1 Formål Arbeidsbeskrivelse for pakking av prøvetakingssett/esker. Arbeidsbeskrivelse for bestilling og utsendelse av prøvetakingsutstyr.

Transkript

1 Side 1 av 12 Dokumentansvarlig: Roald Sunde Endringer: 3.8 Pakking av hårprøver. Innholdsfortegnelse 1 Formål.2 2 Målruppe 2 3 Oversikt prøvetakingssett/esker Kriminalomsorg-RUS (R) Politi - Påvirkning POL (B) Politi/forsvaret bruk- PFO (E) Yrkesliv-EXX (C) Sosial-RUS (R) Obduksjon-OBD (F) Overgrep-OGR (L) Hårprøve Spyttprøve Medisinske prøver Bestilling av inn til vårt lager Utsendelse av Feil ved utsendelsen Formål Arbeidsbeskrivelse for pakking av prøvetakingssett/esker. Arbeidsbeskrivelse for bestilling og utsendelse av. 2 Målgruppe Alle som pakker, bestiller og sender ut. 3 Oversikt prøvetakingssett/esker Pakkes i henhold til oversikten angitt i sidene nedenfor.

2 Side 2 av Kriminalomsorg-RUS (R) 1 Rørcontainer 4 Vacuetterør med gul kork 10 ml Rør settes i rørcontainer, lokk settes på. 1 Rekvisisjon RUS (gul) med påklistret adresseetikett for den enkelte rekvirent 1 Prøvetakingsbeger for urin, med gult lokk, 1 Prøvetakingsinstruks, Rusmiddeltester i urin merket kriminalomsorgen. Adresseetiketter(strekkode) skrives ut på etikettark fra rekvirentregister i LIMS eller fra FHI nettet F:\_RE\REFE\Rekvirentetiketter og limes på rekvisisjonen i feltet for rekvirent Pakkes i eske à 30 prøvetakingssett Det legges ved 1 stk prøvetakingsinstruks og 1 stk bestillingsskjema per eske 1 Bestillingsskjema (gul kant/kri)

3 Side 3 av Politi - Påvirkning POL (B) 1 Rørcontainer 4 Vacutainerrør grå kork 5 ml 3 Vacuetterør gul kork 10 ml 1 Kanyle, svart Rør settes i rørcontainer. 1 svart kanyle legges i det ledige rommet i container. Lokk settes på. 2 Intercept spyttprøver 1 Rekvisisjon POL (grønn) 1 Plastholder for blodprøvetaking 1 Kanyle, grønn 1 Kompress Alle komponentene legges inn i åpne/lukke plastposen og lukkes igjen. Pakkes i esker à 12 eller 22 prøvetakingssett. 1 stk. bestillingsskjema legges i hver eske 1 Prøvetakingsbeger for urin med gult lokk, 1 Åpne/lukke plastpose 25x35 cm 1 Prøvetakingsinstruks - Politi 1 Bestillingsskjema (grønn kant/pol)

4 Side 4 av Politi/forsvaret bruk- PFO (E) 1 rørcontainer 4 vacuetterør med gul kork 10 ml Rør settes i rørcontainer. Lokk settes på. 1 Rekvisisjon PFO (rød) 1 Prøvetakingsbeger for urin, med gult lokk, Pakkes i eske à 30 prøvesett Det legges ved 1 stk. prøvetakingsinstruks og 1 stk. bestillingsskjema per eske 1 Prøvetakingsinstruks, Rusmiddeltester i urin 1 Bestillingsskjema (rød kant/pfo) 3.4 Yrkesliv-EXX (C) 1 rørcontainer 4 vacuetterør med gul kork 10 ml Rør settes i rørcontainer. Lokk settes på. 1 Rekvisisjon EXX (blå) 1 Prøvetakingsbeger for urin, med gult lokk, 1 Prøvetakingsinstruks, Rusmiddeltester i urin merket EXXON. Norsk og engelsk versjon 1 Bestillingsskjema (blå kant/yrk) 1 Brev, Viktig informasjon til prøvetakere og rekvirenter av rusmiddelkontroll i yrkeslivssammenheng 1 Brev vedr. nytt testpanel + testtabell Exxon. Pakkes i eske à 30 prøvetakingssett Det legges ved 1 stk. prøvetakingsinstruks av hver norsk og engelsk versjon og 1 stk. bestillingsskjema per eske Det legges ved 1 stk. brev, Viktig informasjon til prøvetakere og rekvirenter, per eske. Det legges ved 1 brev vedr. nytt testpanel (2 sidig, norsk/engelsk) og et ark med testtabell Exxon. (analyser) per eske.

