune for vedtak. Kostnadsnøkler vedtas samlet for alle interkommunale tjenester i Værnesregionen. Innskudd, lån og investeringer Værnesregionen IKT har ikke anledning til å ta opp lån eller gjøre kapitalinvesteringer. Ved behov for dette skal de enkelte kommunene selv gjøre vedtak. Budsjett Det er vertskommunen som har det daglige ansvaret for tjenesteproduksjonen og partene i avtalen er enig om at budsjettvedtaket i vertskommunen vil være førende for samarbeidskommunenes vedtatte budsjett. Evt. avvikende endelig budsjettvedtak i samarbeidskommunen, vil anses som en uenighet mellom partene om inngått avtale og vil kunne medføre oppsigelse av avtalen for denne kommunen. 10. Klageinstans Når en vertskommune fatter vedtak som kan påklages etter forvaltningsloven 28 første ledd, er den kommunen som har delegert myndigheten til vertskommunen, klageinstans. Klage skal mottas og behandles av Værnesregionen IKT som underinstans. Hvis klagen ikke etterkommes til gunst for brukeren sendes klagen videre klageinstansen 11. Evaluering Med bakgrunn i målsettingen i denne avtalen skal det legges opp til en overordnet gjennomgang og drøfting av fellestjenesten minst hvert fjerde år. 7 26

27 Vertskommuneavtale Værnesregionen IKT 12. Oppsigelse Dersom deltagerne er enige om det kan samarbeidet oppløses med øyeblikkelig virkning, jf. KL s 28-1 i. Den enkelte kommune kan med 1 års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i vertskommunesamarbeidet. Ved uttreden eller oppløsning vil den enkelte kommune selv overta ansvaret for de oppgaver som omfattes av samarbeidsordningen. De ansattes rettigheter skal ivaretas etter Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Ved uttreden av avtalen bortfaller kommunens forpliktelse til å betale utgiftsdekning regnet fra 31. desember påfølgende budsjettår etter at uttreden har skjedd. De eiendeler og verdier som er opparbeidet i fellesskap under avtalen, skal tilbakeføres til kommunene etter samme fordelingsnøkkel som er etablert for deling av kostnader 13. Endring av avtalen Denne avtalen kan endres dersom en av kommunene i samarbeidet fremsetter krav om det. Endringer krever enighet mellom vertskommunen og samarbeidskommunen. 14. Mislighold Dersom samarbeidskommunen vesentlig misligholder sin forpliktelse etter denne avtalen, åpner dette for at vertskommunen kan kreve opphør av samarbeidet med øyeblikkelig virkning. Dersom vertskommunen vesentlig misligholder sine forpliktelser, åpner dette for at samarbeidskommunen kan kreve opphør av samarbeidet med øyeblikkelig virkning. Kommunen kan da kreve sitt økonomiske tap dekket av den kommunen som misligholder avtalen. 15. Tvister Eventuell uenigheter mellom partene for den del av avtalen som er rettslig forpliktende skal søkes løst i minnelighet. Dersom partene ikke kommer til enighet, kan tvisten bringes inn for de ordinære domstolene. Verneting i slike saker skal være vertskommunens verneting. 8 27

28 Vertskommuneavtale Værnesregionen IKT 16. Ikrafttredelse og varighet Avtalen, og vertskommunens myndighet til å treffe vedtak, trer i kraft fra dd.mm.åååå 17. Kommunestyrets godkjenning Avtalens gyldighet forutsetter godkjennelse av kommunestyret selv i den enkelte kommune, jfr. KL s 28-1 e. Denne avtalen er utstedt og undertegnet i 5 fem eksemplarer, hvorav partene beholder 1 ett eksemplar hver. Tydal kommune Dato: dd.mm.åååå Ordfører Frosta kommune Dato: dd.mm.åååå Ordfører Meråker kommune Dato: dd.mm.åååå Ordfører Selbu kommune Dato: dd.mm.åååå Ordfører Stjørdal kommune Dato: dd.mm.åååå Ordfører 9 28

