Internkontrollsystem for Nordland fylkeskommune Fra prosjekt til virkelighet Kjell Jakobsen Kvalitetsleder utdanningssektoren 17.01.11 1
17.01.11 Bakgrunn for prosjektet «Kvalitetssystem for Nordland fylkeskommune, med Polarsirkelen vgs. som pilot»: Flere tilsyn med resultat «mangel av system» Arbeid fra 2008 med KS system mot «Opplæringsloven» En mellomleder som ønsket kvalitetssikrings-system for utdanningsavdelingen Undertegnede ønsket å jobbe med KS-system for skolene. Spørreundersøkelse i noen videregående skoler om behovet for KS-system: Flere system i bruk i skolene Ingen ting på kjernevirksomheten Behov for et system som favner alt Forespørsel fra Polarsirkelen vgs. om «Miljørettet helsevern» initierte prosjektet.
Prosjektorganisering Oppdragsgiver/Prosjekteier: Utdanningssjefen i Nordland v/ Assisterende Utdanningssjef Kjell Ole Stifjeld, Styringsgruppe: OP- seksjon. v/ HMS rådgiver Rolf Arne Tønseth Hovedverneombud, Sturla Storvand Utdanningsavdelingen v/ Bjørn Isachsen (leder) Sekretær: Kjell Jakobsen Rektor: Kaia Erlandsen Polarsirkelen vgs Prosjektansvarlig: Bjørn Isachsen. Utdanningsavdelingen Referansegruppe: Thor Høydahl, KS og HMS rådgiver, VLV Agnar Pedersen KS ansvarlig Bodø vgs. Roald Isaksen, Inspektør og KS ansvarlig Bodin vgs. Prosjektleder: Kjell Jakobsen KJ Rådgiver Utdanningsavdelingen Internrådgivning /referanser: IT avdelingen v/ Yngve Krogstad og Rune Marseliussen (ekstern konsulent) Datakvalitet as (leverandør) Prosjektgruppe: Ada Graven AD, Adm. rådgiver Polarsirkelen vgs. Helene Kruger HK, Personalleder Polarsirkelen vgs Kjell Jakobsen KJ, Rådgiver Utdanningsavdelingen 04.04.2011 3
Samarbeidsparter i prosjektet. Polarsirkelen vgs. Internkontroll forskriftene og Narvik vgs. Helse og sosialfag Hadsel vgs. Elektrofag Nordland kunst og filmfagskole NOKUT krav om KS system for tekniske fagskoler: Miljørettet helsevern. Maritime fagskoler med krav om KS system fra NOKUT, OLF og Sjøfartsdir. Bodin vgs Vest-Lofoten vgs Flyfag, med krav om KS system fra EASA: Bodø vgs Samarbeid om felles HMS for TIP: Polarsirkelen vgs Bodø vgs Narvik vgs Prosjekt: Registrering av utstyr i vgs: TIP: Polarsirkelen vgs Bodø vgs Narvik vgs Sikkerhetsopplæringen: Bodin vgs Vest-Lofoten vgs. 04.04.2011 4
04.04.2011 5 Myndighetskrav og tilsyn: Noen områder med krav til kvalitetssystem i vgs. Opplæringsloven Fagskoleloven Internkontrollforskriftene Miljørettet helsevern IK-Mat Sikkerhetsopplæring Kran og truck opplæring Bassengkontroll Noen tilsynsmyndigheter i vgs. Fylkesrevisjonen Fylkesmannen Sjøfartsdirektoratet Luftfartstilsynet Arbeidstilsynet Kommunene Oljenæringens Landsforbund OLF
17.01.11 6 Sammenheng mellom IK og KS Kunderelasjon Produksjon Sikkerhet Arbeidsmiljø Internkontroll HMS Miljørettet helsevern Personal Kvalitetssikring Opplæringsloven Fagskoleloven 9A IK Mat Klient / Vare Teknisk
17.01.11 7 NIVÅ I (det organisasjonen har) Forhold i organisasjon: Politikk og mål Organisasjonen Ansvar Kompetanse Kurstilbud Innhold i Internkontroll systemet (IK) NIVÅ II (det prosjektet må lage) Dokumenter som styrer IK systemet: Myndighetskrav KS systemet Dokumentstyring. Ledelsens gjennomgåelse Avvikssystemet Revisjon NIVÅ III (det brukerne må gjøre) Operativ del: Prosesser Prosedyrer Dokumentasjon/registreringer Kontrolltiltak Risikovurdering Tekniske anlegg