5 Side 5 av Sosial-RUS (R) 1 rørcontainer 4 vacuetterør med gul kork 10 ml Rør settes i rørcontainer. Lokk settes på 1 Rekvisisjon RUS (gul) 1 Prøvetakingsbeger for urin, med gult lokk, Pakkes i eske à 30 prøvesett Det legges ved 1 stk. prøvetakingsinstruks og 1 stk. bestillingsskjema per eske 1 Prøvetakingsinstruks, Rusmiddeltester i urin 1 Bestillingsskjema (oransje kant/sos) 3.6 Obduksjon-OBD (F) 1 dobbelcontainer 2 preparerte sterilinrør 20 ml 1 Rekvisisjon OBD (grå) med påklistret adresseetikett for den enkelte rekvirent 1 Prøvetakingsinstruks for obduksjonssaker 1 Bestillingsskjema (grå kant/obd) Preparerte sterilinrør settes i dobbelcontainer. Lokk settes på. Adresseetiketter (strekkode)skrives ut på etikettark fra rekvirentregister i LIMS eller fra FHI nettet F:\_RE\REFE\Rekvirentetiketter og limes på rekvisisjonen i feltet for rekvirent Pakkes i eske à 25 prøvetakingssett Det legges ved 1 stk. prøvetakingsinstruks og 1 stk. bestillingsskjema per eske

6 Side 6 av Overgrep-OGR (L) 1 Rørcontainer 4 Vacutainerrør grå kork 5 ml 3 Vacuetterør gul kork 10 ml 1 Kanyle,svart Rør settes i rørcontainer. 1 svart kanyle settes i det ledige rommet i containeren. Lokk settes på. 1 Rekvisisjon OGR (lys grønn) med påklistret adresseetikett for den enkelte rekvirent 1 Plastholder for blodprøvetaking 1 Kanyle, grønn 1 Kompress 1 Prøvetakingsbeger for urin med gult lokk, 1 lynlåspose Adresseetiketter (strekkode) skrives ut på etikettark fra rekvirentregister i LIMS eller fra FHI nettet. F:\_RE\REFE\Rekvirentetiketter og limes på rekvisisjonen i feltet for rekvirent 1 plastholder, 1 grønn kanyle og 1 kompress legges i lynlåspose Komponentene pakkes løst i eskene Pakkes i eske à 12 eller 22 prøvetakingssett Det legges ved 1 stk. prøvetakingsinstruks per eske. 1 Prøvetakingsinstruks, Prøver tatt ved mistanke om overgrep.

7 Side 7 av Hårprøve 3 stk Aluminiumsfolier 1 stk. Foliekonvolutt med prøvetakingsinstruks trykket på baksiden. 1stk. Lynlåspose 1stk. Prøveforsendelseskonvolutt m/påtrykt. 1stk. Rekvisisjon (se kommentar) Foliene brettes på langs. Foliekonvolutt og aluminiumsfoliene legges i lynlåsposen. Pakkes som enkeltsett i hvit polstret konvolutt Rettslige saker rekvisisjon som kategori. Stor klistrelapp: «beskrivelse av hårpøven» limes nede i venstre hjørne på rekvisisjon. Ved POL rekv. Stor klistrelapp limes i nedre venstre hjørne på side 3.(klinisk undersøk.) Ikke rettslige saker rekvisisjon MED (her skal man ikke lime på den store klistrelappen) 3.9 Spyttprøve 2 Intercept spyttprøver 1 Rekvisisjon ( i forhold til rekvirentkategori) 1 Rørcontainer med bunn og topp 1 Prøvetakingsinstruks for spyttprøver Kan sendes til alle rekvirentkategorier bortsett fra Yrk/ Exxon og kriminalomsorgen. Her må det gjøres en avtale med REFS på forhånd. Komponentene legges løst. Lokket settes ikke på rørcontaineren. Sendes som enkeltsett eller i esker à 20 enkeltsett. I esker med flere sett legges kun 1 prøvetakingsinstruks.

