Fakta Ansvarlig Kontroll Godkjent T. Andreassen T. Andreassen P. Holthe 1. INTRODUKSJON 1.1 Omfang Denne prosedyre gjelder for håndtering og styring av avtalte oppdrag, som kommer inn til et Dokument Service Senter ved Infotema. 2. Hensikt Hensikten med denne prosedyre er å fastlegge hvordan oppdragene blir behandlet og styrt fra det registreres til resultatet leveres kunden. 2.1 Definisjoner DSS Dokument Service Senter; En generell betegnelse på denne type funksjonsområde. Betegnelsen brukes for de steder hvor det er etablert slik virksomhet. 2.2 Ansvar har overordnet ansvaret for de registreringer som kreves utført. Den som utfører et oppdrag har ansvar for å utføre de operasjoner og tilhørende kontroller som er oppført i denne prosedyre. 3. GJENNOMFØRING 3.1 Registrering Oppdrag fra kunden skal være skrevet på den fastlagte blankett for Rekvisisjon av oppdrag. Ved mottak av Rekvisisjon skal Operatør notere dato og klokkeslett på originalen for når Rekv. er mottatt. 3.2 Gjennomføring av registrert oppdrag Mål: alle oppdrag skal gjøres riktig første gang! 3.2.1 Kontroll av Rekvisisjon Operatør kontrollerer at informasjon fra kunden er riktig. Hvis det er tvil om riktigheten av bestillingen, skal Operatør/den som behandler rekvisisjonen, kontakte kunden for å verifisere eller rette informasjonen til det riktige. C:\Firmastd\Prosedyr\944.Doc Side 1(9)
All retting skal foregå på originalen med RØD farge. Operatør skal notere navn på kontaktperson, eventuelt at rettingen er verifisert med kunden pr. telefon og signere i rubrikk for dette på Rekvisisjonens original, med RØD farge. Operatør skal så fylle ut Arbeidskortet på baksiden av Rekvisisjonens siste ark, som sammen med Rekvisisjonen(og dennes to kopier) skal følge jobben under gjennomføringen. (skriv med lett trykk for å unngå at skriften blir synlig på andre kopier). Når Rekvisisjonen refererer til leveranseliste/tegningsliste/dokumentliste eventuelt en leveringsmatrise, skal disse kopieres og vedlegges Rekvisisjon/Arbeidskort og arkiveres sammen med dette når arbeidet er utført. 3.2.2 Gjennomgang av kundens underlag Operatør skal vurdere kvaliteten på det tilsendte underlaget(originaler) og om det samlede underlag er komplett, og om kopiene kan bli tilfredstillende for kunden. Hvis avvik kan løses over telefon og det er av kategori trykkfeil, misfoståelse el.l. eller slik at korrigerende tiltak ikke er nødvendig, skal dette registreres på Rekvisisjonen. n gir kriterie for aksept eller makulering pga dårlige originaler og fatter beslutning. Denne noteres på rekvisisjon sammen med navn på kundens representant. Hvis avviket ikke kan løses over telefon skal det fylles ut en Avviksmelding. Denne skal behandles ihht Prosedyre. Før kopiering starter skal det eventuelt tas en prøvekopi for å verifisere,mot standard og original. Kvalitetsbedømmelsen skal foretas ihht oppsatte KRAV TIL UTFØRELSE ; se pkt. 3.4. Gjennomføring av oppdraget kan starte når Rekvisisjonen er riktig forstått og utfylt med de nødvendige data og eventuelle prøvekopier er godkjent etter en faglig vurdering av Operatør. 3.2.3 Avslutting av oppdrag Når oppdraget er utført, skal følgende kontrolleres mot Rekvisisjonen: - bestilt antall(antall sett, valgt format) - at rekkefølgen er riktig i settet - om dokumentenes lesbarhet/brukbarhet er fagmessig tilfredstillende Produksjons-underlaget fra kunden pakkes i egen pakke og merkes som originaler og sendes som anvist på Rekvisisjonen av kunden/oppdragsgiver. Sendingen gjøres klar for forsendelse med pakkseddel og adresselapp liggende oppå sendingen slik at kontroll også omfatter pakksedddel og adresselapp før sendingen pakkes. Ved oppdrag som omfatter flere forskjellige utsendinger, er dette særdeles viktig for å unngå forveksling av pakkseddel og adresselapp. Kontrollen har her som oppgave å kontrollere at C:\Firmastd\Prosedyr\944.Doc Side 2(9)