Kapittelstrukturen i IK- systemet 1. Organisasjon og ansvar. 2. Myndighetskrav. Beskrivelse av organisasjonen: ledelse, stillinger, delegeringer, mål, kurs etc. Oversikt over lover, forskrifter, reglement, regler etc som gjelder for denne organisasjonen. Dette har skolene fra før. Skolens ansvar: Legge inn alle nødvendige dokumenter. Prosjektet lager oversikt og linker. Skolens ansvar: Kopiere over aktuelle lover etc. 3. Kvalitetssystemet. 4. Prosesser og prosedyrer Beskrivelse av alle styringsorganer som må være i drift for at IK-systemet skal kunne fungere. Beskrivelse av prosesser, arbeidsoperasjoner, utførelser, etc som berører organisasjonen. Prosjektet lager alt. Skolens ansvar: Tilpasse til egen organisasjon og ta i bruk. Fylket vil lage generelle og felles prosedyrer. Skolens ansvar Lage egne, samt etablere og vedlikeholde nødvendige rutiner. 5. Kontrolltiltak Beskrivelse av kontrolltiltak rettet mot drift av organisasjonen. Fylket lager generelle og felles tiltak. Skolens ansvar: Etablere og vedlikeholde, samt lage egne. 6. Dokumentasjon Oversikt over nødvendig dokumentasjon, og/eller henvisninger til disse. Det er skolens ansvar å dokumentere og vedlikeholde. Fylket tilbyr system 7. Tekniske anlegg Beskrivelse av system for ivaretakelse av utstyr, inventar og bygg. 17.01.11 8 Fylket lager system. Skolens ansvar: Ta i bruk.
17.01.11 9 Grunnstruktur i Internkontrollsystemet. 1. Organisasjon og ansvar 1.1. Om organisasjonen 1.2. KS politikk/strategi 1.3. KS mål 1.4. Organisasjonskart 1.5. Ansvar og delegering 1.6. Kompetanse og utvikling 1.7. Årshjul/fasebeskrivelser 1.8. Aktivitetsbeskrivelser (kurstilbud etc) 2. Myndighetskrav. 2.1. Lover 2.2. Forskrifter 2.3. Organisasjonens bestemmelser 3. Kvalitetssystemet 3.1. Kvalitetssystemet 3.2. Ledelsens gjennomgang 3.3. Dokumentstyring 3.4. Prosedyremal 3.5. Avviksbehandling 3.6. Dokumentasjon 3.7. Revisjon 3.8. Godkjenning/akkreditering 4. Hovedaktivitetene i organisasjonen 5. Kontrolltiltak. 5.1. Risikovurderinger 5.2. Evaluering og analyseverktøy 5.3. Vernerunder (HMS) 6. Dokumentasjon. 6.1. Registreringer i IK systemet 6.2. Registreringer i andre system 7. Tekniske anlegg 7.1. Bygg 7.2. Inventar 7.3. Utstyr.
Hovedelement i Internkontrollsystemet Ledelsens gjennomgåelse Dokumentstyring Avviksbehandling Internrevisjon Systemets hjerne Styring. Ledelsens verktøy for strategiske og taktiske valg. Bakgrunn for å etablere kunnskap om driftsenheten/organisa-sjonen. Systemets nervesystem Genererer handling. Sikrer at dokumenter, prosedyrer etc er på plass, og at oppdateringer, kontroller, rutiner, etc blir utført i hht vedtatte retningslinjer. Systemets immunforsvar Skal bidra til at feil/mangler i størst mulig grad fanges opp, forebygges og/eller rettes opp snarest, for å unngå skade på personer og materiell. Årlig legesjekk Systematisk bedømmelse av situasjonen/tilstanden i organisasjonen. Forebyggende tiltak/risikovurdering Vaksinering Tiltak iverksettes for å unngå at det oppstår problemer/skade på personer og materiell. 17.01.11 10
04.04.2011 11 Kjøp av elektronisk web-basert kvalitetssystem og elektronisk avviksbehandlingssystem. Offentlig anbudskonkurranse Tre forespurte leverandører (under kr 200 000) To tilbudsnivå Prosjektnivå (begrenset omfang) Totalnivå for hele utdanningssektoren (med opsjon) Datakvalitet as fra Tromsø vant EK Web (Elektronisk kvalitetshåndbok) DK delta (Avvikssystem) Gode avtaler på: Kurs Support
17.01.11 Elektronisk kvalitetshåndbok (EK)
Internkontrollportal 04.04.2011 13
Elektronisk IK system Internkontroll Portal NORDLANDFYLKESKOMMUN Internkontrollsystem Meldings/avvikssystem Rapportgenerator Avviksbehandling Opprettelse av tiltak Statistikk Ulykker Hendelser Vold etc. DK Delta Avvikssystem EK Web Distribusjonsstruktur Håndbøker - KS - HMS Kapittelstruktur Prosedyrer Instrukser Skjema EK Elektronisk kvalitetssystem Web- lisens Rektorer, godkjenning av dok 17.01.11 14 Tilgjengelig for: -Publikum -Foresatte -Elever -Ansatte Passordtilgang - Saksbehandlere Brannmur Citrix tilgang og passordtilgang EK: -KS administratorer -Systembrukere -Skrivere DK Delta: -Saksbehandlere -Skrivere
