LEDERGRUPPE VED NT-FAKULTETET Referat møte i ledergruppen tirsdag 14.06.2016, kl. 09:15 11:30 Sted: E1-118 Deltakere med vararepresentanter. Representanter Navn Forfallsliste X Dekan Anne Borg Institutt for biologi (IBI) X Prodekan for forskning og nyskaping Tor Grande X Prodekan for utdanning og formidling Øyvind W. Gregersen X Instituttleder Else Berit Skagen Vara: Nestleder for utdanning Richard Strimbeck Vara: Nestleder for forskning Augustine Arukwe Instituttleder Edd Blekkan Instituttleder Jostein Mårdalen Studentrepresentant Elise Wright Knutsen Postdoc Torunn Forberg Studentrepresentant Stig-Martin Liavåg Institutt for bioteknologi (IBT) X Instituttleder Kjetil Rasmussen Vara: Nestleder for utdanning Olav Vadstein Vara: Nestleder for forskning Kjell Morten Vårum Institutt for fysikk (IFY) Institutt for kjemi (IKJ) Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Studentrepresentanter realfag Studentrepresentanter sivilingeniør Representanter for midlertidig ansatte X Instituttleder Erik Wahlström Vara: Nestleder for utdanning Jon Andreas Støvneng Vara: Nestleder for forskning Catharina Davies X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara: Nestleder for utdanning Karina Mathisen Vara: Nestleder for forskning Signe Kjelstrup Instituttleder Edd Blekkan X Vara: Nestleder for utdanning Jens Petter Andreassen Vara: Nestleder for forskning Sigurd Skogestad Instituttleder Jostein Mårdalen X Vara: Nestleder for utdanning Fride Vullum-Bruer Vara: Nestleder for forskning Knut Marthinsen Elise Wright Knutsen Vara: Liza Wanda Stig-Martin Liavåg Vara: Jorunn Tepstad Postdoc Torunn Forberg Vara: Stipendiat Torstein Nesse Referent: administrativ koordinator Susanna M. Brynhildsen Andre deltakere Pernille Feilberg 1
Kommentarer til innkalling: Ingen kommentarer. Referat fra forrige ledermøte: Referat for den 31.5 og 7.6 oppdateres og lagres i ledergruppemappen. Studentenes 5 minutt Ingen saker. Instituttenes 15 minutt Ingen saker. 2
NTL-sak 58/16 Administrativ organisering o Notat som underlag for diskusjonen ettersendes (mandag) NTL-sak 59/16 Ny rammefordelingsmodell o Dekanen vil presentere arbeidet med ny rammefordelingsmodell ved NTNU. Høring i organisasjonen skal gjennomføres i 2 omganger. Den første høringen sendes ut i slutten av juni med høringsfrist i midten av september. Dekanatet foreslår at NT setter ned en liten arbeidsgruppe for å svare på denne høringen. Øyvind Gregersen vil lede dette arbeidet siden dekan deltar i den sentrale arbeidsgruppen. Medlemmer til denne arbeidsgruppen diskuteres i ledermøtet. O-saker: Førsteamanuensisstilling ved IBI (Anne Borg) - vedlegg Undersøkelse av sensur av masteroppgaver (FUS) Øyvind Weiby Gregersen SFF status og score Tor Grande ble flyttet til møtet den 21.6. Påminnelse om MNT-konferanse Øyvind Weiby Gregersen Kort info om lønnsoppgjøret til høsten (Anne Borg og Heidi Hugdal) Kort info om arbeidet med bemanningsplan til høsten for vitenskapelige og tekniske stillinger (Anne Borg) Eventuelt: 3
NTL-sak 58/16 Administrativ organisering Notat som underlag for diskusjonen ettersendt (mandag) nb. notatet er ikke lik den som skal forhandles med LOSAM. Det som er presentert i ledermøtet er mer detaljert mtp. prosessene til høsten. o Dekan minner om at det er satt et minimumskrav til besparing på 7% (2017) + 3% (2018). Gjelder kun administrative ansatte, og sentralisering av en tjeneste (f.eks arkiv) teller ikke som besparelse. Besparelsen er årsverk. o Besparelseskravet tilsvarer 5-6 årsverk. Gjelder hele administrasjonen for nye fakultet for naturvitenskap. et kommer til å få en ramme for administrasjon som er hensyntatt besparelseskravet. o Rollen til fagbestiller er definert som teknisk stilling. o HMS-ansatte ved institutter er definert som tekniske stillinger, mens fakultetets HMSkoordinator er administrativ stilling. o Notatet er beskrevet ut i fra roller, men det kan være flere roller en og samme person har. o Viktig å sikre nødvendig kompetanse ved å ha en person som kan betjene flere institutt fremfor at en person har flere roller. Dette bidrar til å gjøre det likt på tvers av nivå. o Et førende prinsipp er at oppgaver, som instituttene har liten andel av, skal plasseres på fakultet. o En bør finne ut hva som er virksomhetskritisk aktivitet, hva er mindre virksomhetskritisk for å kunne prioritere. Måltall som bidrar til å vurdere volum som måltall pr student, produksjon o.l. o Tillit og delegering som hovedprinsipp for gjennomføring av oppgaver. o Er seksjonsinndeling på fakultetsnivået riktig? Ulike størrelser, ulike fagområder. Tekniske tjenester handler om finmekanisk og glassblåserverksted skal teknisk være egen seksjon? o Viktig å ivareta bsc-utdanningen som er tiltenkt løst ved at det dekanatet blir utvidet med en prodekan for området. Dette kan også inkludere EVU-aktiviteten og næringslivskontakt. Minner om at dagens prodekaner arbeider 50% som prodekan. o Kommunikasjon og VLR er foreslått lagt på fakultetsnivå. o Kontraktsarbeid skal under forskning. o I nåværende periode er det ansatt instituttledere på fulltid. Dette har medført en forskyvning av oppgaver mellom instituttleder og kontorsjefer. Det er av den grunn naturlig å oppsummere og tydeliggjøre instituttlederrollen og kontorsjefrollen nå. Kontorsjefene har bl.a. fått en tydeligere og utvidet kontrollerfunksjon. Neste versjon av notatet blir behandlet ved neste ledermøte den 21.6. NTL-sak 59/16 Ny rammefordelingsmodell o Dekanen presenterte arbeidet med ny rammefordelingsmodell ved NTNU. o Høring i organisasjonen skal gjennomføres i 2 omganger. Dekanatet foreslår at NT setter ned en liten arbeidsgruppe for å svare på denne høringen. Øyvind Gregersen vil lede dette arbeidet siden dekan deltar i den sentrale arbeidsgruppen. o Første høring blir sendt ut uke 25, og har en frist den 14.9. Tema for høringen er prinsipper, modeller og insentiver. NTs arbeidsgruppe ledes av Øyvind Weiby Gregersen. Medlemmer i gruppen i tillegg blir Else Berit Skagen, Kjetil Rasmussen og en fra de tidligere høgskolene (FT). 4
O-saker: Førsteamanuensisstilling ved IBI (Anne Borg) vedlegg o Innspill fra ledergruppen tas med i videre arbeid. Søkekomiten vil ha en sentral rolle i å forsøke å finne en kvinne til denne oppgaven. Undersøkelse av sensur av masteroppgaver (FUS) (Øyvind Weiby Gregersen) o Resultatet fra undersøkelsen gjennomført av FUS bekrefter at de endringer som er innført ved NT er riktig. Viktig at instituttlederne følger utviklingen med den nye ordningen. Påminnelse om MNT-konferanse (Øyvind Weiby Gregersen) o Frist for abstract er den 31.10.2016. NT har mange gode prosjekt som bør bli presentert i denne konferansen og instituttledere bør oppfordre sine vitenskapelige å sende inn abstract. Kort info om lønnsoppgjøret til høsten (Anne Borg og Heidi Hugdal) o. o Frist for å komme med innspill på hva som bør vektlegges, og meldes inn til rektor skal sendes innen onsdag 15.6. sendes direkte til Heidi Hugdal. Undervisning bør vektlegges siden dette har vært en undervurdert tema tidligere år. Bidra til fellesskapet annen faktor som ønskes vektlagt. Kort info om arbeidet med bemanningsplan til høsten for vitenskapelige og tekniske stillinger (Anne Borg) o Kurs om bemanningsplan organiseres tirsdag 21.6 kl 8-9, og seksjons- og kontorledere inviteres med. Likeså skal instituttledere ved FT og avdeling for Biologiske fag i Ålesund inviteres med. o Omhandler tekniske og vitenskapelige stillinger, inklusivt nye partnere. o Bør være tilknyttet strategi for nye fakultetet. Instituttene bes om å sette i gang tenkingen om strategi, og arbeidet skal fullføres med fakultetsstyrets strategisamling til høsten. Eventuelt: Ingen saker. 5