riktig sending sendes til riktig adressat. Hver enkelt sending pakkes ferdig og påsettes pakkseddel og adresselapp før neste sending pakkes. Andre nødvendige forsendelsespapirer, så som postpakkelapp, Fraktbrev etc., skal fylles ut før overgivelse til transportør. Transportør skal signere Arbeidskortet ved henting av det som er kopiert. Alternativt legges stemplet postkvittering, signert fraktbrev el.l. med DSS arkivkopi. Rekvisisjonens forskjellige kopier fordeles som følger: Rekvisisjon Original Sendes kunden sammen med Faktura. Rekvisisjon kopi side 2 Beholdes av kunden etter utfylling. Pakkseddel side 3 Sendes sammen med det kopierte sett til kunden. Rekvisisjon; Nera-arkivkopi m/arb.kort side 4 Arkiveres hos Nera sammen med fraktbrev og eventuelt tegningslister etc. Arbeidskort; side 4a (Baksiden av side 4) arkiveres sammen med Nera sin kopi i Rekvisisjonsmappen. C:\Firmastd\Prosedyr\944.Doc Side 3(9)
3.2.4 Prosessbeskrivelse for gjennomføring av kopieringsoppdrag Aktører: Dokument Service Senter Kommentar Understreket betegnelse i boks angir ansvarlig funksjon II Forbindelsesmarkering til annet sted 1 Oppdrag/Behov 2 Transportør Intex, eller andre, henter og leverer til DSS 1) tar vare på kopi nr.2 av rekv. 3 Mottar Rekvisisjon og underlag 3) - Ktrl. Rekvisisjon - Ktrl. innhold OK 4) Se pkt. 3.2.2 4 Originaler OK? 5 Rekvisisjon OK? 6 n avklarer spørsmål fra DSS 5) Se pkt. 3.2.1 7 Produsere hos underleverandør? 8 Rekvisisjon - antall - underlag 10 Oppdragene Sorteres og fordeles i tidsprioritert 9 Produksjon 11 Henter neste oppdrag Kontroll av Rekv og Originaler 12 Rekv. OK? Original OK? I II III C:\Firmastd\Prosedyr\944.Doc Side 4(9)
Prosess-skjema forts. Dokument Service Senter Kommentar I II III 13 konferer med Er alt OK? Avklaring OK 14 n avklarer spørsmål fra DSS Pakking, Merking 15 Oppdrag registreres Transportør henter og bringer 16 Valg av maskin/verktøy 17 Produksjon Alle + 10 ex til Kvalktrl 10 ex til Kval.kontroll Direkte sending til Konsulent. Bør unngås 18 Operatør B Kvalitet OK? Ny produksjon 18) Der hvor det er mulig utføres Kvalitetskontroll av annen enn den som har utført arbeidet Alene-opratører må selv utføre kontrollen ihht pkt.3.2.3 19 Kvalitet OK? IV V VI C:\Firmastd\Prosedyr\944.Doc Side 5(9)
Prosessbeskrivelse forts. AKTØRER Dokument Service Senter Kommentar IV V VI 20 Pakking, merking ihht Rekv Kontroll utføres av operatør B Er dette en Hasteordre?? 21 Ordren legges til henting av bud 22 Ordren legges i Express hylle, Bud bestilles Direkte-sending 24 Mottar ferdig kopierte dok. 26 Regning for utført arbeid 23 Ferdigregistrering i MAC, midlertidig fakturagrunnlag skrives Arkivering av dokumenter Sjekker og sender endelig fakturagrunnlag til økonomiavdelingen 25 Mottar faktura 26) Ved direkte sending, mottas regning fra samtidig med forsendelse av kopiene C:\Firmastd\Prosedyr\944.Doc Side 6(9)
3.3 Prosessbeskrivelse for gjennomføring av trykkeoppdrag Faglige krav til gjennomføring av trykkeoppdrag er fastlagt i FS941. Med unntak av enkelte hurtigtrykk-oppdrag, skal denne type styres og gjennomføres av Avd. Industrireklame. Utarbeidelse og trykking av Visittkort AKTØRER Referanser Dokumenter Skjekklister Aktiviteter Dokumenter Infotema Aktiviteter Dokumenter Ut/Inn Aktivitet Dokument Merknader Aksjoner Diverse retn.linjer 1 kontakt gjennomføres 2 forespør eller svarer på forespørsel fra Infotema 1) Besøksrapport skal omfatte resultater og analyse av resultatet 3 Infotema Utforming av produkt 5 vurderer forslag Godkjent 12 Reproanstalt fargeseparasjon 13 Trykker filmer Bilder 4 Utarbeider ferdig prod.underlag Ferdig layout 6 Mac Trykkeoriginal og bestillingsskjema Arkiveres Prøvetrykk Ne 14 Trykkeoriginal akseptert? 