Felles studentsystem Telefon: 22852699 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no Referat Møte i Arkivgruppen 13.04.2010 Tilstede: Gro Hendriksen, Riksarkivet Geir Ivar Tungesvik, Riksarkivet Hans Fredrik Berg, Riksarkivet Liv Taraldsen, NTNU Sven Erik Sivertsen, NTNU Astrid Optun, UiO Arild Ekker, UiO Hans Jacob Berntsen, HiT Ingvild Korsnes Daasvand, HiO Inger Setnes, HiO Nina Østensen, UiB Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Anne-Lise Lande, USIT Forfall: Karin Holmelid, HiB Kathy Foss Haugen, USIT Arne Rudolf Ramslien, UiB Referent: Julie Myhre Barkenæs og Anne-Lise Lande Dato: 15.06.2010 1
Agenda møte mellom Riksarkivet og Arkivgruppen 1. Riksarkivet presenterer seg selv a. Om sitt arbeid med elektroniske systemer b. Retningslinjer for FS 2. USIT forteller om FS a. Hva lagres/bli liggende i FS? 3. Diskusjon/avklaringer/spørsmål a. Hva forventer Riksarkivet av institusjonene i forbindelse med håndtering av i. Studentinformasjon ii. Studieinformasjon b. Arkivsystem vs. FS, diskusjon av konkrete eksempler: i. Vitnemål ii. Eksamensprotokoll (el. signert?) iii. Utvikling av emneplaner c. Om Noark og: i. Kobling mot fagsystem ii. Noark 5 (hvilken rolle har Riksarkivet i forhold til utvikling av denne og hva vet dere om fremdrift?) 4. Eventuelt Dagsorden 1. Møte med Riksarkivet, se egen agenda. 2. Oppsummering av møtet med Riksarkivet 3. Referat fra møte 27.11.09 4. Planlegge/forberede et møte med ephorte 5. Neste møte 6. Eventuelt Side 2
1. Møte med Riksarkivet 1. Riksarkivet presenterte seg selv a. Om sitt arbeid med elektroniske systemer Riksarkivet har en prosess gående for å endre arkivforskriftene. Forskriftene som foreligger i dag er mer beregnet på papir, mens i dag er mye data arkivert elektronisk. Dette er en omfattende prosess, og arbeidet er påregnet å være ferdig i slutten av 2011. Det vil komme en arkivhøring som tar med lover og retningslinjer. Riksarkivet er opptatt av kassasjon og bevaring: To hovedfaser: arkivdanning og langtidslagring. Riksarkivet har tre kategorier av systemer/registre for arkiv: fagsystemer, Noarksystemer og registre. Fra Noark3-systemer bevares alt. Fra Noark-4 bevares journal, mens det kan fattes vedtak om bevaring og kassasjon (bk-vedtak) for sakarkivet. En kassasjonsvurdering vil normalt være aktuelt for enstypeserier. Fagsystemer skal bevarings- og kassasjonsvurderes. Kassasjon: Kassasjon bør foregå på høyest mulig nivå. Kassere på original før uttrekk. Før man tar i bruk Noark 5 bør man ha laget en kassasjonsplan. Institusjonene kan deponere og avlevere på papir, men ved elektronisk avlevering kan de også selv ha en kopi. Dette gjør data mer tilgjengelig for alle parter. Noe skal avleveres etter fire-fem år, men avlevering fra fagsystemer han et mye lenge tidsrom for avlevering. F. eks et fagsystem har fått et vedtak på avlevering på 50 år. Men vise det seg at fagsystemet har en dårlig drift, kan Riksarkivet gå inn å kreve en avlevering tidligere. Det har vært mer fokus på fagsystemer de siste årene. Noark 5 lages slik at den kan brukes i fagsystemene. Riksarkivet jobber med å omstrukturere langtidslagring. Standarder: OAIS er en internasjonal standard for lagring TRAC er en standard for sikkerhet. Det pågår et samarbeid med kommunene om hvordan pakke og bevare ved bruk av standardene. Neste utfordring er å kunne gjenfinne/ta i bruk. Riksarkivet deltar i arbeid med utvikling av MoReq2, som er anbefalt i EU. Riksarkivet ønsker at Noark 5 skal være den norske versjonen av MoReq2. MoReq2 har et "kapittel 0" som skal inneholde nasjonale tilpasninger, hvor særnorske egenheter som for eksempel periodisering må beskrives. Noark 5 er en standard for arkivdanning som stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. Noark5 skal kunne brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. Alle former for aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av offentlig eller privat sektor, om dokumentene inngår i Side 3
tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv. (Forklaring på Noark5 fra Riksarkivets hjemmesider.) b. Retningslinjer for FS Gro Hendriksen ved Riksarkivet har ansvar for utdanningssektoren og har FS og M-STAS i sin plan. En bevaringsplan for elektroniske systemer. Med FS ønskes bevarings- og kassasjonsregler for alle. Arkivleder skal ha ansvar for arkivbestanden. FS inngår i arkivbestanden med eksamensprotokoll. Søknad om bevaring og kassasjon skal komme fra arkivskaper, dvs. for eksempel Universitetet i Oslo eller aller helst - universitetene generelt. 2. USIT om FS FS består av 14 moduler. Data fra FS blir rapportert til DBH, SSB, BIBSYS, NIFU-STEP, Lånekassen og utdanning.no. Fra 2010 ble det innført samrapportering til DBH og SSB. Nå får også DBH persondata fra FS. USIT lager programmene for uttrekk, og institusjonene kvalitetssikrer dataene og kjører uttrekkene. Ved andre offisielle uttrekk som gjelder flere institusjoner kjører USIT uttrekk for alle. Under en oversikt over de ulike modulene/delene i FS, systemer de kan kommunisere med og hvor rapporteringene sendes. Side 4
FS har et dokumentarkiv der informasjon/brev/e-post som sendes fra FS kan bevares. Her er det ulike rutiner på institusjonene som lagrer i FS/dokumentarkiv og hva som lagres i ephorte. Ved eksamen blir kun metadata lagret i FS, ikke eksamensbesvarelsene. Sensurprotokollen med underskrift av sensor er den offisielle protokollen. Den blir ikke lagret i FS. 3. Diskusjon/avklaring/spørsmål I 2007 kom det nye bevarings- og kassasjonsregler om vurdering (foranlediget av Kvalitetsreformen, gjeldende fra 2003). Bevarings- og kassasjonsregler for søknad og opptak er fra 1984. De statlige høgskolene har laget fullstendige bevarings- og kassasjonsregler. I 2001 fikk de statlige høgskolene et BK-vedtak, men dette gjaldt ikke universitetene. Arkivloven sier at institusjonen ikke kan kassere uten at det er et bevarings- og kassasjonsvedtak. Arkivgruppen ønsker å komme i mål med hvordan eventuell uttrekk og avlevering skal gjøres fra FS. Arbeidsoppgavene må kartlegges før Riksarkivet kan gjøre noe vedtak på hva som er arkivverdig og hva institusjonene eventuelt må avlevere fra FS. F. eks kan det være noe data som allerede avleveres eller kan avleveres direkte fra DBH. I forhold til avlevering fra FS til Riksarkiver må en finne ut av hvilke data som er felles for alle institusjonene. Hva ligger i FS og hva ligger i ephorte. Side 5
I dette arbeidet oppfordret Riksarkivet institusjonene til å tenke på hva som er arkivverdig. Hva er bevaringsverdig og hva har man behov for i administrativ bruk. Det må også stilles spørsmål om noen av dataene er trygge i FS i dag eller om det er behov for elektronisk avlevering. KD holder på å se på hva som er arkivverdig i Fronter og It s learning. Hvis det blir behov for en arbeidsgruppe i den forbindelsen tar KD initiativ til å sette ned denne. M-STAS er på vei ut, og HiT stilte spørsmål til Riksarkivet om hva de skal gjøre med dataene som ligger i M-STAS? Dette er en problemstilling som er aktuell for mange institusjoner. Riksarkivet må da ta en vurdering slik at institusjonene eventuelt kan få et bevarings- og kassasjonsvedtak. Institusjonen må da skrive hva systemet inneholder, og om hva som er i FS nå. Riksarkivet vil da gi en tilbakemelding om hva som eventuelt må avleveres, hva som kan kasseres og eventuelt hva som må bevares. Ved sammenslåing av institusjoner blir kun den nye strukturen liggende i FS. HiO jobber mot en sammenslåing av HiO HiAk og lurte på om data må avleveres før sammenslåing. Dette er en problemstilling som vil gjelde flere fremover, og Riksarkivet skal tenke videre på hva som må gjøres. NTNU presiserer at de er opptatt av å få på plass en kobling mellom systemene. Det må være enkelt for saksbehandleren, som i dag må forholde seg til 3-4 ulike systemer. Noark 5 Noark-4 fungerer dårlig mot fagsystemer. Med Noark 5 kan en tenke seg en kombinasjon av fagsystem, arkivsystem og Noark 5 kjernen. Noark 5 kjerne inneholder de obligatoriske basiskravene til arkivdanning og uttrekk til avlevering eller deponering, mens de fleste kravene til saksbehandling (som var obligatoriske i