Dato: 9. mars 2011 BEBY /11 Forretningsutvalget Utkast til sak om program for folkevalgtopplæring 2011-2015 for bystyret, bystyrekomiteene og øvrige sentrale utvalg. RHKR BYST-0274-201018481-2 Hva saken gjelder: Bystyredirektøren legger med dette fram forslag til program for folkevalgtopplæring for valgperioden 2011-2015. Programmet omfatter bystyret, bystyrekomiteene og heltidspolitikerne. Bystyregruppenes gruppesekretærer vil få egen opplæring. Opplæring for øvrige utvalg vurderes særskilt. Opplæringsprogrammet er delvis bygd opp etter samme struktur som programmet for perioden 2007-2011. Det er gjort noen endringer av innholdet på bakgrunn av erfaringer fra denne valgperioden. I den sammenheng har ikke minst tilbakemeldingene fra heltidspolitikerne og svar som er kommet fra de folkevalgte gjennom spørreundersøkelsen som ble gjennomført i mars 11, vært viktig. Hovedvekten vil som tidligere være et program som tar for seg de viktigste sidene med det å være folkevalgt, med særlig vekt på spesielle forhold som gjelder i en parlamentarisk styrt kommune. Temamessig er det gjort noen justeringer i forhold til inneværende periode. I bystyreopplæringen har en prioritert erfaringsoverføring, systemforståelse og kunnskap og innsikt i kommunen som politisk organisasjon. Opplæringen for bystyret skal gi de folkevalgte innsikt og kompetanse på deres rolle som bystyrepolitikere og hvilket ansvar, forpliktelser og rettigheter som tilligger bystyrets medlemmer. Det legges opp til at en større del av opplæringen i reglement, fullmakter, fullmaktsforståelse og uformelle og formelle bestemmelser legges til bystyreopplæringen enn i denne periode. Erfaringene fra denne perioden tilsier at det er lettere å avsette tid til fellesopplæringer enn til komiteopplæringen. I tillegg vil mer opplæring i et samlet bystyre gi et større felles rom for erfaringsdeling. For bystyrekomiteene vil en også prioritere erfaringsoverføring og systemforståelse, men da ut i fra komiteenes ståsted. I komiteopplæringen vil en særskilt prioritere aktiviteter og tiltak som gir økt innsikt og forståelse for komiteenes politiske tilsyns- og kontrollansvar. 1
Erfaringen fra inneværende periode viser at en i komiteopplæringen må fokusere på videreføring og videreutvikling av gode systemer for politisk tilsyn og kontroll, innbefattet arbeidet med årsbudsjett og årsregnskap/årsmelding. Alle komiteer skal gjennom en basisopplæring innenfor de fagområder de har ansvar for. Det legges opp til at heltidspolitikerne skal ha et eget opplegg som fokuserer på ledelse, lederskap og teambygging i forretningsutvalg og komiteer. Hvordan dette opplegget konkret skal se ut må tilpasses sammensetningen av heltidspolitikere etter valget. Deltakelse i basisopplæringen for bystyret og komiteene er obligatorisk på lik linje med møteplikten i de samme utvalgene. Forslag til innstilling til bystyret: Bystyret slutter seg til program for folkevalgtopplæring 2011-2015 slik det framgår av saken. Roar Kristiansen Bystyredirektør Ragnhild Hvoslef Krüger Rådgiver Vedlegg: Folkevalgtopplæring 2011-2015. En første oversikt. 2
Saksutredning: 1. Opplæringsprogrammet For hver valgperiode skal Bergen kommune ha et samlet opplæringsprogram for de folkevalgte. Programmet skal strekke seg over hele perioden. For valgperioden 2007-2011 omfatter programmet bystyret, bystyrekomiteene, kontrollutvalget 1, heltidspolitikerne og bystyrepartienes gruppesekretærer. I folkevalgtopplæringen skal en både ivareta behovene til nyvalgte representanter og politikere med lang fartstid. På bakgrunn av tilbakemeldingene på denne periodens program foreslår bystyredirektøren å lage et mer omfattende opplegg for de nyvalgte representantene hele det første året i valgperioden. Det er kommet tilbakemeldinger fra representanter som har blitt faste representanter i løpet av bystyreperioden at noen kunne ønske seg et "nytt nybegynnertilbud" halvveis i perioden. I utgangspunktet skal også vararepresentanter være kalt inn til opplæringen, men poenget med behov for oppfriskning og at man får et større behov for opplæring som fast representant enn som vara tas med i den videre vurderingen. Forslag til opplæringsprogram 2011-2015 er bygd opp etter samme struktur som programmet for perioden 2007-2011. Det er gjort en del endringer på bakgrunn av erfaringer fra inneværende periode, tilbakemeldinger fra heltidspolitikerne og svar som er kommet fra de folkevalgte gjennom spørreundersøkelsen som ble gjennomført i mars 11. (Oppsummering av folkevalgtopplæringen 2007-2011). Erfaringen fra inneværende periode viser at både bystyret og bystyrekomiteene må fokusere på videreføring og videreutvikling av gode systemer for politisk tilsyn og kontroll, innbefattet arbeidet med årsbudsjett og årsregnskap/årsmelding. Det må dessuten brukes mer tid på temaene som gjelder reglementer og egenbestemmelser. 2. Bystyreopplæringen Bystyreopplæringen for perioden 2011-2015 vil både i form og innhold basere seg på et opplegg som ikke avviker mye fra inneværende periode, selv om det vil bli noen endringer. Det legges opp til at bystyret skal ha to årlige samlinger de to første årene av perioden. Oppstartssamlingen tas kort tid etter at det nye bystyret har konstituert seg. Ettersom det legges opp til flere bystyresamlinger vil det også bli lagt vekt på variasjon i arbeidsformene på samlingene. I 2007-2011 er det i hovedsak blitt brukt innledninger i plenumssamlinger i tillegg til noe gruppearbeid og "vrimling" der det ble tilbudt informasjon på ulike stands. I 2011-2015 vil disse arbeidsformene bli brukt videre, men med sterkere fokus på gruppearbeid. I tillegg vil det bli brukt andre arbeidsformer, som casestudier og andre former for presentasjoner og gruppearbeid. Det blir et eget opplæringsopplegg for de nyvalgte representantene i bystyret. Dette vil bli gjennomført to ganger i 2012. Denne opplæringen bør også tilbys til alle nye 1 For kontrollutvalget vil det bli laget et eget opplæringsprogram, men betydelige deler av bystyreopplæringen og noe av komiteopplæringen, vil også være relevant for kontrollutvalgets medlemmer. 3
vararepresentanter. Det bør vurderes om det skal gis tilbud om en repetisjon av denne opplæringen halvveis i perioden til representanter som er blitt faste i løpet av denne tiden. I bystyreopplæringen vil det bli lagt stor vekt på erfaringsoverføring, systemforståelse og kunnskap og innsikt i kommunen som politisk organisasjon. Opplæringen for bystyret skal gi de folkevalgte innsikt og kompetanse på deres rolle som bystyrepolitikere og hvilket ansvar, forpliktelser og rettigheter som tilligger bystyrets medlemmer. Hvilke tema som skal fokuseres mest og hvordan opplæringen skal skje er ikke detaljert og avgjort endelig på nåværende tidspunkt. Det er likevel fornuftig å allerede nå identifisere hva som vil være sentrale og gjennomgående tema i hele eller deler av valgperioden. Sentrale og gjennomgående tema grupperes i følgende hovedområder : a. Den kommunale organisasjon (formell oppbygging, forholdet forvaltning politikk tjenester o.l) b. Lovverk og egenbestemmelser (kommunelov, forvaltningslov, lover og regler for folkevalgte o.l) c. Etikk og habilitet 2 d. De folkevalgtes rettigheter, ansvar og plikter e. Parlamentarisme som system (formelle prinsipper og uformelle kjøreregler, forholdet opposisjon og posisjon mv. ) f. Fullmaktene (arbeidsdelingen mellom bystyret og byrådet) g. Kommunale rammebetingelser (økonomi og budsjettarbeid) h. Politiske roller og rolleforståelse i. Demokratiutvikling j. Politisk styring hva er bystyrets rolle og oppgaver (styring i offentlig sektor) k. Særskilte bypolitiske temaer vurderes underveis (for