7 Offsett-plater lages 8 Trykking og kontroll 9 Distribusjon/Forsendelse ihht avtale/forsendelsesinstruks Distribusjon 11 (r) mottar vare på avtalt sted 10 Infotema Mottar avtalt antall eksemplarer for arkivering og referanse. Fakturaunderlag sendes Regnskap for fatkurering til kunde. 15 mottar faktura C:\Firmastd\Prosedyr\944.Doc Side 7(9)
3.4 Krav til utførelse ved kopiering Maskintype Utførelse, konkrete tips Strorformat Småformat Småformat farge Liminnbinding Spiralperminnbinding - Etikett plasseres på riktig side før innføring i maskin - kontroller at kuttet A3-papir er riktig i forhold til A3- størelse(maskinen tar av og til feil) - kopiering av raster må av og til kjøres litt mørkere for å kunne synes - antall kopier skal stemme overens med antall sider i originalen - 2450: kopier må sje kkes nøye slik at alle sider er tilstede(2450 mangler antall-kontroll) - påse at kopiene er vinkelrette - når fargene er bleke, skal det brukes 1-2 plastfolier mellom plate og original - pastellfarge-akvareller vurderes kopiert på 7900 hos DSS Nydalen - klem fast bunken uten å klemme ryggen; bruk BN s metode - skal alltid skjæres i langsiden - skjær i ca. 0,5 mm av kantene - banke! banke! banke! på kanten under oppvarmingen Hva viser at arbeidet er tilfredstillende? - Ramme rundt skal synes, det skal også være hvitt på utsiden av rammen - kopi så lik originalen som mulig - alle streker skal synes - flaten(bakgrunn) skal være hvit - tegningsramme er parallell med kant Hva viser at arbeidet må rettes? - prikker, streker som ikke er på underlag skal ikke være synlig - tegningens hovedramme brytes av papirkant - God likhet mellom original og kopi - skjeve kopier - usynlig raster - sider mangler - kopiene er ikke vinkelrette, de er skjeve - God likhet mellom original og kopi - utflytende farger, dårligere enn originalen - - alle side skal være like brede/høye - ingen sider utenfor plasten - sider utenfor kanten - Avklar om kunden aksepterer liming isteden - Heftet har jevne kanter - Hulling for nær papirkant; min. 3 mm Sammensatte dokumenter - kronologisk mangfoldiggjøring av alle eks. ut i fra original er best. - Rekkefølgen stemmer med originalen - Rekkefølge stemmer ikke - Dokument mangler sider C:\Firmastd\Prosedyr\944.Doc Side 8(9)
3.5 Kopiering 3.5.1 Generelle krav til tegnings-originaler og tilhørende kopier For å kunne bedømme brukbarheten til kundens original for tegninger er det satt opp følgende kriterier som vil bli tatt hensyn til under granskningen av originaler: - Tegningens ramme skal synes rundt hele tegningen - Avstand fra papirkant til ramme: - A4 tegninger 2,5 mm - A3 tegninger 5 mm - A0/A1 tegninger 10 mm Avstand ved hullkantsiden: - A0 25 mm - A1 25 mm - A3 min 15 mm, normalt 20 mm - A4 min 15 mm, normalt 20 mm - Pålimte tegningsarealer skal være godt limt fast, sjekk kantene - Trykk skal være godt leselig, prøvekopi kan tas - Rekkefølge på tegningsnummer; sjekk mot Rekvisisjonen/bestillingen Tegningsnummere skal følge med på Rekvisisjon og disse skal sjekkes mot hverandre; ref. eventuelle vedlegg. 4. REFERANSER ISO9001 kapittel 4.2, 4.6, 4.8, 4.9, 4.10 og 4.15 FS930 Tilbudsutarbeidelse, gjennomgang før kontrakt FS929-1 Utarbeidelse, styring og arkivering av dokumentasjon FS929-2 Utarbeidelse, styring og arkivering av Produkt-dokumentasjon FS936 Innkjøp FS938 Mottakskontroll FS931 Håndtering, lagring og pakking C:\Firmastd\Prosedyr\944.Doc Side 9(9)