8 Side 8 av Medisinske prøver (G) Medisinsk urin (G) 1 rørcontainer 4 vacuetterør med gul kork 10 ml Rør settes i rørcontainer. Lokk settes på. 1 Rekvisisjon MED(fiolett) 1 Prøvetakingsbeger for urin, med gult lokk, Ved bestilling av flere en ett sett legges det ved kun en prøvetakingsinstruks 1 Prøvetakingsinstruks, Blod og urin, medisinske saker Medisinsk blodprøve (G) 1 rørcontainer 4 vacutainerrør med grå kork 5 ml Rør settes i rørcontainer 1 Rekvisisjon MED(fiolett) 1 Plastholder for blodprøvetaking Ved bestilling av flere en ett sett legges det ved kun en prøvetakingsinstruks 2 Kanyler, 1 svart og 1 grønn 1 Kompress 1 Prøvetakingsinstruks, Blod og urin, medisinske saker

9 Side 9 av 12 Medisinsk blod og urin (G) 1 Rørcontainer 4 Vacutainerrør grå kork 5 ml 3 Vacuetterør gul kork 10 ml 1 Kanyle, svart Rør settes i rørcontainer. 1 svart kanyle settes i det ledige rommet. Lokk settes på. 1 Rekvisisjon MED (fiolett) 1 Plastholder for blodprøvetaking Ved bestilling av flere en ett sett legges det ved kun en prøvetakingsinstruks 1 Kanyle, grønn 1 Kompress 1 Prøvetakingsbeger for urin med gult lokk, 1 Prøvetakingsinstruks, Blod og urin, medisinske saker. Tilleggsutstyr: Urinbeger med rødt lokk. Store konvolutter Vacutainer-rør med grå kork m.m.

10 Side 10 av 12 4 Bestilling av inn til vårt lager Dette gjøres av lageret på Myren. Ved bestilling av fra våre leverandører må vår bestillingsfrekvens og mengde av tilpasses slik at vi ikke sender ut utstyr som har mindre holdbarhet enn 6 måneder. Til hjelp for å holde kontroll over lagerbeholdning brukes et lagerstyringsprogram i AGRESSO 5.5. Varene bestilles over det vanlige bestillingsprogrammet i Agresso. Ved mottak av varer på lageret legges antallet inn i lagerstyringsprogrammet. 5 Utsendelse av Ved utsendelse av må vi forsikre oss om at de forskjellige komponenter har en holdbarhet på minst 6 måneder. Mottak av bestillinger. Bestillinger mottas i REFE, Lindern ved brev, E-post eller fax. Dvs. at alle bestillinger skal være skriftlig. Bestillingene legges i hyllen på REFE merket: Bestilling av. Den i REFE som ifølge arbeidsfordelingslisten har ansvaret for sending av, kontrollerer bestillingene. Hvis noe er uklart på bestillingen tar vedkommende kontakt med bestiller for å rette opp dette. Noter på bestillingen hvilken rekvirentkategori bestillingen har hvis ikke dette allerede går frem av bestillingen. Spesielt ved hårprøvebestillinger. Ved hårprøvebestillinger har vi to rutiner. Kommer bestillingen fra POLITIET kan vi sende de ut uten at håravtale er inngått på forhånd. Politiet vil gjøre avtale før prøvene sendes inn. Når det gjelder andre rekvirentkategorier skal det i hvert enkelt tilfelle være gjort en avtale med REFS. Det skal være utfylt et hårskjema som står i grønn perm merket håravtale i hylla inne hos REFS. Hvis det ikke står noen avtale der, må vi kontakte REFS v/vakthavende lege (evt. Merete eller Gudrun) slik at de kan gjøre dette. NB! Sjekk på hårskjema hvilken rekvirentkategori som er krysset av. Noter dette på bestillingen som sendes til Myren.