eksempel kommunalt eierskap) Punktene a f vil stå sentralt fra oppstart og underveis i perioden. De øvrige områdene tas opp på ulike måter etter at bystyret har vært i funksjon i noen måneder, dvs. fra 2012 og utover. Detaljeringen på hvilken innretning og hvordan det skal tas opp må komme på et senere tidspunkt. Punktene c og i har tidligere stått både som tema for bystyreopplæringen og for komiteopplæringen, men det er nå foreslått at de hovedsakelig tas inn som en del av opplæringen. Dette er tema som det kan være nyttig å diskutere i ett større forum for å få en god erfarings - og ideutveksling og der det også kan være et poeng å kunne sette sammen ulike grupper for å diskutere det og trekke inn ideer fra flere komiteer. I tillegg til de temaene som også tidligere har stått sentralt i bystyreopplæringen vil det, som sagt, bli foreslått at noen tema flyttes fra komiteopplæring til bystyreopplæringen: 4
* Komiteenes rolle i det politiske systemet, både overfor bystyret og i forhold til byrådet/byrådsavdelingen. Dette vil man fokusere på blant annet ved at reglementer og fullmakter som er styrende for komiteene blir tatt som tema i flere samlinger. Inn i dette temaet kommer også komitemedlemmenes rettigheter og plikter. * Komiteenes arbeidsformer vil bli et tema i bystyreopplæringen det første året og senere i komiteopplæringen. Slik ønsker man å sikre en felles forståelse og erfaringsdeling i forhold til komitearbeidet, samtidig som komiteene skal ha mulighet til å vektlegge sine egne preferanser i sitt arbeid. 3. Politikksidene og politikerportalen - tilgang til opplæringsressurser på nett På kommunens egne politikksider er tanken å legge ut opplæringsressurser for folkevalgte i betydelig større grad enn i dag. I planleggingen av den nye politikerportalen ligger det også en mulighet til å legge ut opplæringsressurser på nett. Både sidene "for folkevalgte" og deretter portalen kan fungere som et sted der materiell fra fellesopplæringer, men også annet opplæringsmateriell (for eksempel fra KS) ligger tilgjengelig. I tillegg vil politikerportalen kunne fungere som et sted der man kan utveksle erfaringer og synspunkter og drive "egenopplæring". Politikksidene klargjøres for bruk i opplæringssammenheng frem mot ny valgperiode. Den videre planleggingen av hvordan politikerportalen kan brukes som opplæringsarena, tas i forbindelse med arbeidet med portalen. 4. Komiteopplæringen Bystyrekomiteene utgjør en vesentlig del av det parlamentariske styringssystemet. Det er en klar intensjon at de politiske diskusjonene og avklaringene skal finne sted i komitemøtene, slik at komiteenes behandling av politiske saker blir reelle. Komiteopplæringen skal bidra til at komiteene arbeider aktivt og selvstendig innen de saksområdene de er delegert ansvar, slik at de får en funksjon som politiske verksteder. Komiteene skal også få en god og systematisk opplæring innen de fagområder de har ansvar for. Det legges opp til en opplæring som går over hele perioden, men med størst omfang i perioden 2012 2014. Erfaringene fra de to siste periodene har vært at den felles grunnleggende basisopplæringen for bystyrekomiteene ikke har blitt gjennomført i det omfang som opprinnelig tenkt. For 2011-2015 foreslås det derfor å legge opp til flere bystyresamlinger. En del tema som tidligere er blitt lagt til komiteopplæringen er derfor nå foreslått flyttet til bystyreopplæringen. Alle komiteene har gjennomført en god og omfattende fagopplæring gjennom hele perioden, selv om omfanget har variert komiteene imellom. Følgende områder bør vektlegges i kommende periode: 1. I inneværende periode er det blitt en økende forståelse for komiteenes ansvar og rolle i forhold til politisk tilsyn og kontroll. For å få en fortsatt god utvikling av dette området, vil folkevalgtopplæringen ha et sterkt fokus på komiteenes tilsyn- og kontrollfunksjon også i neste periode. 2. Komiteenes arbeidsformer vil også bli et viktig tema i folkevalgtopplæringen. Resultater fra spørreundersøkelsen om komitedrift vil være med å danne grunnlaget for hvilke 5