29 Arkiv: 026 Arkivsaksnr: 2018/ Saksbehandler: Rune Hegge Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Regionrådet Værnesregionen 21/ Vertskommuneavtale om Værnesregionen Sekretariat Rådmannens forslag til innstilling: 1. Vertskommuneavtale for Værnesregionen Sekretariat vedtas. 2. Avtalen trer i kraft med virkning fra dd.mm.åååå. 3. Avtalen oversendes kommunene for endelig tilslutning Vedlegg: Vedlegg: Vertskommuneavtale om Værnesregionen Sekretariat Saksopplysninger Regionrådet i Værnesregionen har tidligere vedtatt en intensjon om at tjenestesamarbeidene i Værnesregionen i fremtiden skal organiseres som administrative samarbeider etter kommunelovens 28-1 b. Alle vertskommuneavtaler i Værnesregionen er på grunn av dette gjennomgått og i svært stor grad harmonisert slik at vi vil få likelydende avtaler på alle områder. Delegert myndighet vil være ulik da mange tjenester drives med hjemmel i særlov med egne krav relatert til myndighet og myndighetsutøvelse. Til en viss grad vil også flere samarbeider ha avvikende klageinstans, og i slike tilfeller er dette tatt inn i hver avtale. Administrativt vertskommunesamarbeid gir ikke formelt rom for politiske organer i styringslinjen ut over deltagerkommunenes kommunestyrer. Likevel er det ønskelig at noen 29

30 politiske møtepunkter beholdes slik at man kan ha påvirkning på utforming av tjenester i fellesmøter mellom alle kommuner. Vertskommuneavtalene må derfor ses i sammenheng med Samarbeidsavtale om tjenesteproduksjon og utvikling som skal ta høyde for at det er møteplasser mellom politikk og administrasjon som fortsatt vil være viktige i Værnesregionen med et omfattende tjenestesamarbeid. De politiske og administrative organer som beskrives i avtalen er rådgivende for vertskommunerådmannen og uten formell styringsrett. Politisk styringsrett har kun kommunestyrene i administrative vertskommunesamarbeider. De administrative organer som beskrives opprettes av vertskommunerådmannen for forankring i den enkelte kommune og for utvikling av eksisterende og nye tjenestesamarbeider til beste for regionen. Rapporten Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen viste klart at behovet for god kommunikasjon og informasjon/forankring til politisk nivå øker med en ren administrativ styringsløsning. Dette ivaretas gjennom en presisering at alle de deltakende kommunene i et samarbeid når som helst kan be om muntlige og skriftlige orienteringer i eget kommunestyre fra vertskommunerådmannen eller den vertskommunerådmannen utpeker. I tillegg til dette er det et uttrykt ønske om at det gjennomføres minst to faste årlige møter mellom kommunene i samarbeidet slik at det er mulig å gi strategiske føringer i et overordnet perspektiv. Det er også mulig å kalle inn til ekstraordinære møter ut over de to faste ved behov. Avtalene tar ved inngåelse høyde for at det skal utarbeides nye kostnadsfordelingsnøkler for alle tjenestesamarbeider. Det har ikke vært mulig å gjennomføre de nødvendige utredninger av nye nøkler før avtalene skal legges frem til behandling, men det er et mål om at nye nøkler skal være ferdig utredet og gjøres gjeldende fra og med budsjettåret Nye kostnadsnøkler vil derfor legges frem for alle kommunestyrer til behandling i løpet av høsten Inntil det er vedtatt nye kostnadsnøkler, vil de tidligere vedtatte nøklene bli benyttet med tillegg for overhead til vertskommunen på 2,5 % som effektueres fra avtalens ikrafttredelse. Vedtaket i regionrådet 18. april 2018 ga flere føringer i det videre arbeidet. Noen av disse er inntatt i hver enkelt vertskommuneavtale, noen er gjengitt i overordnet samarbeidsavtale og til dels er noe presisert i følgende tabell: VÆRNESREGIONEN 2.O SAMARBEID ORGAN FUNKSJON LOVHJEMMEL SAMARBEIDS- OMRÅDE FORMALISERING POLITISK SAMMENSATT AV ADMINISTRATIVT MØTENDE Værnesregionen tjenestesamarbeid Tjenestebasert vertskommunesamarbeid Utførende 28-1b Tjenesteutførelse Samarbeidsavtale Ingen politiske formelle organer. Politiske møtepunkter lengre ned. Rådmannsutvalget (Rådgivende organ for Vertskommunerådmannen) Vertskommunerådmann og rådmenn i de kommunene som deltar i tjenestesamarbeidene. Rådmennene stiller med nødvendig støtte fra andre i 30

