KONKURRANSEGRUNNLAG FOR GRIMSTAD KOMMUNE 2012. Avtale for levering og utlegging av asfalt. Innhold: 1. Konkurranseinstruks 2. Generelle avtalevilkår 3. Sjekkliste vedlegg Vedlegg: Egenerklæring HMS Tilbudsforespørsel enhetspriser
1. KONKURRANSEINNSTRUKS 1.1 Oppdragsgiver Grimstad kommune Kommunaltekniske tjenester Arendalsveien 23 Postboks 123 4891 Grimstad Kontaktperson: Navn: Kjell Hårde Telefon: 37 25 04 21 Mobil: 91 64 22 77 E- post: kjell.harde@grimstad.kommune.no 1.2 Forespørselen gjelder Grimstad kommune ønsker å inngå en avtale på legging av asfalt i kommunen for sesongen 2012. Kommunen ønsker å innhente tilbud på levering/legging av 100 kg / m2 dekke med henholdsvis Agb11 og Ab16 asfalt. Prisforskjell ved leveransens størrelse i hvert tilfelle bes tydeliggjort i tilbudet. Leveringsavtalen gjelder Grimstad kommune Kommunaltekniske tjenester og Bygg- og Eiendomstjenesten. Grimstad kommune stiller de samme krav til kvalitet og utførelse som Statens vegvesen. Vi viser til håndbok 018 om massekvalitet og utførelse. Veinormal 051, Arbeidsvarsling, gjelder for arbeider på veier åpen for alminnelig ferdsel. Tidspunkt for utførelse av de forskjellige arbeidene avtales som regel i god tid før arbeidene skal utføres, men det må være fleksibilitet for å kunne levere på korte frister. Dersom særlige forbehold må tas om minimum leveringsfrister, skal dette beskrives. 1.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Norsk Lysningsblad database. (DOFFIN ). 1.4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse basert på "Forskriften om offentlige anskaffelser, Del II". 1.5 Kontrakttype Kjøp av varer og tjenester. 1.6 Omfang. Antatt verdi 2012, eksklusive mva. kr 1.000 000,- Tallet er basert på årets budsjett, og det tas forbehold om endringer. 1.7 Miljøhensyn Grimstad kommune ønsker å føre en miljøvennlig innkjøpspolitikk, hvor bl.a. det vil bli lagt vekt på livsykluskostnader og miljømessige konsekvenser. Miljøvennlige varer skal foretrekkes med den hensikt å oppnå minst mulig forbruk av ressurser, mindre forurensning, mindre avfall og økt gjenvinning / resirkulering så lenge dette er praktisk gjennomførbart. Tilbyder skal Oppgi bedriftens miljøstrategi i forhold til Innholdet i produktene, muligheter for retur/gjenbruk/gjenvinning Emballasje, innhold av miljøskadelige stoffer. Retur av emballasje.
Oppgi om bedriften har noen form for miljøsertifisering (ISO 14001, Miljøfyrtårn, EMAS e.l.) 1.8 Konfidensialitet Mottatt tilbud vil bli behandlet konfidensielt. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen. 1.9 Fremsendelse av tilbud Tilbudet skal sendes / leveres i lukket konvolutt merket «Pristilbud asfaltering 2012» til følgende adresse: Grimstad kommune Kommunaltekniske tjenester Kjell Hårde Postboks 123 4891 Grimstad Tilbudet skal være kommunen i hende senest:, Torsdag 26/4-12 kl. 12.00. Tilbudet skal være undertegnet. Alle kostnader forbundet med utarbeidelse av tilbud skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 1.10 Språk Tilbudet skal leveres på norsk. 1.11 Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud. 1.12 Avvisning Tilbud som mottas etter innleveringsfristen vil bli avvist. 1.13 Vedståelsesfrist Tilbudet må vedstås i 3 måneder fra tilbudsfristen. 1.14 Avvik fra konkurransegrunnlaget Tilbyder skal i eget vedlegg liste alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. Avvik som ikke er listet under dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Tilbyder skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot avtalevilkårene. 1.15 Produkt og varefaktadokumentasjon For alle produkter som omfattes av tilbudet må leverandøren kunne fremlegge dokumentasjon som viser kvalitet.
1.16 Kvalifikasjonskrav Det skal dokumenteres erfaring og referanser fra tilsvarende leveranser fra oppdrag for andre norske offentlige myndigheter. HMS-egenerklæring i samsvar med forskriftens vedlegg 3 om at leverandøren oppfyller eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. Skatte- og mva attest ikke eldre enn 6 måneder. 1.17 Kriterier for valg av leverandør ( tildelingskriterier ) Kriterier for tildeling av kontrakt vil være det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier: Pris (90 % Agb 11, 10 % Ab 16). Vektes 60 % Service/oppfølging. Vektes 20 %. Leveringsbetingelser / leveringsdyktighet. Vektes 20 %. 1.18 Avlysning / forkastelse Grimstad kommune forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, og helt eller delvis forkaste tilbudene.
