Konkurransegrunnlag Utredningsoppdrag om metoder for prosjektseleksjon og monitorering 1 Innledning Forskningsrådet ved Innovasjonsdivisjonen ønsker å få gjennomført en utredning som kartlegger og vurderer god praksis for seleksjon og monitorering av innovasjonsprosjekter i tilsvarende organisasjoner nasjonalt og internasjonalt. Konkurransen kunngjøres i Doffin (frivillig utlysning under nasjonal terskelverdi). Samlet kostnad for anskaffelsen må holdes innen rammen av 480.000,- kroner eks. mva. 2 Om Norges forskningsråd Norges forskningsråd er et nasjonalt forskningsstrategisk og forskningsfinansierende organ. Forskningsrådet er den viktigste forskningspolitiske rådgiveren for regjeringen, departementene og andre sentrale institusjoner og miljøer med tilknytning til forskning og utvikling (FoU). Forskningsrådet arbeider for et økonomisk og kvalitetsmessig løft i norsk FoU og for å fremme innovasjon i samspill mellom forskningsmiljøene, næringslivet og offentlige forvaltning. Forskningsrådet skal identifisere behov for forskning og foreslå prioriteringer. Gjennom målrettede finansieringsordninger skal Rådet bidra til å sette i verk nasjonale forskningspolitiske vedtak. Rådet skal fungere som en møteplass mellom forskere, brukere av forskning og de som finansierer forskning og skal bidra til internasjonalisering av norsk forskning. Forskningsrådet er organisert i en administrativ divisjon og tre fagdivisjoner: Divisjon for vitenskap, Divisjon for store satsinger og Divisjon for innovasjon. Administrasjonen av de til sammen nær hundre forskningsprogrammer og finansieringsordninger som Forskningsrådet bestyrer, er fordelt mellom de tre fagdivisjonene. Forskningsrådet har omlag 400 ansatte. For ytterligere informasjon vises det til www.forskningsradet.no. 1
3 Om oppdraget 3.1 Omfang og varighet Vi ønsker å inngå avtale med én leverandør om gjennomføring av utredningsoppdraget med oppstart i løpet av august 2010 og ferdigstillelse innen 15. desember 2010. Samlet kostnad for anskaffelsen må holdes innen rammen av 480.000,- kroner eks. mva. 3.2 Beskrivelse av tjenesten som skal anskaffes Anskaffelsen består i en utredning som skal kartlegge, beskrive og vurdere metoder for å selektere og i neste omgang monitorere FoU- og innovasjonsprosjekter rettet mot næringslivet. Kartleggingen skal både omfatte begrunnelser, arbeidsmetoder, indikatorer og handlingsregler knyttet til styring. Det forutsettes at arbeidet relateres til eksisterende praksis i Forskningsrådet. Kartleggingen må differensiere mellom ulike virkemiddeltyper. For seleksjonsfasen: Kartlegge verktøy, arbeidsmetoder og konseptuelle begrunnelser for prosjektutvelgelse og støtte til innovasjonsrettede FoU-prosjekter i næringslivet slik dette brukes i andre lands forskningsråd eller tilsvarende, samt tilsvarende systemer i den grad de finnes i et utvalg store foretak. For gjennomføringsfasen: Kartlegge indikatorer, rapporteringskrav og annet verktøy som benyttes til å monitorere prosjektgjennomføringen i henhold til de prosjektmål som har ligget til grunn for seleksjonen og som inngår i kontrakten for prosjektgjennomføringen. Kartleggingen skal også inkludere prosedyrer for oppfølging ved positive og negative avvik i forhold til planen. Arbeidsmetoden: Kan omfatte litteraturstudier, intervjuer og/eller institusjonsbesøk, survey i henhold til hva som vurderes hensiktsmessig. Metoden må beskrives i tilbudet. Land og institusjoner: Det gjøres et utvalg i henhold til begrunnet forslag. Spesielt bes inkludert EU, USA (herunder det tidligere ATP-programmet), Vinnova, Tekes, Forsknings- og innovasjonsstyrelsen i Danmark. 3-5 større private foretak bes også inkludert. Samarbeidsform: Det er en forutsetning at det etableres et løpende samarbeid og dialog underveis i prosjektet. Forskningsrådet setter av egne ressurser i form av arbeidstid til å delta aktivt i arbeidet. Opplegg for samarbeidet bes tatt inn i anbudet. Rapporteringsform: Skriftlig sluttrapport med konkret framstilling av identifisert praksis og anbefalinger, muntlig presentasjon av hovedfunn for Forskningsrådet. Alle resultater gjøres tilgjengelig i elektronisk form. Både oppdragsgiver og oppdragstaker står fritt til å publisere resultatene samt videre bearbeide framkommet materiale forutsatt at vanlige opphavsrettslige regler og krav til konfidensialitet ivaretas. 4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I. Konkurransen utlyses på Doffin (frivillig). Prosedyre som benyttes, er konkurranse med forhandling. Forskningsrådet forbeholder seg retten til å invitere kun to kvalifiserte tilbydere til forhandlinger. Kun leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene (jf. pkt. 5) vil få delta i konkurransen. 2