områder innen komitedriften som må få ekstra oppmerksomhet i folkevalgtopplæringen. Det er foreslått at komiteenes arbeidsformer blir en del av bystyreopplæringen i 2012 og så en del av komiteopplæringen i 2013 og 2014. 3. Alle komiteene skal ha et faglig opplæringsprogram som strekker seg gjennom hele valgperioden. Komiteene har selv ansvar for å utforme og vedta eget program. Alle komiteer skal gis en obligatorisk basisopplæring også når det gjelder fagområdene de har ansvar for. Basisopplæringen vil omfatte lovverk, status, utviklingstrekk og utfordringer på de fagfelt som komiteene har ansvar for. Denne opplæringen må komme tidlig i valgperioden (2011/2012). Sentrale og gjennomgående tema for komiteene grupperes i følgende hovedområder : a. Lovverk og egenbestemmelser som regulerer komiteenes aktiviteter (reglementer, fullmakter mv.) b. Politisk styring (politisk tilsyn og kontroll, komiteenes arbeid med årsbudsjett/økonomiplan, årsregnskap og årsberetning mv. ) c. Komitedrift (møteledelse, intern organisering, høringer, arbeidsgrupper, befaringer og reiser) d. Fagopplæring Alle komiteer skal gjennom et basisprogram som dekker punktene a d. Dette tas dels i oppstarten, dels vil det bli gjentatt og utdypet de påfølgende år, men mest i 2008. Det legges opp til at alle komiteene skal ha minst 2 årlige samlinger som håndterer disse temaene på en eller annen måte. For alle komiteenes vedkommende må det defineres inn noen minimumskrav til hva komiteene skal ha av opplæring og hvordan dette skal gjøres. Alle komiteene vil hver for seg få ansvar for å lage et samlet opplæringsprogram innenfor egne felt som går over hele valgperioden. Dette er leder og nesteleder (eventuelt AU) ansvarlig for sammen med den enkelte komitesekretær. 5. Studieturer Hver komite bør i løpet av valgperioden gjennomføre en studietur til utlandet som omfatter hele komiteen. Studieturen skal bidra til en ekstra fordypning i et tema som er særlig relevant i komitearbeidet. Komiteene bør i forkant fastsette klare mål for studieturen og være tydelig på hvilke temaer som ønskes belyst. Temaene bør også ha en overføringsverdi til lokale forhold. Studieturen bør gjennomføres relativt tidlig i valgperioden (2012/2013). Øvrige studieturer (innenlands) gjennomføres på samme måte med utgangspunkt i klare mål og tema som er tydelige, relevante og har en lokal overføringsverdi. Bystyret behandlet i møte 31.05.10, sak 142-10 spørsmålet om komitereiser og vedtok blant andre, følgende retningslinjer: 1. Alle tjenestreiser/studiereiser, hvor bystyrekomiteen reiser som gruppe skal godkjennes av Forretningsutvalget. 2. For alle tjenestreiser/studiereiser hvor bystyrekomiteen, helt eller delvis, reiser som gruppe, fremlegges det sak for Forretningsutvalget, hvor det redegjøres for reisens formål, program og kostnadsoverslag. 6
8. Etter komitereiser skal kursmateriale og referat fra reisen distribueres til egen komite og Forretningsutvalget. 9. Kursmateriale og referat fra enkeltmedlemmers reiser skal distribueres til komiteleder og ordfører. I 2011-2015 bør det legges større vekt på at reiser skal ha overføringsverdi og at det skrives rapporter og holdes orienteringer om erfaringene fra reisene. 6. Grunnopplæring for heltidspolitikere Bystyredirektøren anbefaler at det utarbeides et lederutviklingsprogram som går over hele valgperioden, men med størst omfang de to første årene (2012/2013). Målsettingen er å etablere en felles plattform for heltidspolitikerne/forretningsutvalget. Hvordan dette opplegget konkret skal se ut må tilpasses sammensetningen av heltidspolitikere etter valget. 