2. GENERELLE AVTALEVILKÅR Vilkårene i vedlagte tilbudsforespørsel på enhetspriser skal være basis for inngåelse av endelig avtale. Eventuelle forbehold må være tatt med skriftlig i tilbudet, jfr pkt 1.14. 2.1 Dokumentrang Dersom kontraktsdokumentene inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i følgende rekkefølge: 1. Avtaledokument med vedlegg 2. Referat fra kontraktsmøtet 3. Tilbudsinnbydelsen 4. Tilbudet Ved forhold som ikke dekkes av denne avtalens dokumenter, gjelder «Kjøpsloven av 13.mai 1988». 2.2 Avvik / endringer Alle endringer/tilførsler til kontrakten må foreligge i skriftlig form undertegnet av begge parter for å være gyldig. 2.3 Parter i avtalen Kontrakten skal være basert på en avtale mellom Grimstad kommune og leverandør av sluttproduktene. 2.4 Obligatorisk avtale Leverandøren plikter å levere varer etter de vilkår som er fastsatt i avtalen. Avtalen skal være bindende og obligatorisk for tjenesteenhetene i kommunen: Kommunaltekniske tjenester Bygg og eiendomstjenesten Avvik fra bruk av avtalen vil kun bli tillatt i spesielle tilfeller i. h. t. endelig avtale. 2.5 Overdragelse av kontraktsforpliktelser Ingen av partene kan overdra sine kontraktsforpliktelser uten samtykke av den annen part. Dette gjelder også dersom leverandør i kontraktsperioden endrer eierskaps- og/eller organisasjonsstruktur. 2.6 Partenes representanter Partene skal til enhver tid holde hverandre underrettet om hvem som er deres representanter og om den fullmakt disse har. 2.7 Avtaleperiode (ved rammeavtale) 2.8 Priser Prisene gitt i tilbudet er bindende og skal være lik for samtlige brukerenheter. Prisene skal være faste i avtaleperioden, jfr. imidlertid pkt 2.15. Eventuelle nødvendige tilleggsarbeider og -reparasjoner bestilles særskilt i løpet av fremdriften under kontraktstiden. Hvis spesialtilbud gir gunstigere pris enn ovennevnte betingelser, gjelder laveste pris. Alle bestillere skal uoppfordret bli fakturert laveste pris. Det skal ikke beregnes ekspedisjons- eller faktureringsgebyr. Samtlige priser skal være oppgitt netto ferdig levert Grimstad, inklusive alle avgifter bortsett fra merverdiavgift. Mva skal ikke faktureres for utført arbeid, kun på produktet.
Oppdaterte prislister skal være tilgjengelig til enhver tid for samtlige brukerenheter enten via elektronisk forbindelse mellom bruker og leverandør eller trykt prisliste. Leverandør er ansvarlig for å distribuere oppdaterte prislister til samtlige brukere. Prislistene må være sortert slik at produkter som omfattes av konkurransen fremkommer adskilt fra øvrige produkter (jfr pkt. 2.12). For utenlandske leverandører skal prisene oppgis i NOK, påført den valutakurs og dato som prisene er beregnet ut ifra. Tilbyder må oppgi priskonsekvens dersom kontrakten deles slik som beskrevet i pkt. 1.5. 2.9 Øvrige varesortiment Tilbyder bes å oppgi eventuell rabattsats for leverandørens øvrige varesortiment. Varesortimentet må deles opp i samme hovedgrupper som tilbudet. Kommunen forutsetter at oppdaterte kataloger tilsendes uoppfordret til brukerstedene som omfattes av ordningen. 2.10 Prisendring generelt Melding om prisøkning som skyldes andre forhold enn endringer i offentlige avgifter, skal dokumenteres og skje med 60 dagers varsling - med mindre annet er avtalt, og trer først i kraft når kommunen har godkjent prisendringen. Dokumentasjon fra leverandørens underleverandører /produsenter om årsak til prisendringer, skal vedlegges. Etter godkjent prisendring, er leverandøren forpliktet til å distribuere prisendringer til samtlige brukerenheter. 2.11 Avrop/Bestillingsrutiner Avrop skal skje etter bestilling i. h. t. reelt behov hos kommunen. Tilbyder må legge ved forslag til bestillingsrutiner som kan brukes ved bestilling pr e-post/faks etc. 2.12 Levering og lagerhold Alle varer skal være levert DDP «leveringssted» - delivered duty paid, INCOTERM 1990, den aktuelle brukerenhet spesifiserer leveringssted, innenfor den leveringsfrist som er avtalt. Levering har funnet sted når varen er levert og evt. montert i. h. t. avtale. 2.13 Organisasjon, salgs- og serviceapparat Tilbyder skal i eget vedlegg beskrive sin organisasjon og sitt salgs- og serviceapparat med antall ansatte fordelt på de ulike avdelinger, samt hvordan dette er forutsatt å komme til anvendelse i forbindelse med en eventuell kontrakt. I samme vedlegg skal tilbyder beskrive sitt distribusjonssystem. 2.14 Fakturering og betalingsbetingelser Fakturering skal skje pr. bestilling/ leveranse merket i. h. t. spesifikasjon fra bestiller. Navn på bestiller, ressursnummer på attestant og leveringssted skal alltid oppgis på faktura. Betalingsbetingelser er lik fakturamåned + 30 dager. Veiarbeider skal faktureres fritt for merverdiavgift, mens materiell skal faktureres med merverdiavgift. Små leveranser med skrue faktureres med merverdiavgift på hele summen, mens større leveranser med utlegger faktureres med merverdiavgift på halve summen. Faktureringsrutinene kan endres ved nærmere avtale om dette.
