TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 13.10.2010 14.30 15.50 Tilstede på møtet Medlemmer Tor Zachariassen (nestleder) Britt-Sofie Illguth Varamedlemmer Elisabeth Giæver Bjørnar Østgård Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 90-95/10 Underskrifter Arbeidstilsynet: Rådgiver Jon Helge Vaeng (tilstede i sak 91/10) KomRev NORD: Revisor Sissel Rasmussen Forvaltningsrevisor Runar Rushfeldt Hanssen Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Martin S. Krane Tor Zachariassen Bjørnar Østgård Britt-Sofie Illguth Elisabeth Giæver
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets nestleder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 6.10.2010 som ble enstemmig godkjent. Kontrollutvalgets leder hadde meldt forfall til møtet, og varamedlem hadde ikke anledning å stille. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 90/10 Godkjenning av protokoll fra møtet 15.9.2010 91/10 Arbeidstilsynets tilsynsrapporter etter tilsyn med arbeidsmiljøet i Tromsø kommune orientering 92/10 Henvendelse fra Polarporten AS vedrørende saksbehandlingen i kommunestyrets sak 47/10 93/10 Selskapskontroll deltakelse på generalforsamlinger/representantskapsmøter 94/10 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Farlig avfall overordnet prosjektskisse 95/10 Referatsaker
Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 90/10 Godkjenning av protokollen fra møtet 15.9.2010 Protokollen fra møtet 15.9.2010 godkjennes. Angående sak 82/10 Forvaltningsrevisjonsrapport Tromsø kommunes bruk av ressurser i forbindelse med OL-søknaden ble det fra K-Sekretariatet opplyst at saken var oversendt ordfører for fremlegging i kommunestyret, samt at kontrollutvalgets leder selv ønsker å presentere rapportens innhold for kommunestyret. Felles forslag til tilføyelse: Angående sak 82/10: Kontrollutvalget ønsker at prosjektleder for forvaltningsrevisjonsprosjektet presenterer forvaltningsrevisjonsrapporten overfor kommunestyret i henhold til tidligere praksis. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 15.9.2010 godkjennes. Angående sak 82/10: Kontrollutvalget ønsker at prosjektleder for forvaltningsrevisjonsprosjektet presenterer forvaltningsrevisjonsrapporten overfor kommunestyret i henhold til tidligere praksis. 91/10 Arbeidstilsynets tilsynsrapporter etter tilsyn med arbeidsmiljøet i Tromsø kommune - orientering Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Rådgiver Jon Helge Vaeng fra Arbeidstilsynet orienterte om tilsynet og svarte på spørsmål fra utvalget. Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra Arbeidstilsynet til orientering.
Blad 4 2. Kontrollutvalget følger opp saken når Tromsø kommune har gitt tilsvar og endelig rapport foreligger fra Arbeidstilsynet. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra Arbeidstilsynet til orientering. 2. Kontrollutvalget følger opp saken når Tromsø kommune har gitt tilsvar og endelig rapport foreligger fra Arbeidstilsynet. 92/10 Henvendelse fra Polarporten AS vedrørende saksbehandlingen i kommunestyrets sak 47/10 Kontrollutvalget finner ikke at det er gjort feil ved saksforberedelsen og saksbehandlingen i de forhold som er tatt opp av Polarportens AS. Saken avsluttes fra kontrollutvalgets side. Felles forslag til tilføyelse: 1. Iht. innstillingen. 2. Kontrollutvalget konstaterer at ordfører har opptrådt korrekt og i henhold til gjeldende bestemmelser på området. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget finner ikke at det er gjort feil ved saksforberedelsen og saksbehandlingen i de forhold som er tatt opp av Polarportens AS. Saken avsluttes fra kontrollutvalgets side. 2. Kontrollutvalget konstaterer at ordfører har opptrådt korrekt og i henhold til gjeldende bestemmelser på området. Utskrift av saksprotokoll sendt 20.10.2010 til: - Polarporten AS med gjenpart til Tromsø kommune v/ordfører
Blad 5 93/10 Selskapskontroll kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger og representantskapsmøter Felles forslag til vedtak: Saken utsettes til neste møte. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken utsettes til neste møte. 94/10 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Farlig avfall overordnet prosjektskisse Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for prosjektet Farlig avfall, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Kontrollutvalget drøftet prosjektskissen og ønsket tilføyelse i problemstillingen som omfatter bekjentgjøring av mottaksstasjoner for brukerne. Felles forslag til tilføyelse: med tilføyelse som fremkom i møtet. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for prosjektet Farlig avfall, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet med tilføyelse som fremkom i møtet. Utskrift av saksprotokoll sendt 20.10.2010 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor
Blad 6 95/10 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTER I FORMANNSKAPET a) Formannskapsmøtet 20.9.2010 b) Formannskapsmøtet 4.10.2010 B. ATTESTASJON AV REFUSJONSKRAV FOR ENSLIGE MINDREÅRIGE FLYKTNINGER a) Brev av 10.9.2010 fra KomRev NORD C. VEILEDER TIL KONTROLLUTVALGENE DELTAGELSE I UNDERSØKELSE a) E-post av 21.9.2010 (m/vedlegg) fra Deloitte AS D. VEDRØRENDE KONKURSBOET FOR BILLETTEN AS a) Brev av 22.9.2010 fra K-Sekretariatet E. SAKSPROTOKOLLER OG -FRAMLEGG FRA KOMMUNESTYRETS MØTE 29.9.2010 a) Sak 117/10 Protokoller fra generalforsamlinger (u/vedlegg) b) Sak 118/10 Protokoll fra generalforsamling i Remiks Miljøpark AS (u/vedlegg) F. FORELDET MOMSKOMPENSASJON TROMSØ KOMMUNE a) Notat av 5.10.2010 fra KomRev NORD Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak A: Formannskapssak 184/10 legges fram i neste møte. 2. Referatsak C: Møte med Deloitte fastsettes til torsdag 4. november kl 14.00. 3. Referatsak F: Kontrollutvalget tar saken til orientering, og ber revisjonen komme med oversikt også pr. 31.12.2010. 4. Øvrige referatsaker tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt.
Blad 7 1. Referatsak A: Formannskapssak 184/10 legges fram i neste møte. 2. Referatsak C: Møte med Deloitte fastsettes til torsdag 4. november kl 14.00. 3. Referatsak F: Kontrollutvalget tar saken til orientering, og ber revisjonen komme med oversikt også pr. 31.12.2010. 4. Øvrige referatsaker tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 14. oktober 2010 Inger Johansen