7. Egne samlinger for komiteledere og komitenestledere Det foreslås å ha årlige samlinger for komiteledere og komitenestledere slik at en kan ta opp felles spørsmål og problemstillinger og ha en erfaringsutveksling på tema knyttet til politisk ledelse, komitedrift og forholdet bystyret - komiteer. 8. Bystyregruppenes gruppesekretærer Det foreslås å legge opp til en egen gjennomgang/opplæring med bystyregruppenes gruppesekretærer. Den første gjennomgangen tas i starten av valgperioden (2012) og følges opp med årlige samlinger. 9. Representasjon Også i kommende periode foreslås det en opplæring som tar for seg de ulike rollene, oppgavene og pliktene som ordfører/varaordfører, kommunalrådene og eventuelle andre på bystyresiden har på vegne av Bergen kommune i kontakten ut over kommuneorganisasjonens grenser, både nasjonalt og internasjonalt. Det vil dreie seg om å gjennomgå representasjonsoppgavene, representasjonsreglement og ansvar, rettigheter og plikter i tilknytning til utførelsen av disse oppgavene. Det vil også være relevant å ta en gjennomgang på ansvars- og oppgavedelingen mellom bystyre- og byrådssiden. Opplæringen tas i starten av perioden (2012/2013). 10. Internasjonalt samarbeid Det anbefales også at det utarbeides et eget opplæringsopplegg knyttet til temaene internasjonalisering og internasjonal kontakt/samarbeid. I et slikt opplegg vil en både ta opp den kommunale politikk og strategi på dette området, bystyresidens rolle og hvilke tiltak og aktiviteter som skal prioriteres. 11. Samarbeid med byrådet/byrådsavdelingene Det foreslås et tettere samarbeid med byrådet og byrådsavdelingene både når det gjelder opplæring og erfaringsdeling. I de tidligere periodene har byrådsavdelingene vært invitert til å holde opplæringer for bystyrepolitikerne og byrådene har blitt invitert til å delta på opplæringene. Dette er et samarbeid som man håper at vil fortsette. For perioden 2011-2015 bør det vurderes et tettere samarbeid mellom komiteledere/nestledere/byråder/administrativ ledelse i byrådsavdelingene. Samarbeidet kan gå på å delta tettere i planlegging av opplæring, men også å drive erfaringsdeling og gjensidig opplæring. 7
12. Gjennomføringen Bruk av erfarne bystyrepolitikere For kommende periode anbefales det at opplæringen i stor grad gjør nytte av egne, lokale krefter, for eksempel nåværende eller tidligere bystyrepolitikere med lang fartstid fra det praktiske liv i bergenspolitikken. Ved å bruke politikere som vet hvor skoen trykker kan det være lettere å få en god overføring av kunnskap til de nyvalgte representantene. Den kompetansen de erfarne folkevalgte besitter kan med fordel nyttes både i forhold til introduksjonsopplæringen og i forhold til utvalgte temaer senere i opplæringsløpet. Foreløpig er det ikke avklart hvordan en ordning med bruk av erfarne politikere skal organiseres, men ett alternativ kan være at en inngår avtale med en eller flere politikere som er gått ut av bystyret og som kan bli brukt som foredragsholdere gjennom hele perioden. Andre foredragsholdere Det vil trolig også være behov for at det hentes inn foredragsholdere fra andre kommuner eller fra forskningsmiljøer, avhengig av hvilke tema som står på dagsorden. Samarbeid med byrådssiden Det legges opp til at utvalgte temaer dekkes inn og belyses gjennom et samarbeid med byrådssiden. Dette gjelder både opplæringen for bystyret og komiteene. Byrådssiden vil bli involvert i områdene lovverk, fagopplæring, arbeid med årsbudsjett, årsberetning og årsregnskap, samt politisk tilsyn og kontroll. Også på tema som styringssystem, kommunal organisering, fullmakter mv. vil det være aktuelt å utarbeide opplegg i samarbeid med byrådssiden. Her er det foreslått et tettere samarbeid enn i tidligere perioder, både når det gjelder planlegging av opplæring og gjensidig opplæring, særlig på ledernivå. 13. Samarbeid med KS Prosessveileder Bystyrets kontor vil samarbeide med KS om deler av opplæringsprogrammet. I oppstarten av perioden kan KS stille med prosessveileder i to dager for bystyret og trolig også for bystyrekomiteene. Eventuell bruk av prosessveileder videre i valgperioden avtale nærmere med KS. Utviklingsprosjekt i samarbeid med KS Det har tidligere vært foreslått et utviklingsprosjekt i samarbeid med KS, som ikke er fulgt opp. Forretningsutvalget bør vurdere om slike prosjekt er interessant i det videre arbeidet. Det vil, i så fall, være mest logisk, å koble et slikt prosjekt til en komite som pilotprosjekt. 14. Obligatorisk opplæring Basisopplæringen som omfattes av opplæringsprogrammet er obligatorisk for de faste medlemmene og de vararepresentantene som blir kalt inn. Det vil foreligge innkalling på lik linje med møter i de politiske utvalg. I tidligere perioder har det vært innkalt halvparten så mange vararepresentanter som representanter til opplæringene. Erfaringene fra de to siste periodene er at alle vara må regne med å bli innkalt til bystyremøter og ofte på relativt kort varsel. For å sikre at alle som deltar på bystyre- og komitemøter har hatt anledning til å delta på opplæring foreslås det at alle vararepresentantene innkalles til felles bystyresamlinger. 8
Det har vært registrert fremmøte på alle bystyreopplæringene i perioden 2007-2011. I forbindelse med revidering av honorarreglementet bør det vurderes om det skal innføres honorar for gjennomført opplæring. Dette vil bli særlig aktuelt dersom det faste honoraret tas vekk og erstattes med et høyere honorar for møtedeltakelse. Bystyrekomiteene avgjør selv utformingen av opplæringsprogram innen eget ansvarsområde. Det vil her være en blanding av seminarer, befaringer og forelesninger om utvalgte temaer. Den enkelte komite må selv ta stilling til om deler av denne opplæringen skal være frivillig. 15. Oppsummering av erfaringer/evaluering For å få et best mulig grunnlag for videreutvikling av opplæringsprogrammet, vil deltakerne på bystyre- og komitesamlingene gis mulighet til å gi tilbakemeldinger ved bruk av enkle spørreskjemaer. Før utløpet av kommende valgperiode tar en sikte på en bredere evaluering av folkevalgtopplæringsprogrammet 2011-2015. 9
Vedlegg 1 1. Opplæringen høsten 2011 Bystyret Det nye bystyret konstitueres 31. oktober. Det blir avholdt et to-dagers seminar for bystyret 4. og 5. november, med følgende hovedtemaer: Parlamentarisme som system Lovverk og egenbestemmelser Fullmaktene Rammer og roller Bystyrets hovedoppgaver Seminaret vil også omfatte en innledende orientering om budsjettoppbygging, budsjettprosessen, sammenhengen mellom budsjett og økonomiplan, og arbeidet med årsberetning og årsregnskap. Disse temaene vil bli tatt opp igjen i oppfølgende samlinger for bystyret i 2012. Seminaret blir arrangert i samarbeid med KS som deltar med prosessveileder. For de nyvalgte bystyrerepresentantene vil det bli laget et eget opplegg som blant annet tar for seg følgende: 1. Formelt regelverk, egenbestemmelser og den praktiske gjennomføringen av bystyremøtene 2. Kommunens virksomhet og basisorganisering 3. Bystyrets administrasjon Introduksjonen for de nyvalgte representantene kommer enten i tilknytning til bystyrets konstituerende møte 29. oktober, alternativt kan det legges opp som en særskilt del av bystyresamlingen 4/5. november. Bystyrekomiteene I forkant av komiteenes konstituerende møter 8-10. november blir det avholdt et introduksjonsseminar. Hver komite får en kort orientering fra de respektive byrådsavdelingene om fagområdene som hører inn under komiteenes ansvarsområder. Videre vil det bli fokusert på arbeidsformer, rolleforståelse, komiteenes tilsyn- og kontrollansvar og opplegg for fagopplæring. 2. Oppfølgende samlinger 2012-2015 Bystyret Det anbefales å gjennomføre to heldagssamlinger i året. I løpet av første halvår 2012 arrangeres to seminar med fokus på Folkevalgtrollen Politikernes ansvar i samfunnsutviklingen Samspill og fullmaktsfordeling mellom bystyre, bystyrekomiteer og bydelsstyrer Habilitet, etikk og korrupsjon Forholdet budsjett/årsberetning/årsregnskap Komiteenes arbeidsformer I tillegg arrangeres det en halvdagssamling for nye bystyrerepresentanter. 10