5 Kvalifikasjonskrav Søkere må oppfylle samtlige kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav for å delta i konkurransen. Kvalifikasjonskrav som må oppfylles gjelder: - Ingen restanser med hensyn til betaling av skatt og avgifter - Leverandør som skal utføre arbeid i Norge skal oppfylle lovbestemte krav innen helse, miljø og sikkerhet - Være et lovlig etablert firma med rett til å drive virksomhet - Må kunne vise til en tilfredsstillende økonomi - Oversikt over foretakets totale bemanning - Orientering om leverandørens kvalitetssystem. Dokumentasjon som besvarer ovennevnte krav, tas med i tilbudet, jf. pkt. 7.4. Formålet med å stille kvalifikasjonskrav er å sikre at leverandøren teknisk, organisatorisk, økonomisk og finansielt har det nødvendige grunnlaget for å gjennomføre kontrakten. 6 Tildelingskriterier Forskningsrådet vil tildele oppdraget ut fra en vurdering av de økonomisk mest fordelaktige tilbudene. Følgende tildelingskriterier vil bli lagt til grunn: Kvalitet på den faglige løsningen av oppdraget Kompetanse og erfaring for tilbudt personell Leveranser innenfor den økonomiske rammen Leverandørens priser I pkt 6.1 6.4 er angitt nærmere beskrivelser for tildelingskriteriene. De skal besvares i tilbudet, jf. pkt. 7.4. Det bes om at det oppgis to referanser fra relevante oppdrag utført av hver tilbudt person. Oppgi navn, adresse, kontaktperson, telefonnummer, kort beskrivelse av oppdraget, omfang og periode. 6.1 Kvalitet på den faglige løsningen av oppdraget Vi vil legge vekt på at tilbudet legger opp til en faglig forsvarlig drøfting av vesentlige forhold som påvirker muligheter og begrensninger knyttet til å monitorere prosjektgjennomføring med de implikasjoner det får for etablering og bruk av konkrete indikatorer. Drøftingen må både ha en tilfredsstillende referanse til eksisterende litteratur og gi en god oversikt over utvalgskriterier og status for situasjonen i de organisasjoner som velges ut for nærmere analyse. Det må også legges opp til en løsning som både er praktisk gjennomførbar og samtidig knytter an til erfaringer som er høstet andre steder. 6.2 Kompetanse og erfaring hos tilbudt personell Det skal fremlegges CVer for tilbud personell. Følgende kvalifikasjoner for tilbudt utredningsteam vil bli vurdert: Relevant erfaring med og kjennskap til liknende prosjekter. 3
Kjennskap til det norske forskningssystemet, forskningsmiljøer og brukerstyrte prosjekter spesielt Solid kjennskap til næringslivets FoU-behov - gjerne fra eget arbeid i næringslivet Relevant erfaring fra offentlig forvaltning innen FoU og gjennomføring av innovasjonsrettede tiltak 6.3 Leveranser innenfor den økonomiske rammen Tilbudet vil bli vurdert ut fra hvilke land og hvilke typer organisasjoner som omfattes av undersøkelsen, samt hvordan man konkret vurderer funnene opp mot behov i Norges forskningsråd. Det vil også bli lagt vekt på et tilfredsstillende opplegg for samarbeid med Forskningsrådet under veis i prosjektgjennomføringen. 6.4 Leverandørens priser Leverandørens timepriser og totalpris for oppdraget. 7 Krav til tilbudet 7.1 Generelt Tilbud og dokumentasjon for kvalifikasjonskravene skal gi en komplett besvarelse til kunngjøringen i Doffin med konkurransegrunnlag. Det aksepteres kun skriftlig innleverte tilbud. Innsendte tilbud vil ikke bli returnert. 7.2 Språk Tilbudet skal skrives på norsk. 7.3 Pris Prisene skal oppgis i norske kroner eks. mva. For konsulenter med arbeidssted utenfor Forskningsrådet skal timeratene dekke alle andre utgifter som måtte oppstå i forbindelse med gjennomføringen av oppdraget, herunder utgifter til normalt kontorhold, inklusive telefon, telefax, kopiering etc. Utgifter til avtalte reiser, diett og overnatting dekkes etter Statens reiseregulativ. 7.4 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde og ha følgende struktur: Nr Innhold Referansepkt. i konkurranse grunnlaget 1 Innledning - Kort oppsummering av tilbud - Leverandørens navn, adresse og kontaktperson - Tilbudt kontaktperson for oppdrag, med erstatter - Eventuelle forbehold 2 Dokumentasjon av kvalifikasjonskravene: - Firmaattest (vedlegg) Besvarelse av pkt. 5 4
- Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden (vedlegg) og skatteattest for skatt utstedt av kemner - /kommunekasserer (vedlegg). Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. - HMS-egenerklæring (vedlegg) - Foretakets årsregnskap for siste to år (vedlegg) - Oversikt over foretakets totale bemanning - Orientering om leverandørens kvalitetssystem 3 Kvalitet på den faglige løsningen av oppdraget Besvarelse av pkt. 6.1 Omfang på beskrivelsen for dette punktet og nr 4 og 5 under, bør være i størrelsesorden 5-10 (maks) sider pluss evt. vedlegg. 4 Kompetanse og erfaring hos tilbudt personell (vedlegg 1: CVer) Besvarelse av pkt. 6.2 5 Leveranser innenfor den økonomiske rammen Besvarelse av pkt. 6.3 6 Priser Besvarelse av pkt. 6.4 og 7.3 7 Referanser Se dok.krav i kap. 6, fjerde avsnitt 8 Vedlegg 1) CVer for tilbudte personer 2) Firmaattest 3) Skatteattest for merverdiavgift 4) Skatteattest for skatt 5) HMS-egenerklæring 6) Foretakets årsregnskap for siste 2 år 7.5 Innleveringsform Det skal leveres ett komplett eksemplar av tilbudet (med vedlegg) i papirversjon, og ett på CDrom/minnepinne. 7.6 Innlevering - tid og sted Frist for innlevering av tilbud er mandag 31. mai 2010 kl 12.00. Tilbud skal leveres i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: Tilbud, utredningsoppdrag om prosjektseleksjon og monitorering Att.: Svein Olav Nås/Paul Bencze Åpnes kun av adressat Tilbud skal leveres i Forskningsrådets resepsjon, Stensberggata 26 i Oslo eller sendes per post til Norges forskningsråd, Postboks 2700 St. Hanshaugen, 0131 Oslo. Leverandør er selv ansvarlig for at tilbud, uavhengig av leveringsmåte, ankommer Forskningsrådet innen angitt tidsfrist. Forskningsrådet tar ikke ansvar for eventuelle forsinkelser i postgang eller liknende. 7.7 Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende fram til onsdag 30. juni 2010. 5
8 Saksbehandling 8.1 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. Disse åpnes så snart tilbudsfristen er utløpt. 8.2 Avvisning/avlysing Forskningsrådet vil avvise for sent innkomne tilbud. Leverandører som ikke oppfyller angitte kvalifikasjonskrav og krav til framlagt dokumentasjon, vil bli avvist i henhold til reglene i forskrift for offentlige anskaffelser. Nærmere begrunnelse for avvisning vil snarest mulig bli gitt den berørte leverandør. Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle tilbydere få skriftlig meddelelse. Ved avlysning før tilbudsfristen vil slik meddelelse bli gitt ved e-postutsendelse fra www.doffin.no til alle som er registrert som interesserte. 9 Kommunikasjon med oppdragsgiver 9.1 Kontaktpersoner Kontaktpersoner hos oppdragsgiver er spesialrådgiver Svein Olav Nås (son@forskningsradet.no) og spesialrådgiver Paul Istvan Bencze (pib@forskningsradet.no). 9.2 Skriftlighet All kommunikasjon vedrørende konkurransegrunnlaget skal rettes skriftlig per e-post til angitt kontaktperson. E-post skal være merket Utredning om prosjektseleksjon og monitorering. 9.3 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget / svar på innkomne spørsmål Eventuelle oppdateringer av kvalifikasjonsgrunnlaget og svar på innkomne spørsmål vil bli lagt ut på www.doffin.no. Leverandører som har meldt sin interesse gjennom å registrere seg på nettstedet, vil automatisk få tilsendt en e-post hver gang det legges ut ny informasjon vedrørende anskaffelsen. 6
10 Fremdriftsplan Tabellen under viser fremdriftsplan for anskaffelsen. Aktivitet Tidspunkt Offentliggjøring på doffin Torsdag 13. mai 2010 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Fredag 28. mai kl 12.00 Frist for å levere tilbud Mandag 31.mai kl. 12.00 Tilbudsåpning Mandag 31. mai Evaluering av tilbudene, forhandlinger og innstilling av leverandør Mandag 31. mai mandag 7. juni Klagefrist tildeling Torsdag 17. juni kl. 12.00 Planlagt inngåelse av kontrakt/rammeavtale Fredag 18. juni 7