11 Side 11 av 12 Videresending av bestilling til Myren. Når alt er klart med bestillingene scannes disse inn til egen PC og videresendes til mailadresse RE bestilling av. Når bestillingene er sendt til lageret skrives dato for videreforsendelse oppe i høyre hjørne på bestillingen sammen med initialene til avsender. Arkene settes inn i perm merket bestillinger av som står i hyllen inne på REFE. Ordrekjøring og plukkliste. (gjøres ved lageret på Myren) Ved mottak av bestillingen på lageret, lager vårt lagerpersonell en ordre i Agresso. Ordrenummeret skrives på bestillingsarket. Deretter kjøres det ut plukkliste. Bestillingene pakkes og man må huske på følgende: Før man lukker eskene sjekker man en ekstra gang mot bestillingsarket at alt er blitt pakket. Bestilling av ekstrautstyr. Har rekvirenten bestilt ekstrautstyr (f.eks. store konvolutter) legges dette i en av eskene med og det skrives med tusj utenpå esken «+ Store konvolutter» Adresseetiketter/Rekvirentetiketter.(strekkode) Kriminalomsorg(RUS)-, Obduksjon(OBD)- og Overgrep(OGR) rekvisisjoner skal ha påklistret rekvirentetiketter. Etiketter kan skrives ut fra FHI nettet. Dette ligger på F\_RE\REFE\Rekvirentetiketter. Velg mappe for rekvirentkategori og finn rekvirenten. Skriv ut antall sider på etikettark slik at det blir nok etiketter i forhold til rekvisisjoner på bestillingen. Det er 27 etiketter på 1 ark. Dette gjøres på lageret. Etikettene klistres inn på rekvisisjonen i feltet som det står rekvirent. Skulle ikke rekvirenten finnes på FHI nettet må etikettene skrives ut fra Star Lims. Dette må gjøres av en som har tilgang til indre nett. Lageret på Myren må da be om hjelp av den som har ansvaret for utsendelse av et på REFE den dagen. Utskrift av etikettene gjøres slik: Gå inn på Star Lims. Velg rapporter i høyre meny. I feltet kategori, velg: rekvirenter. I feltet rapportnavn, velg: rekvirent strekkodeetiketter pr. rekvirent. I feltet rapport detaljer, velg: vis rapport. Finn og velg riktig rekvirent i rekvirentfeltet. Trykk OK. Husk å legge etikettark i skriveren. Skriv ut. Etikettark skrives ut i forhold til antall rekvisisjoner. Det er 27 etiketter på 1 ark. Arkene sendes til lageret på Myren i internposten.

12 Side 12 av 12 Utsendelse fra Myren. Når lageret har pakket alt i henhold til bestilling, sendes bestillingen ut ved hjelp av adresselapper fra Consignor. Prøvetakingsutstyret sendes fortrinnsvis som postpakke Dør til Dør, men kan også sendes om brev. Ønsker rekvirenten å hente bestillingen så må lageret ta kontakt med bestiller for avtale av hentetidspunkt. Plukkliste skal legges med i forsendelsen. Bestillingsarket påført ordrenummer stiftes sammen med et eks. av plukklisten og settes inn i perm på lageret. Hver arbeidsdag ca kl henter posten ferdige utsendelser ved lageret på Myren. EDTS ( European Drug Testing Service) Dette gjelder bestillinger som kommer fra prøvetakere tilsluttet EDTS. Bestiller er navn og adresse som står oppført midt på skjemaet og et skal sendes til den adressen. Det skal klistres frimerker på prøveforsendelseskonvoluttene når bestillingen kommer fra EDTS Norge. Dette skal ikke gjøres fra EDTS Sverige da et skal sendes i retur fra Sverige. Prøvetakingsutstyr til Sverige sendes som Carry on Business(Dør til Dør utland) Det må fylles ut pakkelapp og proformafaktura. Pakken må til SIID for frankering. 6 Feil ved utsendelsen Vi tar IKKE i retur som har blitt sendt ut. Dersom vi har gjort en feil og sendt ut for mye, vil rekvirenten få dette refundert og utstyret kan de enten beholde eller makulere selv. Dersom rekvirent har bestilt for mye kan vi dessverre ikke gjøre noe med det. Grunnen til dette er prøvesikringskjeden. Vi må kunne garantere uten tvil at utstyret som sendes ut fra oss er i orden og ikke har blitt manipulert. Ved tvil eller hvis rekvirent ikke vil forstå dette, kontakt avdelingsdirektør REFE.