I tredje kvartal like etter framlegging av byrådets budsjett blir det et oppfølgingsseminar for bystyret om budsjettoppbygging, budsjettprosessen og sammenhengen mellom budsjett og økonomiplan. Bystyredirektøren vil komme tilbake med forslag til dato for disse seminarene i forbindelse med møteplan for 2012 for bystyret og komiteene. Temaene for de resterende samlingene vil bli avklart etter innspill fra bystyret, komiteene og forretningsutvalget i løpet av perioden. Bystyrekomiteene Hver komite avholder i løpet av januar/februar 2012 et seminar med (eventuell) deltakelse av prosessveileder fra KS. Det blir her en fordypning i noen av de samme temaene som komiteene var innom på introduksjonsseminaret, blant annet samarbeid og samhandling i komiteene (komitedrift), arbeidet med politisk tilsyn- og kontroll, innbefattet arbeidet med årsberetning/årsregnskap. Hver komite får en gjennomgang av de viktigste lovene som er aktuelle innen den enkelte komite sitt ansvarsområde. Det blir en grundig gjennomgang av organisering og ansvarsområder fra respektive byråder/ byrådsavdelinger. Byrådene orienterer om hvilke områder som har høyest prioritet sett fra byrådssiden. Det anbefales at seminarene gjennomføres som ett-døgns samlinger der komiteen reiser vekk fra lunsjtid den ene dagen til lunsjtid den neste. Det blir faglig program på ettermiddagstid og formiddagstid, og felles sosial samling på kveldstid. Dermed vil seminarene også ha en funksjon som en samling der de nye komitemedlemmene blir kjent med hverandre. Alternativt kan seminarene arrangeres som heldagssamlinger. For den resterende del av perioden vil temaene dels være avhengig av ønsker og tilbakemeldinger fra komiteene og bystyret. Det bør være en målsetting at det arrangeres en samling i året for bystyrekomiteene. Selv om det ikke er detaljplanlagt temaer for hvert år, er det flere områder som peker seg ut som aktuelle: Reglement og egenbestemmelser Fullmaktsfordelingen Tilsyn- og kontrollarbeidet Arbeidet med årsberetning/årsregnskap Budsjettarbeidet Fagopplæring: Hver fagkomite må utover fellestemaene selv fastsette mål for egen aktivitet, og ta stilling til og lage et opplegg for egen fagopplæring innen det oppgavefeltet som ligger under komiteens ansvarsområde. Komiteene må utarbeide egne aktivitetsplaner som gjenspeiler ansvarsområdene, slik at de får et godt nok grunnlag til å undergi sakene en god nok behandling, til å fastsette mål og til å vurdere resultater. Studieturer : Bystyredirektøren anbefaler at komiteene gjennomfører studieturer også i kommende valgperiode. Komiteene avgjør selv tema og innhold for studiereisene. Studieturene til utlandet bør fortrinnsvis gjennomføres i løpet av første halvdel av valgperioden. 11
3. Grunnopplæring for heltidspolitikere Lederopplæring Det anbefales at den nye valgperioden starter med en ledersamling som gjenomføres i løpet av første kvartal 2012. Tema, innhold og omfang av lederopplæringen kan en først ta stilling til når sammensetningen av heltidspolitikere er klar etter valget. Bystyredirektøren vil derfor komme tilbake med en egen sak med nærmere detaljering av lederopplæringsprogrammet. Egne samlinger for komiteledere og komitenestledere I tillegg til lederopplæringen bør det gjennomføres jevnlige samlinger om komitedriften mellom komitelederne/nestlederne og komitesekretærene. Det bør avholdes en halvdagssamling i halvåret. 12