31 ADMINISTRATIV TILKNYTNING organisasjonen Vertskommunerådmann overordnet ansvarlig Rådmannen i Stjørdal forestår praktisk gjennomføring av møtene også for de områdene hvor andre kommuner er vertskommune Sekretariat (evt. felles med MTR) Organisert som Administrativt vertskommunesamarbeid under Stjørdal kommune etter 28-1 b Koordinerende funksjon for tjenestesamarbeidene/fagrådene og utviklingsoppgaver på vegne av vertskommunerådmannen/rådmannsutvalget VIKTIGE HENSYN VEDTEKTER/ AVTALE MÅ INNEHOLDE MØTEHYPPIGHET OG FORM MOMENTER SOM SKAL IVARETAS I FORTSETTELSEN Fagrådene Videreutvikles som verksted for tjenesteutvikling og nettverkssamarbeid VKR oppretter nødvendige nye fagråd Effektivitet, forankring, dialog, skriftliggjøring, ansvarliggjøring I henhold til notat fra AU om organisering. Ellers i tråd med kommunelovens bestemmelser 2 faste årlige møter med politikere Felles formannskapsmøte Felles strategimøte Og ellers når en kommune ber om det. Rådmannsutvalget møter ved behov etter egen møteplan. Kostnadsnøkler gjennomgås. Økonomiske og andre forpliktelser ved uttreden fra deltagerkommune eller oppsigelse fra vertskommune reguleres noen lunde likt mellom avtaleområdene (herunder hvordan dette påvirker de løpende forpliktelsene til øvrige samarbeidskommuner.) Vurdering Det er rådmannens vurdering at den vertskommuneavtalen som legges frem for behandling i dag, sammen med den overordnete samarbeidsavtalen, dekker de føringer som er gitt av regionrådet gjennom tidligere behandling. 31

32 Vertskommuneavtale Koml b administrativt vertskommunesamarbeid om Værnesregionen Sekretariat mellom Tydal kommune Frosta kommune Meråker kommune Selbu kommune Malvik kommune (samarbeidskommuner) og Stjørdal kommune (vertskommune) Tydal kommune Frosta kommune Meråker kommune Selbu kommune Malvik kommune Stjørdal kommune Vedtatt: dd.mm.åååå dd.mm.åååå dd.mm.åååå dd.mm.åååå dd.mm.åååå dd.mm.åååå Stjørdal,

33 Innhold: 1. FORMÅL 3 2. DEFINISJONER 3 3. OVERORDNET STYRING 3 4. MYNDIGHET OG OPPGAVER 4 5. VERTSKOMMUNENS ANSVAR 4 6. OPPGAVER SOM FALLER UTENFOR VERTSKOMMUNENS ANSVAR ORGANISERING AV VÆRNESREGIONEN IKT 5 8. RAPPORTERING PLAN OG ØKONOMI KLAGEINSTANS EVALUERING OPPSIGELSE ENDRING AV AVTALEN MISLIGHOLD TVISTER IKRAFTTREDELSE OG VARIGHET KOMMUNESTYRETS GODKJENNING 8 33

34 Vertskommuneavtale Værnesregionen Sekretariat 1. Formål Værnesregionen Sekretariat er opprettet for å utføre de oppgaver som er delegert rådmannen i vertskommunen med hjemmel i kommunelovens 28-1 b, Administrativt vertskommunesamarbeid, under Stjørdal kommune, Org.nr Avtale om vertskommunesamarbeid er en bilateral avtale mellom én vertskommune og én samarbeidskommune. Avtalene i Værnesregionen er av praktiske årsaker skrevet som én avtale mellom flere parter, men er i realiteten flere bilaterale avtaler. Avtale om Værnesregionen Sekretariat er basert på kommunenes behov for god og systematisk ledelse og drift av felles tjenester. Samarbeidet vil være førende for den langsiktige forpliktelsen for de deltagende kommunene, og vil være førende for planlegging av bemanning og budsjetter. Værnesregionen Sekretariat skal bidra til at kommunene når følgende mål: - Kostnadseffektiv koordinering av tjenestesamarbeidene i Værnesregionen. - Effektiv koordinering av råd og utvalg. - En tjeneste med god service og et tydelig kontaktpunkt for eksterne samarbeidspartnere. - Høy kvalitet og høy faglig kompetanse. - Utvikle tjenesten i tråd med sentrale føringer. 2. Definisjoner Kommunene i samarbeidet defineres slik: Vertskommune: Den kommune som har fått delegert myndighet til å utføre oppgaver på vegne av samarbeidskommunen. Samarbeidskommune: Den kommune som har videredelegert sin myndighet til rådmannen i en vertskommune. Deltakerkommuner: Kommunene i samarbeidet. Vertskommune+Samarbeidskommune=Deltakerkommuner 3. Overordnet styring Delegert myndighet Kommunestyrene i samarbeidskommunene gir i henhold til denne avtalen egen rådmann instruks om å delegere sin kompetanse til å treffe vedtak i enkeltsaker til rådmannen i vertskommunen på de områder det skal samarbeides om. 3 34