2.15 Endringer i offentlig avgifter Prisendringer i samsvar med endring i offentlig regulerte avgifter aksepteres. Melding om slike prisendringer skal skje til Grimstad kommune så tidlig som mulig før ikrafttredelse av endring. 2.16 Valutaforhold 2.17 Morarente Morarente ved forsinket betaling beregnes i henhold til morarenteloven (Lov om renter ved forsinket betaling m.m.) og den til enhver tid gjeldende morarentesats fastsatt av Finansdepartementet. Renteberegning aksepteres ikke dersom for sen innbetaling fra kommunen skyldes mangelfull leveranse eller uoverensstemmende dokumentasjon, pakkseddel. følgebrev, faktura etc. fra leverandøren; eller kvalitetssvikt i leveransen. Dersom leverandør benytter seg av factoringavtale, skal dette opplyses i tilbudet. Leverandøren er forpliktet til å informere factoringselskapet om at de inngåtte betingelser er gjeldende. 2.18 Statistikk Leverandøren skal gi skriftlig oppgave over det totale uttak hvert halvår i NOK eks mva. Oversikten skal inneholde spesifiserte opplysinger om hvilke vare og tjenester som er levert, inkludert fakturert beløp pr brukerenhet og totalomsetning. 2.19 Vesentlig mislighold - heving av kontrakt Hver av partene har rett til å heve kontrakten, eventuelt med øyeblikkelig virkning, hvis den annen part gjør seg skyldig i vesentlig mislighold av kontraktsforpliktelser, og etter skriftlig varsel ikke har rettet forholdet innen rimelig frist. Krav om heving av kontrakt kan først fremmes etter at partene har drøftet muligheten for en løsning på konflikten i minnelighet. Gjentatt overskridelser av leveringsfrister og mangelfulle leveringer, kan samlet sett være å betrakte som vesentlig mislighold. Når kommunen har meddelt leverandøren at kontrakten heves etter bestemmelsene i dette punktet: Skal leverandøren betale erstatning til kommunen for de nødvendige merkostnader som påløper ved at leveransen utføres av andre. Kan kommunen dessuten kreve erstatning for tap utover merkostnadene dersom mislighold har sin årsak i forsettlig eller uaktsomt forhold fra leverandøren eller hans representant. Dersom leverandørens virksomhet åpnes for gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs, eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har kommunen rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning. 2.20 Reklame Leverandør må innhente forhåndsgodkjenning fra kommunen dersom leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om kontrakten utover å oppgi leveransen som generell referanse. 2.21 Force majeure Partene er fritatt for pliktene i avtalen dersom det kan vises til forhold som skyldes force majeure. Partene bærer da sine egne kostnader. Varsel om force majeure skal meldes senest innen 3 dager. Dersom det ikke gis varsel om dette innen fristen, faller kravet ihht. force majeure bort.
2.22 Tvister Tvister som oppstår som følge av kontraktforhold skal søkes løst gjennom forhandlinger mellom partene. Dersom dette ikke fører frem, skal saken avgjøres ved rettergang for de ordinære domstoler i Aust-Agder. Dersom det anses hensiktsmessig, kan partene bli enige om at tvist skal avgjøres ved voldgift. Hvis ikke annet avtales, skal voldgiftsretten bestå av tre medlemmer hvorav hver av partene oppnevner ett medlem og disse i fellesskap det tredje. Blir de ikke enige om valget, oppnevnes det tredje medlem av fylkesmannen i Aust-Agder. 2.23 Kontraktsadministrasjon i avtaleperioden All korrespondanse i avtaleperioden som berører denne kontrakt skal sendes til: Grimstad kommune Kommunaltekniske tjenester Kjell Hårde Postboks 123 4891 Grimstad Telefon:37 25 04 21 e-mail: kjell.harde@grimstad.kommune.no Sign. Sign./stempel Grimstad kommune Sted/dato Leverandør
3. SJEKKLISTE VEDLEGG Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for tilbyder, og for å gjøre tilbudet mer oversiktlig både for tilbyder og kommunen. Skjemaet nedenfor skal i utfylt stand følge tilbudet. Dokumentasjon Skatteattester for merverdi og skatt, jfr pkt. 1.16 Vedlegg nr. Egenerklæring HMS, jfr pkt 1.16 Beskrivelse av organisasjon, salgs- og serviceapparat, samt distribusjonssystem, jfr. Pkt 2.13 Komplett prisliste over tilbudt materiell, jfr pkt. 2.8 Avvik fra konkurransegrunnlaget, jfr. Pkt. 1.14 Forslag til bestillingsrutiner, jfr pkt 2.11
Vedlegg HMS-erklæring EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato