Vedlegg A: Kravspesifikasjon Telefonitrafikk og anskaffelser av mobiltelefoner Vedlegg A - Kravspesifikasjon v 1.0 Side 1 av 6
Innhold 1. Innledning... 3 2. Overordnede mål for anskaffelsen... 3 3. Krav til avtalepartner... 3 4. Tilbyders dekning mobiltelefoni... 3 5. Tekniske krav... 4 5.1. Generelle krav og avklaringer... 4 5.2. Krav til ytelse... 6 5.3. Krav til implementering... 6 5.4. Krav til fleksibilitet mobilabonnementer... 6 Vedlegg A - Kravspesifikasjon v 1.0 Side 2 av 6
1. Innledning Hedmark IKT ønsker en avtale som gir: - Lavest mulig årlige kostnader årlig for kostnader for trafikk fasttelefoni og mobiltelefoni, og for anskaffelser av mobiltelefoner - Fleksible og enkle anskaffelser av mobiltelefonapparater til de ansatte i kommunene Vår sentrale telefoniløsning er basert på: - Avaya CS1000 - Trio - Zetafax Bruk av løsninger basert kun på mobiltelefoni har etter hvert fått mer og mer utbredelse i vårt nett, og vi antar at dette vil bli aktuelt på flere lokasjoner som kun har mobiltelefoni i løpet av avtaleperioden. 2. Overordnede mål for anskaffelsen Våre overordnede mål for anskaffelsen er: - Lave trafikkostnader - En solid og forutsigbar tjeneste for våre brukere - Lavest mulig ressursbruk for våre egne ansatte - Fleksibel og enkel anskaffelse av mobiltelefonapparater for kommunenes ansatte - Godt utbygget leveranse- og serviceapparat for mobiltelefonapparater, med god lokal tilstedeværelse som er tilgjengelig for våre brukere - God dekningsgrad for mobiltelefoni i hele vårt geografisk befolkede område 3. Krav til avtalepartner Våre krav til avtalepartner for anskaffelsen: - Anerkjent leverandør med høy kompetanse på området. o Referanser fra tilsvarende inngåtte avtaler de siste to år skal oppgis - Dokumentert apparat for service og support på leveranser og servicer på mobiltelefonapparater. o Standard responstider ved feilsituasjoner skal oppgis. o Supportapparat, inklusive eventuelle underleverandør skal beskrives. o Vakt utenfor arbeidstid for trafikk, som sikrer tilgang til teknisk nøkkelpersonell hos Leverandør 24/7/365. - Leverandør skal levere en fullstendig plan for eventuell portering av alle mobilabonnementer, og økonomiske forhold for å løse ut bindingstider for dagens abonnementer (som er fra Telenor) - Fakturering skal skje etterskuddsvis pr. kvartal (kvartal 1 = januar, februar, mars) - Leverandør skal ta initiativ til jevnlige statusmøter, sørge for innkalling, avtale deltagerliste og lage referat fra hvert møte. Leverandør er ansvarlig for nødvendig deltagelse fra eventuelle underleverandører i disse møtene. 4. Tilbyders dekning mobiltelefoni Det er viktig for en fleksibel telefoniløsning, som tillater en fleksibel bruk av både fasttelefoni (IPtelefoni) og mobiltelefoni, at vårt geografiske område har så god dekningsgrad innen mobiltelefoni som Vedlegg A - Kravspesifikasjon v 1.0 Side 3 av 6
mulig (både GSM og 4G). Vi har fortsatt områder som vi opplever at dekningsgraden fra enkelte leverandører ikke er bra nok for våre ansatte som er avhengige av mobilitet. Se pr. kommune under: - Grue kommune: Fylkesvei 201 (Finnskogveien) ved Vollstadvika i nordenden av Frysjøen. Her er årsdøgntrafikken =1000 biler. På østsiden av Skasen langs fylkesvei 201 er det også stedvis veldig dårlig dekning pga skogen skjermer mot masten i Skasberget Svullrya - Kongsvinger kommune: Roverud Austmarka Sæther (området nord for Kongsvinger på vestsiden av Glomma) - Løten kommune Slettmoen (tettbefolket) Ådalsbruk (tettbefolket) Ånestad-Jønsrud (industriområde) - Nord-Odal kommune: Fylkesvei 181 mellom Nord-Odal og Eidsvoll Riksvei 24 ved grensen mot Stange kommune - Stange kommune Strandlykkja Trautskogen-Espa-Kolomoen Riksvei 222, flere steder mellom Stange sentrum og Hamar og mellom Stange sentrum og Tangen Deler av Vestbygda Tallbergroa Åsbygda ved Åsen handel Sjøveien mellom Hekne og Gjetholmsjøen - Hamar kommune Øst for Hjellum mot Løtengrensen (Kongsveien) og et område nord for Ilseng Greftenmoen og områdene vest, øst og nord for Greftenmoen Lageråveien og Øståsveien med områdene rundt og opp mot Gåsbu. Nordøst for Ingeberg (Tomtervegen) I tillegg har kommunene våre utfordringer med dekning langs veger, som er mye brukt i almenningsområder/utfartsområder. Tilbydere bes derfor å bekrefte at de har god dekning i de angitte områdene, og gi en forpliktende beskrivelse av sine tidfestede utbyggingsplaner for de samme områdene. 5. Tekniske krav Se skjemaet Vedlegg B Prisskjema. Alle grønne felter i dette skjemaet skal fylles ut som angitt. Det anbefales også å bruke feltene for kommentarer, for å klargjøre at hvert punkt er riktig forstått av tilbyder. 5.1. Generelle krav og avklaringer Tilbyders trafikkmaskin skal fungere sømløst sammen med Hedmark IKTs telefoniløsning, som består av: - Hussentral: Avaya CS1000 SW versjon 7.6 Vedlegg A - Kravspesifikasjon v 1.0 Side 4 av 6
o To stk. CS1000 i redundant løsning - Trio, versjon 5.0 - Zetafax 2014 versjon 16.5.1046 o Innkommende faks kommer via Avaya Session Manager til Zetafax, og styres til multifunksjonsmaskin definert i Zetafax o Utgående faks styres via mail-server Vi har 6 stk. UT-180 kanaler. Disse skal over til IPT med 120 kanaler, men vi må beholde noen UTkanaler pga faks, som ikke kommuniserer på IP-linjer. Mobilabonnementer - Én avtalt standard abonnementstype skal foreslås, som inkluderer tale/sms/dataoverføring o Skal inkludere fast overføringsmengde for tale, SMS og data - Standardabonnement skal inneholde mulighet til å sperre abonnement ved tap av telefon. Mobiltelefonapparater - Avtalen skal gjelde for hele porteføljen av mobiltelefonapparater og mobiltelefontilbehør hos Leverandør. - Tilbudet skal særskilt foreslå modelltype og pris etter følgende minimumsspesifikasjoner (se Vedlegg B prisark, som skal fylles ut fullstendig): o Modell A: ios9, 16 GB o Modell B: ios9, 32 GB o Modell C: Windows 10, 16 GB o Modell D: Windows 10, 32 GB o Modell E: Android versjon 5, 16 GB o Modell F: Android versjon 5, 32 GB Dette antar vi vil dekke kravene til det som kan bli våre volummodeller i minst det første året av avtaleperioden. Derfor skal ikke apparater som er i slutten av sin salgstid i markedet foreslås. Hvis dette likevel gjøres, vil Oppdragsgiver betrakte dette som grunn til å forkaste tilbudet. - Prisdannelsen for disse modellene skal være den samme som senere skal brukes, når disse modellene utfases og blir erstattet av nye modeller. Det samme skal gjelde for fast rabattsats for hele utvalget av mobiltelefonapparater hos tilbyder i avtaleperioden. Analoge abonnementer fasttelefoni - Vi har fortsatt et mindre antall fasttelefoniabonnementer som vi ønsker mulighet til å portere over til valgte leverandør telefonnett Fakturering av leveransen av tjenestene skal skje kvartalsvis. - Oppdragsgiver skal kunne motta separat faktura pr. kommune, og full oversikt over fakturerte produkter og tjenester pr. kommune vedlagt faktura. - Faktura skal kunne splittes i den detaljeringsgrad hver enkelt kommune måtte ønske, og ha mulighet til å fakturere privat bruk (eksempelvis i en avtalt periode av døgnet) eller visse tjenester (eksempelvis betaling av parkering, offentlig transport, gaver til veldedige formål osv.) Vedlegg A - Kravspesifikasjon v 1.0 Side 5 av 6
5.2. Krav til ytelse - Forslag til felles regime for håndtering av varslede feil skal foreslås i tilbudet. Det skal gå tydelig frem leverandørs ansvar og oppdragsgiver ansvar. Endelig regime vil bli utarbeidet som en del av kontrakt, med utgangspunkt i forslag som skal følge tilbudet. - Leverandør skal kunne tilby drifts- og/eller utrykningsavtaler i kombinasjon med døgnkontinuerlig vaktordning, der oppdragsgiver ser behov for det. 5.3. Krav til implementering - Tilbudet skal vedlegges et forslag til trinnvis og tidfestet plan for portering av abonnementer, der dette er nødvendig. - Porteringsplanen skal klart skille på hva som er tilbyders, og hva som er oppdragsgivers ansvar. - Tilbudet skal vedlegges et forslag til akseptansetest. Akseptansetesten vil bli gjennomført da alle abonnementer er portert. 5.4. Krav til fleksibilitet mobilabonnementer - Rabattstruktur trafikk skal gjelde uansett abonnementstype - Oppgitte priser alle tjenester mobiltelefoni skal gjelde uansett abonnementstype Vedlegg A - Kravspesifikasjon v 1.0 Side 6 av 6