35 Vertskommuneavtale Værnesregionen Sekretariat Rådmannsutvalget Rådmannen i vertskommunen oppretter et rådmannsutvalg sammensatt av rådmenn i alle samarbeidskommunene og to tillitsvalgte. Rådmannsutvalget ledes av vertskommunerådmannen og har en rådgivende/koordinerende rolle i samarbeidet. Politisk samarbeid Det etableres faste møteplasser mellom politisk nivå og rådmannsutvalget som skaper en arena for dialog mellom de enkelte kommunene. Det politiske samarbeidet har en rådgivende/hørende rolle i tjenestesamarbeidene. 4. Myndighet og oppgaver Kommunene ber rådmannen delegere følgende myndighet og oppgaver til vertskommunerådmannen: 1. Myndighet til å utføre rapportering til SSB og årlig KOSTRA rapportering. 2. Ha søksmåls- og ankekompetansen samt være partsrepresentanter i rettssaker og tvister som knytter seg til oppgaver som tilligger samarbeidet og hvor deltakerkommunen er rett saksøker/saksøkt. Kommunene delegerer ikke myndighet til å behandle saker av prinsipiell karakter med utøvelse av politisk skjønn for lovpålagte oppgaver. Dette vil for eksempel gjelde virksomhetsplan, budsjett, tertialrapporter og årsrapport i tillegg til saker av mer prinsipiell karakter som kommunestyrene selv initierer eller som legges frem av rådmannen i vertskommunen. Saker av slik art skal alltid behandles av deltakerkommunenes egne organer. 5. Vertskommunens ansvar Vertskommunen ved rådmannen skal: 4 - Være arbeidsgiver for ansatte, administrasjon og leder i Værnesregionen Sekretariat. - Drifte alle tjenester i samarbeidet basert på nødvendige delegasjoner. - Stille til disposisjon nødvendige bygg og utstyr for det interkommunale samarbeidet. - Stille til disposisjon nødvendige støttefunksjoner for drift av det interkommunale samarbeidet. - Utarbeide en virksomhetsplan med mål og resultatkrav. Planen skal beskrive de tiltak som planlegges for å få en god måloppnåelse, herunder forventet ressursinnsats. 35

36 Vertskommuneavtale Værnesregionen Sekretariat - Inngå nødvendige kontrakter /avtaler for drift av Værnesregionen Sekretariat på vegne av deltakerkommunene. - Organisere kunde- og publikumskontakt for alle kommuner i forbindelse med de oppgaver som er lagt til vertskommunen, herunder veiledning, utarbeide relevant informasjonsmateriale m.m. - Ha arkivansvar for Værnesregionen Sekretariat påse at arkivering utføres i henhold til arkivloven. - Annet arbeid som står i naturlig sammenheng med avtalens virkeområde, herunder innkjøp av utstyr, konsulenttjenester m.m. - Utarbeide regnskap for drift av Værnesregionen Sekretariat. Regnskapet føres som eget regnskap i vertskommunens driftsregnskap. - Utarbeide budsjett for tjenesten etter politiske føringer gitt i strategisamlinger med alle kommuner. 6. Oppgaver som faller utenfor vertskommunens ansvar. Deltakerkommunene ivaretar selv følgende oppgaver: a. Vedta forskrifter, herunder kommunale avgiftssatser b. Vedta planer for den enkelte kommune. c. Bestemme nivået på tjenesteinnholdet i den enkelte deltakerkommunen eller tjenester direkte rettet mot innbyggere i den enkelte deltakerkommunen. 7. Organisering av Værnesregionen Sekretariat Værnesregionen Sekretariat organiseres som en tjeneste ledet av en enhetsleder som delegeres ansvar for drift, personal og økonomi. Vertskommunen har ansvar for tilsettinger i tråd med vanlige prosedyrer. Tjenesten har hovedkontor i Stjørdal kommune. Samarbeidskommunene stiller lokaliteter som avdelingskontor (hvis behov). Hver kommune er ansvarlig for å stille nødvendige utstyr til rådighet for tjenesten i den enkelte kommune. Kostnader ved dette belastes den enkelte kommune. Oppmøtested for den enkelte ansatte er normalt ved kontoret til vertskommunen. Alle ansatte må påregne og utføre oppgaver i hele tjenesteområdet. De må derfor kunne møte i andre kommuner etter behov. 5 36