17.01.11 15 Melding- og avvikssystem Saker som ikke kan lukkes, kan omgjøres til tiltak Melding sendes Saksbehandling Korrigering Opprettelse av tiltak Ferdig behandlet sak Tiltak som gjennomføres for å fjerne et avdekket avvik (NS-EN ISO 9000:2006). Utvidet saksbehandling, som resulterer i at saken kan lukkes. Melder/ ledelsen aksepterer behandling av saken Melder/ledelsen aksepterer ikke behandlingen av saken Saken lukkes av saksbehandler
04.04.2011 16 Fra teori til virkelighet Gjennomføring av IK ved to avdelinger ved Polarsirkelen Hovedvekt på sikkerhet Prosessbeskrivelser og prosedyreskriving Meldingssystem med avviksbehandling Vernerunder Risikovurdering Internrevisjon Ledelsens gjennomgåelse Deltagere: rektor, studierektorer, avdelingsledere, faglærere og elever Evaluering Gjennomføring av IK ved Polarsirkelen vgs Internkontrollsystemet Hvordan overføre fra avdelingsnivå til konsernnivå?
17.01.11 Organisasjonskart for Nordland fylkeskommune
17.01.11 Utdanning 18 5 10 4
04.04.2011 19 Erfaringer fra prosjektarbeidet: Mange har kompetanse i kvalitetsarbeid (rutinenivå). Få har kunnskap om kvalitetssystem. Svært få vet hva kvalitetsstyring (KS) er Jo lengre opp i organisasjonen jo mindre kunnskap om KS. Noen skal finne opp kvalitetsstyring på nytt Mange lærere ønsker KS velkommen, ser en umiddelbar nytte Noen lurer på hvordan de skal få tid til dette Ledelsen /rektor vil ikke kunne administrere KS uten faglig støtte Elevene er interessert, og ønsker å delta Flere programområder har KS som fag, eller emne i fag De fleste KS krav i vgs. er sammenfallende med ISO 9001 Krav fra NOKUT (gjelder fagskolene) er et problem for et felles system. Alle som deltok i prosjektet fra A til Å var/ble positive til KS, fordi de ser og opplever muligheter til forbedring i organisasjonen.
04.04.2011 20 Tiltak for overgang fra prosjekt til virkelighet: Administrasjon av KS systemet Utdanningssektoren må ha en kvalitetsleder Alle skolene må ha en kvalitetsleder i min 50% stilling Alle driftsenhetene må opprette KS-gruppe r Kompetanseheving på alle nivå Kvalitetslederne må ha dokumentert kompetanse (sertifiseres i kvalitetsledelse og revisjon) Alle brukere (saksbehandlere, systembrukere og skrivere) må ha brukerkurs i programvarene og IK systemet Alle ansatte må få opplæring om IK systemet Lederne må få egen lederskolering Brukerne må ha eierskap til sitt ansvarsområde Oppbygging av egen revisjonsorganisasjon for utdanningssektoren Gradvis innføring av Internkontrollsystemet Fem utvalgte skoler, fire utvalgte arbeidsområder Finn og bruk entusiastene
17.01.11 21 Kvalitet Innføring av KS i en organisasjon Implementering i organisasjonen Etablering av system Fundamentering i ledelsen Kvalitets nivå S L O Etablert kvalitet Tid
04.04.2011 22 Tilstandsrapport pr 31.03.2011 Tilsatt kvalitetsleder i Utdanningssektoren Fem kvalitetsledere tilsatt i vgs. Etablert KS-grupper i Utdanningssektoren og tre skoler Tre arbeidsområder i Utdanningsavd har startet KS arbeidet Etablert nettverksgruppe for kvalitetslederne i vgs. (to samlinger) Gjennomført grunnkurs i kvalitet og revisjon for kvalitetsledere og systemansvarlige (QMA) Etablert KS politikk og mål for Utdanningssektoren Innkjøpstjenesten har tatt systemet i bruk (er ISO sertifisert 14001) Fylkesadministrasjonen vurderer å ta IK systemet i bruk for HMS og KS