Noark-4) nå er valgfrie. Noark 5 åpner dermed for at brukeren kan stille sterkere krav til leverandøren om tilpasning til saksbehandlingen i virksomheten. Det finnes flere løsninger for å få til en kombinasjon av fagsystem, arkivsystem og Noark 5 kjernen. En kan tenke seg at Noark 5-kjernen blir en del av FS eller kommunikasjon via WebServices. Modellene i Noark 5 er konseptuelle modeller som skal vise sammenhengen mellom forskjellige metadata, og mellom metadata og fysiske eller elektroniske dokumenter. De konseptuelle modellene i Noark 5 sier noe om hvordan informasjonen skal organiseres. De vil også være utgangspunktet for definisjonen av datastrukturer ved elektronisk kommunikasjon, integrasjon med andre systemer, migrering fra et system til et annet og for avlevering. (Uttrekk fra Noark 5 - hele Noark 5 finnes på Riksarkivets nettsider. ) For Riksarkivet er det eventuelt avlevering som er viktig. Fagsystemer trenger ikke Noark5 kjerne hvis data allikevel skal kasseres. Hvis data aldri avleveres er det heller ikke behov for at fagsystemet tilfredsstiller kravene i Noark 5. Før en kan begynne på en kombinasjon av fagsystem, arkivsystem og Noark-5 kjerne så må en få på plass et bevarings- og kassasjonsvedtak. Noark5 er mer dynamisk enn Noark4 så Riksarkivet ønsker å ha to store releaser i året. Definisjon av Noark5 WebService grensesnitt kommer i versjon 3. oktober 2010 (alle de store leverandørene er med på å spesifisere dette). Side 6
Slik situasjonen er i dag ser Riksarkivet for seg et eget uttrekk fra FS for avlevering. Men først må arbeidsoppgavene beskrives, slik at Riksarkivet kan se på hvilke data de vil ha. Beskrivelse av Noark 4 web services kan finnes på Riksarkivets nettside: http://riksarkivet.no/arkivverket/offentlig-forvaltning/noark/noark-4/web-services KS har på nettstedet IKT-forum et eget arbeidsrom om Noark4 og WS. http://ksikt-forum.no/ Riksarkivet oppfordret institusjonene til ikke blindt å kreve alle obligatoriske krav implementert, men å gå i dialog med dem. Flere av de godkjente Noark 5- systemene dekker ikke alle obligatoriske krav. Systemene får derfor godkjenning med forbehold om at de aktuelle obligatoriske kravene er dekket. Alle forbeholdene publiseres sammen med godkjenningen. Spørsmål sendes på e-post til riksarkivet@arkivverket.no 2. Oppsummering av møtet med Riksarkivet Det var et svært interessant møte, og vi ser at arkivgruppen i sitt arbeid kanskje er litt forut for tilgjengelig teknologi. Det er mye som skal på plass for å få det til å virke for FS. Det har skjedd mye siden gruppen begynte sitt arbeid. Det pågår nå et nytt anbud med Noark 5, og det er vanskelig å vite hvilket arkivsystem som skal benyttes i fremtiden. Nå som det er en anbudsrunde på gang var dette et godt møte å ta med seg. Det foreslås at vi på neste møte ser på om vi trenger nytt mandat. Det ble videre foreslått å invitere Riksarkivet på et nytt møte når de har lansert grensesnittet og gruppen har kommer litt lengre med sitt arbeid. Gruppen var enig om at målsettingen må være å kunne gjøre jobben i fagsystemene. 3. Referat fra møte 27.11.09 Referatet ble godkjent uten merknader. 4. Planlegge/forberede et møte med ephorte Det foreligger ingen rammeavtale i dag, og det er derfor vanskelig å vite hvilken leverandør institusjonene bruker om et til to år. Ettersom det foregår en ny anbudsrunde, mente gruppen det ikke var behov for et møte med ephorte på det nåværende tidspunktet. Gruppen ble enig om at USIT gjerne kan ha et møte med ephorte og at eventuelt interesserte kan være med. 5. Neste møte Side 7
Neste møte mandag 15. november 2010. Gruppen ble enig om at bruk av elektronisk signatur ikke tas i arkivgruppen, men på et FS brukerforum. 6. Eventuelt UiO holder på å utarbeide felles retningslinjer for bruk av FS og ephorte med utgangspunkt i UiBs dokument. UiO sender dokumentet på e-post til informasjon til arkivgruppen. Gruppen vil ikke ha noe påvirkningskraft på retningslinjene, men UiO ønsker gjerne innspill fra gruppen. Retningslinjene er planlagt å være i drift ved UiO 01.08.2010. Side 8